Generelle oplysninger

Transkript

1 Generelle oplysninger Politiktitel NSG Groups adfærdskodeks for leverandører Godkendt af Styringsudvalg for indkøbspolitik Godkendt dato Indhold Denne politik gælder for alle NSG Group's leverandører Målsætning NSG Group har en adfærdskodeks for gruppen, der beskriver dennes værdier og principper. Endvidere har NSG Group Procurement sine egne politikker og procedurer på funktionsniveau, som følger gruppens adfærdskodeks, men er mere specifikt knyttede til Indkøbsfunktionen i praksis. NSG Group sigter mod at blive verdenskendte for sine professionelle, lovlige og etiske principper bag virksomhedsdriften. Den vigtigste hensigt med NSG Group's adfærdskodeks for leverandører, er at sikre, at vore leverandører driver forretning på sikker, professionel, lovlig og etisk vis samt på en sådan måde, at den sociale ansvarlighed inden for virksomheden kommer til udtryk. Leverandører af materialer og serviceydelser til NSG Group skal overholde dette adfærdskodeks. Politikbeskrivelse NSG Group adfærdskodeks for leverandører giver en oversigt over adfærd, processer og procedurer, som NSG group har fastlagt som den forventede standard fra vores leverandører. Den brede række problemstillinger, som behandles i denne kodeks, afspejler mangfoldigheden af vores leverandørers aktiviteter. Kodeksen definerer en virksomhedsdrift, som, så vidt det er muligt, bygger på retfærdighed og sund fornuft, og som samtidig tager hensyn til alle gældende, lovmæssige krav. I kodeksen tages der også højde for NSG Group's værdier og principper, idet der lægges særlig vægt på sikkerheden og det personlige ansvar for vores handlinger samt en åben og engageret kommunikation. Det er vores leverandørers ansvar at følge principperne i dette kodeks og sørge for, at vores krav overholdes. Introduktion NSG Group Procurement er ansvarlig for tilvejebringelse af materialer og serviceydelser. Vi udviklerer og implementerer de mest velegnede strategier for hver kategori for at skabe størst mulig værdi for vores forbrugsmarkeder, hvad angår omkostninger, risikohåndtering, bæredygtighed, fornyelse og vækst. Leverandørvalg: Group Procurement vil sørge for en konsekvent og gennemskuelig fremgangsmåde ved udvælgelsen af leverandører. Vi vil ved hjælp af vores angivne kriterier, hvoraf nogle er generelle, og andre er kategorispecifikke, vurdere mulige leverandører med hensyn til kapacitet, konkurrencedygtighed, finansielle risici samt anerkendte standardcertificeringer og etisk, social og miljøbevidst adfærd. Vi vurderer også leverandørens evne til at levere de påkrævede produkter så effektivt som muligt inden for den fastlagte tidsplan Vi overvåger konstant vores leverandørers ydeevne for at sikre, at standarderne overholdes, og at der foretages løbende forbedringer. Forventninger fra leverandører Vi forventer, at vores leverandører imødekommer og opretholder høje standarder gennem hele leverandørkæden, men vi lægger især vægt på

2 følgende områder: Etisk adfærd Alle leverandører har personligt ansvar for at opføre sig professionelt og etisk korrekt, handle retfærdigt og med integritet. I de daglige forretningstransaktioner skal leverandørerne være upartiske og retfærdige, og de må ikke ty til bedrageri og uærlighed i deres omgang med kunder, leverandører og andre, som de samarbejder med. Under forhandlinger med kunder, datterselskaber, leverandører i udlandet bedes leverandørerne ikke alene respektere landets love, men også dets traditioner og kultur. Social adfærd medmenneskelige hensyn på arbejdspladsen. Alle leverandører skal som minimum overholde relevante standarder fra International Labour Organisation Labour (Den Internationale Arbejdsorganisation). Dette betyder, at leverandørerne skal tilstræbe at skabe ansættelsesforhold, der er til fremme af menneskerettighederne. Der accepteres ikke forsætlig diskrimination ved ansættelse, forfremmelse, joboverførsel og afskedigelse samt andre beskæftigelsesrelaterede aktiviteter på grundlag af race, hudfarve, tro, nationalitet, alder, køn, seksualitet, religion, oprindelse, handicap, medlemskab af fagforening, politisk overbevisning eller anden status, som beskyttes af loven. Lokale love angående aldersdiskrimination skal overholdes. Misbrug, chikane eller intimidering vil under ingen omstændigheder blive tolereret, og det samme gælder afpresning eller hævngerning imod personer, som anmelder en sådan chikane. Selvom disse generelle principper gælder for alle leverandører, vil hver enkelt situation blive evalueret i forhold til lovgivningen i de forskellige lande, hvor disse driver virksomhed. NSG Groups kontrolprocedurer /-evalueringer for alle leverandører skal sikre, at den sociale ansvarlighed inden for virksomheden varetages, samt at ansættelsesforholdene overholder menneskerettighederne. Inddragelsen af menneskerettighederne i ansættelsesforholdene er en vigtig del af at sikre medarbejderne den behandling, de har ret til, og vi tror på, at dette til gengæld vil give virksomheden større succes gennem en mere effektiv, motiveret og engageret arbejdsstyrke. Hovedstandarderne i denne adfærdskodeks er: Der skal så vidt det er muligt sørges for et sikkert og sundt arbejdsmiljø, ved at minimere eventuelle årsager for farer i arbejdsomgivelserne. Der skal etableres kontroller for at minimere risikoen for, at medarbejdere udsættes for skadelige materialer, maskiner eller driftsmæssige aktiviteter. Leverandører forventes at have og opretholde en fungerende og effektiv sikkerhedspolitik Lovgivning i forbindelse med ansættelse i det land, hvor leverandøren driver virksomhed, skal overholdes. Der skal foreligge passende metoder til høring af og kommunikation med medarbejderne for at imødekomme virksomhedens og

3 medarbejdernes fælles behov. National arbejdslovgivning om arbejdstimer vil blive overholdt. Medarbejderne vil ikke blive bedt om at udføre regelmæssigt, urimeligt overarbejde. Arbejdstimer, som ligger udover det normale, hvor dette er nødvendigt, vil ikke være urimelige eller blive påkrævet med unødig hyppighed. NSG Group indgår ikke samarbejde med leverandører, som anvender eller støtter tvangsarbejde. Børn og unge under 15 år, eller ældre hvis loven foreskriver det, må ikke være ansat. Miljømæssig adfærd Vores leverandører skal anerkende vigtigheden i at mindske deres indvirkning på miljøet. De skal være med at til skabe en velstående og bæredygtig fremtid ved forsat at følge den bedste praksis til beskyttelse af miljøet. Vi forventer, at vores leverandører som et minimum: Overholder al gældende miljølovgivning. Har en miljøpolitik, som stemmer proportionelt overens med virksomhedens miljømæssige risici. Håndterer farlige materialer gennem overholdelse af gældende lovgivning, lovbestemmelser og standarder samt interne regelsæt og procedurer. Leverandører skal træffe enhver mulig foranstaltning for at forhindre udslip af farligt materiale, brand, eksplosioner og andre større ulykker, som kan forårsage alvorlige personskader eller materielle skader hos medarbejdere, faciliteter, omgivende samfund og miljø. Følger procedurer, som skal sikre, at det eksisterende anlæg og udstyr betjenes på måder, der mindsker vores påvirkning af miljøet. Uddanner medarbejdere og tilbyder de nødvendige resurser til at gøre dem bevidste om deres personlige ansvar i forbindelse med at beskytte miljøet. NSG Group opfordrer leverandørerne til: At indføre et miljøprogram, for løbende forbedring. At indføre et godkendt (eller tilsvarende) miljøstyringssystem, som opfordrer leverandørerne til miljømæssige tiltag og fremmer effektiv anvendelse, genbrug og genvinding af de materialer og den energi, som indgår i fremstillingen og forarbejdningen. Løbende at forbedre processer for at mindske påvirkningen af miljøet og levere produkter, som understøtter et mere bæredygtigt miljø. At overveje miljømæssige faktorer tidligt i forsknings-, designog udviklingsfasen for produkter og processer. At være villige til at oplyse om deres miljøstyringssystemer og

4 forbrug af grundmaterialer og kemikalier for at gøre NSG Group i stand til at foretage livscyklusanalyser af de færdige produkter eller at udlevere oplysninger efter anmodning fra NSG Group's kunder. NSG Group vil i overensstemmelse med vores Bæredygtighedspolitik kommunikere og indgå konstruktivt samarbejde med vores leverandører, regeringer, kontrolorganer, forskersamfund og andre relevante kapitalindskydere, hvor relevant, om at udvikle og opfordre til virksomheds- og samfundsmæssige tiltag, der fører til fremskridt i retningen af en bæredygtig udvikling. Vores leverandører skal opretholde samme standarder, hvad angår deres egne leverandører, entreprenører og underleverandører, og skal kunne fremlægge dokumentation for dette, såfremt der anmodes derom. Leverandørers risikohåndtering Som en del af vores Risikohåndteringssystem for leverandører evaluerer NSG alle leverandører med hensyn til Finansielle risici og Strategiske risici. NSG's leverandører forventes at have etableret et risikohåndteringssystem for egne leverandører med en bevislig procedure. Derudover forventes leverandører at drive virksomhed på en ansvarlig og forsvarlig vis for at minimere risikoen for økonomisk fallit. Leverandører skal underrette NSG om enhver problemstilling eller udviklinger, som forøger risikoen betydeligt inden for NSG's leverandørkæde. Kontraktstyring Forholdet til leverandørerne vil blive formaliseret kontraktmæssigt, hvor det er relevant, med vores standardbetingelser og vilkår eller med en specifikt udformet kontrakt til den enkelte forretningsforbindelse. Formålet med kontraktstyringen er at: Forstå og håndtere risici Klarlægge lovmæssige forhold mellem NSG Group og deres leverandører, herunder den lovmæssige jurisdiktion Sikre optimal værdi for virksomheden Sikre, at leverandørens præstation er i overensstemmelse med de kontraktmæssige vilkår. Leverandørudvikling NSG Group vurderer sine leverandører i forhold til forventninger; dette gælder både før og efter udvælgelsesprocessen, ved hjælp af nøgleresultatindikatorer (KPI'er), der anvendes som et værktøj til at sikre løbende forbedringer. Vi forventer ikke alene, at vores leverandører driver virksomhed i overensstemmelse med nuværende forventninger, men også at de er bevidste om, og allerede nu forbereder sig på fremtidens krav, f.eks. fra NSG Group, gruppens kunder eller statslig lovgivning, som har til hensigt at forbedre befolkningens trivsel samt det omgivende miljø. NSG Group vil i samarbejde med sine leverandører udvikle sådanne initiativer til at forbedre eksisterende løsninger, som også dækker områder inden for teknisk fornyelse og driftsmæssige forbedringer.

5