Indkaldelse til ordinær generalforsamling i Ejerforeningen Skærgårdsparken

Transkript

1 Indkaldelse til ordinær generalforsamling i Ejerforeningen Skærgårdsparken Hermed indkalder bestyrelsen til ordinær generalforsamling Mandag d. 12. april 2010 kl I mødelokalet ved Kantinen i HEI Hallen, Skæring Skolevej 200, 8250 Egå. Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Bestyrelsens beretning for det seneste forløbne år. 3. Forelæggelse af årsregnskab med revisors påtegning til godkendelse. 4. Forelæggelse af vedligeholdelsesplan for ejendommen til godkendelse. 5. Forslag som medlemmer eller bestyrelsen har stillet. 6. Forelæggelse af budget til godkendelse. 7. Valg af formand. (Formanden er kun på valg i ulige år, og derfor ikke på valg.) 8. Valg af medlemmer til bestyrelsen. På valg er Pia Kjeldgaard og Annette Dayyani. 9. Valg af suppleanter til bestyrelsen På valg er Henrik Bodin og Bente Bøje. 10. Valg af revisor på valg er Bjarne Sjørup Sørensen 11. Eventuelt I henhold til vedtægterne 9 stk. 2 skal forslag der agtes stillet på generalforsamlingen være bestyrelsesformanden Erling Kock Jepsen, Skærgårdsparken 86, helst på mail erling@kockjepsen.dk i hænde, senest søndag 21. marts Eventuelle forslag der måtte indkomme samt regnskab og budget publiceres på senest en uge før generalforsamlingen. Det publicerede materiale kan rekvireres ved henvendelse til et bestyrelsesmedlem. Bestyrelsen for Ejerforeningen Skærgårdsparken

2 Bestyrelsens forslag til generalforsamlingen Forslag 1 Ændring til vedtægterne 8. Ordinær generalforsamling Stk. 2. Den ordinære generalforsamling indkaldes skriftligt af bestyrelsen eller administrator med mindst 4 ugers og højst 8 ugers varsel. Årsregnskab og budget udsendes sammen med indkaldelsen eller senest 1 uge før generalforsamlingen. Ændres til: Stk. 2. Den ordinære generalforsamling indkaldes skriftligt af bestyrelsen eller administrator med mindst 4 ugers og højst 8 ugers varsel. Årsregnskab og budget skal publiceres på samtidig med indkaldelsen eller senest 1 uge før generalforsamlingen. Dog kan det rekvireres fra bestyrelsen. Årsagen til ændringen skyldes at der ved ændringen af 9. stk. 2 ved generalforsamlingen i 2008 ikke er taget højde for at 8 stk. 2 derved blev modstridende. Forslag 2 Ændring til vedtægterne 22. Brugsrettigheder Der tilføjes ny 22 stk. 3: Stk. 3. Den ekstra parkeringsplads tilhørende Skærgårdsparken 39 overgår uden yderligere kompensation til Ejerforeningen Skærgårdsparken. Overgangen sker når de første ejere af Skærgårdsparken 39 fraflytter boligen. I tilfælde af at en af beboerne fraflytter boligen, sker overdragelsen først når den anden beboer flytter. I forbindelse med at de nuværende ejere købte nr. 39 af Nordicom blev der handlet således at de tilkøbte en ekstra parkeringsplads. Denne specielle aftale har medført en skæv fordeling af de rettigheder den enkelte beboer i Ejerforeningen har hvilket de nuværende ejere efterfølende er blevet opmærksomme på. De har derfor ønsket at afstå denne parkeringsplads til Ejerforeningen når de på et tidspunkt fraflytter boligen. Formål med vedtægtsændringen er at gøre afståelsen synlig og formalisere aftalen i forhold til generalforsamlingen.

3 Forslag 3 Ændring til vedtægterne 24. Udlejning Stk. 1. Udlejning af en lejlighed til beboelse i sin helhed eller til erhverv må kun ske ved skriftlig lejekontrakt, hvoraf kopi skal gives til bestyrelsen inden lejeforholdets begyndelse. Ændres til: Stk. 1. Udlejning af en lejlighed til beboelse i sin helhed eller til erhverv må kun ske ved skriftlig lejekontrakt, hvoraf kopi skal gives til bestyrelsen inden lejeforholdets begyndelse. Der må ikke foretages udlejning til det offentlige. Der tilføjes ny 24 stk. 2: Stk. 2. Udlejer skal indestå for at lejere skal ved sin underskrift bekræfter at ville overholde Ejerforeningens de til enhver tid gældende Vedtægter og Ordensreglement. Med de nuværende vedtægter er lejere ikke forpligtet til at overholde Vedtægter og Ordensreglement medmindre dette bliver indføjet i lejekontrakten, i hvilken bestyrelsen ikke har nogen indflydelse på udformningen af. Forslag 4 Tillæg til ordensreglement Efter Opsætning af hegn er ikke tilladt. De boliger der pt. har hegn kan til enhver tid få plantet bøgehække. Tilføjes: Tillæg A: Boliger med hegn skal senest ved ejerskifte have plantet bøgehæk. Udskiftningen foretages af Ejerforeningen. Tillæg B: Højden på bøgehække skal for den enkelte facade på den enkelte blok være ens. Tillæg C: Såfremt der ikke kan opnås enighed mellem de enkelte boligejere indenfor en blok, fastsættes højden på bøgehækken for denne blok til 1,40 meter. De enkelte tillæg stilles som selvstændige forslag, der behandles enkeltvis. For på sigt at sikre et ensartet præg på bebyggelsen. Samtidig ønskes tilgodeset den enkelte boligejers individuelle ønsket i et rimeligt omfang.

4 Forslag til generalforsamlingen stillet af boligejere. Forslag 5 Ændring til vedtægterne Hermed forslag til årets generalforsamling vedr. vores udvendige vedligeholdelse. 21, stk.3 : Vedligeholdelse af døre og vinduer UDVENDIGT tages ud. 21, stk.2; Incl. UDVENDIG vedligeholdelse af døre og vinduer. Pkt. 4 i dagsorden til generalforsamlingen: UDVENDIG vedligeholdelse af døre og vinduer medtages i vedligeholdelsesplanen Begrundelse: Beboerne har INGEN interesse i, at vedligeholdelsesstandarden er så forskellig, som den p.t. er. Det er IKKE hensigtsmæssigt, at beboere, der bor på 1.sal, skal op i 5-6 m højde på en simpel stige med pensel og oliebøtte. Det er IKKE hensigtmæssigt, at når øvrigt træværk skal oliebehandles, så at "springe" vinduerne over, når nu stillads nødvendigvis skal opstilles til opgaven. Og endeligt mener jeg ikke, at sagen blev ordentligt belyst, da vedtægterne vedr. vedligeholdelse blev ændret for nogle år siden. Det må være muligt at få et godt tilbud vedr. døre og vinduer fra en maler, der SAMTIDIGT får den øvrige vedligeholdelse af vores træværk. Steen Christensen Skærgårdsparken 25 Forslag 6 Vi har modtaget bestyrelsens svar på vores henvendelse om parkeringspladserne i vores ende af området. Det er angiveligt bestyrelsens holdning, at vores henvendelse overskrider bestyrelsens mandat som beslutningstager. Denne holdning står vi komplet uforstående overfor. Bestyrelsen har fremlagt og står til ansvar for ordensreglerne herude. Når det så ikke er muligt at overholde disse regler, så må det dog være bestyrelsens ansvar og opgave at sørge for løsninger dertil. Givet er det, at det i vores ende af området ofte er umuligt at overholde parkeringsreglerne. Resultatet ser vi alle biler parkeres på må og få. Det ser Herrens ud og er udover synet generende for renovation, børns leg, udrykningskøretøjer mv., men alene i vores ende af området findes der to biler i nr. 100, 102, 104, 106, 108 og 39. Hvad skal vi gøre af dem, når fællespladsen er optaget? Det aktuelle problem kan løses på følgende måde: der etableres to pladser mellem nr. 39 og nr. 41 og en plads mellem nr. 35 og 37. Fysisk kan det gøres på ved at reducere de pågældende bede på samme måde, som der er sket mellem nr. 37 og nr. 39. Derved fremkommer 3 ens bede, så symmetri og æstetik bevares. Visse planter kan genbruge og derved spares disse omkostninger. VI har fået udarbejdet et overslag på anlægsprisen, der vil udgøre ca. kr incl. moms. De tre derved fremkomne pladser markeres som gæstepladser efter sammen retningslinier som øvrige gæstepladser. Vi mener, at bestyrelsen bør indarbejde denne udgift i budgettet for Alle beboere må have forståelse for, at bestyrelsen har defineret et problem som alle kender og derfor er det helt naturligt, at bestyrelsen fremkommer med et løsningsforslag. Skulle bestyrelsen nu ikke ønske at indarbejde

5 omkostningen i budgettet (hvordan vil I så løse problemet?), skal vi herved fremlægge følgende forslag til behandling på generalforsamlingen: "Der gives bemyndigelse til bestyrelsen til at udvide antallet af parkeringspladser, hvis der lokalt ikke forefindes tilstrækkelig antal pladser, hvorved ordensreglerne kan overholdes. Aktuelt øges antallet af pladser i NØ-enden af området, hvor beboernes biler i dag må parkeres på vejen, hvilket ikke er i overensstemmelse med ordensreglerne. Der indarbejdet i budgettet for 2010 et beløb på kr til løsning af de aktuelle parkeringsproblemer". Nap & Steffen, nr. 41 Susanne & Mads, nr. 102 Betina, nr. 104 Mette & Henrik, nr. 106 Maria & Thomas, nr. 108 Idet forslagsstiller henviser til tidligere korrespondance angives denne i sin helhed herunder: Til bestyrelsen for Ejerforeningen Skærgårdsparken Vi skal herved rette henvendelse til bestyrelsen for at henlede opmærksomheden på et stigende problem med manglende parkeringspladser i al fald i vores ende af området. Vi oplever mere og mere, at den fælles parkeringsplads er optaget, hvorfor gæster og/eller beboere parkerer langs vejen derned og langs husene. Dette er ikke i overensstemmelse med hverken ordensregler, æstetik, børnenes sparsomme legeplads og helt aktuelt for snerydningen herude. Parkeringsproblemerne bliver værre og værre af den årsag, at flere og flere huse har 2 biler. Vi ser derfor ingen anden udvej end at etablere flere pladser, og det er netop formålet med vores henvendelse. Vi taler alene på vegne af underskriverne, idet vi ikke kender problematikken andre steder i området. Vi foreslår, at der etableres to pladser i stedet for bedet mellem nr. 39 og nr. 41, og at der tillige etableres mindst 1 plads mellem nr. 35 og nr. 37, gerne 2 om muligt. Man kan diskutere, om det er udtryk for æstetik at fjerne bede til fordel for parkeringspladser, men efter vores mening må beboernes daglige behov prioriteres over udsmykning. Herudover ser vi det som ejerforeningens ansvar og opgave at sørge for tilstrækkelige parkeringspladser, således at beboerne har mulighed for at overholde de parkeringsregler, som bestyrelsen selv søger at indprente, senest ved en notits på den ellers oversete hjemmeside fra september Rent praktisk kan der måske opstå problemer med de telefonskabe, der står i bedene. Det kan løses enten ved at dreje dem 90 grader eller ved at etablere afskærmning. Mens vi er ved det praktiske, skal vi gerne stille vores kræfter til rådighed ved en etablering af pladserne, således at ejerforeningen alene dækker materialeomkostningerne. Vi skal også henlede bestyrelsens opmærksom på, at Lise og Per i nr. 37 har fået tilladelse til at inddrage fællesområde til at etablere en egen parkeringsplads nr. 2. Efter vores vurdering er denne aftale ulovlig man kan ikke give særrettigheder til enkelte beboere på bekostning af andre. Vi ønsker ikke særrettigheder til de pladser, vi taler om her, idet vi vil anlægge dem som fællespladser. Det er dog vigtigt her at sige, at formålet med denne henvendelse ikke er at bringe deres særrettighed til ophør eller på nogen måde anfægte den, for er den ikke juridisk bindende, så er den det i al fald moralsk, så vores parkeringsproblemer skal ikke løses ved inddragelse af denne plads. Efter vores opfattelse bør bestyrelsen dog overveje, om særrettigheden bør opsiges ved en eventuel fraflytning mod betaling af de

6 med etablering af parkeringspladsen medgåede omkostninger. Lise og Per har modtaget kopi af dette brev til orientering. Vi beder bestyrelsen tage stilling til vores henvendelse, som vi anmoder om at få behandlet på jeres næste møde. Skærgårdsparken, den 21. februar 2010 Nap & Steffen, nr. 41 Susanne & Mads, nr. 102 Betina, nr. 104 Maria & Thomas, nr. 108 Mette & Henrik, nr. 106 (modtager svar til gruppen på mail PS: vi formoder, at debatten omkring hækkenes størrelse vil blusse op igen på generalforsamlingen i år. Vi skal hertil sige, at vi i den ejendom, som 4 af underskriverne bebor som naboer, er enige om en hækhøjde på cm. Til beboerne i 41, 102, 104, 108 og 106 Med henvisning til jeres brev af 21/2 har dette været til drøftelse i Ejerforeningens Bestyrelse. Bestyrelsen er enige om, at forslag af så vidtgående karakter overskrider det mandat som bestyrelsen er blevet givet af generalforsamlingen. Dette skal ses i lyset af at jeres forslag vedrører følgende forhold: Ejerforeningens æstetiske fremtræden. Økonomi som langt overskrider hvad bestyrelsen kan anvende uden generalforsamlingens accept. Hensyntagen til andre beboers særinteresse. Den omtalte særaftale vedrørende en parkeringsplads som Lise og Per har i nr. 37 (Er husnummeret rigtigt?) er etableret inden Nordicom overdrog Ejerforeningen til beboerne. Det er bestyrelsens opfattelse, at denne aftale, i lighed med andre specialaftaler, er uheldig, og vil derfor tage kontakt til Lise og Per, for at få baggrunden for denne aftale, samt forsøge om der ved aftale kan findes en løsning, således at Ejerforeningen på sigt kan overtage denne parkeringsplads, så den kan indgår under samme vilkår som de andre parkeringspladser i området. Her skal pointeres at hvis Lise og Per ikke er positiv indstillet overfor at indgå en aftale vil bestyrelsen ikke gå videre med sagen. Dette skyldes at vi mener at deres adkomst til pladsen ikke kan bestrides, selvom dette forhold strider imod intentionerne i vores vedtægter og giver anledning til noget snak. Vedr. jeres forslag vil vi gøre opmærksom på i kan stille dette til generalforsamlingen til behandling. For at lette en evt. behandling og forståelse af forslaget, vil vi anbefale at forslaget bliver bilagt skitser over placeringen af pladserne samt en beregning på økonomien. I den forbindelse skal vi gøre opmærksom på, at selvom vi synes det er prisværdigt at i vil stille jeres kræfter til rådighed for løsning af opgaven, er det bestyrelsens holdning at udførelsen af en sådan opgave, som er fælleshedens interesse, skal løses af faguddannet personale. Forslag til dette års generalforsamling skal være bestyrelsen i hænde senest d. 21/3. På vegne af Bestyrelsen for Ejerforeningen Skærgårdsparken. Erling Kock Jepsen