Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 1 af 28. Brugervejledning AutoManager

Transkript

1 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 1 af 28 Brugervejledning AutoManager

2 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 2 af 28 Indholdsfortegnelse 1 Menuerne Fil Valutakurser Indstillinger Opret Udstyr Kreditor/Debitor Mærke Model Type Bil Bestilling Ordre Vis Udstyr Kreditor/Debitor Mærke Model Type Bil Bestilling Ordre Udskrifter Lagerliste Biler i bestilling Leveringsoversigt biler Leveringsoversigt model Leveringsoversigt kunde Leveringsoversigt forhandler Leveringsoversigt FF plader Transportomkostninger Kundeoversigt Export/import (DS) Søg Søg bil 25 2 Opsætning Systemfiler og mapper Udskrifter gemt på disk Server Database 28

3 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 3 af 28 Generelt for dokumentet vises et skærmbillede under beskrivelsen af funktionaliteten. Menuerne AutoManagers menu er opdelt efter funktionalitet. Første punkt Fil indeholder programmets indstillinger samt valutakurser. Næste punkt Opret dækker over funktionaliteter som opretter nyt i systemet, lige fra debitorer til tilbud. I menupunkterne under Vis er det muligt at se det oprettede samt ændre dette. Der findes under visse punkter ekstra funktionalitet som beskrives under det enkelte punkt. Sidste menupunkt Udskrifter dækker over et bredt udsnit af statistik og lister samt udskrifter af systemets data. Udskrifterne er på 3 sprog og af samme grund vil man flere steder i systemet møde steder hvor sprog-variabelt input er nødvendigt. Fil Menupunkterne i Fil har stor betydning for outputtet af programmet og man bør sikre sig at de er indstillet rigtigt. Valutakurser Systemet arbejder med og gemmer alle beløb i danske kroner (DKK). Alle beløb indtastes derfor også i danske kroner. Systemet har 2 valutakurser som man kan vælge at bruge til udskrifter. Valutakurserne er amerikanske dollars (USD) og Euro (EUR) som kan ændres efter behov.

4 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 4 af 28 Indstillinger Der er to ting som kan ændres i indstillinger. Den første er hvilken database man kører på. Der er 3 valgmuligheder. Den første er Server som bruges i et flerbrugermiljø. Systemet kan også køre lokalt ved at bruge Lokal. Det anbefales hvis man kun er én person som bruger systemet, eller hvis man er væk fra serveren og har behov for systemets data. Den sidste database-valgmulighed er til test og det anbefales ikke at bruge den. Opsætning af database omtales under installation. Den anden indstilling er brugernavnet på systemets bruger. Dette brugernavn bruges udelukkende til signering af udskrifter fra systemet.

5 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 5 af 28 Opret Menupunktet Opret har 8 mulige oprettelser. Det er her man skal ind når man f.eks. vil oprette en ny kunde eller en ny model. Udstyr Udstyr oprettes med dansk, engelsk og tysk navn. Systemet er opbygget med udskrifter på alle 3 sprog og det er derfor nødvendigt med navnene på alle sprog. Kreditor/debitor Kreditor/debitor dækker over alle kontaktpersoner og firmaer som er interessenter i firmaets handel med køretøjer. Dette inkluderer også transportfirmaer som kører for firmaet. For personer/kontaktpersoner er der flere ting som man skal være opmærksom på. Ved Land kan man vælge landekode. Landekode skal kun vælges hvis vedkommende er fra et andet EUland. Der er desuden også kun landekoder fra EU-lande. Der vælges desuden et sprog for personen, hvilket bruges til at bestemme sproget ved udskrift. Dansk, engelsk og tysk kan vælges. Købs- og salgsmoms skal udfyldes hvis vedkommende skal have udskrifter, hvor moms skal tillægges. Ud fra den angivende % beregnes momsen.

6 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 6 af 28 Mærke Bilmærker oprettes her og eneste input er navnet på bilmærket. Model Ved oprettelse af en model vælges hvilket bilmærke som modellen tilhører samt skrives navnet på modellen. På modellen er det muligt at tilføje standardudstyr og ekstraudstyr. Standardudstyret er som udgangspunkt ment som standardudstyret på basisudgaven af modellen, men er behovet anderledes, så er der ikke noget i vejen for at afvige udgangspunktet. Fabrikskoden bør udfyldes hvis en sådan findes.

7 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 7 af 28 Ekstraudstyret er det udstyr som der valgfrit kan vælges til på modellen og dens forskellige typer og varianter. Det er en god idé allerede på modellen at oprette ekstraudstyret med fabrikskode og priser, da modellens typer automatisk vil arve udstyret fra modellen (gælder også for standardudstyret). Det er muligt at tilføje/fjerne flere udstyr af gangen ved at markere flere udstyr ad gangen. Type Ved oprettelse af en type vælges hvilken model som typen er og derved bilmærke. Typens motor-data, udstyrsvariant osv. udfyldes. Toldnummeret udfyldes automatisk efter værdien af Cc. Udstyret vælges på samme måde som ved model. Standardudstyret overføres til de biler som oprettes af den type. Ekstraudstyret overføres også til bilen som oprettes af typen og skal derefter vælges til. Bil Ved oprettelse af bil vælges type og herved model og bilmærke. Det er muligt at oprette mere end 1 bil adgangen.

8 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 8 af 28 Forneden ses fanebladet Bil, hvor bilens data indtastes. Ved oprettelsen vil flere felter sikkert være tomme, da dataene endnu ikke foreligger, men disse kan udfyldes senere. På bilen er det muligt at tilføje fabriks- og forhandlerudstyr, som kan sidde på modellen. Standardudstyret kan også ændres såfremt det er nødvendigt at justere det fra typen. I det tilføjede udstyr er det muligt at ændre fabrikskoden og priserne. Udstyr som ikke findes på typen, er tilføjet efter typens specifikke ekstraudstyr såfremt det er nødvendigt at tilføje andet udstyr. Disse har hverken pris eller fabrikskode.

9 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 9 af 28 På fanebladet Kreditor vælges hvor bilen er købt henne. Det er muligt at søge i kontaktpersonerne, ved enten at taste navn, CVRnr. eller telefonnummer hurtigt. Der kan oprettes en ny kreditor vha. knappen til højre forneden, mens Nulstil nulstiller valget af kreditor. Fanebladet Status giver dig mulighed for at indtaste oplysninger om forløbet af handlen med bilen, bl.a. status, forventet levering mm. Alt omkring registrering af bilen findes under fanebladet Registrering herunder.

10 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 10 af 28 Det sidste faneblad er Tilbud som giver dig mulighed for at lave et tilbud på en model. Modellen er den som er valgt på fanebladet model. Udstyr og andet data indtastet vil blive brugt i tilbudet. Du har mulighed for at vælge hvilken valuta som tilbudet skal laves i, samt justere kurserne hvis der er behov for dette. Tilbudet kan sendes via , hvor det dog kræves at modtageren har en -adresse. Det er muligt at søge i kontaktpersonerne, ved enten at taste navn, CVRnr. eller telefonnummer hurtigt. Bestilling Ved oprettelse af bestilling vælges forhandler og i listen til højre vil biler fra forhandleren komme frem. De biler som skal på bestillingen tilføjes fra listen. For at bilen skal komme frem på listen til højre skal forhandleren være valgt som kreditor på selve bilen.

11 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 11 af 28 Ordre Oprettelse af en ordre indeholder information om ordrens detaljer som levering og betaling. Debitor og transportøren vælges på hvert deres faneblad. Biler uden ordre kan tilføjes til ordren fra listen til højre. Fanebladet Transport giver mulighed for at tilføje data om transport af bilerne.

12 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 12 af 28 Vis Vis -menuen er den samme som Opret -menuen, hvor der ved klik på menupunkterne i Vis - menuen gemmer sig en anden funktionalitet. Funktionaliteten er ændret fra oprettelse til vis/ændre, dvs. du kan se det oprette og ændre dette. Grafisk er ændringer små som følge af den ændrede funktionalitet. Udstyr Valgt udstyr vises på alle sprogene og kan ændres. Kreditor/Debitor Valgt kreditor/debitor vises og kan ændres. Ved at klikke på kan man skrive en til vedkommende såfremt der er en -adresse. Det er muligt at søge i kontaktpersonerne, ved enten at taste navn, CVRnr. eller telefonnummer hurtigt, hvilket er gældende alle steder i systemet hvor det er muligt at vælge en kreditor eller debitor mm.

13 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 13 af 28 Mærke Valgt bilmærke kan ændres. Model Det er muligt at ændre en model samt modellens udstyr. Funktionsmæssigt er det som ved oprettelsen af modellen. Der skal blot vælges hvilken model, der skal ændres. Type Valgt type, og herved bilmærke og model, kan ændres. Det er muligt at ændre alt typens data og udstyr efter behov. Ekstraudstyret tilføjet til typen kan tilføjes til en bils fabriks- eller forhandlerudstyr.

14 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 14 af 28 Det er desuden muligt at kopiere typen, da en models typer oftest ligner hinanden. Det gør det nemmere at lave en type næsten magen til med kun enkelte forskelle som Døre eller Motorstørrelse. Bil Her er det muligt at ændre en bil. En bil vælges ud fra mærke, model og type samt status på bilen. Nyt fra oprettelsen af en bil er faktura-, ordre- og bestillingsnummer, som fremgår hvis de eksisterer. Salgs- og oprettelsesdato er også nye felter. Fanebladet Tilbud er fjernet mens muligheden for at kopiere bilen er kommet. Idéen med at kopiere bilen er den samme som at kopiere en type, hvor man sparer indtastning, så man kun skal indtaste forskellen. Der er muligt at se bilens ordre og bestilling ved klik på henholdsvis Vis ordre og Vis bestilling. Bilen kan slettes ved klik på Slet.

15 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 15 af 28 Bestilling Menupunktet Bestilling i Vis-menuen viser oprette bestillinger. Først vælges forhandler som bestillingen er foretaget hos, og dernæst nummeret på bestillingen. Ved at markere en bil på bestillingen kan man se bilen ved klik på Vis bil. Bestillingen kan slettes ved klik på Slet. Bestillingen kan udskrives ved klik på Bestilling. Det er muligt at ændre valutakursen samt valutaen på udskriften, ligesom det er muligt at specificere om udskriften skal sendes pr. e- mail sammen med modtager -adressen og kontaktpersonen.

16 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 16 af 28 Ordre For at se en ordre vælges nummeret på ordren samt status. En ordre kan slettes ved klik på Slet. Ved markering af en bil på ordren kan bilens vises ved klik på Vis bil. En faktura på bilen kan ligeledes udskrives ved markering af bilen. Når fakturaen udskrives får bilen en salgsdato, fakturanummer og en endegyldig salgspris.

17 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 17 af 28 Transport af ordren styres ved fanebladet Transport. Omkostningerne og leveringsadresse kan indtastes her. Det er muligt at oprette, vise og ændre en transport her. Forneden til venstre i billedet herunder kan en transport oprettes for den pågældende ordre. Oprettede transporter vises midt i billedet. Skal den valgte transport have tilføjet en bil markeres bil til højre for den valgte transport og knappen Tilføj klikkes. Transportens nummer vil fremgå i tabellen med ordrens biler. Bilen fjernes fra transporten ved klik på Fjern. Transportsedlen udskrives ved klik på Transportseddel. Det er desuden muligt at slette transporten. Fanebladet Udskrifter giver mulighed for at udskrive tilbud og bekræftelse af ordren. Valuta og indstillinger på fanebladet gælder for alle ordrens udskrifter.

18 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 18 af 28 Udskrifter Menupunktet Udskrifter dækker over udelukkende udtræk af data fra systemet. Alle menupunkterne under Udskrifter har funktionaliteten at lave en liste med oplysninger som f.eks. statistik. Som menupunktet hedder, er det muligt at udskrive listerne. Lagerliste Lagerlisten viser alle biler på lager. Det er muligt at vælge en anden status på bilen for så at se hvilke biler der har hvilken status. Ved skift opdateres listen automatisk. Ved at markere en bil kan den vises ved klik på Vis bil. Listen udskrives ved klik på Udskriv, hvor sprog samt modtager og udskriftform kan vælges. Man kan vælge en kunde som ved udskrift kan modtage den på . Knappen Upload lagerliste oploader alle lagerbiler til hjemmesiden. Det tager ca minutter for i alt 100 biler. Når systemet er færdig med at oploade bilerne gives besked. Er denne besked en fejl besked i oploadningen bør den hjemmeside-ansvarlige kontaktes.

19 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 19 af 28 Biler i bestilling Biler i bestilling vises ved at klikke på Hent, hvor det er muligt at vælge en kunde og kun få vist de biler som er til pågældende. Et flueben kan sættes så der vises biler i bestillingen pr. forhandler i stedet for pr. kunde. Ved markering af en bil på listen kan denne vises ved klik på Vis bil. Udskrift af listen laves ved klik på Udskrift. Valuta og kurs kan sættes inden udskrift, samt valg af -afsendelse. Leveringsoversigt biler Leverede biler vises ved klik på Hent. Der er flere muligheder til at udvælge hvilke biler man vil se. F.eks. kan leverede biler specificeres ved år, måned, kunde, model osv. I højre hjørne foroven kan man vælge at se leverede biler pr. forhandler. Ved markering af bil vises denne ved klik på Vis bil. Listen af leverede biler udskrives ved klik på Udskriv.

20 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 20 af 28 Leveringsoversigt model Leverede modeller vises ved klik på Hent. Der er flere muligheder til at udvælge hvad man vil se. F.eks. kan leverede modeller specificeres ved år, måned, kunde, model osv. Desuden kan man vælge om listen skal vise pr. mærke, model eller type. Listen af leverede modeller udskrives ved klik på Udskriv.

21 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 21 af 28 Leveringsoversigt kunde Leverede biler til den enkelte kunde kan se og sorteres ud fra år, måned og kunde. Listen vises ved at klikke på Hent. Listen af leverede biler pr. kunde udskrives ved klik på Udskriv. Leveringsoversigt forhandler Leverede biler fra den enkelte forhandler kan ses og sorteres ud fra år, måned og forhandler. Listen vises ved at klikke på Hent. Listen af leverede biler pr. forhandler udskrives ved klik på Udskriv.

22 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 22 af 28 Leveringsoversigt FF plader Leverede biler på FF plader kan ses og sorteres ud fra år og måned. Listen vises ved at klikke på Hent. Listen over biler på FF plader udskrives ved klik på Udskriv. Transportomkostninger Leverede bilers transportomkostninger kan ses og sorteres ud fra år og måned. Listen vises ved at klikke på Hent. Listen over bilernes transportomkostninger udskrives ved klik på Udskriv.

23 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 23 af 28 Kundeoversigt Kundeoversigten indeholder alle kontakter i systemet og kan udskrives ved klik på Udskriv.

24 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 24 af 28 Export/import (DS) Denne funktion bruges til at lave et excel-ark med data over eksporteret og importeret handel med andre EU-lande. Kun fakturerede biler bruges i denne funktion. Excel-arket bruges til et eksternt program IDEP leveret af Danmarks Statistik/IntraStat og beskrives ikke her. Der vælges hvilket år og måned statistikken skal laves for og der klikkes på Opret. Filen som genereres vil ligge i stien /print/intrastat/%år%/%måned%.xls, hvor %måned% og %år% er variabelt efter det valgte. Læs mere om placeringen af filer Installation.

25 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 25 af 28 Søg Menupunktet Søg indeholder søgefunktioner hvor det er muligt at finde frem til data ved indtastning af kendt data. Søg bil Ved søgning af bil kan man enten vælge at indtaste chassisnummeret eller varenummeret. Varenummeret skal kun være den sidste numeriske værdi, og der skal derfor udelades modelkode mm.

26 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 26 af 28 Opsætning Der er en række specifikke krav til opsætning af AutoManager som skal være tilstede for at afvikle programmet. Programmet er et Java-program og kræver derfor Javas Virtuelle Maskine (Java VM), som gratis kan downloades fra Afsnittene under opsætning er sammenhængende, og bør alle læses for at få et overblik over afviklingen af AutoManager som standalone- og klient/server-program, da det er vigtigt at vide forskellen mht. opsætning af disse. Systemfiler og mapper Selve programmet er en exe-fil med navnet AutoManagerW.exe. Mappen, som programmet placeres i, kaldes for rodmappen i det følgende. Mapperne i rodmappen er alle nødvendige for programmet, minus mappen db som omtales under punktet Database. Mappen ini indeholder filen automanager.ini som indeholder indstillingerne i programmet. Indstillinger er de data som gemmes i punktet Indstillinger. I filen er et tal som refererer til databasen som bruges samt navnet på brugeren i systemet. Mappen log indeholder filen log.txt som alle programfejl skrives i. Mappen img indeholder billeder som bruges i programmet og til alle udskrifter. Rodmappen Mappen print skal indeholde mappen intrastat. Billedet herunder viser mappen print som indeholder op til flere mapper. Systemet opretter selv mapperne første gang de skal bruges, men intrastat mappen skal eksistere, da der skal ligge systemafhængige filer. Mappen 'print'

27 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 27 af 28 Mappen intrastat skal indeholde filerne default.xls og intrastat.xls, som bruges til at lave data til Danmarks Statistik/IntraStat under punktet Export/import (DS). Mappen 'intrastat' For at bruge systemets IntraStat-funktionalitet skal der tilføjes en odbc-datakilde. Datakilden tilføjes i Kontrolpanel->Administration->Datakilder (ODBC). Filen default.xls skal tilføjes som datakilde med en Excel driver. Den skal navngives INTRASTATLOCAL. Husk ikke at skrivebeskytte filen. Den datakilde bruges både ved valg af lokal og test-databasen i indstillinger. Mere om det under punktet Database. Udskrifter gemt på disk Alle udskrifter fra systemet gemmes i deres egen undermappe i mappen print. Ved at åbne filerne i en browser kan dokumentet ses. Alle dokumenterne er HTML-filer. Her er en forklaring til hvad de forskellige mapper indeholder: confirmation = Bekræftelse til kunde contacts = Liste over kontakter delivered_cars = Leverede biler delivered_debitor = Levering pr. debitor delivered_ff = Leverede biler på FF plader delivered_kreditor = Levering pr. kreditor intrastat = Information til Danmarks Statistik/IntraStat invoice = Fakturaer orderconfirmation = Bestilling af bil hos forhandler

28 Larsen Handel Brugervejledning AutoManager Side 28 af 28 ordered_cars = Biler i bestillling quotation = Tilbud stocklist = Lagerliste transportcosts = Transportomkostninger transportpaper = Transportseddel Server Hidtil er alt under opsætning af AutoManager omtalt som standalone afvikling af programmet. Skal programmet bruges i klient/server sammenhæng med et flerbrugermiljø, er programmets server-indstillinger forudprogrammeret til at have stien S:/AutoManager. Klienterne skal således have et netværksdrev S:. Programmet har databasen og udskrifterne distribueret på serveren. Som beskrevet under Systemfiler og mapper findes der 2 mapper med navnene img og print. I klient/server afvikling af programmet skal disse to mapper befinde sig i S:/AutoManager, som er serverens rodmappe, med de samme filer. For at bruge systemets IntraStat-funktionalitet i klient/server, skal der tilføjes en Excel-datakilde med navnet INTRASTAT, til filen default.xls på serveren. Arbejder man på serveren gemmes alle udskrifter på serveren og ikke lokalt på maskinen. De i dette afsnits få ting er hvad man skal bemærke ved opsætning for køre på en server. Desuden skal databasen også sættes op på serveren. Det beskrives i næste afsnit om databasen. Database Databasens opsætning foregår på samme måde som med ODBC-datakilden til Excel-ark under Systemfiler og mapper. Der skal dog vælges Access-driver i stedet for en Excel-driver. I AutoManager har man 3 database muligheder, Server, Lokal og Test. De refererer henholdsvis til datakildenavnene AutoManagerDB, AutoManagerLocal og AutoManager. Placeringen af databasen på harddisken er der ingen krav til, men den bør placeres efter om man vil arbejde lokalt eller distribueret.