Aalborg Universitet. Forretningsgang for oprettelse af profiler til Offline Booking af fly, hotel mv. hos VIA Egencia pr. 6.

Transkript

1 Aalborg Universitet Forretningsgang for oprettelse af profiler til Offline Booking af fly, hotel mv. hos VIA Egencia pr. 6. oktober 2015 Økonomiafdelingen

2 Indholdsfortegnelse Forretningsgang for oprettelse af profiler til Offline Booking Formål Hvad er Offline Booking Profiltyper Hvordan oprettes en profil Oprettelse af direkte Rejsebestiller Hvordan vedligeholdes en profil Hvordan slettes en profil... 4 Oprettelse af undermappe til Outlook... 5 Oprettelse af regler for undermappen a VIA E Rejse mail i Outlook

3 Forretningsgang for oprettelse af profiler til Offline Booking Formål Alle AAU medarbejdere skal have en godkendt profil for at kunne rejse for AAU. Der skal således pr. 6. oktober oprettes en profil for den rejsende, hvad enten den rejsende selv eller en Direkte Rejsebestiller skal kunne bestille en rejse til den rejsende. AAU har opdateret alle profiler der lå i den gamle platform hos VIA Egencia medio maj Disse er lagt over i en ny platform. De nytilkomne profiler fra medio maj 2015 og indtil 6. oktober 2015, skal oprettes på ny, på den nye platform. Til sikring af, at det er ansatte på AAU der får adgang til Offline Booking, vil denne forretningsgang beskrive dette, samtidig med at procesbeskrivelserne sikre, at ITS kan godkende den sikkerhedsmæssige opsætning. 2. Hvad er Offline Booking Bestilling af fly, hoteller, biler mv. i forbindelse med en tjenesterejse, skal foretages via vores rejsebureau, VIA Egencia, på: Telefon til Team: eller på customer_service@egencia.dk (vær opmærksom på at der er et underscore _ mellem customer og service) Dette er Offline Booking. Vi forventer at Online Booking, vil være en mulighed fra ultimo januar Profiltyper Der vil være følgende profiltyper: Den rejsende (AAU ansat der skal på tjenesterejse for AAU) Direkte Rejsebestiller (AAU ansat der kan bestille egen tjenesterejse for AAU, men også kan bestille for andre) Gæsteprofil (benyttes undtagelsesvis af Direkte Rejsebestiller til bestilling af gæsterejser),(der oprettes ikke profiler på gæster. Navn samt medarbejder ID på den rejsende oplyses fra gang til gang, og der gemmes ikke informationer) Alle ansatte som oprettes i Offline Booking vil som udgangspunkt være rejsende. Herudover vil der for det enkelte institut/afdelings EAN nr. kunne tilknyttes en eller flere Direkte Rejsebestillere. Der skal,særskilt godkendelse fra lederen af den økonomiske ansvarlige enhed for at blive Rejsebestiller. Gæstenummer oprettes til det enkelte institut/afdeling, som benyttes af rejsebestilleren til undtagelsesvis, bestilling af gæste rejser. 2

4 4. Hvordan oprettes en profil AAU medarbejderen opretter sin profil, ved at gå ind på ØA s hjemmeside for Rejsekontor og går ind på Offline Booking med single sign on. Her udfylder AAU medarbejderen sin oprettelsesblanket Profiloprettelse til bestilling af rejser hos VIA Egencia AAU medarbejder. Når alle felter er udfyldt og du har underskrevet blanketten, skal den godkendes af lederen af den økonomiske ansvarlige enhed, eller den af denne bemyndigede. (Dette som en yderligere todelt sikring af oprettelsen). Når Lederen/ eller den af denne bemyndigede har godkendt oprettelsen, indscannes den og sendes til profiloprettelse hos administrator i ØA-Rejsekontor via mailadressen: oea-rejsekontoret@adm.aau.dk. De oplysninger som skal udfyldes er følgende: Rejsende Fornavn (som i pas) Efternavn (som i pas) Medarbejder nr. AAU Mobil nr. Ansættelsessted/EAN: ( iflg. drop-down liste) Den rejsende modtager s vedrørende egne rejser, inklusive s med elektroniske billetter. Der kan kun oprettes profiler der har en AAU mail adresse. Alle andre mailadresser vil ikke blive oprettet Oprettelse af direkte Rejsebestiller Der sendes en mail fra lederen af den økonomiske ansvarlige enhed, eller den af denne bemyndigede til ØA Rejsekontor om, hvem som skal være Direkte Rejsebestiller og for hvilket EAN nr. Der kan godt være flere Rejsebestillere for et EAN nr. ØA tildeler på baggrund af meddelelsen, personen rollen som Direkte Rejsebestiller. Den Direkte Rejsebestiller modtager altid rejseplaner, rykkere, bekræftelser og e-tickets når de bestiller for rejsende. Hvis den rejsende selv bestiller, modtager den Direkte Rejsebestiller også rejseplaner, rykkere samt bekræftelser. Se bilag 1 vedr. administration af disse i Outlook. 3

5 5. Hvordan vedligeholdes en profil Ændringer til de stamoplysninger nævnt i pkt. 3 i den rejsendes profil mailes fra den rejsende til den bemyndigede godkender, som videresender til ØA-Rejsekontor til ajourføring. Er der tale om at en medarbejder flyttes til et andet institut/afdeling (EAN nr.), så skal der laves en afgangsføring (instituttet skal oplyse at der er tale om en overflytning til anden afdeling) og en ny oprettelse. Når ØA- Rejsekontor er i besiddelse af begge vil ØA flytte medarbejderen til det nye EANnr. 6. Hvordan slettes en profil HR-afd. sender en månedlig liste over personer stoppet i løn, til ITS Sikkerhed. Denne liste sender ITS Sikkerhed hver måned til ØA-IT, som sletter de profiler, hvor personerne er stoppet i løn. 4

6 Bilag 1 til pkt. 4.1,Vejledning til opsætning af mapper og henvisning hertil i Outlook Da du som direkte rejsebestiller modtager følgende, når du bestiller rejser for en rejsende rejseplaner, rykkere, bekræftelser og e-tickets den rejsende, som du er rejsebestiller for, selv bestiller en rejse rejseplaner, rykkere samt bekræftelser vil du få mange mails ind i din mailboks. For at dette ikke giver en masse støj i din indbakke, kan du lave en undermappe i din indbakke benævnt a VIA E Rejse mail Du kan så opsætte en regel i din Outlook, der automatisk ligger mails fra VIA Egencia vedr. ovenstående ind i denne undermappe. Du skal være opmærksom på at dette også sker når du selv bestiller en rejse til dig selv. Dvs dine egne rejseplaner mv. inkl. e-tickets og fakturaer også ligger sig ind i denne mappe. Herunder vises hvordan du laver reglen som automatisk lægger indgående mails vedr. ovenstående ind i den undermappe du har oprettet under indbakken. Da der er to mailadresser som VIA Egencia benytter til at fremsende ovenstående, skal du lave to regler til samme undermappe. EGENCIA_Customer_Support@egencia.com customer_service@egencia.dk Oprettelse af undermappe til Outlook Det første du skal gøre er at oprette en undermappe til din indbakke i Outlook som du kalder a VIA E Rejse mail Grunden til at du skal skrive a foran er at undermappen så kommer til at være øverst i din mappestruktur, så den nemt kan ses i din Outlook. På næste side vises hvordan du laver de to regler til denne mappe. 5

7 Oprettelse af regler for undermappen a VIA E Rejse mail i Outlook. I Outlook vælger du FILER så fremkommer Her trykker du på det nederste ikon Regler og beskeder så fremkommer Tryk på Ny regel og følgende fremkommer 6

8 under Trin1 vælg en skabelon : Vælg Flyt meddelser fra en bestemt person til en mappe. Tryk på Næste og følgende fremkommer Der er Hak i fra en person eller offentlig gruppe Under Trin 2 skal du klikke på det understregede ud for FRA en person eller offentliggruppe 7

9 så fremkommer Indsæt første mailadresse som skal laves regel for i nederste hvide felt ud for Fra-> customer_service@egencia.dk Og tryk OK Vælg herefter under Trin 2, at trykke på mappenavn ud for flyt den til mappen. Når du har trykket på mappenavn fremkommer 8

10 Her skal du vælge det mappenavn du har oprettet a VIA E Rejser mail og trykke OK Så fremkommer nedenstående under Trin 2 Vælg Udfør Så fremkommer 9

11 Her er reglen for den ene mail adresse Tryk som nr. 1 Anvend og herefter nr. 2 OK Sådan har du oprettet reglen for customer_service@egencia.dk (husk at der er _ mellem customer og service) DU SKAL BENYTTE SAMME FREMGANGSMÅDE NÅR DU SKAL LAVE REGLEN FOR DEN ANDEN MAILADRESSE FRA VIA EGENCIA SOM ER: EGENCIA_Customer_Support@egencia.com Når du også har oprettet denne så vil alle de mails der kommer fra de to mailadresser automatisk blive lagt over i undermappen a VIA E Rejse mail. 10