Miljøgebyr og tidsregistrering. Miljogebyr_og_Tidsregistrering_75_1Udg,pdf.wwdoc.docAntal sider: 28 Udskrevet d

Transkript

1 Miljøgebyr og tidsregistrering Miljogebyr_og_Tidsregistrering_75_1Udg,pdf.wwdoc.docAntal sider: 28 Udskrevet d

2 GeoEnviron 7.5 Indhold Indhold Opkrævning af miljøgebyr... 4 Modulerne Virksomhed og Landbrug... 5 Grundoplysninger om virksomheder og landbrug...5 Rapporten: Betaleradresser (Aktive)...7 Modulet Tidsregistrering... 8 Opsætning af modulet Tidsregistrering...8 Stamdata for Tidsregistrering...8 Afdelinger, teams og medarbejdere... 8 Stamdata fanen Projekter... 9 Stamdata fanen Aktiviteter... 9 Stamdata fanen Timerater m.m Stamdata fanen Rådgivere Stamdata fanen Moduler Ugeoversigten...13 Fanen Ugeseddel...14 Fanen Personlig opsætning...17 Ekstra faneblade i modulerne Virksomhed og Landbrug Fanen Timeforbrug...18 Fanen Eksterne ydelser...19 Rapporter og fakturering af miljøgebyr Tjek gebyrdata i rapporten Fakturagrundlag...22 Udtræk data til gebyropkrævning...25 Sæt faktureringsdato på betalingsposter og luk posterne i GE25 Fjern fakturadato på betalingsposter og genåbn posterne...26 Rapporten: Årets brugerbetaling...27 Rapporten: Specificeret brugerbetaling udgave, juli

3 GeoEnviron 7.5 Opkrævning af miljøgebyr Opkrævning af miljøgebyr Ifølge bekendtgørelse om brugerbetaling skal godkendelses- og tilsynsmyndigheder opkræve brugerbetaling fra visse typer af virksomheder og landbrug. Denne vejledning beskriver, hvordan data vedrørende brugerbetaling for godkendelse og tilsyn med virksomheder og landbrug registreres i GeoEnviron. Betaleradresse og andre grundoplysninger om virksomheden/landbruget angives henholdsvis i modulerne Virksomhed og Landbrug. I modulet Tidsregistrering registrerer hver enkelt sagsbehandler fakturerbare timer for forskellige aktiviteter på de virksomheder og landbrug, der skal betale gebyr for godkendelse og tilsyn. Disse data vises i modulet Virksomhed eller Landbrug, når virksomheden eller landbruget vælges. I modulerne Virksomhed og Landbrug registrerer sagsbehandleren også data om fremmede tjenesteydelser til f.eks. rådgivere og laboratorier, der indgår i forbindelse med tilsyn med virksomheder/landbrug, så disse udgifter kan videredebiteres virksomheden eller landbruget med en procentsats af fakturabeløbet uden moms. GeoEnviron indeholder standardrapporter, der viser de registrerede data om brugerbetalingen i et angivet ugeinterval for virksomheder og/eller landbrug. Rapporten Fakturagrundlag kan bruges til at gennemgå brugerbetalingsposterne for at tjekke, om de er i orden, før der laves udtræk af disse poster. Med et tillægsmodul kan der oprettes en fakturafil til økonomisystemet - enten KMD Debitor eller KMD/Prisme/ØS2000 Regningsdebitor. Data trækkes ud af GeoEnviron på basis af registreringerne i GE Tidsregistrering, og der dannes en tekstfil, som skal indlæses i kommunens økonomisystem, hvorfra girokortene kan udskrives. Herefter skal I tilføje alle fakturerede poster en fakturadato, der lukker posterne i GE Tidsregistrering og modvirker, at der opkræves brugerbetaling for den samme post flere gange. Dette gøres i rapporten Fakturagrundlag. 1. udgave, juli

4 GeoEnviron 7.5 Modulerne Virksomhed og Landbrug Modulerne Virksomhed og Landbrug For at virksomheder og landbrug kan vælges i modulet Tidsregistrering, skal visse data om virksomheden/landbruget være registreret i modulet Virksomhed eller Landbrug. Grundoplysninger om virksomheder og landbrug Disse felter på fanen Virksomhed/Landbrug er relevante for opkrævning af miljøgebyr: Etableringsdato og lukket dato: Angivelser i felterne 'Etableret dato' og 'Lukket dato' afgør, om virksomheden/landbruget er aktiv på en given dato. OBS! Hvis der er angivet en fremtidig etableringsdato (efter dags dato), kan virksomheden/landbruget ikke tilføjes i modulet Tidsregistrering. Hovedaktivitet: Klik på knappen Hovedaktivitet og vælg virksomhedens eller landbrugets hovedaktivitet fra listboksen. Ved valg af en kode indsættes kode, typenavn, mærkning og indberetningskategori i de tilstødende felter. CVR-nr: Angiv her virksomhedens eller landbrugets CVR-nummer. Kender du det ikke kan du ved klik på knappen til højre for feltet søge efter det (eller et P-nr.) i det Internet baserede Centrale Virksomheds Register på adressen Når du forlader feltet foretages der modulus-11 check af indtastningen i feltet. P-nr: Her indtastes virksomhedens eller landbrugets produktionsenhedsnummer. Betaleradresse: Her angives betaleradressen. Standardvalget er Virksomhed eller Landbrug. Valget bestemmer hvilken adresse, der udtrækkes som betaleradresse. Vælges Virksomhed eller Landbrug, hentes betaleradressen fra adressefeltet i modulets hoveddata vindue. Vælges Kontaktadresse, vil betaleradressen være den kontaktpersons adresse, der har flueben i feltet betaleradresse på fanen Kontakter under virksomheds- eller landbrugsoplysninger. Vælges Grundejer, vil betaleradressen stamme fra fanen Ejend.-Ejeropl. under virksomheds- eller landbrugsoplysninger. OBS! Dette faneblad vises kun, når der er åbnet for tillægsmodulet 'Indlæsning af ejendomsdata'. Fanebladet anvendes til at tilknytte og vise de ejendomsdata, der sidst er importeret fra KMD's Ejendoms- og Miljødatabasen eller BBR-registeret. e-faktura: Her angives ved markering, at virksomheden/landbruget ønsker e-faktura. OBS! Disse virksomheder/landbrug trækkes ikke ud i udtræk til økonomisystemer. Omfattet af brugerbetaling: Brugerbetalingspligtige virksomheder og landbrug skal have værdien Ja i rullelistefeltet 'Omfattet af brugerbetaling'. Feltet 'Omfattet af brugerbetaling' på fanerne Virksomhed/Landbrug er afhængigt af indberetningskategorien for hovedaktiviteten. 1. udgave, juli

5 GeoEnviron 7.5 Modulerne Virksomhed og Landbrug På stamdata fanen Hovedaktiviteter har vi tilføjet et nyt tjekboksfelt Betaling. Markering i dette felt angiver, at virksomheder/landbrug med denne hovedaktivitet er omfattet af brugerbetaling. OBS! En superbruger bør gennemgå alle rækker på denne stamdata fane og sikre sig, at angivelsen i tjekboksfeltet Betaling er korrekt for hver hovedaktivitet. Når man ændrer eller sætter hovedaktivitet for en virksomhed/landbrug, så sættes automatisk 'Omfattet af brugerbetaling'. Hvis feltet 'Omfattet af brugerbetaling' er "modsat" hovedaktivitetens, vises et rødt udråbstegn til højre for feltet på fanen Virksomhed/Landbrug. Tilføjelser og ændringer i ver Feltet 'Omfattet af brugerbetaling' på fanerne Virksomhed og Landbrug er ændret til et rullelistefelt med angivelse af Ja/Nej/?, så det er tydeligt om en medarbejder har taget stilling til feltet eller ej. Ved oprettelse af nye virksomheder og landbrug indsættes standardværdien (Ja/Nej) ud fra indberetningskategorien for hovedaktiviteten. Tilføjelser og ændringer i ver Registrering af tid på aktuel lokalitet. En knap til tidsregistrering er indført i hoveddata vinduet i hvert af de moduler, der er gjort tilgængelig for tidsregistrering ved afkrydsning på fanen Moduler i stamdata for Tidsregistrering. Ved klik på knappen indsættes den aktuelle lokalitet som projekt i en ny linje på ugeseddel for indeværende uge i modulet Tidsregistrering, der åbnes automatisk. Herefter skal du vælge aktivitet, registrere dit tidsforbrug på lokaliteten og gemme. Indeværende uge tilføjes automatisk i ugeoversigten, hvis den ikke findes allerede. 1. udgave, juli

6 GeoEnviron 7.5 Modulerne Virksomhed og Landbrug Rapporten: Betaleradresser (Aktive) Denne rapport åbnes i menuen Rapporter og undermenuen Virksomhed eller Landbrug. Rapporten 'Betaleradresser (Aktive)' kan bruges til at gennemgå betaleradresserne for virksomheder og landbrug for at tjekke, om de er i orden, før der laves udtræk af gebyrdata. Rapporten udtrækker aktive virksomheder og/eller landbrug (ud fra etablerings- og lukket dato), der har en markering i rullelistefeltet 'Omfattet af brugerbetaling' på fanen Virksomhed eller Landbrug i de respektive moduler. 1. udgave, juli

7 GeoEnviron 7.5 Modulet Tidsregistrering Modulet Tidsregistrering Modulet Tidsregistrering kan anvendes til registrering af tidsforbrug i forbindelse med godkendelse af virksomheder og landbrug og tilsyn med disse, samt til udtræk af data vedrørende brugerbetaling herfor. Opsætning af modulet Tidsregistrering Timeforbruget for fakturerbare aktiviteter kan angives enten i hele eller halve timer, hvor halve timer angives som titals decimaltal (f.eks. 0,5). Timeforbruget for ikke-fakturerbare aktiviteter kan angives på samme måde i hele og halve timer, som er standardopsætning. Alternativt er der mulighed for at angive timeforbrug for ikke-fakturerbare aktiviteter i titals decimaltal med et interval på 0,1 - svarende til 6 minutter. For at slå denne facilitet til skal du logge på GeoEnviron som databaseadministrator. Gå til fanen 'Fælles opsætning' under menupunktet 'System Adm. Opsætning Systemopsætning'. Angiv værdien On under gruppen Tidsregistrering og overskriften Tidsinterval. Stamdata for Tidsregistrering Stamdata for Tidsregistrering kaldes med menupunktet Stamdata Tidsregistrering. Her finder du faner for angivelse af afdelinger, medarbejdere, projekttyper, projekter, aktiviteter, timerater m.m. og rådgivere (leverandører af eksterne ydelser). Afdelinger, teams og medarbejdere På stamdata fanen Afdeling, defineres de forskellige afdelinger. I tilknytning til hver afdeling oprettes der ét eller flere teams. Teams kan være underafdelinger, medarbejdergrupper eller kontorer. Medarbejdere, der ikke er GeoEnviron-brugere, kan tilknyttes en afdeling og team 99 (ikke oplyst). På stamdata fanen Medarbejdere oprettes alle medarbejderne. For hver medarbejder angives initialer, navn, afdeling, team, samt den pågældende medarbejders status. Feltet Alias: Hvis de initialer der er angivet for medarbejderen i feltet Init er forskellige fra det brugernavn, som brugeren logger på med i GeoEnviron, så skal brugerens brugernavn angives i feltet Alias. Bruger I integreret login (- som betyder at I kun behøver angive brugernavn og kode, når I logger ind på jeres computer, og kan nøjes med at klikke OK i GeoEnviron loginboksen, idet felterne Bruger og Kodeord er gråtonede), så skal der i feltet Alias angives de sidste 6 tegn af det brugernavn, brugeren logger ind på sin computer med. 1. udgave, juli

8 GeoEnviron 7.5 Modulet Tidsregistrering Feltet Sysadm.: Når der markeres i feltet Sysadm. for en medarbejder tildeles denne systemadministrator rettigheder, som i modulet Tidsregistrering betyder, at medarbejderen vil få mulighed for at se og rette i andre medarbejderes data. Når en bruger med systemadministrator rettigheder åbner modulet Tidsregistrering, vil det foregå på samme måde som for en almindelig bruger, idet timesedlerne for den pågældende bruger automatisk hentes ind i modulet. Men for systemadministratoren er Søg-knappen valgbar, da den er tildelt en speciel funktionalitet. Når en systemadministrator klikker på Søg-knappen, kommer der en listboks op, hvori der kan vælges en anden medarbejder. Og efter valg i listboksen skiftes der til visning/redigering af denne medarbejders data. Feltet 'Faktura dato' i rapporten Fakturagrundlag bliver kun vist for medarbejdere med markering i feltet 'S. adm' i kodelisten for medarbejdere. I standardopsætningen af systemet gemmes også oplysning om det team, der er defineret for medarbejderen i stamdata, når timeposterne gemmes på en ugeseddel. Det kan defineres, at medarbejderen via en listboks kan vælge et andet team i afdelingen for hver timepost på en ugeseddel. Markering i tjekboksfeltet Flere på stamdata fanen Medarbejdere afgør, om medarbejderen må ændre team på ugeseddel. Når brugeren er sat til ikke at kunne ændre team, vises feltet ikke på fanen Ugeseddel. Dette muliggør filtrering på et team i rapporterne for tillægsmodulet Handlingsplan med visning af timeforbrug fordelt på aktiviteterne ved afslutningen af et kvartal, når de enkelte medarbejdere har arbejdet i flere teams i afdelingen. Vigtigt! - Denne ændring betyder, at alle aktive medarbejdere skal være tilknyttet et team i afdelingen for at kunne registrere timer på fanen Ugeseddel. Team koden 99 'Ikke oplyst' kan evt. tilføjes for alle afdelinger i stamdata for Tidsregistrering, og denne team kode kan tilføjes medarbejdere uden team-tilknytning i stamdata. Stamdata fanen Projekter Virksomheder og landbrug, der er oprettet i virksomheds- eller landbrugsmodulet, optræder automatisk som projekter i modulet Tidsregistrering, men de bliver ikke vist på stamdata fanen Projekter, hvor andre typer af tidsregistreringsprojekter defineres. Stamdata fanen Aktiviteter På denne stamdata fane defineres alle de aktiviteter, der skal være valgbare i kombination med de forskellige virksomheder, landbrug og tidsregistreringsprojekter fra den foregående stamdata fane. Desuden anvendes en del aktivitetskoder til specificering af brugerbetalingspligtige aktiviteter udført af eksterne leverandører, der registreres på fanen 'Eksterne ydelser' i modulerne Virksomhed og Landbrug (se nærmere under beskrivelsen af denne fane). På stamdata fanen Aktiviteter skal I tilføje en aktivitetspost for hver faktureringstype. 1. udgave, juli

9 GeoEnviron 7.5 Modulet Tidsregistrering Udfyld feltet Id med jeres egne numre, og vælg faktureringstypen fra rullelisten. Ved definition af aktiviteter er der ud over angivelsen af aktivitetens navn på maks. 40 tegn mulighed for at angive en længere beskrivelse af aktiviteten på op til 255 tegn. I feltet Faktureringstype defineres, om de enkelte aktiviteter skal faktureres eller ikke. For hver aktivitet angives enten Godkendelse, Tilsyn eller Andet i feltet Systemtype. Systemtypen skal sættes til Andet for aktiviteter med faktureringstypen Ingen. Faktureringstypen Ingen angiver, at aktiviteten ikke skal faktureres. I rullelisten kan der vælges en af 12 lovgivningsbestemte faktureringstyper. Ved valg af en virksomhed, der har markering i feltet 'Omfattet af brugerbetaling', vises kun aktiviteter med disse faktureringstyper i listboksen: Godkendelse - aktiviteter på virksomheden Godkendelse - aktiviteter udenfor virksomheden Tilsyn m.v. - aktiviteter på virksomheden Tilsyn m.v. - aktiviteter udenfor virksomheden Ingen Ved valg af et landbrug, der har markering i feltet 'Omfattet af brugerbetaling', vises kun aktiviteter med disse faktureringstyper i listboksen: Godkendelse efter 11, 12 - aktiviteter på husdyrbruget Godkendelse efter 11, 12 - aktiviteter udenfor husdyrbruget Godkendelse efter 16 - aktiviteter på bedriftens arealer Godkendelse efter 16 - aktiviteter udenfor bedriftens arealer Tilsyn m.v. - aktiviteter på husdyrbruget Tilsyn m.v. - aktiviteter udenfor husdyrbruget Tilsyn m.v. efter 16 - aktiviteter på bedriften Tilsyn m.v. efter 16 - aktiviteter udenfor bedriften Ingen OBS! For aktiviteter vedrørende godkendelse af landbrug opkræves kun 80 % af det samlede beløb. Ved valg af en virksomhed eller et landbrug, der ikke har markering i feltet 'Omfattet af brugerbetaling', vises kun aktiviteter med denne faktureringstype i listboksen: Ingen 1. udgave, juli

10 GeoEnviron 7.5 Modulet Tidsregistrering Tilføjelser og ændringer i ver Faktureringsgraden varierer per aktivitet/ydelse. Der er indført faktureringsgrad på ydelser (aktiviteter), så der kan indtastes en procentsats % med to cifres nøjagtighed, fx 80% eller 33,33%. Faktureringsgraden er altid 0 for aktiviteter med faktureringstypen Ingen. På vinduer og rapporter, der viser beløb, fremgår den effektive faktureringsgrad, fx 46,23% hvis man kombinerer 80% og 57,79% for aktiviteter med faktureringstype "godkendelse (af husdyrbrug) efter 11, 12 eller 16". For eksisterende aktiviteter sættes faktureringsgraden via indberetningskategorien ved kørsel af GeoEnviron databasepatchen. Tilføjelser og ændringer i ver På stamdata fanen Aktiviteter har vi rettet den fejl, at det ikke var muligt at indtaste eller ændre i det krævede felt Faktureringsgrad, når indholdet i feltet Faktureringstype var sat til Ingen. Fejlen er rettet på den måde, at når feltet Faktureringstype nu sættes til Ingen, sættes faktureringsgraden samtidig til 0. Stamdata fanen Timerater m.m. På denne stamdata fane angives standard timeprisen pr. år samt faktureringsgraden i procent for eksterne ydelser, som virksomheder/landbrug skal debiteres med. Den aktuelle registreringsdato i modulet Tidsregistrering er styrende for, hvilket års timetakster der benyttes, da opkrævningen ikke følger et kalenderår. Desuden defineres de enkelte års påskedag, da alle forskydelige helligdage for et år beregnes ud fra denne dag. Der kan ikke tilføjes mere end én post pr. år på fanen. Ved udtræk af fakturagrundlag/brugerbetaling indgår denne fanes definitioner i beregninger af brugerbetaling for fakturerbare, registrerede timer og eksterne ydelser. Timeprisen oplyses på Miljøstyrelsens hjemmeside. Timetaksten reguleres årligt og var i 2010: 286,28 kr. i timen. I 2011 er timetaksten: 288,58 kr. Faktureringsgraden findes i bekendtgørelsen om brugerbetaling. 1. udgave, juli

11 GeoEnviron 7.5 Modulet Tidsregistrering Stamdata fanen Rådgivere På denne stamdata fane defineres alle leverandører af eksterne ydelser, fx rådgivere, konsulenter, laboratorier m.fl., der anvendes i tilknytning til virksomheder og landbrug, for at de kan vælges på fanen 'Eksterne ydelser' i modulerne Virksomhed og Landbrug. De eksterne rådgivere, konsulenter, laboratorier, etc. skal først være tilføjet i det centrale person/adresse register, før de kan defineres her på fanen Rådgivere: Tilføj kreditoren i adresseregisteret under menupunktet 'Stamdata Fælles stamdata Diverse' på fanen Adresser/Adresser. Vælg kreditoren i adresseregisteret under menupunktet Stamdata Tidsregistrering på stamdata fanen Rådgivere via listboksen, der er tilknyttet feltet Navn. Vælg kreditoren i kodelisten for rådgivere via listboksen Kreditor på fanen 'Eksterne ydelser' i modulet Virksomhed eller Landbrug. Stamdata fanen Moduler I modulet Tidsregistrering kan sagsbehandlere registrere timer for forskellige aktiviteter på andre typer af lokaliteter end virksomheder og landbrug. Under stamdata for tidsregistrering kan hver enkelt kommune definere, hvilke moduler der skal være tilgængelige i modulet Tidsregistrering. Herved tilføjes også fanen Timeforbrug i de valgte moduler. Disse 3 moduler er oprettet på fanen Moduler i stamdatavinduet for tidsregistrering. Men det er muligt at registrere tidsforbrug i hvert af disse moduler: Jordflytning, Jordforurening, Råstof, Vandindvinding, Vandløb, Vindmølle og Åbent land. For at gøre et modul tilgængeligt for tidsregistrering, skal I indsætte en ny række, angive modul, sætte markering i tjekfeltet Tidsregistrering, og gemme ændringen. OBS! Fakturerbare aktiviteter kan kun vælges for virksomheder og landbrug i modulet Tidsregistrering. 1. udgave, juli

12 GeoEnviron 7.5 Modulet Tidsregistrering Ugeoversigten Modulet Tidsregistrering er bygget op med et hoveddata vindue øverst, der indeholder en oversigt over alle medarbejderens indtastede ugesedler, samt ferie og flextime regnskabets status ved afslutning af de enkelte ugers registrering. Dette hoveddata vindue benævnes ugeoversigten. Den valgte uge i ugeoversigten er indikeret med rød skrift i feltet 'Uge nr' samt en pegende hånd ud for ugens data. Under ugeoversigten, finder du to faner henholdsvis til registrering/visning af den valgte uges ugeseddel, og til definition af en personlig opsætning. Tilføje den næste ugeseddel: Når den næste ugeseddel skal oprettes i modulet, gøres det ved at klikke på Indsæt-knappen mens fokus er på den sidst registrerede uge i ugeoversigten. Den sidste uge skal være afsluttet (med angivelse af en markering i feltet Afsluttet) og gemt (med fokus i ugeoversigten) for at en ny ugeseddel kan oprettes i ugeoversigten. Ved den næste ugeseddels oprettelse kopieres alle aktive poster med krydsninger af projekter og aktiviteter fra fanen 'Personlig opsætning' til den næste uges ugeseddel. Når ugeoversigtens data gemmes (ved klik på Gem-knappen mens fokus er på ugeoversigten) opdateres felterne med data for ferie og flextime regnskabets status automatisk i ugeoversigten og databasen. Tilføje en vilkårlig ugeseddel: Vi har gjort det nemmere for brugerne at tilføje en ugeseddel for en vilkårlig uge i modulet Tidsregistrering. Ved tryk på knappen 'Vilkårlig uge' i øverste højre hjørne af ugeoversigten åbner et lille vindue, hvor medarbejderen kan indtaste år og ugenummer, f.eks , for den uge der skal tilføjes. 1. udgave, juli

13 GeoEnviron 7.5 Modulet Tidsregistrering Ved ugesedlens oprettelse kopieres alle aktive poster med krydsninger af projekter og aktiviteter fra fanen 'Personlig opsætning' til den nyoprettede uges ugeseddel. Redigere en afsluttet ugeseddel: En afsluttet ugeseddel skal først genåbnes, før der kan ændres i ugesedlen. Det gøres ved at fjerne markeringen i feltet Afsluttet ud for den pågældende uge i ugeoversigten, og derpå gemme. Så er det muligt at redigere i eksisterende poster på fanen Ugeseddel eller tilføje nye. Når alle ændringer er udført, gemmes først ugesedlen (ved at klikke på Gem-knappen mens fokus er i et felt på fanen Ugeseddel). Derefter afsluttes ugen i ugeoversigten (ved markering i feltet Afsluttet) og gemmes (med fokus i et felt i ugeoversigten). Fanen Ugeseddel Med GeoEnviron Tidsregistrering er alle registrerede virksomheder/landbrug med det samme tilgængelige, så der kan registreres fakturerbare timer på dem. På fanen Ugeseddel specificerer medarbejderen den enkelte uges timeforbrug på projekter (virksomheder/landbrug) og aktiviteter. Aktivitetsnavnet tilføjes automatisk som aktivitetstekst, men kan overskrives med en mere sigende tekst, hvis det ønskes. De beregnede felter: I kolonnen yderst til højre på fanen beregnes det registrerede timeforbrug for de enkelte projekt-aktivitetsposter for den aktuelle uge. Og på linjen nederst på fanen beregnes det samlede antal timer, der er registreret for de enkelte af ugens dage, samt i det sidste felt, det samlede antal registrerede timer for hele ugen. Tilføj ny, tom projekt-aktivitetspost: En ny tom post kan tilføjes på fanen ved klik på Indsæt-knappen, mens fokus er i et felt på fanen. Slet (tom) post: Poster, tomme eller ej, der ikke ønskes anvendt, kan slettes ved klik på Slet-knappen, når fokus er på posten. Dette gælder f.eks., hvis nogle af de poster, der automatisk blev tilføjet på fanen ved oprettelse af ugesedlen, er blevet overflødige. Gem data: Efter endt redigering af data på fanen klikkes på Gem-knappen, mens fokus er i et felt på fanen. 1. udgave, juli

14 GeoEnviron 7.5 Modulet Tidsregistrering Fanens felter og knapper Projekt: Klik på L-knappen til venstre for feltet og vælg et projekt fra listboksen. Listboksen vil automatisk vise alle oprettede virksomheder og landbrug i systemet, samt tidsregistreringsprojekter fra stamdata fanen Projekter. Når en virksomhed eller et landbrug vælges som et projekt, tilføjes samtidig en knap yderst til venstre for posten. Med denne knap kan der springes til virksomheden eller landbruget i de respektive moduler. Søgning på navn i kodelister for projekt/aktivitet (virksomhed og landbrug): Du kan også anvende intelligent kodehåndtering i de to felter Projekt og Aktivitet - dvs. blot angive starten på en kodes navnebeskrivelse i feltet (- for et projekt kan det være starten på en virksomheds navn, f.eks. kemi). Tryk herefter på Tab-tasten på tastaturet. Dette vil automatisk bringe en listboks frem på skærmen, der kun viser alle de projekter, hvis navn starter med det indtastede. Men er det indtastede entydigt, vil det pågældende projekt automatisk vælges, hvorefter markøren hopper videre til næste felt. Søgning på adresse i kodelisten for projekt (virksomhed og landbrug): Der er desuden mulighed for at vælge projekt (virksomhed eller landbrug) via en del af adressen ved brug af intelligent kodehåndtering. Eksempel 1: Når du angiver fx a=rødovre i projekt-feltet og trykker på tab-tasten, vil listboksen vise alle de virksomheder og landbrug, der starter med Rødovre i adressen. Eksempel 2: Når du sætter et %-tegn foran det udtryk, du vil finde frem, og f.eks. skriver a=%landevej i projekt-feltet, vil listboksen (efter et tryk på tab-tasten) vise alle de projekter (virksomheder og landbrug), der indeholder udtrykket Landevej i adressefeltet. Aktivitet: Klik på L-knappen til feltet og vælg en aktivitet i listboksen. Tekst: I dette felt indsættes automatisk navnebeskrivelsen for den valgte aktivitet. Men denne tekst kan dog efterfølgende redigeres, hvis du ønsker at specificere mere præcist hvad du har brugt din tid til. Ugedage: I felterne for de forskellige ugedage specificeres timeforbruget på de enkelte projekt-aktiviteter. knap: Du kan let overføre den projekt-/aktivitetspost, der aktuelt har fokus, til fanen 'Personlig opsætning' ved at trykke på denne kopieringsknap øverst til højre på fanen. knap: Du kan ekspandere visningen af de enkelte poster på fanen ved at trykke på denne knap øverst til højre på fanen. Herved vises adressefeltet og lokalitetstypen. knap: Denne note-knap vises kun, når der er valgt ekspanderet visning på fanen, så hver post vises med flere linjer. Knappens ikon ændres til, når der er tilføjet en bemærkning til en projekt-/aktivitetspost. Disse bemærkninger bliver vist i rapporten 'Specificeret brugerbetaling'. På fanen Timeforbrug vises en knap i slutningen af 1. udgave, juli

15 GeoEnviron 7.5 Modulet Tidsregistrering hver linje, når der er registreret en bemærkning. Klik på knappen åbner et vindue med bemærkningen. I standardopsætningen af systemet gemmes også oplysning om det team, der er defineret for medarbejderen under stamdata, når timeposterne gemmes på ugeseddel. Det er nu muligt at definere, at medarbejderen via en listboks kan vælge et andet team i afdelingen for hver timepost på ugeseddel. Markering i tjekfeltet Flere på stamdata fanen Medarbejdere bestemmer, om medarbejderen må ændre team på ugeseddel. Når brugeren er sat til ikke at kunne ændre team, så bliver feltet ikke vist på fanen Ugeseddel. Ved valg af en virksomhed, der har markering i feltet 'Omfattet af brugerbetaling', vises kun aktiviteter med disse faktureringstyper i listboksen: Godkendelse - aktiviteter på virksomheden Godkendelse - aktiviteter udenfor virksomheden Tilsyn m.v. - aktiviteter på virksomheden Tilsyn m.v. - aktiviteter udenfor virksomheden Ingen Ved valg af et landbrug, der har markering i feltet 'Omfattet af brugerbetaling', vises kun aktiviteter med disse faktureringstyper i listboksen: Godkendelse efter 11, 12 - aktiviteter på husdyrbruget Godkendelse efter 11, 12 - aktiviteter udenfor husdyrbruget Godkendelse efter 16 - aktiviteter på bedriftens arealer Godkendelse efter 16 - aktiviteter udenfor bedriftens arealer Tilsyn m.v. - aktiviteter på husdyrbruget Tilsyn m.v. - aktiviteter udenfor husdyrbruget Tilsyn m.v. efter 16 - aktiviteter på bedriften Tilsyn m.v. efter 16 - aktiviteter udenfor bedriften Ingen Ved valg af en virksomhed/et landbrug, der ikke har markering i feltet 'Omfattet af brugerbetaling', vises kun aktiviteter med denne faktureringstype i listboksen: Ingen Tilføjelser og ændringer i ver På Ugeseddel har vi genindført fremhævning af dags dato samt søn- og helligdage. Dags dato markeres med orange baggrund, søn- og helligdage med rød ledetekst. Tilføjelser og ændringer i ver Listboksen til valg af projekt viser hovedaktiviteten for virksomheder og landbrug, så det er lettere at vælge i de tilfælde, hvor samme firma er registreret flere gange på samme adresse. Hovedaktiviteten vises også på den ekspanderede ugeseddel. Tilføjelser og ændringer i ver Der kan atter benyttes decimaltal med et interval på 0,1 (svarende til 6 minutter) på ikke-fakturerbare aktiviteter. Denne funktionalitet slås til i vinduet for den fælles opsætning under gruppe = Tidsregistrering og overskrift = Tidsinterval. I GE var denne funktionalitet ved en fejl blevet en personlig opsætningsværdi. 1. udgave, juli

16 GeoEnviron 7.5 Modulet Tidsregistrering Tilføjelser og ændringer i ver Der kan angives decimaltal med et interval på 0,1 for ikke-fakturerbare aktiviteter, der er kopieret fra personlig opsætning (forudsat at funktionaliteten Tidsinterval er slået til i den fælles opsætning af systemet). Tilføjelser og ændringer i ver Registrering af tid på aktuel lokalitet. En ny knap til tidsregistrering er indført i hoveddata vinduet i hvert af de moduler, der er gjort tilgængelig for tidsregistrering ved afkrydsning på fanen Moduler i stamdata for Tidsregistrering. Ved klik på knappen indsættes den aktuelle lokalitet som projekt i en ny linje på ugeseddel for indeværende uge i modulet Tidsregistrering, der åbnes automatisk. Herefter skal du vælge aktivitet, registrere dit tidsforbrug på lokaliteten og gemme. Indeværende uge tilføjes automatisk i ugeoversigten, hvis den ikke findes allerede. Skjul linjer uden tidsforbrug med knappen øverst til højre på fanen Ugeseddel. Fanen Personlig opsætning På denne fane kan du definere de projekt-aktiviteter, som du arbejder længerevarende på eller har som faste projekter. Arbejder du ikke mere på en projekt-aktivitet eller måske kun periodevis, kan du enten deaktivere eller slette den fra fanen. Når en ny ugeseddel oprettes, vil aktive projekt-aktiviteter automatisk blive tilføjet på ugesedlen. Tilføj ny, tom projekt-aktivitetspost: En ny tom post kan tilføjes på fanen ved klik på Indsæt-knappen mens fokus er i et felt på fanen. Slet post: Tilføjede poster kan slettes med Slet-knappen, når fokus er på posten. Gem data: Efter endt redigering af data på fanen klikkes på Gem-knappen, mens fokus er et eller andet sted på fanen. Fanens felter og knapper Felterne Projekt og Aktivitet fungerer som de tilsvarende felter på fanen Ugeseddel. Feltet Aktiv: Ved tilføjelse af en ny post markeres automatisk i dette felt. Fjerner du markeringen på en post, vil projekt-aktivitetsposten ikke blive kopieret til fanen Ugeseddel, når en ny ugeseddel oprettes. knap: Med denne knap til højre for hver projekt-/aktivitetspost kan du tilføje den valgte (og typisk inaktive) projekt-/aktivitetspost til den valgte uge på Ugesedlen. knap: Du kan ekspandere fanen, så hver post vises med 2 linjer, ved at trykke på denne knap øverst til højre på fanen. Herved vises også adressefeltet. 1. udgave, juli

17 GeoEnviron 7.5 Ekstra faneblade i modulerne Virksomhed og Landbrug Ekstra faneblade i modulerne Virksomhed og Landbrug Vi vil nu se på de 2 faneblade, Timeforbrug og 'Eksterne ydelser', der tilføjes i modulerne Virksomhed og Landbrug ved installation af modulet Tidsregistrering. Disse to faner er placeret under fanen Administration/Tilsynsoplysninger i begge moduler. Fanen Timeforbrug Når medarbejdere har registreret timeforbrug i tilknytning til en virksomhed eller et landbrug i modulet Tidsregistrering, vil disse data vises på fanen Timeforbrug, når virksomheden eller landbruget vælges i modulet Virksomhed eller Landbrug. Hver enkelt medarbejders forskellige registrerede aktiviteter pr. uge vil her optræde som selvstændige poster, med en visning af uge, medarbejder-initialer, afdeling, aktivitetskode og tekst, samt med en summering af ugens timeforbrug. På fanen beregnes det samlede timeforbrug på virksomheden for hvert år. Fanen giver således et godt overblik over timeforbruget på en virksomhed eller et landbrug. Feltet 'Fakt. dato': I dette felt vil en faktura dato først blive vist, når de pågældende timer (den pågældende aktivitetspost) er angivet som værende faktureret via rapporten Fakturagrundlag. (I denne rapport kan virksomheder/landbrug med betalingsposter i en given periode udtrækkes og angives som faktureret). På fanen Timeforbrug vises en knap i slutningen af hver linje, når der er registreret en bemærkning. Ved klik på knappen åbner et vindue med bemærkningen. Hver linje repræsenterer som bekendt en medarbejders samlede timetal en bestemt uge, registreret på en aktivitet i tilknytning til den valgte lokalitet altså svarende til en dataillinje på fanen Ugeseddel for en medarbejder i modulet Tidsregistrering. Og når sådan en linje registreres, kan der også kobles en bemærkning til den. Og det er netop denne bemærkning, som vises på fanen Timeforbrug. NB! Standardfanen Timeforbrug bliver vist i alle de moduler, der er defineret til tidsregistrering på stamdata fanen Moduler i stamdatavinduet for Tidsregistrering. 1. udgave, juli

18 GeoEnviron 7.5 Ekstra faneblade i modulerne Virksomhed og Landbrug Fanen Eksterne ydelser Når fremmede tjenesteydelser til f.eks. rådgivere og laboratorier, indgår i forbindelse med tilsyn med virksomheder eller landbrug, så kan disse udgifter videredebiteres virksomheden/landbruget med en procentsats, der pr. 1. januar 2005 udgør 57,79 % af fakturabeløbet uden moms. Data for sådanne eksterne ydelser kan registreres på dette faneblad sammen med forskellige administrative oplysninger herom. Fanen er delt i to dele, idet den består af to datavinduer, der skal gemmes særskilt. I den øverste del indtastes data om bilagstype, bilagsdato, kreditor mm. Og når disse data er gemt (ved klik på Gem-knappen mens fokus er på denne del af fanen) kan de forskellige aktiviteter og beløb herfor angives på den nederste del af fanen. Nye poster tilføjes med Indsæt-knappen, og der sluttes af med af gemme disse data. Faktureringsgraden, der vises i den nederste del af fanen, og som brugerbetalingsbeløbet beregnes ud fra, hentes fra stamdata fanen 'Timerater mm' under stamdata for Tidsregistrering, hvor faktureringsgraden skal angives for hvert år. Felter i fanens øverste datavindue Bilag: Angiv bilagsnummer, maksimalt 15 tegn. Bilagstype: Vælg bilagstypen, Godkendelse eller Tilsyn, via rullelisten. Bilagsdato: Angiv bilagsdatoen. Ekstern fakturanr: Angiv fakturanummeret fra kreditors regning. Kreditor: Klik på knappen til venstre for feltet, og vælg kreditor fra listboksen. I de tilhørende felter (inklusive feltet nederst til højre) vises herefter data for den valgte kreditor. 1. udgave, juli

19 GeoEnviron 7.5 Ekstra faneblade i modulerne Virksomhed og Landbrug OBS! Eksterne rådgivere, konsulenter, laboratorier etc. skal først være tilføjet i person-/adresseregisteret, og derpå være defineret på stamdata fanen Rådgivere, før de kan vælges på fanen 'Eksterne ydelser'. Du kan læse mere i afsnittet om stamdata fanen Rådgivere. Faktura dato: I dette felt bliver vist en fakturadato, når den eksterne ydelse er angivet som værende faktureret via rapporten Fakturagrundlag. (I denne rapport kan virksomheder/landbrug med betalingsposter i en given periode udtrækkes og faktureres). Forfaldsdato: Her vil en forfaldsdato for betaling af den eksterne ydelse blive vist, når betalingsposten er angivet som faktureret via rapporten Fakturagrundlag. Bemærkninger: Angiv evt. en bemærkning til den eksterne ydelse. Felter i fanens nederste datavindue Aktivitet: Klik på L-knappen til feltet og vælg en aktivitet fra listboksen. Når den valgte bilagstype i datavinduet ovenover er Godkendelse, vil listboksen vise alle aktiviteter opført på stamdata fanen Aktiviteter, der har faktureringstyperne: Godkendelse - aktiviteter på virksomheden Godkendelse - aktiviteter udenfor virksomheden Godkendelse efter 11, 12 aktiviteter på husdyrbruget Godkendelse efter 11, 12 aktiviteter udenfor husdyrbruget Godkendelse efter 16 aktiviteter på bedriftens arealer Godkendelse efter 16 aktiviteter udenfor bedriftens arealer Ingen Og når der er valgt bilagstypen Tilsyn, indeholder listboksen alle aktiviteter med disse faktureringstyper: Tilsyn m.v. - aktiviteter på virksomheden Tilsyn m.v. - aktiviteter udenfor virksomheden Tilsyn m.v. aktiviteter på husdyrbruget Tilsyn m.v. aktiviteter uden for husdyrbruget Tilsyn m.v. efter 16 aktiviteter på bedriften Tilsyn m.v. efter 16 aktiviteter udenfor bedriften Ingen Beløb: Angiv det samlede beløb for aktiviteten (fra kreditors faktura). OBS! Det samlede beløb skal også indtastes for aktiviteter vedrørende godkendelse af landbrug, hvoraf der kun skal opkræves 80 % af det samlede beløb. Fakt.grad: I dette felt vises den faktureringsgrad i procent (angivet på stamdata fanen Timerater mm), der er gældende i bilagsdato året. Brugerbetaling: Det beregnede brugerbetalingsbeløb (beløb x faktureringsgrad) for aktiviteten vises automatisk i dette felt. OBS! Ved udtræk af eksterne ydelser i rapporter og til økonomisystem beregner programmet brugerbetaling som beløb x faktureringsgrad x 80 % for aktiviteter med faktureringstype vedrørende godkendelse af landbrug efter 11, 12 og udgave, juli

20 GeoEnviron 7.5 Ekstra faneblade i modulerne Virksomhed og Landbrug Tilføjelser og ændringer i ver På underfanen Aktiviteter vil feltet Brugerbetaling nu vise det faktiske beløb der opkræves, når der registreres aktiviteter med faktureringstyperne Godkendelse efter 11, 12 og 16. Og samtidig vil feltet Fakt.grad vise den faktiske faktureringsgrad for disse aktiviteter (dvs. årets faktureringsgrad x aktivitetens faktureringsgrad sidstnævnte vil typisk være 80% eller 100%). Man kan registrere rådgiverydelser på virksomheder/landbrug, som der ikke skal opkræves brugerbetaling for. For virksomheder/landbrug omfattet af brugerbetaling kan der vælges aktiviteter under eksterne ydelser, som har faktureringstypen "ingen" og systemtypen "godkendelse" eller "tilsyn". Faktureringsgraden er altid 0 for aktiviteter med faktureringstypen "ingen". For eksisterende aktiviteter sættes faktureringsgraden via indberetningskategorien ved kørsel af GeoEnviron databasepatchen. Tilføjelser og ændringer i ver Ændret sortering af eksterne ydelser. Bilaget med nyeste bilagsdato vises først på fanen 'Eksterne ydelser' under tilsynsoplysninger for virksomhed eller landbrug. 1. udgave, juli

21 GeoEnviron 7.5 Rapporter og fakturering af miljøgebyr Rapporter og fakturering af miljøgebyr GE Tidsregistrering indeholder disse 3 rapporter vedrørende opkrævning af miljøgebyr: Fakturagrundlag Årets brugerbetaling Specificeret brugerbetaling Tjek gebyrdata i rapporten Fakturagrundlag Rapporten Fakturagrundlag kan bruges til at gennemgå brugerbetalingsposterne for at tjekke, om de er i orden, før der laves udtræk af disse. Hent-knappen vises først, når der er angivet en forfaldsdato øverst i rapportvinduet. Rapporten Fakturagrundlag oplister som standard alle brugerbetalingspligtige virksomheder/landbrug med ufakturerede betalingsposter inden for et angivet ugeinterval. Foruden data om virksomheder/landbrug viser rapporten oplysninger om betaleradresse, det registrerede betalingspligtige timeforbrug og brugerbetalingen herfor, brugerbetaling for eksterne ydelser, samt det samlede opkrævningsbeløb. For hver faktureringstype beregnes samlet antal timer og brugerbetalingsbeløb. Brug rullepanelet for at få vist hele rapporten for den aktuelle virksomhed/landbrug. Tasterne Page Down og Page Up kan anvendes til at skifte mellem visning af forskellige virksomheds/landbrugsposter. Virksomheds/landbrugspostens sidenummer i rapporten vises, når du klikker med musen på den lille boks i rullepanelet, der bevæger sig op og ned i rullepanelet for at illustrere, hvor i rapporten, du befinder dig. Det er muligt at angive de sider i rapporten, man ønsker at udskrive i vinduet Udskriv. 1. udgave, juli

22 GeoEnviron 7.5 Rapporter og fakturering af miljøgebyr Visningen af data i rapporten kan begrænses på følgende punkter: Kun virksomheder eller landbrug (vælges i rulleliste). Herved vil listboksen for valg af en lokalitet kun indeholde enten virksomheder eller landbrug. Kun én bestemt virksomhed/landbrug, der vælges via listboks. Kun virksomheder/landbrug af en indberetningskategori, der vælges fra rulleliste. Kun aktiviteter af typen Godkendelse eller Tilsyn, der vælges fra rulleliste. Feltet e-faktura indeholder 3 valgmuligheder i rullelisten. Den første er standardvalg: Nej kun virksomheder/landbrug, der ikke ønsker e-faktura, findes ved søgningen. Ja kun virksomheder/landbrug, der ønsker e-faktura, findes ved søgningen.? - intet søgekriterie er defineret i feltet. OBS! Brugerbetaling for virksomheder og landbrug med markering i feltet e-faktura på fanen Virksomhed eller Landbrug kommer ikke med ud i udtræk til økonomisystem. Rullelistefeltet 'Omfattet af brugerbetaling' har 3 tilstande. Den første er standardvalg: Ja - kun virksomheder/landbrug omfattet af brugerbetaling findes ved søgningen. Nej - kun virksomheder/landbrug, der ikke er omfattet af brugerbetaling, findes ved søgningen.? - intet søgekriterie er defineret i feltet. Tjekfeltet 'Rapport kan overføres til Excel' har 2 tilstande: Tomt felt - ved eksport af rapportens data til en Excel-fil, gemmes kun data om virksomheden/landbruget og betaleradresse. Alle andre data filtreres fra. Markering i feltet - ved eksport af rapportens data til en Excel-fil, gemmes data om virksomheden/landbruget og betaleradresse samt grundlaget for beregningen af brugerbetalingen, men ikke resultatet, så en brevfletning med denne fil kan ikke vise de beregnede brugerbetalingsbeløb. Kolonnerne i Excel-filen, der indeholder grundlaget for beregningen af brugerbetaling, er navngivet med en kode, der består af 3 tegn: Tegn 1: m = anvendt tid - myndighed e = ekstern ydelse Tegn 2: t = timer k = kroner 1. udgave, juli

23 GeoEnviron 7.5 Rapporter og fakturering af miljøgebyr Tegn 3: Værdi for aktivitetens faktureringstype, der gemmes i databasen. Oversigt over koder der benyttes i Excel-filen: Kode Betydning Myndighed mt1 Godkendelse - aktiviteter på virksomheden (timer) Myndighed mk1 Godkendelse - aktiviteter på virksomheden (kroner) Myndighed mt2 Godkendelse - aktiviteter udenfor virksomheden (timer) Myndighed mk2 Godkendelse - aktiviteter udenfor virksomheden (kroner) Myndighed mta Godkendelse efter 11, 12 - aktiviteter på husdyrbruget (timer) Myndighed mka Godkendelse efter 11, 12 - aktiviteter på husdyrbruget (kroner) Myndighed mtb Godkendelse efter 11, 12 - aktiviteter udenfor husdyrbruget (timer) Myndighed mkb Godkendelse efter 11, 12 - aktiviteter udenfor husdyrbruget (kroner) Myndighed mtc Godkendelse efter 16 - aktiviteter på bedriftens arealer (timer) Myndighed mkc Godkendelse efter 16 - aktiviteter på bedriftens arealer (kroner) Myndighed mtd Godkendelse efter 16 - aktiviteter udenfor bedriftens arealer (timer) Myndighed mkd Godkendelse efter 16 - aktiviteter udenfor bedriftens arealer (kroner) Myndighed mt3 Tilsyn m.v. - aktiviteter på virksomheden (timer) Myndighed mk3 Tilsyn m.v. - aktiviteter på virksomheden (kroner) Myndighed mt4 Tilsyn m.v. - aktiviteter udenfor virksomheden (timer) Myndighed mk4 Tilsyn m.v. - aktiviteter udenfor virksomheden (kroner) Myndighed mt5 Tilsyn m.v. - aktiviteter på husdyrbruget (timer) Myndighed mk5 Tilsyn m.v. - aktiviteter på husdyrbruget (kroner) Myndighed mt6 Tilsyn m.v. - aktiviteter udenfor husdyrbruget (timer) Myndighed mk6 Tilsyn m.v. - aktiviteter udenfor husdyrbruget (kroner) Myndighed mt7 Tilsyn m.v. efter 16 - aktiviteter på bedriften (timer) Myndighed mk7 Tilsyn m.v. efter 16 - aktiviteter på bedriften (kroner) Myndighed mt8 Tilsyn m.v. efter 16 - aktiviteter udenfor bedriften (timer) Myndighed mk8 Tilsyn m.v. efter 16 - aktiviteter udenfor bedriften (kroner) Myndighed mt0 Ikke fakturerbare timer (timer) Kode Betydning Ekstern ydelse ek1 Godkendelse - aktiviteter på virksomheden (kroner) Ekstern ydelse ek2 Godkendelse - aktiviteter udenfor virksomheden (kroner) Ekstern ydelse eka Godkendelse efter 11, 12 - aktiviteter på husdyrbruget (kroner) Ekstern ydelse ekb Godkendelse efter 11, 12 - aktiviteter udenfor husdyrbruget (kroner) Ekstern ydelse ekc Godkendelse efter 16 - aktiviteter på bedriftens arealer (kroner) Ekstern ydelse ekd Godkendelse efter 16 - aktiviteter udenfor bedriftens arealer (kroner) Ekstern ydelse ek3 Tilsyn m.v. - aktiviteter på virksomheden (kroner) Ekstern ydelse ek4 Tilsyn m.v. - aktiviteter udenfor virksomheden (kroner) Ekstern ydelse ek5 Tilsyn m.v. - aktiviteter på husdyrbruget (kroner) Ekstern ydelse ek6 Tilsyn m.v. - aktiviteter udenfor husdyrbruget (kroner) Ekstern ydelse ek7 Tilsyn m.v. efter 16 - aktiviteter på bedriften (kroner) Ekstern ydelse ek8 Tilsyn m.v. efter 16 - aktiviteter udenfor bedriften (kroner) 1. udgave, juli

24 GeoEnviron 7.5 Rapporter og fakturering af miljøgebyr Udtræk data til gebyropkrævning Med to tillægsmoduler til GeoEnviron kan der foretages udtræk af fakturerbare brugerbetalingsposter til økonomisystem enten KMD Debitor eller KMD/Prisme/ØS2000 Regningsdebitor. Du kan hente vejledninger til disse tillægsmoduler på GeoEnviron ERFA Service hjemmesiden. Data trækkes ud af GeoEnviron på basis af registreringerne i GE Tidsregistrering, GE Virksomhed og GE Landbrug hvorefter der dannes en tekstfil, der skal indlæses i kommunens økonomisystem, hvorfra girokortene kan udskrives til printer. OBS! Lokaliteter med markering i feltet e-faktura på fanen Virksomhed eller Landbrug trækkes ikke ud i udtræk til økonomisystem. Brug i stedet rapporten Fakturagrundlag. Når data om brugerbetaling overføres til økonomisystemet, sættes fakturadatoen i økonomisystemet. Her kan der angives en specifik dato for alle poster, som overføres. I udtræksfaciliteten til Regningsdebitor er det sagsbehandleren for lokaliteten, som kommer med i udtrækket, hvis denne er angivet og aktiv. Hvis der ikke er angivet en sagsbehandler for lokaliteten, eller hvis denne er ikke-aktiv, så vil udtrækket indeholde den standard-sagsbehandler, der er angivet i udtræksvinduet. Eventuelle henvendelser vedrørende fakturaen kan så sendes til sagsbehandleren for lokaliteten, og ikke til sagsbehandleren der har udtrukket data. Tilføjelser og ændringer i ver Hvis man fjerner markering i tjekfeltet 'Benyt CVR-nr. som debitor-nr.', så vises feltet til angivelse af 'debitornr. start' i udtræk til økonomisystemer. Angiv debitornr. start, når man ønsker, at debitornumre starter et bestemt sted. Husk at debitornumre er underlagt modulus-11 tjek, så derfor er der spring i numrene dvs. at de ikke er fortløbende. Hvis der ikke skrives noget i dette felt, vil GE danne debitornumre ved hvert nyt udtræk. Sæt faktureringsdato på betalingsposter og luk posterne i GE Herefter skal alle fakturerede poster tilføjes en fakturadato, der lukker posterne i GeoEnviron og modvirker, at der opkræves brugerbetaling for samme post flere gange. Dette gøres i rapporten Fakturagrundlag. OBS! Feltet 'Faktura dato' bliver kun vist for medarbejdere med markering i feltet Sysadm i kodelisten for medarbejdere. Med knappen 'Sæt fakturadato' er det muligt at tilføje en fakturadato på alle de betalingsposter, der vises i rapporten. Knappen 'Sæt fakturadato' vises kun, når der er angivet en fakturadato øverst i rapporten. Næste gang der hentes i rapporten, vil disse betalingsposter ikke blive vist, da rapporten kun viser betalingsposter, der ikke er faktureret. 1. udgave, juli

25 GeoEnviron 7.5 Rapporter og fakturering af miljøgebyr OBS! Det er ikke muligt at låse alle fakturerede poster for redigering i GeoEnviron, når opkrævningen for et år er foretaget, således at de data ikke mere kan rettes (for at sikre at de elektroniske data altid svarer til det, som kommunen har opkrævet). Fjern fakturadato på betalingsposter og genåbn posterne Der er mulighed for at revidere en fakturering efter indsigelse fra en virksomhed eller et landbrug ved at genåbne tidligere fakturerede brugerbetalingsposter for én bestemt virksomhed/landbrug, ændre betalingsposterne i modulet Tidsregistrering, og herefter lave et nyt udtræk af disse data til opkrævning af miljøgebyr. OBS! Feltet 'Faktura dato' bliver kun vist for medarbejdere med markering i feltet Sysadm i kodelisten for medarbejdere. Angiv øverst i rapporten Fakturagrundlag opkrævningsperioden og fakturadatoen for betalingsposterne (angiv ikke forfaldsdato), vælg virksomheden/landbruget via listboks, udfyld eventuelt øvrige felter, og tryk på knappen 'Fjern fakturadato' for at fjerne fakturadatoen på alle virksomhedens/landbrugets brugerbetalingsposter i opkrævningsperioden, som er registreret med denne fakturadato (- disse poster kan dog ikke hentes før efter fjernelse af fakturadatoen og angivelse af en forfaldsdato). Så kan virksomhedens/landbrugets brugerbetalingsposter ændres i GE Tidsregistrering. Rapporten Fakturagrundlag kan bruges til at gennemgå brugerbetalingsposterne for at tjekke, om de er i orden, før der laves udtræk af disse. Hent-knappen vises først, når der er angivet en forfaldsdato øverst i rapporten Fakturagrundlag. Med et tillægsmodul til GeoEnviron foretages et nyt udtræk af virksomhedens/ landbrugets fakturerbare betalingsposter i opkrævningsperioden til økonomisystemet - enten KMD Debitor eller KMD/Prisme/ØS2000 Regningsdebitor. Herefter skal alle de fakturerede poster tilføjes en fakturadato, der lukker posterne i GE Tidsregistrering og modvirker, at der opkræves brugerbetaling for de samme poster flere gange. Dette gøres i rapporten Fakturagrundlag. Vælg igen virksomheden/landbruget via listboks i rapporten Fakturagrundlag, angiv opkrævningsperioden og forfaldsdatoen for betalingsposterne øverst i rapporten, udfyld eventuelt øvrige felter, og tryk på Hent-knappen, så disse poster hentes. 1. udgave, juli

26 GeoEnviron 7.5 Rapporter og fakturering af miljøgebyr Angiv fakturadato øverst i rapporten og tryk på knappen 'Sæt fakturadato' for at tilføje denne fakturadato på alle de brugerbetalingsposter, der vises i rapporten. Næste gang der hentes data i rapporten, vil disse betalingsposter så ikke blive vist, da rapporten kun viser betalingsposter, der ikke er faktureret. Rapporten: Årets brugerbetaling Øverst i rapportvinduet er der mulighed for at udtrække data for en vilkårlig opkrævningsperiode ved at angive et ugeinterval. Der er også mulighed for at begrænse udtrækket af data for anvendt tid til en bestemt afdeling. Bemærk, at rapporten viser alle betalingspligtige eksterne ydelser for det angivne ugeinterval, da eksterne ydelser ikke er knyttet til en afdeling. På basis af alle de betalingspligtige faktureringstyper, der kan knyttes til aktiviteterne, oplister rapporten brugerbetalingen i et angivet ugeinterval, der henholdsvis er registreret som timeforbrug og som betalingspligtige eksterne ydelser. Fakturerede og ikke-fakturerede beløb oplistes i særskilte kolonner, hvor tidsforbruget samtidig vises. 1. udgave, juli

27 GeoEnviron 7.5 Rapporter og fakturering af miljøgebyr For hver faktureringstype beregnes samlet antal timer og brugerbetalingsbeløb. Totalt faktureret og ikke-faktureret betalingsbeløb beregnes for henholdsvis anvendt tid myndighed og eksterne ydelser. Visningen af data i rapporten kan begrænses på følgende punkter: Kun virksomheder eller landbrug (vælges i rulleliste). Kun virksomheder/landbrug af en indberetningskategori, der vælges fra rulleliste. Rullelistefeltet 'Omfattet af brugerbetaling' har 3 tilstande. Den første er standardvalg: Ja - kun virksomheder/landbrug omfattet af brugerbetaling findes ved søgningen. Nej - kun virksomheder/landbrug, der ikke er omfattet af brugerbetaling, hentes.? - intet søgekriterie er defineret i feltet. Rapporten: Specificeret brugerbetaling I rapporten 'Specificeret brugerbetaling' oplistes brugerbetalingen i et angivet ugeinterval for en bestemt virksomhed/landbrug. Udover grunddata om virksomheden/ landbruget viser rapporten oplysninger om det registrerede betalingspligtige timeforbrug og brugerbetalingen herfor, samt brugerbetaling for eksterne ydelser. OBS! Når du har ændret teksten, der beskriver en aktivitet, på fanen Ugeseddel i GE Tidsregistrering, så vil den tilrettede tekst blive vist i kolonnen Aktivitet i rapporten. Rapporten beregner det totale antal brugte timer samt brugerbetalingen herfor samt det totale eksterne fakturabeløb og brugerbetalingen herfor. 1. udgave, juli