Spørgsmål og svar om Aula for administratorer

Transkript

1 Spørgsmål og svar om Aula for administratorer Her kan Aula-administratorer finde svar på spørgsmål om Aula. Du kan finde svar på spørgsmål om, Login og adgang, Sprog, Skema og kalender, Grupper, OneDrive, Fælles filer, Samtykke og tilladelser, Datasikkerhed, Forældre, Ledelse, Overgang fra SkoleIntra til Aula og ex O365, Hjemmeside, Oprettelse og support Spørgsmål og svar om Login og adgang Hvilket login skal elever bruge? Elever skal logge på Aula med UNI-Login. Hvilket login skal forældre bruge? Forældre skal logge på Aula med UNI-Login eller NemID. Hvilket login skal Pædagogiske medarbejdere bruge? Pædagogiske medarbejdere skal logge på med kommunal IDP (som på pædagogisk O365) og deres kode til UNI-Login. Medarbejdere på KKFO skal have et UNI-Login via skolens kontor. Medarbejdere i en klynge eller selvejende fritidsinstitution skal have UNI-Login via deres leder. Hvordan får forældre et UNI-Login? Forældre skal følge denne vejledning fra STIL: Unilogin og cpr. nr. til udenlandske forældre (og børn), hvordan? Det er ikke planlagt endnu. Der arbejdes på en løsning på nationalt plan. Hvordan logger man ind med sikkert login i Aula? Det sikre login foregår lettest via en smartphone, hvor du har installeret app en Microsoft Authenticator. Hvis du ikke ønsker at anvende en smartphone, kan der bestilles en nøgleviser/token. Videoguides til logge sikkert ind med både token og Microsoft Authenticator findes på pit.kk.dk/aula Side 1 af 6

2 Hvordan bestiller man en token? Token kan bestilles på eller via pit.kk.dk. Husk at angive: * Fornavn * Efternavn * Uni-login * Institution / skole Token er gratis. Er der 2 faktor login for elever? Nej, elever skal ikke logge ind med 2-faktor login. Er der 2 faktor login for forældre? Ja, forældre skal logge sikkert ind for at læse beskeder opmærket som følsom besked og for at kunne se sikre filer, skal de logge ind med deres personlige Nem- ID, hvis de er på en pc. Fra en mobil kan de bruge fingertouch, Face-ID eller lign. Hvad gør man, hvis man skifter telefon? Du kan ikke umiddelbart installere Microsoft Authenticator på din nye mobil. Se vejledningen på Spørgsmål og svar om Sprog Er det muligt at vælge forskellige sprog i Aula? Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt at indstille Aula til forskellige sprog. Man kan i stedet benytte sig af den automatiske oversætterfunktion i en browser. Spørgsmål og svar om Skema og kalender Er der et bookingsystem koblet til kalenderen? Den lokale administrator kan oprette ressourcer i Aula, som kan bookes i kalenderen. Kan kalenderen synkroniseres med Meebook? Meebooks ugeplanswidget kan vise hvilke forløb, der aktuelt arbejdes med direkte i Aula. Der er ikke synkroniseringsmuligheder mellem kalender i Aula og Meebook. Hvor skal skemaerne vedligeholdes? Side 2 af 6

3 Skolerne skal vedligeholde skema i Trio, for at sikre, at skemaet fremstår korrekt, og vikardækningsmodulet fungerer i Aula. Den tidligere udsendte opgave Skema og vikardækning klar til Aula, er stadig relevant. Er der spørgsmål til ovenstående, så kontakt Anders Barfod på telefon: Hvilket skema og vikardækningssystem er der købt i København? I København er der købt IST (Tabulex/Trio) ind til alle skoler. Systemet kan blandt andet håndtere skemalægning, fleksible- og vikarskemaer. Kan skemaændringer integreres i kalenderen? Ja det kan det godt. Alle skemabrikker integreres i Aula kalenderen fra Trio. Hvor registreres fravær? Fravær registreres fortsat i KMD fravær for skolerne, som også kommer til at ligge som en widget i Aula. Hvordan skriver medarbejderne besked til vikarer, når de er fraværende? Hvis der skrives en note i vikardækningssystemet, er det muligt at få den vist i Aula kalenderen. Der er også mulighed for at anvende Aula beskedsystem. Kan forældre sygemelde samme sted til skole og KKFO Forældre skal melde til både skole og institution når et barn er fraværende. Fravær registreres i KMD-fravær på skolen og i komme/gå modulet i Aula for KKFO en. Dog er sidstnævnte først klar til at tage i brug til januar Så samme indgang, men to steder. Spørgsmål og svar om Grupper Hvilke muligheder er der for at arbejde med grupper i Aula? Aula opsættes så kun ledelse, administratorer og udvalgte ressourcepersoner får mulighed for at danne grupper og tildele rettigheder. Aula opsættes med kun de mest nødvendige grupper. Der findes to typer af grupper i Aula: Aula-hovedgrupper, som dannes via KMD-Elev og indeholder stamklasser med elever, forældre og medarbejdere. Aula-grupper, som kan oprettes direkte i Aula, hvor de relevante medlemmer kan tilføjes. Side 3 af 6

4 Aula importerer automatisk følgende grupper fra UNI-Login (hovedgrupper: Hold - SFO Institutionen kan selv ændre navn på klasser og hold i KMD Elev samt beslutte, hvorvidt klasser og hold skal indsendes til UNI-Login. Grupper importeret fra KMD Elev er lukkede i Aula, så navnet på gruppen og medlemmerne kan udelukkende opdateres i de brugeradministrative systemer. Rettigheder til at eksempelvis at skrive til gruppen eller dele et opslag håndteres i Aula. Kan Aula-grupper (de manuelle grupper), fremskrives ved skoleårsskift? De Aula-grupper man selv har oprettet, kan fremskrives (navnet kan ændres). Det sker ikke automatisk, man skal selv ændre navnet. I Aula-hovedgrupper (stamklasser) sker oprulningen automatisk via KMD-Elev. Skolerne skal dog selv foretage oprulningen i KMD Elev. Der er endnu ikke lavet en vejledning til hvordan det gøres konkret. Spørgsmål og svar om OneDrive Hvordan giver vi personalet rettigheder til Meebook og Onedrive i Aula? Adgang til OneDrive gives i Administration > brugere > rediger roller og rettigheder. Rettigheden kan gives på gruppeniveau, så det kan være hensigtsmæssigt at oprette en gruppe hvor al personale er inde. Meebook kan tilgås via widgets, hvis der er sat hak ved at widget en skal tilknytte gruppen. Spørgsmål og svar om Fælles filer Kan man selv lave mappestruktur? Det er ikke muligt at gruppere dokumenter i Fælles Filer i en mappe struktur. Alle filer er knyttet op på den person eller gruppe, som er tagget i filen under oprettelse. Har forældre adgang til filer i Fælles Filer? Ja, i Fælles Filer har medarbejdere, forældre samt elever på mellemtrin og udskoling adgang til alt indhold. Fælles Filer er til dokumenter, der er fælles for skolen/institutionen såsom virksomhedsplaner, strategier, mobbepolitik, referater fra bestyrelsesmøder mm. Hvor kan der deles filer med KUN personalet? I Sikker Fildeling eller i Teams i pædagogisk O365. Side 4 af 6

5 Spørgsmål og svar om Samtykke og tilladelser Skabelon til brugertilladelser andre tilladelser? I Aula er der en standardliste over hhv. supplerende stamdata og tilladelser. Den lokale administrator kan således tilvælge tilladelser og supplerende stamdata ud fra standardlisterne, samt oprette ny supplerende stamdata og nye tilladelser i Aula alt efter behov. Spørgsmål og svar om Datasikkerhed Hvilken betydning har retten til at blive glemt? Kommunal administrator har mulighed for at slette data angående en bruger, hvis denne benytter retten til at blive glemt. Processen er beskrevet i Aulas administrator-vejledning, hvor der også er beskrevet hvad der er muligt at slette i Aula. Hvad gør vi med børn med navne- og adressebeskyttelse? I KMD-Elev står eleverne noteret med forbogstav i fornavn og efternavn. Hvis elevens forældre giver samtykke til at få elevens navne eller alias vist, så kan det gøres ved at trykke på alias-knappen i KMD Elev. Herefter kan X og Y, erstattes af det ønskede fornavn og efternavn, hvorefter det valgte alias vil blive vist i alle digitale løsninger. Der henvises desuden til vejledningen KMD Elev klar til Aula op opgaveportalen. Spørgsmål og svar om Forældre Er der tilbageløb fra Aula til KMD Elev, fx hvis en forælder retter i deres data (fx nyt telefonnummer)? Nej, der er desværre ikke automatisk tilbageløb fra Aula til KMD Elev. Det skal rettes manuelt i KMD Elev. Spørgsmål og svar om Ledelse Er leder-login også xxxx@undervisning.kk.dk? Ja, alle ledere og medarbejdere skal logge på med kommunal IDP uniloginbrugernavn@undervisning.kk.dk (som på pædagogisk O365) og deres kode til UNI-Login. Side 5 af 6

6 Spørgsmål og svar om Overgang fra SkoleIntra til Aula og eksempelvis O365 Hvad sker der med data fra SkoleIntra - hvilke data flyttes automatisk? Og hvornår sker det? Elevplanerne blev hentet i juni Elevens mappe, samlemapper, kontaktbog og klasselog flyttes automatisk til Aulas Sikker Fildeling i en mappe der hedder Fra SkoleIntra. Filer, der overføres automatisk, vil være ikke-redigerbare i Aula (pdf er). Hvis man har filer, man vil have flyttet til O365, så skal det gøre manuelt. Data flyttes fra SkoleIntra til Aula i uge 42. Hvor meget plads er der til rådighed? Der er ikke nogen pladsbegrænsning i Aula Spørgsmål og svar om Hjemmeside Hvornår lukkes Skoleporten? Skoleporten lukkede i uge 43. Sammenhæng mellem hjemmeside og Aula? Der er ingen sammenhæng mellem Aulas hjemmeside og de øvrige moduler i Aula. Må der være situationsbilleder på hjemmesiden? Der må kun bruges billeder af institutionens børn på hjemmesiden hvis forældrene har givet samtykke til det. Jvf. Københavns Kommunes fotopolitik. Spørgsmål og svar om Oprettelse og support Skal vi selv stå for den tekniske opsætning i Aula? En del af Aulas tekniske opsætning udføres af den kommunale administrator. Resten skal opsættes af den lokale administrator. Hvordan kobles forskellige faggrupper op på klasserne i KMD Elev (pæd.med., PPR, vikarer osv.)? Skolens ledelse kan orientere sig i opgaveportalen: Gør skolens "KMD Elev data" klar til Aula Kan de data (fx samtykke), der kommer ved indskrivning af elever overføres automatisk til Aula via KMD Elev? Nej, samtykke gives i Aula og dækker kun brugen af Aula. Side 6 af 6