Ministeriet for Børn og Undervisnings forfattervejledning til ministeriets publikationer

Transkript

1 Ministeriet for Børn og Undervisnings forfattervejledning til ministeriets publikationer Denne forfattervejledning er et bilag til de interne retningslinjer for udarbejdelse af publikationer Sammen med ministeriets designmanual for publikationer og ministeriets publikationsplan er de rammen for Ministeriet for Børn og Undervisnings publikationsvirksomhed Juni, 2012

2 Ministeriet for Børn og Undervisnings vejledning til eksterne og interne forfattere til ministeriets publikationer Indledning Manuskripter, der udføres for Ministeriet for Børn og Undervisning, skal altid afleveres både i elektronisk form fremsendt via e-post, på cd-rom eller på andet elektronisk lagringsmedie, afhængigt af eventuelle særlige regler for eksempelvis produkter fra forsøgs- og udviklingsprojekter og som et laserprint af tekstfiler og eventuelle grafikfiler. Som forfatter skal du først og fremmest koncentrere dig om selve skriveprocessen. Det betyder dog ikke, at du ikke kan give ønsker og gode ideer om tekstens endelige opsætning videre. Medmindre andet udtrykkeligt er aftalt, skal manus afleveres som en brødtekst, der senere vil blive sat op til færdige sider af en anden part, for eksempel en ekstern leverandør. Der gælder derfor nogle ganske enkle retningslinjer og gode råd, som når du følger dem sikrer, at den tekniske produktion af dit manus til en færdig internet- eller trykt publikation (og formatering til en elektronisk version i HTML-format til ministeriets hjemmeside) kan foregå uden helt unødvendige problemer. Generelle krav: Teksten skal skrives i ét af følgende tekstbehandlingssystemer: Word Pro, Word eller WordPerfect og aldrig opsat i et desktop publishing-program. Du kan ikke aflevere manustekst i et projektværktøjsprogram, en projektmappe eller lignende. Altid som rene tekstfiler. Gem din tekst på lagringsmediet i en programversion, som er ældre end den allernyeste. Gem også din tekst på lagringsmediet i et generelt tekstformat, for eksempel dos-tekst med layout (ascii). Gem altid selv en kopi af de filer, du afleverer. Selv om du selvfølgelig har testet det lagringsmedie, du sender af sted, kan der alligevel være problemer med at åbne/læse den hos den, der skal arbejde videre med din tekst eller mediet kan blive ødelagt eller forsvinde undervejs. Illustrationselementer som for eksempel grafik, tabeller, regneark, tegninger, fotos osv. må ikke integreres i brødtekstmanus. Tekst gemmes for sig, grafik gemmes for sig osv. Tabeller oprettet i Word må dog indgå i brødtekst. Der er ofte problemer med integrerede elementer i Word Pro. 2

3 Aflever en liste over dine filer og eventuelle originale illustrationer. Det skal fremgå tydeligt, hvor de løse elementer skal indplaceres i teksten. Dette kan eventuelt markeres i det medsendte print. Om selve teksten og skrivefasen: Der er ingen særlige krav om opsætning og layout. Vælg et format, som passer til din egen skærm, og koncentrer dig om indhold, struktur og formidling af dit budskab. Design og endelig opsætning foregår i en senere fase. Skriv teksten så enkelt som muligt. Undgå alle de fristelser, dit avancerede tekstbehandlingsprogram giver dig stort set! Det lyder banalt, men du skal huske: o ingen indryk ved nyt afsnit brug i stedet tvunget linjeskift og blindlinje (blank linje) o kun ét ordmellemrum mellem ord o ingen ordmellemrum mellem sidste bogstav i et ord og det efterfølgende tegn o ingen ordmellemrum mellem anførselstegn og det anførte o anførsels-/citationstegn skal vende korrekt, for eksempel Forfattervejledning o kun ét ordmellemrum efter tegn, for eksempel punktum, og inden første bogstav i eventuelt følgende ord o brug tabulator i stedet for mellemrumstast ved opstillinger, indrykket venstre kant eller lignende. Anvend ikke: o orddeling (slå automatisk orddeling fra, og undlad selv at dele ord) o centrering af tekst o lige højre kant o kolonner o opdeling i sektioner. Anvend ikke ordforkortelser bortset fra o osv. o mv. o etc. o p.t. o m.m. o pr. Anvend de officielle uddannelsesforkortelser hvis der overhovedet skal forkortes. På adressen: findes en opdateret liste over korrekte, uddannelsesrelaterede forkortelser. Tekstbokse og lignende kan medvirke til at gøre teksten lettere og mere læsevenlig og til at give bedre overblik over indhold. Men tekstbokse skal have en ende og ikke løbe over flere sider. Markér selv i teksten, for eksempel således: <start tekstboks> (for eksempel 3

4 med lyse raster og farve) og med <slut tekstboks>, hvilken tekst der skal indrammes, og cirka, hvor den skal placeres. Vær omhyggelig med notehenvisninger, både i forbindelse med udvælgelsen og begrænsninger og også i korrekturfaserne, hvor siderne er meget anderledes end i manus. Vær omhyggelig og systematisk/konsekvent med litteraturhenvisninger i for eksempel noter. Opstil bogtitler ens, for eksempel konsekvent i citationstegn eller i kursiv. Titler, udgivere, årstal osv. skal selvfølgelig være korrekte. Retskrivning, herunder kommatering: Ministeriet for Børn og Undervisning er forpligtet til at følge den retskrivning, som Dansk Sprognævn fastlægger, og som gengives i de ordbøger, nævnet udgiver. Ministeriet har besluttet at anvende det grammatiske komma (kryds og bolle) med fortsat brug af startkomma, uanset at Sprognævnet anbefaler ikke at anvende dette. Forord, resumé, executive summary og titel: For de fleste af ministeriets publikationer vil der blive indsat et forord, udarbejdet og underskrevet af sagsbehandleren. Forordet indsættes foran indholdsfortegnelsen. Alle ministeriets publikationer bør indledes med et resumé. Forfatteren udarbejder resumeet, som bør indeholde hovedkonklusionerne i manus. Resumeet indsættes som første kapitel i selve manusset. For nogle af ministeriets publikationer vil det være relevant at udarbejde et executive summary. Dette summary lægges på ministeriets engelske hjemmeside og kan indsættes i den pågældende publikation, for eksempel som sidste kapitel. Forfatteren udarbejder på dansk et grundlag for summary. Omfang: maksimalt 1½ A4-side. Ministeriet sørger selv for oversættelse til engelsk. Forfatteren kan foreslå en titel for den færdige publikation. Den endelige titel besluttes dog i ministeriet. Titlen bør være kort og fængende, samtidig med at den skal vejlede om indholdet. Der kan være tale om en undertitel af mere informativ karakter også. Om illustrationer og tilbehør til manus: Grafikfiler gemmes i formatet EPS eller TIF og hver figur, tabel eller lignende for sig med tydelig henvisning til placering i teksten. Fotos afleveres i original eller eventuelt i aftalt elektronisk format sættes op eller ned af bogtrykker efter ønsker/behov i forbindelse med sideopsætningen. Rettigheder til publicering på internettet må aftales og koster normalt et ekstra brugsgebyr. Tegninger afleveres i original sættes op eller ned af bogtrykker efter ønsker/behov i forbindelse med sideopsætningen. Rettigheder til publicering på internettet må aftales (se ovenfor vedrørende fotos). 4

5 Bilag bør afleveres elektronisk, så de fremstår teknisk bedst muligt i den færdige, trykte publikation og i den elektroniske onlinepublikation. Papirbilag skal fremstå knivskarpt og uden håndskrevne kommentarer. Husk ved levering af illustrationer og bilag i elektronisk format, at den opløsning, der anvendes af satsfirma/bogtrykker i opsætningen, er 2400 dpi, og at illustrationerne skal leve op til dette. Til sammenligning er opløsningen på illustrationer på internettet kun 72 dpi. Vurdér det enkelte bilags værdi og relevans, inden du vedlægger det. Undersøg, om du har ret til at bruge dit illustrationsmateriale. Er der ophavsret på dine fremmede bilag, fotos, tegninger, tegneserier osv.? Der henvises i øvrigt til lovgivning og vejledninger m.m. herom. Om aflevering af dine produkter: Læs selv korrektur flere gange. Mindst ét par andre øjne en kollegas har læst dit manus som førstehåndskritiker. Du skal aflevere et print af alle dine tekst-/figur-/grafikfiler udskrevet på en laserprinter. Test igen dit lagringsmedie for korrekt lagring af filer har den enkelte fil faktisk et indhold, og kan den åbnes? Prøv den eventuelt af på en anden pc. Navngiv dit lagringsmedie, og vedlæg den samlede oversigt over afleverede filer. Emballér mediet med de elektroniske filer forsvarligt. Emballér eventuelle originale fotos, tegninger og lignende omhyggeligt oplys om, hvordan disse originaler skal håndteres efter brugen. Skal de for eksempel returneres til tegner eller fotograf, billedbureau eller andre? Når dit endelige manus eventuelt efter et par redigeringsøvelser er godkendt til udgivelse, går den tekniske produktion i gang. 5