Gjern IdrætsForening Når sport er lidt mere end leg

Transkript

1 28. januar 2015 Forretningsorden for bestyrelsen i Gjern Idrætsforening. Mødeaktivitet Normalt afholdes der ordinært bestyrelsesmøde den anden tirsdag i hver måned, dog undtagen juli og december. Efter generalforsamlingen udarbejder formanden en mødekalender gældende frem til næste generalforsamling. Efter behov indkalder formanden til ekstraordinære bestyrelsesmøder. Dagsorden Formanden udarbejder en dagsorden til hvert bestyrelsesmøde. Bestyrelsen kan øve indflydelse på dagsordnen ved at fremsende forslag til formanden. Formanden sender dagsordenen pr. mail til bestyrelsesmedlemmerne senest 3 dage før mødet. Bestyrelsesmedlemmerne orienterer de udvalg, som de er kontaktperson for, om dagsordenen med henblik på, at få bemærkninger til de enkelte punkter. Referat Sekretæren udarbejder et beslutningsreferat for hvert møde. Referatet sendes dagen efter mødet til hvert bestyrelsesmedlem, som inden tre dage skal meddele evt. bemærkninger pr. mail til sekretæren. Herefter lægges referatet på hjemmesiden. Den endelige godkendelse og underskrift foretages på det følgende bestyrelsesmøde. Aktivitetsliste Hvert bestyrelsesmøde afsluttes med gennemgang og opdatering af aktivitetslisten. Den opdaterede aktivitetsliste vedhæftes referatet. Regnskab På bestyrelsens ordinære møder skal kassereren gennemgå en udarbejdet regnskabsoversigt, suppleret med oplysninger om kontingenter, større omkostninger og likviditeten. Regnskabsoversigten indeholder sammenligning med budgettet. Omkostningsgodtgørelse På første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen fastsættes der en fast omkostningsgodtgørelse, til hvert bestyrelsesmedlem, dækkende perioden til næste generalforsamling. Omkostningsdækningen udbetales i samme måned som næste generalforsamling afholdes. Bestyrelsesmedlemmer der træder ud af bestyrelsen før valgperiodens udløb, udbetales en forholdsmæssig omkostningsdækning. Kontingentfastsættelse På bestyrelsesmødet i juni fastsættes kontingentstørrelserne for de forskellige aktiviteter i GIF. Kontingentstørrelserne gælder for kommende inde og udesæson. Kontingentopkrævning Vintersæson Bestyrelsens ansvarlige for opkrævning af kontingent sender kontingentlisterne fra forrige sæson til udvalgene senest 1. september. Udvalgene skal returnere både de afkrydsede lister fra forrige sæson og listerne med nye medlemmer senest 10. oktober. Listerne danner grundlag for Side 1 af 6

2 kontingentopkrævningen som foretages af eksternt firma via girokort eller betalingsservice den 1. november. Deltagere som begynder i perioden 10. oktober til 31. december skrives på en ny liste som returneres senest 10. januar. Der betales fuld kontingent. Deltagere der begynder efter 1. januar skrives løbende på en ny liste som returneres senest den 10. i månederne januar, februar og marts Der betales halv kontingent. Denne procedure betyder, at holdene hele sæsonen skal have lister liggende fremme til brug for nye deltagere. Sommersæson Bestyrelsens ansvarlige for opkrævning af kontingent sender kontingentlisterne fra forrige sæson Til udvalgene senest den 1. april. Udvalgene skal returnerer både de afkrydsede lister fra forrige sæson og lister med nye medlemmer senest den 10. maj. Listerne danner grundlag for kontingentopkrævningen, som foretages af eksternt firma via girokort eller betalingsservice den 1. juni. Deltagere som begynder i perioden 10. maj til 30. juni skrives på en ny liste som returneres den 10. august. Der betales fuld kontingent Deltagere der begynder den 1. juli eller senere skrives løbende på en ny liste som returneres den 10. i månederne juli, august og september. Der betales halv kontingent. Denne procedure betyder, at holdene hele sæsonen skal have lister liggende fremme til brug for nye deltagere. Reservation af træningstider i hallen og i skolens gymnastiksal. Bestyrelsen sender senest 2. januar en opfordring til udvalgene om, at udarbejde forslag til træningstider i såvel kulturog Idrætscentret som i skolens gymnastiksal gældende for næste vintersæson. Forslagene skal returneres til bestyrelsen senest 1. februar. Bestyrelsen koordinerer forslagene udpeger et eller to bestyrelsesmedlemmer til at indberette resultatet til Silkeborg kommune via PlanBook WEB Introduktion. Silkeborg kommune sender det endelige resultat til bestyrelsen, som videresender det til udvalgene sammen med benyttelsessedlerne. Udvalgene udfylder og returnerer benyttelsessedlerne til kulturog Fritidsafdelingen. Indhentelse af børneattester Hvert år i januar før udesæsonen begynder og i juni før indesæsonen begynder, minder bestyrelsen udvalgsformændene om, at der skal indhentes børneattester og at der skal forelægge svar fra kriminalregistret inden sæsonstart. Se Idrætsforeningens regler for indhentelse af børneattester. Formanden sørger for, at det i bestyrelsens referat for april og september konstateres, at klubbens trænere, instruktører og ledere, der har direkte tilknytning til børn under 15 år, er blevet tjekket i kriminalregistret. Omkostningsbudget for afdelingerne Skema til oprettelse af afdelingernes omkostningsbudget sendes til afdelingerne senest kort efter bestyrelsens maj møde. Det udfyldte skema med bilag returneres til bestyrelsen den 1. juli. Budget for Gjern IF På grundlag af omkostningsbudgetter for de enkelte udvalg, som gennemgås af bestyrelsen, udarbejder kasseren budget for hele foreningen, som løbende sammenlignes med de realiserede tal Side 2 af 6

3 Folder/pjece om den kommende vintersæson På bestyrelsens møde i maj planlægges udarbejdelsen af informationsmateriale for den kommende vintersæson. Materialet skal være trykt og klar til omdeling i den uge i august hvor skolerne begynder efter sommerferien. Rent praktisk sender formanden filerne fra sidste års folder til kontaktpersonerne for de enkelte udvalg, som så skal sørge for at få opdaterede filer tilbage og sende dem retur til formanden, således er det den enkelte udvalgskontaktperson, der er tovholder på netop 'deres' afdelings filer, inden de sendes videre til formanden. Formanden formidler materialet videre til Lars Vad Sørensen, som efter aftale trykker folderen. Stafetten Stafetten udkommer fire gange om året, februar, maj, august og november. På bestyrelsesmøderne i januar, april, juni og oktober drøfter bestyrelsen hvilke indlæg der skal skrives og hvem der skriver. Efter bestyrelsesmøderne minder sekretæren formændene for Idrætsforeningens udvalg om dato for deadline med en opfordring til, at udvalget skriver et indlæg. Bestyrelsens sekretær samler såvel bestyrelsens som udvalgenes indlæg og videresender dem til Stafettens redaktion. Links på gjern-if.dk Hvis andre end foreningens sponsorer ønsker links på gjern-if.dk skal dette godkendes af bestyrelsen Aftale om indkøb af tøj Bestyrelsen har indgået en sponsoraftale med Sportmaster Hammel. Aftalen betyder at foreningen køber tøj og andre sportsartikler hos sportsmaster, som yder rabat i forhold til kalenderårets samlede indkøb. Alle indkøb foretages af foreningens indkøbsansvarlige. Desuden afholder Sportsmaster en klubaften pr år, for foreningens medlemmer, som ved denne lejlighed får rabat på alle ikke nedsatte varer. Klubhuset Bestyrelsen er ansvarlig for, at der er nogen som passer klubhuset. Der stræbes efter at have et fast værtspar. Bestyrelsen indkalder foreningens medlemmer til en årlig arbejdsdag i klubhuset i maj måned. Idrætsforeningens medlemmer har mulighed for at leje klubhuset for kr. 75 i timen minimum kr. 300, eller kr. 500 pr. døgn efter nærmere aftale med bestyrelsens klubhus ansvarlige. Sponsorudvalg Sponsorudvalgets aktiviteter er efter aftale overdraget til Støtteklubben Klubvennerne, som således er ansvarlig for, via salg af sponsorater, at indsamle penge til Gjern Idrætsforening. Sponsoraterne sælges i Gjern IF-regi, således at pengene fra de enkelte sponsorer indbetales direkte på Gjern IF s konto i Sparekasse Østjylland, og Gjern IF disponerer suverænt over pengene. Alle udgifter i forbindelse med overholdelse af forpligtelser overfor sponsorer afholdes af Gjern IF, i henhold til et af Støtteklubben aflagt og af GIF godkendt udgiftsbudget. Gjern IF, strukturopbygning Side 3 af 6

4 Strukturopbygningen (fem sider) revideres straks efter hver generalforsamling og om nødvendigt løbende Fællesudvalgsmøder Der afholdes mindst et fællesudvalgsmøde om året. I mødet deltager medlemmer af de forskellige udvalg. Bestyrelsen planlægger og indkalder udvalgenes medlemmer. Årets møde fastlægges i marts Udvalgsbeskrivelser Udvalgene reviderer løbende deres egen udvalgsbeskrivelse. Bestyrelsen skal efter behov behandle udvalgsbeskrivelserne på fællesudvalgsmøderne. Prisuddeling Hvert år på generalforsamlingen uddeles årets lederpris, prisen som årets træner og prisen som årets idrætsudøver. Bestyrelsen behandler emnet på sine møder i november og januar. For at give alle udvalgene mulighed for at stille forslag til hvem der skal modtage årets priser, skriver formanden efter bestyrelsesmødet i november, til alle udvalgsformænd med opfordring til at indstille emner til modtagelse af årets priser. På bestyrelsesmødet i januar besluttes det hvem der tildeles årets priser Frivilligfest Bestyrelsen arrangerer en gang om året, en fest for alle der deltager i det frivillige ulønnede arbejde, der er så afgørende for, at drive og udvikle en idrætsforening af Gjern IF s størrelse. Festen holdes i forbindelse med Sct. Hans byfest, som afholdes lørdag aften i festugen. Unge frivillige under 18 år, tilbydes et gavekort på kr. 100,00 til biograf-tur. Liste med frivillige i Gjern IF. Bestyrelsen for Gjern IF udarbejder en liste med klubbens frivillige, som skal opdateres to gange årligt; ved opstart af henholdsvis sommer/ude- som vinter/indesæson. Det vil fremgå af dagsorden til bestyrelsesmøderne i henholdsvis marts og september, at listen over frivillige skal opdateres. Marts-listen danner således grundlag for udsendelse af indbydelser til frivillig-festen i juni og uddeling af biograf-gavekort. Julefrokost I december afholder bestyrelsen en julefrokost i foreningens lokaler i Gjern kulturog Idrætscenter. Som tak for indsatsen og afsavnet inviteres konen / manden / kæresten til dette arrangement. Ekstern repræsentation I begrænset omfang kan bestyrelsen vælge at lade sig repræsenterer i forbindelse med receptioner, runde fødselsdage, begravelser el. l. Normalt vil det være formanden der repræsenterer foreningen, men ellers en anden af bestyrelsen udpeget person Bestyrelsen for Gjern Kultur- og Idrætscenter Gjern IF har en fast plads i idrætscentrets bestyrelse. På første bestyrelsesmøde efter Idrætsforeningens generalforsamling beslutter bestyrelsen hvem der skal udfylde pladsen Side 4 af 6

5 Forretningsordenen Forretningsordenen vurderes altid på første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen med henblik på at foretage eventuelle ændringer. Bestyrelsen kan dog løbende foretage nødvendige ændringer. Bestyrelsen 15. juni 2011 Kalender med forretningsordenens emner til bestyrelsens månedlige dagsorden. Faste punkter: Referat Regnskab Kontingentlister Januar Børneattester: Brev til afdelingerne, udesæson Stafetten: Bestyrelsens indlæg og udsendelse af dato for deadline til afdelingerne Februar Reservation af træningstider i hallen og gymnastiksalen Marts Årets mødekalender. Strukturopbygningen vurderes. Forretningsordenen vurderes Omkostningsgodtgørelse fastsættes. Fællesudvalgsmøde. April Børneattester: Resultatet føres til referat, udesæson Stafetten: Bestyrelsens indlæg og udsendelse af dato for deadline til afdelingerne Den årlige arbejdsdag i klubhuset Opdatering af liste over GIF s frivillige. Maj Omkostningsbudget for afdelingerne forberedes Folder/pjece om den kommende vintersæson Juni Børneattester: Brev til afdelingerne, indesæson Fastsættelse af kontingentstørrelser for kommende inde og udesæson Side 5 af 6

6 Stafetten: Bestyrelsens indlæg og udsendelse af dato for indlæg til afdelingerne Frivilligfest i august August Omkostningsbudget for afdelingerne, resultatet September Børneattester: Resultatet føres til referat, indesæcon Planlægning af fællesudvalgsmøde. Bestyrelsessammensætning i næste toårige periode efter generalforsamlingen. Opdatering af liste over GIF s frivillige. Oktober Stafetten: Bestyrelsens indlæg og udsendelse af dato for deadline til afdelingerne November Reservation af træningstider i hallen og gymnastiksalen Julefrokost Side 6 af 6