Når Arbejdstilsynet kommer på besøg i detailhandlen

Transkript

1 Denne vejledning beskriver de forskellige former for tilsyn, som Arbejdstilsynet gennemfører, bl.a. screeningsbesøg og tilpasset tilsyn. Derudover finder du konkret information om, hvad det er Arbejdstilsynet ser efter, når de kommer på tilsyn i detailhandlens virksomheder, og hvilke forhold I derfor skal have styr på for at undgå reaktioner fra Arbejdstilsynet. Når Arbejdstilsynet kommer på besøg i detailhandlen BAR Handel Fællessekretariatet Faglige spørgsmål kan rettes til partssekretariaterne: Dansk Erhverv Børsen 1217 København K Tlf.: Fax: info@barhandel.dk Arbejdstagersekretariatet HK HANDEL Weidekampsgade 8 Postboks København C Tlf.: Fax: arbejdstager@barhandel.dk Branchevejledningen kan købes hos varenr Layout: Søren Sørensens Tegnestue Tryk: PrintDivision 1. udgave, 1. oplag 2007 ISBN Arbejdsgiversekretariatet Dansk Erhverv Børsen 1217 København K Tlf.: Fax: arbejdsgiver@barhandel.dk Sekretariatet for lederne Ledernes Hovedorganisation Vermlandsgade København S Tlf.: Fax: lederne@barhandel.dk HK varenummer: ynet kommer Når Arbejdstilsynet besøg i detail på besøg i detailha BAR HANDEL BRANCHEARBEJDSMILJØRÅDET FOR DETAILHANDELSOMRÅDET

2 Indholdsfortegnelse Arbejdstilsynets pligt til at føre tilsyn Screening Arbejdstilsynets pligt til at føre tilsyn Tilpasset tilsyn Opfølgningstilsyn Detailtilsyn Det skal I have styr på i korte træk Arbejdstilsynets reaktioner Smiley-ordningen Arbejdstilsynet har til opgave at føre tilsyn med, om virksomhederne overholder arbejdsmiljølovgivningen. Det vil sige om virksomhedernes fysiske og psykiske arbejdsmiljø er i orden og om de formelle regler om APV og sikkerhedsorganisering er opfyldt. Tilsynsbesøgene på virksomhederne gennemføres af en eller flere tilsynsførende. En tilsynsførende er en myndighedsperson, der har faglig kompetence på arbejdsmiljøområdet. Arbejdstilsynet har ret til at føre tilsyn på hele virksomheden. De tilsynsførende har også ret til at tale med alle medarbejdere. Når Arbejdstilsynet skal vurdere det psykiske arbejdsmiljø, bruger de flere forskellige metoder, fx spørgeguides, samtaler med enkeltpersoner og gruppeinterview. Anvendelsen af systematiske samtaler med enkeltpersoner og gruppeinterview forudsætter ledelsens og de ansattes accept. Arbejdstilsynet bruger forskellige tilsynsmetoder, når de kontrollerer arbejdsmiljøet på virksomhederne, men det er de samme krav, der gælder til arbejdsmiljøet, uanset tilsynsmetode. 1 Dette materiale er udarbejdet af BAR Handel. BAR Handel har til formål at medvirke ved løsning af sikkerheds- og sundhedsspørgsmål inden for detailhandelsområdet og derved understøtte arbejdsmiljøindsatsen i branchens virksomheder. BAR Handel er sammensat af repræsentanter fra arbejdsgiver-, leder- og arbejdstagerorganisationer inden for detailhandelsområdet og er nedsat i henhold til arbejdsmiljøloven. Arbejdstilsynet har haft vejledningen til gennemsyn og finder, at indholdet er i overensstemmelse med arbejdsmiljølovgivningen. Arbejdstilsynet har alene vurderet vejledningen, som den foreligger, og har ikke taget stilling til, om den dækker samtlige relevante emner inden for det pågældende område.

3 2 Kort om tilsyn Screening Hurtig gennemgang af virksomhedens arbejdsmiljø Formål: At finde frem til de virksomheder, der har eller kan have problemer og skal have et tilpasset tilsyn Alle virksomheder med ansatte bliver screenet Screeningsbesøget er uanmeldt Tilpasset tilsyn Grundigt tilsyn på virksomheder, hvor screeningen har vist, at der er eller kan være væsentlige problemer i virksomhedens arbejdsmiljø Formål: At kontrollere virksomhedens arbejdsmiljø og reagere, hvis der er overtrædelser af arbejdsmiljøloven Hvornår: Kort tid efter screeningen Tilpasset tilsyn er anmeldt Opfølgningstilsyn Tilsyn på virksomheder, hvor et tilpasset tilsyn eller tidligere opfølgningsbesøg har vist, at der er væsentlige problemer i virksomhedens arbejdsmiljø Formål: At følge op på påbud Hvornår: To år efter det forrige besøg Opfølgningsbesøget er uanmeldt Detailtilsyn Tilsyn med et konkret og afgrænset arbejdsmiljøproblem på virksomheden Formål: Undersøgelser af fx ulykker eller klager samt særlige branche-/områdeindsatser fra Arbejdstilsynet Detailtilsyn er uanmeldt Screening En screening er en hurtig gennemgang af arbejdsmiljøet i virksomheden og varer gennemsnitligt 2 timer. Besøget er uanmeldt. Alle virksomheder inden for detailhandlen (herefter nævnt som butikker) med ansatte får det første screeningsbesøg før 31. januar Herefter hvert 3. år. Butikker, der har et arbejdsmiljøcertifikat, bliver ikke screenet af Arbejdstilsynet. Hvordan foregår besøget? Besøget indledes oftest med et møde med ledelsen og sikkerhedsrepræsentanten eller andre repræsentanter for de ansatte. Screeningen gennemføres, selvom Arbejdstilsynet ikke kan få kontakt med en af parterne. På det indledende møde spørger Arbejdstilsynet først til butikkens egenindsats på arbejdsmiljøområdet. Det vil sige, om I har gennemført arbejdspladsvurdering (APV) og har en sikkerhedsorganisation (dog kun, hvor der er 10 eller flere ansatte) og om I har arbejdspladsbrugsanvisninger, der lever op til gældende regler og praksis. Derudover vil Arbejdstilsynet stille en række spørgsmål om det psykiske arbejdsmiljø. Endelig kan der være spørgsmål til fx omfanget af ulykker, hvordan de undersøges og forebygges samt til instruktion og oplæring. Derefter fortsætter besøget med en gennemgang af butikken for at se og spørge til de fysiske og psykiske arbejdsmiljøforhold - det materielle arbejdsmiljø. Her tager Arbejdstilsynet bl.a. udgangspunkt i Arbejdstilsynets vejvisere for henholdsvis butikker, supermarkeder og varehuse. Hvad angår kontorarbejdet i butikken er Arbejdstilsynets vejviser for kontor og administration relevant. Arbejdstilsynet vil ofte stille uddybende spørgsmål til konkrete forhold i butikken, fx hvor meget der løftes, hvor ofte og hvordan. Endvidere bliver der stillet spørgsmål til det psykiske arbejdsmiljø, fx hvilke rutiner og procedurer I har for håndtering af penge. Egenindsats er den administrative og systematiske indsats virksomheden gør for at forbedre arbejdsmiljøet, bl.a. APV, organisering af arbejdsmiljøarbejdet i en sikkerhedsorganisation (for butikker med 10 eller flere ansatte), udarbejdelse af arbejdspladsbrugsanvisninger for farlige stoffer og materialer, undersøgelse af ulykker og gennemførelse af instruktion og oplæring. De lovkrav der stilles til egenindsatsen kaldes formelle krav. 3

4 4 Udfald af screening Efter screeningen Ledelsen og sikkerhedsrepræsentanterne/repræsentanten for de ansatte skal informeres om resultatet af screeningen, herunder om eventuelle problemer med arbejdsmiljøet. Screeningen har 3 mulige udfald: Ingen problemer: Butikken besøges som udgangspunkt først efter 3 år, hvor den skal screenes igen Butikken får en grøn smiley 1-2 problemer med egenindsatsten og ingen materielle arbejdsmiljøproblemer: Arbejdstilsynet afgiver påbud Butikken får en gul smiley Butikken besøges som udgangspunkt først efter 3 år, hvor den skal screenes igen 3 eller flere problemer med egenindsatsen og/eller materielle arbejdsmiljøproblemer eller mistanke herom: Butikken udtages til et tilpasset tilsyn Tilpasset tilsyn Hvis Arbejdstilsynet ved screeningen ningens krav, kan Arbejdstilsynet afgive vurderer, at butikken har 3 eller flere påbud om disse forhold. problemer med egenindsatsen og/eller materielle arbejdsmiljøproblemer, kommer de på et tilpasset tilsyn, for at Efter det tilpassede tilsyn undersøge de pågældende forhold nærmere. De vil aftale tidspunktet for det tilpassede tilsyn med ledelsen, da det er ne/repræsentanten for de ansatte skal Ledelsen og sikkerhedsrepræsentanter- vigtigt, at både ledelsen og sikkerhedsorganisationen (eller en repræsen- klar over, hvilke afgørelser Arbejdstilsy- oplyses om udfaldet, således at de er tant fra de ansatte, hvis der ikke er en net påtænker at give butikken, og hvilken smiley butikken vil få på Arbejdstil- sikkerhedsorganisation) kan være til stede. synets hjemmeside. Ved det tilpassede tilsyn vil Arbejdstilsynet som udgangspunkt koncentrere udfald: Det tilpassede tilsyn har 3 mulige sig om de emner, som de ved screeningen vurderede, kunne være proble- Butikken får en grøn smiley Ingen problemer: matiske og som er baggrunden for, at Butikken besøges som udgangspunkt først efter 3 år, hvor den butikken blev udtaget til tilpasset tilsyn. Dog vil Arbejdstilsynet reagere, hvis der skal screenes igen ved gennemgangen konstateres problemer på områder, hvor der ikke var problemer ved screeningen. Butikken skal og ingen materielle arbejdsmiljøpro- 1-2 problemer med egenindsatsen inden tilsynsbesøget være skriftligt orienteret om, hvilke problemer tilsynsbe- Arbejdstilsynet afgiver påbud blemer: søget særligt vil fokusere på. Butikken får en gul smiley Butikken besøges som udgangspunkt først efter 3 år, hvor den Hvordan foregår besøget? skal screenes igen Besøget starter med et møde, hvor 3 eller flere problemer med egenindsatsen og/eller materielle Arbejdstilsynet redegør for de arbejdsmiljøproblemer, som danner baggrund arbejdsmiljøproblemer: for besøget, og som skal undersøges Arbejdstilsynet afgiver påbud. nærmere. Hvis der efter den nærmere Butikken får en rød eller gul undersøgelse viser sig at være forhold, smiley, afhængig af påbudene der ikke lever op til arbejdsmiljølovgiv- Butikken får opfølgningstilsyn 5

5 Opfølgningstilsyn Det skal I have styr på - i korte træk Hvor det tilpassede tilsyn eller forrige opfølgningsbesøg viste, at butikken havde væsentlige arbejdsmiljøproblemer, kommer Arbejdstilsynet på et opfølgende tilsynsbesøg efter 2 år. Formålet er at sikre, at butikken arbejder med og har løst de arbejdsmiljøproblemer, der blev konstateret. Men Arbejdstilsynet kan også reagere på eventuelle nye væsentlige arbejdsmiljøproblemer. Opfølgningstilsynet er som hovedregel uanmeldt. Hvordan foregår besøget? I butikker med ti eller flere ansatte indledes opfølgningstilsynet med et kort indledende møde med sikkerhedsorganisationen. I butikker med færre ansatte kontaktes ledelsen og repræsentant for de ansatte ellers kontaktes de ansatte under gennemgangen. Ved gennemgangen af butikken kontrolleres de områder, hvor der blev afgivet reaktioner ved det forrige besøg og det materielle arbejdsmiljø vurderes bl.a. med udgangspunkt i Arbejdstilsynets vejvisere. Instruktion og oplæring Ulykker Eftersyn Sikkerhedsorganisation Lovpligtige uddannelser Arbejdspladsvurdering Det psykisk arbejdsmiljø Det fysiske arbejdsmiljø Arbejdspladsbrugsanvisninger for stoffer og materialer Detailtilsyn Brugsanvisninger 6 Detailtilsyn er tilsyn med et konkret og afgrænset arbejdsmiljøproblem på en virksomhed. Årsagen kan fx være: - At kontrollere, om virksomheden har efterkommet et påbud - At Arbejdstilsynet har mistanke om et konkret, alvorligt arbejdsmiljøproblem på virksomheden, oftest på baggrund af en anmeldelse - At der er sket en alvorlig arbejdsulykke - At Arbejdstilsynet gennemfører særlige indsatser i bestemte brancher eller inden for udvalgte arbejdsmiljøproblemer. Hvordan foregår besøget? Detailtilsynet er som hovedregel uanmeldt og indledes med et møde med ledelsen og sikkerhedsrepræsentanten eller andre repræsentanter for de ansatte. Herefter gennemgår Arbejdstilsynet butikken med udgangspunkt i årsagen til besøget. 1. Sikkerhedsorganisationen A. Der skal være oprettet en sikkerhedsorganisation, herunder valgt sikkerhedsrepræsentant/-er og udpeget arbejdsleder/-ere, hvis der er 10 eller flere ansatte. Sikkerhedsorganisationen skal dække alle ansatte. B. Arbejdslederen og sikkerhedsrepræsentanten i sikkerhedsgruppen (-erne) skal have gennemgået den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse. Uddannelsen skal være gennemført senest 8 måneder, efter sikkerhedsorganisationen er oprettet (eller genetableret). C. Hvis der er 20 eller flere ansatte, skal der være oprettet sikkerhedsudvalg. D. Sikkerhedsudvalget skal have afholdt de kvartalsvise lovpligtige møder, og der skal være referater derfra. Læs mere om sikkerhedsorganisationen i BAR Handels branchevejledninger Sikkerhedsorganisationens opbygning og Sikkerhedsorganisationens opgaver, roller og ansvar Læs mere om sikkerhedsorganisationen i BAR Handels branchevejledninger Sikkerhedsorganisationens opbygning og Sikkerhedsorganisationens opgaver, roller og ansvar 7

6 8 Læs mere om APV i BAR Handels branchevejledning APV i detailhandlen 2. Arbejdspladsvurderingen Butikken skal have en skriftlig arbejdspladsvurdering (APV). Butikken skal kunne dokumentere, at APV en indeholder følgende elementer, og at butikken har forholdt sig til dem alle: Identifikation og kortlægning af arbejdsmiljøet, både det fysiske og det psykiske, der dækker alle arbejdsfunktioner Hvis kortlægning har vist, at der er arbejdsmiljøproblemer skal de være beskrevet og vurderet ift. omfang og alvor samt årsagen til dem Problemerne skal være prioriteret ført ind i en handlingsplan Retningslinier for opfølgning på løsningen af problemerne Sygefravær med henblik på at vurdere, om forhold i arbejdsmiljøet kan medvirke til sygefraværet Er der gravide eller unge på arbejdspladsen, skal APV en tage højde for de særlige regler, der gælder for deres arbejde. Butikken skal endvidere kunne dokumentere, at de ansatte eller sikkerhedsorganisationen har været inddraget ved selve udarbejdelsen af APV en, samt at APV en er ajourført, når der er sket ændringer i arbejdet, arbejdsprocesser og arbejdsmetoder af betydning for arbejdsmiljøet fx ved indkøb af nye maskiner. Dog minimum hvert 3. år. APV en skal være tilgængelig for ledelse, medarbejdere og Arbejdstilsynet. 3. Det psykiske arbejdsmiljø Arbejdstilsynet kan stille krav til butikken i følgende situationer: Ved mobning og seksuel chikane mellem ansatte Ved dokumenterede og konkrete risici udefra, fx røveri og vold eller trusler om vold Ved forhold, der er knyttet til den enkeltes arbejde, fx længerevarende stor arbejdsmængde Ved fysiske forhold, der kan påvirke det psykiske arbejdsmiljø, fx alenearbejde, uhensigtsmæssig indretning af arbejdspladsen, så eventuel flugtvej er afskåret For at afklare, om der er forhold på arbejdspladsen, der falder ind herunder spørger Arbejdstilsynet bredt ind til det psykiske arbejdsmiljø både om forhold, der vedrører den enkeltes arbejdssituation og til overordnede ledelsesmæssige beslutninger. De tilsynsførende spørger ind til risikofaktorer og forebyggelsestiltag for at afdække, om butikken har forebygget de risikofaktorer tilstrækkeligt, som Arbejdstilsynet fører tilsyn med. Det er derfor vigtigt, at I gør jer klart, hvordan I forholder jer til nedenstående herunder om I har faste rutiner og politikker, som kan have betydning for det psykiske arbejdsmiljø. Fx - hvordan I instruerer nyansatte, hvordan forudsigelige travle perioder planlægges, hvordan I håndterer vanskelige kunder og hvordan I forholder jer, hvis nogen har været udsat for vold eller trusler. Se på helheden, når I vurderer det psykiske arbejdsmiljø. En stor arbejdsmængde behøver ikke i sig selv at være et problem, men hvis arbejdet tillige er ensformigt, og det er svært at få tid til at betjene kunderne ordentligt, kan der muligvis være et problem. Det er endvidere en god ide at vise, at ledelsen og sikkerhedsorganisationen har forholdt sig til det psykiske arbejdsmiljø i APV en og har retningslinier beskrevet. Stor arbejdsmængde og tidspres Problemer med stor arbejdsmængde og tidspres kan opstå fx, når der er længere perioder med travlhed, kødannelse eller mange kunder i butikken. Eksempler på spørgsmål: Kan de ansatte nå det, der forventes af dem? Hvor ofte er der situationer med arbejdspres? Over hvor lang tid har et evt. arbejdspres stået på og for hvem? Forslag til forebyggelse: Instruer medarbejderne i arbejdsopgaverne Inddrag medarbejderne ved udarbejdelsen af vagtskemaer mv. Tag højde for forudsigelige travle perioder, fx ferieperioder, udsalg, juletid, spidsbelastninger Drøft eventuelle særlige ønsker vedrørende arbejdstider, arbejdsopgaver mv., med de enkelte medarbejdere og på personalemøder. Kundekontakt (følelsesmæssige krav) I nogle tilfælde stiller arbejdssituationen særlige krav til medarbejderens egne følelser. Det kan være ved servicering af kunder, der kan være fortravlede, utilfredse, overfusende, aggressive eller har afvigende adfærd, og I skal optræde høfligt, smile og være professionelle. Eksempler på spørgsmål: Er der jævnligt konflikter med kunder? Er medarbejderne klar over, hvad der forventes af dem? Får I de relevante informationer for at kunne udføre arbejdet? Forslag til forebyggelse: Udarbejd retningslinjer for og instruer de ansatte i, hvordan de skal forholde sig i situationer, hvor kunder bliver vanskelige, fx bytte/reklamationssager Sørg for, at der er faste rutiner for, hvordan ubehagelige situationer efterfølgende bearbejdes Tag emnet op jævnligt i forbindelse med personalemøder 9

7 Risiko for røveri og butikstyveri (vold, trusler og traumatiske hændelser) Nogle butikker vurderes at være i risiko for røveri på grund af butikkens beliggenhed, åbningstider og evt. tidligere episoder. Eksempler på spørgsmål: Forslag til forebyggelse: 4. Det fysiske arbejdsmiljø Arbejdstilsynet vil særligt fokusere på indeklima, ergonomi, risiko for ulykker og unge og gravide Indeklima Kan være problemer som følge af træk, Ergonomi Drejer sig blandt andet om tunge løft, belastende skub og træk, belastende arbejdsstillinger og bevægelser. Overvej for eksempel: Er den ansatte instrueret i god arbejdsmetode og hvordan der løftes rigtigt? Er Har en eller flere ansatte været udsat for vold eller trusler om vold? Har en eller flere ansatte været udsat for verbale krænkelser? Er der retningslinier for, hvordan de ansatte skal forholde sig under episoder med vold eller trusler? Instrueres nyansatte heri? Er der plan for, hvad der skal ske efter en episode? Andre butikker oplever jævnligt butikstyverier, og selvom der ikke er vold involveret i tyverier, vil Arbejdstilsynet spørge til, hvordan de ansatte er instru- Udarbejd retningslinjer for og instruer de ansatte i håndtering af penge, - ved kassen, mellem kassen og pengeskab og ved transport til bank Overvej eventuelle fysiske foranstaltninger, fx alarm, videoovervågning, skiltning, deponeringsbokse Instruer samtlige ansatte i, hvordan de skal forholde sig, hvis de udsættes for forsøg på røveri Instruer samtlige ansatte i, hvordan de skal forholde sig ved tyveri Udarbejd retningslinjer for, hvordan I støv, varme, kulde, fugt, dårlig ventilation og blænding fra belysningsanlæg. Overvej for eksempel: Er den daglige arbejdstemperatur i butikken over 25 grader? Trækker det fra døre og vinduer? Påvirker varme fra de ydre omgivelser temperaturen på arbejdspladsen? Blænder lyset? Er der eventuelle utætheder i loft/vægge. inventaret indrettet, så de ansatte kan arbejde i gode arbejdsstillinger, og er der plads? Placeres varen hensigtsmæssigt på/i inventaret? Bruges sækkevogn, rullebord eller andre tekniske hjælpemidler, hvor det er hensigtsmæssigt? Hvordan er arbejdet planlagt er der f.eks. variationer i arbejdet, er I opmærksomme på at reducere antallet af arbejdsgange. eret i at forholde sig til butikstyve. forholder jer, hvis der har været et røveri Derudover er der særlig opmærksomhed Tag emnet op jævnligt i forbindelse omkring håndtering af penge og med personalemøder værdier. Læs mere i BAR Handels branchevejledninger Trivsel og Røveri, butikstyveri, ran og vold i butikker.

8 Find værktøjer til brug for udarbejdelse af arbejdspladsbrugsanvisninger på og læs mere i branchevejledningen Arbejdspladsbrugsanvisninger i detailhandlen Ulykker Unge og gravide 5. Arbejdspladsbrugsanvisninger for stoffer og materialer Risiko for ulykker ved manuel håndtering fx løft, bæring, skub og træk - ved fald eller snublen eller fald fra højde fx stiger - ved brug af maskiner og tekniske hjælpemidler fx palleløfter - ved intern færdsel fx truckkørsel på lagre. Overvej for eksempel: Er der ordentligt og ryddeligt? Er der brugsanvisninger til håndtering af maskiner? Får de ansatte instruktion og oplæring i at udføre deres arbejde og hvordan? Planlægges arbejdet, så farlige situationer ikke opstår og hvordan? Er kørende og gående færdsel klart adskilt? Har I regler om orden og om hvordan og hvem, der rydder op? For de unge drejer det sig om instruktion og oplæring inden den unge påbegynder arbejdet, og om de særlige regler, der gælder for unges arbejdsforhold, er overholdt. Eksempelvis regler om arbejdstid, løft, skub og træk, brug af maskiner og tekniske hjælpemidler og kemiske stoffer. For de gravide drejer det sig om, om den gravide udsættes for påvirkninger, der kan indebære fare for graviditet eller amning. Jf. de særlige regler, der gælder for gravide, eksempelvis løft, kemiske stoffer, for meget stående/gående arbejde. APV en skal afspejle de særlige forhold. Arbejdspladsbrugsanvisninger skal udarbejdes for farlige stoffer og materialer, eksempelvis visse rengøringsmidler, dekoratørprodukter, rensebenzin, sprit mv., såfremt de anvendes mere end lejlighedsvist eller, hvor brug ikke kan sammenlignes med den private brugers i husholdning. Se efter det orange faremærke på etiketten. 6. Brugsanvisninger Der skal være brugsanvisninger til CE-mærkede maskiner, der er leveret efter 1. januar Brugsanvisningen er udarbejdet af producenten/importøren, men arbejdsgiveren skal sørge for, at den er i butikken. 7. Lovpligtige uddannelser Hvis der arbejdes med maskiner, der kræver særlig uddannelse, skal de ansatte have gennemført uddannelsen, fx. truckførercertifikat. 8. Eftersyn 12 Der skal være foretaget eftersyn af maskiner, palleløftere, flaskeautomater, pappressere, hvor sådanne kræves. Se i brugsanvisningen. 13 Læs mere om det fysiske arbejdsmiljø i BAR Handels branchevejledninger og andre informationsmaterialer, som du finder på Læs mere om unges arbejdsmiljø i BAR Handels branchevejledning Unges arbejde Læs mere om gravides arbejdsmiljø i BAR Handels vejledning Du kan vente dig i butikken Find Arbejdstilsynets vejvisere og andet relevant materiale på eller 9. Ulykker Arbejdsulykker, der har medført 1 eller flere dages fravær ud over tilskadekomstdagen, skal anmeldes til Arbejdstilsynet, fx via Instruktion og oplæring De ansatte skal have modtaget tilstrækkelig og hensigtsmæssig instruktion og oplæring i at udføre arbejdet på en farefri måde, og være oplyst om de ulykkes- og sundhedsfarer, der eventuelt er forbundet med deres arbejde. Instruktionen behøver ikke at være skriftlig, men det er afgørende at ledelsen og sikkerhedsorganisationen/de ansatte på overbevisende måde kan gøre rede for, at oplæring og instruktion har fundet sted. Find værktøjer til brug for undersøgelse af ulykker og farlige situationer på og læs mere i BAR Handels branchevejledning Ulykker i detailhandlen. Find værktøjer til brug for instruktion og oplæring på og læs mere i BAR Handels branchevejledning Instruktion og oplæring.

9 Arbejdstilsynets reaktioner 14 Vejledning Gives, hvis der er arbejdsmiljøforhold i butikken, som bør justeres, men hvor Arbejdstilsynet ikke mener, at der er grundlag for at give påbud. Vejledninger er ikke retsligt bindende, men er alene information om arbejdsmiljøreglerne eller anbefalinger til, hvordan et bestemt arbejdsmiljøproblem kan forbedres/løses. Påbud med frist Gives, hvis arbejdsmiljølovgivningen er overtrådt. Butikken skal efterkomme påbuddet, dvs. finde en permanent løsning på problemet, inden fristens udløb. Strakspåbud Gives, når der konstateres et alvorligt arbejdsmiljøproblem, der skal løses med det samme og før arbejdet kan fortsætte. Butikker, der får et strakspåbud, kan få lov til at løse problemet midlertidigt, indtil en permanent løsning er etableret. Forbud Gives, når der konstateres en overhængende og betydelig fare for medarbejdernes eller andres sikkerhed og sundhed. Det indebærer, at arbejdet ikke må genoptages, før det kan udføres fuldt forsvarligt. Undersøgelsespåbud, 21 påbud Gives, når Arbejdstilsynet har mistanke om, at der er et arbejdsmiljøproblem, fx for høje temperaturer, men at det er nødvendigt med en undersøgelse, prøve og/eller besigtigelse evt. ved særlig sagkyndige for at konstatere, om der faktisk er et problem. Angående påbud om at undersøge det psykiske arbejdsmiljø se under Rådgivningspåbud. Rapport om psykisk arbejdsmiljø Gives, når Arbejdstilsynet har konstateret, at der er problemer med det psykiske arbejdsmiljø, fx mobning, voldsrisiko eller alenearbejde. Rapporten er en afgørelse, og indeholder en høring af butikkens vilje og evne til selv at løse problemerne, dvs. hvilke foranstaltninger butikken vil sætte i gang for løse problemerne og inden for hvilken tidsramme. Samtidig med, at Arbejdstilsynet afgiver rapporten, tilbyder de butikken vejledning om, hvilke metoder og processer butikken kan anvende i forbindelse med udarbejdelse af en tids- og handlingsplan. Butikken kan få besøg af en vejleder senest 6 uger efter modtagelse af endelig rapport. Rådgivningspåbud Gives, hvor det vurderes, at butikken ikke selv kan løse problemet ved 1. Komplekse og alvorlige arbejdsmiljøproblemer, ved 2. Mange overtrædelser eller ved 3. Gentagne overtrædelser. Endvidere ved 4. Undersøgelse af psykisk arbejdsmiljø. Der er pligt til at bruge en autoriseret arbejdsmiljørådgiver. 15

10 1. Rådgivningspåbud om mange overtrædelser Arbejdstilsynet konstaterer fem eller flere overtrædelser af arbejdsmiljøloven i butikken. Rådgiveren skal sikre, at de arbejdsmiljøproblemer, der ligger til grund for rådgivningspåbuddet, bliver løst. Rådgiveren skal samtidig hjælpe butikken med at forebygge, at lignende arbejdsmiljøproblemer opstår, og sørge for, at butikken indarbejder løsningen på problemerne i APV en. 2. Rådgivningspåbud om gentagne overtrædelser En butikskæde får 15 eller flere påbud om overtrædelser inden for samme emne på flere af butikskædens underliggende produktionsenheder (butikker). Det kan fx være afgørelser om egenindsatsen, ergonomi, støj, indeklima, psykisk arbejdsmiljø eller unges arbejde. Påbuddene skal være afgivet inden for en periode på ikke under 6 måneder og ikke over et år. Rådgiveren skal hjælpe med at fastsætte arbejdsgange og rutiner for sikkerhedsorganisationens arbejde. Formålet er at sikre, at sikkerhedsorganisationen fremover kan tage initiativer, der forhindrer at lignende arbejdsmiljøproblemer opstår i de øvrige produktionsenheder. Rådgiveren skal ikke rådgive butikkerne om løsningen af de konkrete problemer. 3. Rådgivningspåbud om komplekse og alvorlige overtrædelser Problemet har en sådan karakter, at det anses at være vanskeligt for butikken at finde en varig løsning på problemet. I bekendtgørelse om brug af autoriserede arbejdsmiljørådgivere (rådgivningspåbud) kapitel 3 fremgår det, hvilke problemer der udløser sådanne rådgivningspåbud. Rådgiveren skal hjælpe med at finde en løsning, og forebygge at der kan opstå lignende arbejdsmiljøproblemer i fremtiden. Det betyder bl.a., at rådgiveren skal hjælpe med at indarbejde løsningen på problemet i butikkens APV. 4. Rådgivningspåbud om undersøgelser af det psykiske arbejdsmiljø Hvis Arbejdstilsynet har en begrundet mistanke om, at der konkret er et problem med det psykiske arbejdsmiljø - f.eks. for stor arbejdsmængde over længere tid - men ikke kan bevise det, kan tilsynet stille krav om, at virksomheden får undersøgt det konkrete problem af en autoriseret arbejdsmiljørådgiver. Hvis rådgiverens undersøgelse viser, at der er problemer med det psykiske arbejdsmiljø, vil butikken efterfølgende få en rapport om psykisk arbejdsmiljø. Butikken skal overfor Arbejdstilsynet dokumentere, at der er indledt et samarbejde med en autoriseret rådgiver. Arbejdsgiveren kan selv vælge den autoriserede arbejdsmiljørådgiver, og sikkerhedsorganisationen (eller de ansatte) skal høres om valget. På Arbejdstilsynets hjemmeside findes en liste over autoriserede arbejdsmiljørådgivere årig bærer 35 kg. 17 årig betjener pålægsmaskinen i slagterafdelingen 17 årig bringer dagens omsætning til banken 16 årig tømmer frituregryde 15 årig tundervisningspligtig tømmer pappresser Gentagne overtrædelser - eksempler på påbud inden for unge området

11 Smiley-ordningen 18 Hvis man har fået et forbud eller et rådgivningspåbud, får man en rød smiley på Arbejdstilsynets hjemmeside. Den røde smiley erstattes af en grøn smiley, når Arbejdstilsynet har fået tilbagemelding om, at forbuddet eller rådgivningspåbuddet er efterkommet, dog først efter minimum 6 måneder. Hvis man har fået et påbud, rapport om psykisk arbejdsmiljø eller strakspåbud, får man en gul smiley på Arbejdstilsynets hjemmeside. Den gule smiley erstattes af en grøn smiley, når Arbejdstilsynet har fået tilbagemelding om, at strakspåbuddet eller påbuddet med frist er efterkommet, dog først efter minimum 6 måneder. Når Arbejdstilsynet ikke har fundet anledning til at træffe afgørelser om overtrædelse af arbejdsmiljølovgivningen, eller har konstateret at afgørelser truffet af Arbejdstilsynet er efterkommet får man en grøn smiley. Sidstnævnte dog først efter 6 måneder. Den grønne smiley indeholder en dato for, hvornår butikken er screenet, eller afgørelse truffet af Arbejdstilsynet er efterkommet. Den grønne smiley fjernes, hvis Arbejdstilsynet konstaterer overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen, som medfører en gul eller rød smiley. Den grønne smiley tildeles igen, når betingelserne herfor er opfyldt. Hvis man har opnået arbejdsmiljøcertifikat 923, 924 eller DS/ OSHAS*, kan man, hvis man ønsker det, få offentliggjort en krone smiley på Arbejdstilsynets hjemmeside. Hvis man får et påbud, fjernes krone smiley en og erstattes af enten en rød eller en gul smiley. Når påbuddet er efterkommet, og Arbejdstilsynet har fået meddelelse om, at arbejdsmiljøforholdene er bragt i orden, får man igen en krone smiley. * Bekendtgørelse om anerkendelse af DS/OHSAS mv. som dokumentation for et godt arbejdsmiljø, med senere ændring. Kan man klage over en smiley? Gule eller røde smiley'er gives først, når klagefristen er udløbet, og der ikke er klaget. En evt. klage skal være indsendt til Arbejdstilsynet inden fire uger efter, at man har modtaget brev fra Arbejdstilsynet om påbuddet. Klagen har opsættende virkning. Det vil sige, at en eventuel gul eller rød smiley ikke kommer på Arbejdstilsynets hjemmeside, før klagen er færdigbehandlet. Klage over et forbud har ikke opsættende virkning. Virksomheden får derfor en rød smiley med det samme. 19

12 20 Læs mere på BAR HANDEL BRANCHEARBEJDSMILJØRÅDET FOR DETAILHANDELSOMRÅDET