DIPO Brugermanual Side 1 af 31 DIPO brugermanual for Region Syddanmark Version

Transkript

1 DIPO Brugermanual Side 1 af 31

2 Indledning... 4 Kom godt i gang - Optimal hverdag i DIPO... 6 DIPO brugergrænsefladen Overblik... 6 Faneblade... 6 Afdelingsvalg... 6 Brevoversigts-tællere... 6 Brevoversigten... 7 Brevlinjen... 8 Brevlinje ikoner... 8 Ikon forklaring og funktion... 8 Indstillinger Indbakken Sortering og filter DIPO funktionalitet...15 Indbakken Specielt omkring Adresse tilføj ekstra modtager Specielt omkring bilag Udbakken Markering af forsendelse i udbakke der kræver handling Arkiv Status i Arkiv Genvejstaster i DIPO...20 Specielle taster Generelle Indbakke Udbakke Arkiv Arbejde med mange breve i DIPO...24 Global gruppering på DiPo Ind- og Udbakke Indbakken Bilag og fraser Side 2 af 31

3 Udbakken Tilføj bilag og noter Tider for afsendelse af breve gennem DIPO/Strålfors Connect løsningen...28 Eksempel på levering Post Danmarks omdelingsregler...29 FAQ...30 Side 3 af 31

4 Indledning DIPO (DIgital POst) er et postprogram som kan håndtere et brev fra de mest anvendte fagsystemer bl.a COSMIC, OPUS, FPAS, Bookplan og RIS systemer. Brevet fra fagsystemet, printes og sendes som et normalt print herfra. Via DIPO s brugergrænseflade behandler man brevet med tilføjelse af bilag, noter samt evt. opgraderer brevet til A-post. (Haster). Efter at brevet er efterbehandlet og sendt til udbakken i DIPO, bliver brevet overleveret til vores eksterne leverandør Strålfors som enten sender brevet til patientens e-boks eller sender til servicecenteret ved Region Syddanmark, der pakker brevet manuelt og afleverer til Post Danmark til omdeling. Når denne proces er færdiggjort, vil DIPO nu have den fulde historik på forsendelsen. Inklusiv kopi af brevet med forside, noter og bilag og detaljer på hvornår og til hvem brevet er sendt. Der kan indsættes en forside i brevet med Region Syddanmarks logo, patientens adresse, lidt generel standardinformation til patienten samt evt. note eller vigtigt information til patienten, som også indsættes og fremgår på forsiden. Denne forside er som standard valgt fra. På alle afdelinger, er der en eller flere administratorer, som er undervist i DIPO. Administratorens rolle er overordnet at styre de administrative funktioner i DIPO. Herunder oprettelse af nye brugere i selve DIPO, samt styring af brugeradgange til afdelinger. Valg af patientinformationer/bilag til vedhæftning samt udarbejde standardfraser til brug for noter. Undervisning i brug af DIPO foregår via afdelingens administratorer, eller brugere der allerede anvender DIPO via sidemandsoplæring. DIPO Digital printer Selve brevet fra fagsystemet er blevet modificeret således, at der nu også printes en forside med såkaldte metadata med. Siden indeholder de data som DIPO skal bruge for at kunne behandle brevet. Denne side med data fjernes når DIPO modtager brevet, så den ses ikke inde i DIPO. Det betyder også, at sendes der et brev ind i DIPO uden denne forside, kommer brevet IKKE ind i DIPO. Side 4 af 31

5 Overblik på postgangen i Region Syddanmark 1. Brevet udskrives fra dit fagsystem til en DIPO printer 2. DIPO Klient a. Brevet kan ses i en DIPO klient hvor man kan vedhæfte bilag og note, evt. ændre adressen og man kan sætte brevet til haster b. Derefter sendes brevet til udbakken som tømmes automatisk (Bemærk på illustrationen, den gule streg som viser at det er muligt at printe lokalt fra DIPO hvis nødvendigt) 3. Regionens servicecenter modtager, pakker og sender videre til Post Danmark eller e-boks Side 5 af 31

6 Kom godt i gang - Optimal hverdag i DIPO DIPO brugergrænsefladen Overblik Sådan her vil DIPO starte op når du åbner programmet første gang! (Når du har fået den rette adgang) Faneblade Øverst til venstre har du fire faneblade som du kan vælge imellem. Indbakke (Eksemplet viser indbakken) Udbakke Arkiv Hjælp Afdelingsvalg Øverst til højre vises din bruger og den afdeling/hospital du arbejder med. Her vælges afdelingen. Brevoversigts-tællere Næst øverst til venstre vises din bruger efterfulgt af to tællere. (Eksemplet viser 2 og 31) 1. Første tæller fortæller hvor mange breve du har på denne afdeling (Eksemplet viser 2) 2. Anden tæller fortæller hvor mange breve der eksisterer i alt på denne afdeling (Eksemplet viser 31) Side 6 af 31

7 Brevoversigten Eksemplet ovenfor viser brevoversigten for indbakken hvor alle breve (Eksemplet viser 31) for hele afdelingen vises. Selve listen vises, filteres og sorteres på samme måde uanset om du arbejder i indbakken, udbakken eller i arkivet. Der er dog forskel på hvilken kolonner der er til rådighed i henholdsvis indbakken, udbakken og arkiv. Den kvikke læser vil også bemærke at der nu, på overstående illustration, er en tredje tæller i parentes (Eksemplet viser 60). Denne tæller er en sladrehank som viser alle de breve du har sendt ind i DIPO, på alle de afdelinger du er tilknyttet - til forskel for den første tæller som kun viser de breve du har på den afdeling du har valgt og som er i fokus. Denne tæller bør altid være 0 når dagens arbejde er udført. Side 7 af 31

8 Brevlinjen Øverste linje viser kolonne overskrifterne på de værdier som kommer fra dit fagsystem (GS/OPUS, RIS m.fl.). Næst øverste linje viser selve brevet i DIPO. Inklusiv værdier såsom CPR, navn, mødedato, brugerid m.m. (disse værdier kommer fra den tidligere omtalte Metadata side) Brevlinje ikoner Til højre, på linjen for det enkelte brev, vises ikoner for følgende: PDF Bilag Note Adresse Forside Kanalvalg Ikon forklaring og funktion PDF ikon o Ved tryk på dette ikon, vises selve brevet som kommer fra fagsystemet. Bemærk at brevet er et print således at der ikke kan rettes på dette. Dvs. at ændring af adresse og tilføjelse af en note, vil kunne ses på den forside, der dannes når brevet sendes til udbakken Bilags ikon o Dette ikon viser hvor mange bilag som er vedhæftet. Vises kun når der er bilag vedhæftet på brevet. Placer musen over ikonet og du vil kunne se hvilken bilag er vedhæftet. Bemærk, at et bilag kan være et link-bilag. Note ikon o Dette ikon vises kun når der er en note vedhæftet på brevet. Placer musen over ikonet og du vil kunne se hvilken tekst der står i noten Adresse ikon Side 8 af 31

9 o Dette ikon viser adressen når du placere musen over ikonet. Bemærk du kan ændre adressen i indbakken og det vil afspejles her Forside ikon o Dette ikon viser, at forsendelsen har en forside. Forsiden vil indeholde note samt adresse. Kanalvalg ikon o Viser hvilken kanal brevet sendes med. D viser at patienten modtager brevet Digitalt i sin e-boks. F viser at brevet sendes Fysisk med Post Danmark. Ikonen angiver også, at forsendelsen sendes som A-post, da der er mindre end 10 dage fra dagsdato til mødetid. Side 9 af 31

10 Indstillinger I DIPO er det muligt at tilrette sin brugergrænseflade så det matcher dit behov for synlige informationer. Man bør som det første, når man åbner DIPO, fjerne de kolonner som man ikke ønsker at anvende Man bør også aktivere Aktivér global brevtæller så man er sikker på ikke at have nogle, evt. fejl breve, liggende i DIPO (der kan ligge breve, som tilhører dig, på andre afdelinger end den du arbejder på). Global brevtæller bør altid være 0 når dit arbejde er udført Indstillingerne skal kun foretages første gang du åbner DIPO på en specifik computer. Næste gang kan denne computer huske hvilken indstillinger du har sat. Skifter du computer skal dette gøres igen men processen er hurtig, specielt når du har prøvet det før. En senere opgradering af DIPO klienten på PCén vil kunne betyde, at disse indstillinger skal sættes/vælges igen. Indbakken Indstillingsmuligheder i indbakken er: Skjulte kolonner Gruppering Vis hele afdelingen Aktivér global brevtæller Indstillingsvindue (Her åbnes DIPO indstillinger for indbakken) Side 10 af 31

11 Forklaring Skjulte kolonner o Her kan man skjule de kolonner som man ikke har behov for at se på i indbakken Gruppering o Her er det muligt at gruppere sine breve så man kan arbejde med disse i grupper. (Mere information -> Se afsnit Arbejde med mange breve i DIPO ) Vis hele afdelingen o Alle afdelingens breve bliver vist i indbakken. Ikke kun dine egne Aktivér global brevtæller o o o Tælleren viser dine samlede antal breve på tværs af alle afdelingers Indbakker Det anbefales at denne indstilling altid er slået til! Når denne tæller viser 0 har du sendt alle dine breve til udbakken og der ligger ikke breve på nogen af dine afdelinger, der afventer din behandling Eksempel På gruppering af breve med BrevID som gruppe Side 11 af 31

12 Sortering og filter Man kan i DIPO sorterer og filtrere, på listerne af breve, i indbakken, udbakken og i arkivet. Sortering Alle kolonner kan sorteres ved at trykke på kolonne overskriften. Trykker man to gange, vendes sorteringen fra stigende til faldende Overstående eksempel viser en sortering på kolonnen BrevID. Der vil således vises en lille pil op eller nedad afhængigt om sorteringen er stigende eller faldende. Filter funktion Filtrering på en kolonne vil kun være muligt hvis der er en tragt på til højre for kolonne overskriften Filter funktionen er en mulighed for kun at arbejde med de breve man ønsker i listen. Denne funktion benyttes typisk til at tilføje bilag og note på mange breve på en gang. Filter funktionen indeholder følgende felter: Regel for filtreringen Tekst felt til indtastning (Værdien som bruges til filtreringen) Mulighed for at arbejde med to filtreringer Side 12 af 31

13 Filtreringsregler I det øverste felt (Regel for filtrering) vælger man den regel som skal gælde for din indtastning. Filtreringsregel forklaring Er magen til o Denne regel benyttes hvis man søger efter en specifik tekst. F.eks. hvis man ønsker at finde en bestemt patient via CPR nummer. Man skal således indtaste patientens CPR præcis som det vises i listen ellers fungerer denne filter regel ikke Ikke er magen til o Denne regel er modsat af ovenstående regel. Dvs. hvis man f.eks. ønsker at bortfiltrerer alle breve med BrevID = +DZAPT_PRODBR kan man benytte denne regel Begynder med o Denne regel vil fremsøge alle de værdier som starter med den tekst du har indtastet. F.eks. kunne du søge efter navnet Rasmus og du vil få alle de breve som har en patient med fornavn Rasmus Indeholder o Denne regel er den nemmeste at benytte. Den vil fremsøge alle de værdier som indeholder den tekst som du har indtastet. F.eks. kan man søge på kolonnen Afsnit med teksten KOE og du vil få alle de breve med et afsnit som indeholder noget med KOE Ikke indeholder o Denne regel er modsat af ovenstående regel. Den vil fremsøge alle de værdier som IKKE indeholder den tekst som du har indtastet Slutter med o Denne regel er modsat reglen Begynder med. Dvs. du kan fremsøge alle de værdier som slutter med den tekst du har indtastet. F.eks. kunne du søge efter navnet Nielsen og du vil få alle de breve som har en patient med det sidste efternavn = Nielsen Side 13 af 31

14 Når det kommer til et dato felt er der lidt andre regler for filtrering som det kan ses på nedenstående eksempel. Hvis man sætter ordet Datoen foran hver regel skulle det give mening. F.eks. Datoen Er senere eller magen til vil fremsøge alle de værdier som har en dato der er senere eller magen til den dato du har indtastet. Eksempel På søgning efter et CPR nummer med benyttelse af reglen Er magen til. Side 14 af 31

15 DIPO funktionalitet Indbakken I indbakken foretages stort set alt arbejdet omkring behandlingen af et brev. Tilføj/ret note Vælg kanal Bilag Udbakke Adresse Lokal print Tilføj en fast frase, en fritekstnote eller en kombination til et eller flere breve. En note må strække sig over 10 linjer Slet note Sletter noten på det markerede brev Det er muligt at skifte forsendelseskanal. Kanalikonet skifter fra D til F Denne benyttes ved særlig indhold i forsendelsen, ikke i forhold til hvem der er modtager Det er mulig at tilføje bilag (patientinformationer) til et eller flere breve Kun bilag som afdelingens administrator har gjort tilgængelig, kan tilføjes. Bilag kan tilføjes enkeltvis eller som pakker Når et brev er klar til afsendelse sendes det fra Indbakken til Udbakken. Kan udføres på flere breve ad gangen Dette svarer til at lægge brevet til afhentning af postfunktion Her kan man skifte den adresse som kommer på forsiden der bliver dannet når brevet bliver sendt til udbakken Her kan printes og udleveres til patienten med det samme. Det anbefales ikke at printe bilag Slet Skal brevet ikke sendes til patient-en, kan det slettes fra Indbakken Side 15 af 31

16 Specielt omkring Adresse tilføj ekstra modtager Det er muligt at tilføje en modtager af en forsendelse. Hvis forsendelsen er digital kan der sendes et fysisk brev til en anden modtageradresse. Hvis forsendelsen er fysisk kan der sendes endnu et fysisk brev til en anden modtageradresse. Man kan således ikke sende en ekstra digital forsendelse til en anden modtageradresse. Marker den forsendelse hvor der ønskes at sende et ekstra brev. Tryk på adresse og udfyld. Tryk på Ekstra modtager. DIPO opretter en kopi af brevet, og lægger i indbakke: Som det fremgår, er det en fysisk forsendelse med en forside, hvor adressen på forsiden er den ekstra modtagers adresse. Side 16 af 31

17 Den lille mand, der ses på billedet indikerer, at forsendelsen er tilføjet I loggen vil brevet fremgå som en kopi af et andet brev: Specielt omkring bilag Bilag kan være vedhæftede bilag, hvor pjecer vedhæftes forsendelsen. Bilag kan også være link bilag, som håndteres forskelligt afhængig af om borgeren kan modtage digital post eller modtage fysisk post. Vedhæftes et link bilag til en forsendelse hvor modtageren kan modtage digital post, indsættes link et på forsidebrevet som et klik-bart link. Vedhæftes et link bilag til en forsendelse hvor modtageren kun modtager fysisk post vedlægges indholdet bag linket som et vedhæftet bilag. Link bilag kan tilføjes bilagspakker på samme måde som de vedhæftede bilag. Udbakken I udbakken kan man kun sætte brevet til Haster, sende brevet tilbage til indbakken eller slette det hvis det er gået i fejl. Haster Forsendelser kan markeres med Haster. Alle Haster -forsendelser forlader udbakken med det samme. Haster Side har 17 af ydermere 31 følgende konsekvenser: Digital Post: Forsendelsen sendes til patienten med det samme Fysisk Post: Forsendelsen sendes som A-Post samme dag, hvis afsendt fra DIPO frem til kl (Ellers først næste dag)

18 Markering af forsendelse i udbakke der kræver handling En markering på fanen Udbakke viser, at der er forsinkede forsendelser, som kræver handling. Det er vigtigt at disse håndteres. Kontakt din superbruger hvis du er i tvivl om handlingen. Antallet der vises er de forsinkede forsendelser for de afdelinger du har adgang til. Arkiv Arkivet indeholder samtlige afsendte forsendelser fra den markerede afdeling. Status Man kan markere en forsendelse og klikke på status på denne. Status viser forløbet på forsendelsen hos vores eksterne pakkeleverandør Strålfors. Fra de modtager forsendelsen til de afleverer til e-boks eller Post Danmark. Side 18 af 31 Pris der er beregnet er kun retvisende for fysiske breve, da den ikke indeholder prisen som e- Boks tager i forbindelse med digitale breve. Se mere her omkring pris for digitale breve: Link til e-boks priser. Når posten er Modtaget af Post Danmark er det ude af vores hænder. Post Danmark har stadigvæk deres egne krav til forsendelsestider og til hvor mange breve der må fejle (kan ses

19 Status i Arkiv Statusbeskeder i arkivet DIPO har information om forsendelsesstatus i arkivet. Der vises detaljer om den del af forsendelsen som foregår efter DIPO har afleveret til Connect: Som det ses farver DIPO linjerne, og udfylder statusfeltet: En forsendelse som ikke er håndteret, og har mindre end fire dage til mødetid farves rød En forsendelse som har været kritisk, men er håndteret, farves gul En forsendelse som har en korrekt status farves grøn. Det er muligt at filtrere visningen på kritisk status ( Se kun breve med problemer ): Antallet af forsendelser med kritisk status for alle de arkiver brugeren har adgang til vises øverst: Side 19 af 31

20 Statussætningen på forsendelserne opdateres i DIPO en gang dagligt kl 23:00. Genvejstaster i DIPO Ved brug af genvejstaster er det muligt at håndterer dine breve uden brug af musen. En genvejstast kan bestå af en til to tastetryk. Ved to tastetryk kombinerer man altid først en speciel tast plus et bogstav. Det vil stå skrevet som eksemplet her: Genvejstast Placering af markøren Funktion alt + a Hele DIPO Åbner arkivet BEMÆRK! Fremgangsmåden ved to tastetryk er, at man trykker og holder første tast nede og derefter trykker på nummer to tast. Specielle taster Specielle taster som bruges i en genvejstast med to tastetryk: alt ctrl tab pil esc Side 20 af 31

21 Generelle Disse genveje virker i på tværs af DIPO. Genvejstast Placering af markøren/fokus Funktion alt + i Hele DIPO Åbner indbakken alt + u Hele DIPO Åbner udbakken alt + a Hele DIPO Åbner arkivet tab Hele DIPO Flytter markøren (fokus) fra felt til felt Enter Knap eller PDF Aktiverer eller åbner det som er i fokus V På et markeret brev Åbner PDF Space Lister Markerer det brev som er i fokus pil op ned Lister Flytter markøren op og ned ctrl + space Lister Markerer flere breve af gangen Esc Åbne dialogbokse Lukker dialogboksen alt + pil ned Dropdown felt Åbner liste fra dropdown felt Side 21 af 31

22 Indbakke Disse genveje virker i indbakken. Genvejstast Placering af markøren Funktion n Et markeret brev Tilføj/ret note ctrl + delete Et markeret brev Sletter noten K B U Et eller flere markerede breve Et eller flere markerede breve Et eller flere markerede breve Vælg kanal Bilag Til udbakke A Et markeret brev Adresse P Et markeret brev Lokal print Delete Et eller flere markerede breve Slet Side 22 af 31

23 Udbakke Disse genveje virker i udbakken. Genvejstast Placering af markøren Funktion H Et eller flere markerede breve Haster I Delete Et eller flere markerede breve Et eller flere markerede breve Vælg kanal Slet Arkiv Denne genvej virker i arkivet. Genvejstast Placering af markøren Funktion S Et eller flere markerede breve Status Side 23 af 31

24 Arbejde med mange breve i DIPO Global gruppering på DiPo Ind- og Udbakke Det er muligt, at se alle de breve man har i DiPo i ét skærmbillede. Denne funktion kan med fordel benyttes hvis man har breve liggende på andre afdelinger og man ønsker et overblik. (F.eks. i en fællesvisitation) Vælger man at aktivere Global under Gruppering er det kun muligt at se dine egne breve, såvel i Indbakken som i Udbakken. (VÆR OBS på, at man altså ikke ser sine kollegaers breve når denne funktion er aktiveret!!) Almindelig Indbakke, der viser Indbakken på den afdeling, der er valgt øverst i højre hjørne: Side 24 af 31

25 Indbakken I indstillinger kan Gruppering vælges til at være Global i stedet for Ingen : Dette valg gør, at man, i et skærmbillede, får adgang til alle de Indbakker, hvor man har breve i Indbakken. Altså de i denne specifikke situation de 27 breve, som man kan se eksisterer i den globale brevtæller (tallet i parentes): Side 25 af 31

26 En brevliste, svarende til den almindelige indbakke, findes ved at folde afdelingen ud. Klik på trekanten til venstre for angivelse af den enkelte afdeling. I denne visning er det muligt, at sortere og filtrere som i den almindelige indbakke, dog kun på én afdeling af gangen: Bilag og fraser Vælger man, at aktivere denne grupperingsmulighed, aktiveres ALT, der hører til de afdelinger, hvor man aktuelt har breve liggende i Indbakken: bilag, bilagspakker og fraser i én lang liste. For ikke at skulle lede i hele denne lange liste anbefales det, at man husker navnene på de elementer, som man skal bruge således, at man kan reducerer i udvalget ved at taste i valglinjen. I forhold til de foranliggende skærmbilleder, vil man dermed se alle bilag som er til rådighed på afdelingerne S1.D, S3.D, ERR_DEP og U2.D i én samlet liste, og ligeledes med bilagspakker og faste fraser. Man skal fortsat have bilag, bilagspakker og faste fraser liggende på hver enkelt af de afdelinger, hvor man kan træffe at have breve liggende, der skal beriges med noter, fraser og bilag. Side 26 af 31

27 Udbakken Det er vigtig at huske, at man også har ansvar for egne breve i Udbakken, dvs. at sender man ud på flere SKS-koder (afdelinger), skal man også holde øje med, at disse forsendelser ikke er fejlet. Ved aktivering af Global -gruppering, grupperes brevene i udbakken også dermed kan man nemt se, hvor specifikke breve hører til, og rette, hvis det er nødvendigt. Tilføj bilag og noter Man kan tilføje bilag og noter til mange breve på en gang. Dette gøres ved at markere x antal breve og tilføje enten bilag eller en note til disse markerede breve. Der er dog nogle regler man skal være opmærksom på. Reglerne er: 1. ALLE de markerede breve skal være fri for en note, eller indeholde den samme note som udgangspunkt, før du kan masse tilføje en ny note til alle de markerede breve, på en gang 2. Ved masse tilføjelse af bilag vil evt. eksisterende bilag, på de markerede breve, blive udskiftet af det/de bilag som du nu indsætter for alle valgte. Side 27 af 31

28 Tider for afsendelse af breve gennem DIPO/Strålfors Connect løsningen For at kunne servicere patienten bedst muligt skal man have styr på forsendelsestiderne i DIPO. Nedenstående tabel viser forsendelsestiderne på digitale og fysiske breve inklusiv haste forsendelser. Det er en forudsætning for tider og handlinger angivet i den BLÅ kolonne, at tiderne i den RØDE kolonne overholdes og følges. Der produceres fysiske breve og indleveres til Post Danmark alle hverdage, dvs. ej weekend og helligdage. DIPO Udbakke Tømmes Region Syd producerer/leverer brev til e-boks el. Post Danmark Patienten modtager Digital post Alle dage kl Alle dage kl Med det samme Normalt indenfor 10 min efter tømning af udbakken Digital post (Haster) Med det samme Med det samme Normalt indenfor 10 min efter man har sat brevet til haster Fysisk post B-post er default porto i DIPO. Alle dage kl Mandag Fredag - samme aften (Alm. brev sendt til udbakken efter 12.00, bliver først behandlet dagen efter. Er det fredag bliver brevet først behandlet mandag aften) Op til 4 hverdage efter brevet er leveret til Post Danmark Fysisk post A-post (Haster) Adviseringsbrev A-post Brevet der oprettes og sendes automatisk sammen med den første digital post til patienten. Med det samme Alle dage kl Mandag Fredag - samme aften (Haste brev sendt til udbakken efter 16.00, bliver først behandlet dagen efter. Er det fredag bliver brevet først behandlet mandag aften) Mandag Fredag - samme aften Dag-til-dag på alle hverdage Dag-til-dag på alle hverdage Der opfordres til at benytte A-post (haster) samt forsøge at kontakte patienten, hvis mødetidspunkt og tidspunkt på afsendelse af brevet ligger tæt, mindre end 7 dage. I forbindelse med weekend og helligdage: Vurderes et brev på en afdeling som akut og produceres og udskrives det fredag efter 16.00, i weekenden og på helligdage, behandles det som vi gjorde før DIPO kom til. Med almindelig udskrift og pakning samt A-post via de normale postfunktioner på sygehusene. Eksempel på levering A-post (hastebrev) afsendes fra DIPO fredag eftermiddag kl el. lørdag og søndag. Brevet er først fremme hos modtager om tirsdagen. (da det først printes om mandagen) B-post (alm. brev) afsendes fra DIPO fredag eftermiddag kl el. lørdag og søndag. Brevet er først fremme senest næste fredag. (da det først printes om mandagen) Pak og send derfor disse breve med alm. post, hvis de har en mødetid som værende kritisk i denne henseende. Og ikke kan sendes med Digital Post via E-boks. Side 28 af 31

29 Post Danmarks omdelingsregler Oversigt over PostDanmark omdelingsflow for B- og C-breve for 2014 hvor deres helligdage også er indsat. Side 29 af 31

30 FAQ Hvorfor kan jeg ikke åbne DIPO. Du skal være medlem af en brugergruppe i IT-systemerne, som i en række andre IT-programmer. Er du ikke det kontaktes IT-helpdesk, som opretter dig til systemet. Jeg kan åbne DIPO men ser ikke mine breve. Administratoren af DIPO på din afdeling, skal have oprettet dig til de afdelinger du skal se breve for. Er du ikke det så kontakt din lokale administrator af DIPO systemet Hvorfor kan jeg kun se egne og ikke hele afdelingens breve Dette aktiveres for den enkelte i DiPo programmet. Åbn instillinger i DiPo og sæt hak i Vis hele afdeling. Hvad med noter og markering af information på brevene Da brevene er digitale vil det ikke være muligt, at over eller understrege det vigtige i et indkaldelsesbrev, og heller ikke at tilføje beskeder til patienten, som nogle gør nu. Brevet fra fagsystemet bliver fra DiPo automatisk tilføjet en ny forside, på denne forside er det mulig at indsætte en note eller en fast frase. Denne funktion kan ligeledes bruges for at nedbringe antallet af brevskabeloner der skal vedligeholdes i fagsystemet. Breve med kun små differencer, kan differentieres ved hjælpe af faste fraser. Der er 10 linjer til rådighed for tilføjelse af en note. Hvorfor er mine bilag (patientinformationer) ikke til rådighed. Alt hvad der skal sendes til patienterne sammen med indkaldelsesbrevet via DiPo skal først være tilgængeligt i D4. Derefter vælges bilagene i DiPo af afdelingens DiPo administrator. Derefter at det muligt at tilføje bilagene i forbindelse med udsendelse af brevene. Det gælder for såvel regionale, sygehus, egne samt andre afdelingers patientinformationer. Hvornår afsendes post fra DiPo: Udbakken tømmes for standardforsendelser hver dag kl. 12:00, dette gælder for såvel Digital Post D som for Fysisk Post F. Alle forsendelser med Fysisk Post bliver som standard sendt som B-Post. Standardforsendelser lagt i udbakken efter klokken 12:00 sendes den efterfølgende dag. Det er muligt at rette og tilføje i en forsendelse så længe den ligger i Udbakken, og ikke er låst. Dette gøres ved at føre brevet tilbage til indbakken via den grønne knap Til Indbakke. Forsendelser kan markeres med Haster. Alle Haster -forsendelser forlader udbakken med det samme. Haster har ydermere følgende konsekvenser: Digital Post: Forsendelsen sendes til patienten med det samme Fysisk Post: Forsendelsen skifter til A-Post og bliver behandlet til udsendelse samme dag, hvis afsendt før Kl Den lille mand, der ses på billedet indikerer, at forsendelsen er tilføjet Haster. Så snart siden bliver opdateret forsvinder denne forsendelse fra Udbakken. Side 30 af 31

31 Kan der sendes til et alternativt CPR nummer? Det er ikke muligt at bruge DiPo til at sende til alternativt CPR. F.eks. i forbindelse med et barn under 15 år, kan der ikke sendes til forældres CPR, men kun fjernprintes i forhold til barnets bopælsadresse. Kan der skiftes adresse på modtager? Dette er kun aktuelt for borgere der ikke et tilmeldt Digital post. Flere benytter i dag muligheden for at sende et brev til en alternativ modtageradresse. Dette kan også lade sig gøre i DiPo, hvor det er muligt at overskrive adressen fra fagsystemet via den blå knap adresse. Der skal dog henledes opmærksomhed på, at idet modtageren er tilmeldt Digital Post, har man som borger, ansvar for at tjekke sin digitale postkasse uanset hvor man befinder sig, eller alternativt give fuldmagt til pårørende. Kan flere forsendelser samles i en? Det har været efterspurgt at kunne lægge flere forsendelser sammen til samme patient i en forsendelse dette er DiPo og modtagersystemet Connect på nuværende desværre ikke i stand til at imødekomme. Bliver det muligt at få logo på brevpapir? Det er stadig ikke muligt at tilføje logo på brevskabelonerne fra GS. Og DiPo benytter de eksisterende breve fra GS. Hvis man anvender forsiden / cover letter, der bliver sat ind foran brevene vil der være et fælles Region Syddanmark logo, samt matrikelbestemte logoer for Sygehus Lillebælt. Hvad med returpost? Der bliver i adresseruden på den nye forside indsat det afsendende sygehus postadresse. Det vil være det sygehus som der er sat på afdelingen i DiPo s administrationsdel. Post der ikke kan afleveres, returneres derfor centralt til den ansvarlige sygehus geografi. Sygehusgeografi i denne forbindelse tæller også sundhedscentre og områder i psykiatrien. Hvad med spørgeskemaer? Der er pt. ikke mulighed for at besvare spørgeskemaer elektronisk. Vi sender derfor skemaerne med ud elektronisk, og sørger for, at have skemaet til rådighed på afdeling, hvis patienten ikke har haft mulighed for at printe og udfylde hjemme fra. Der bliver frem mod 2015 udviklet en mulighed for at patienterne kan udfylde spørgeskemaer elektronisk. Elektronisk udsendelse af spørgeskemaer undtagelser Efter speciel aftale med projektet kan der i enkelte tilfælde foretages undtagelser i forhold til, at tvinge absolut nødvendige forsendelser til at blive sendt ud med fjernprint således, at vi sikrer at patienten har mulighed for at udfylde skemaet inden denne møder til undersøgelse. Kan vi tjekke om patienten åbner sin post? Nej, vi må desværre ikke i DiPo løsningen tjekke hvorvidt en patient har åbnet sin post eller ej. Vi kan kun sikre os, at afsendelsen/modtagelse er korrekt gennemført. Åbnes forsendelsen i arkivet i DiPo vil man via Status knappen i bunden kunne få vist forsendelsesstatus for brevet. Er brevet modtaget i patientens E- boks vil status være Modtaget Digital Post. Brevet betragtes i henhold til lovgivningen som modtaget af patienten. Side 31 af 31