REGION HOVEDSTADEN. Forretningsudvalgets møde den 28. februar Sag nr. Emne: bilag

Transkript

1 REGION HOVEDSTADEN Forretningsudvalgets møde den 28. februar 2012 Sag nr. Emne: bilag

2

3 Revideret udgave af 21. februar 2012 God kommunikation - i Region Hovedstaden Denne første del beskriver de overordnede tanker om kommunikation i organisationen Region Hovedstaden. I anden del finder du visionen og principperne udmøntet i en plan og et årshjul med en række fokusområder og konkrete kommunikationsaktiviteter, der er politisk vedtaget og/eller involverer det politiske niveau i de kommende to år og som understøtter kommunikationspolitikkens intentioner. 1

4 Forord Regionsrådet er en politisk organisation, hvis medlemmer demokratisk er valgt til at sikre borgerne et sundhedsvæsen i verdensklasse for alle borgere og samtidig stå i spidsen for udviklingen af en region med grøn vækst, internationalt udsyn og sammenhængende infrastruktur Alene Region Hovedstadens størrelse forpligter. Vi har gennemført Danmarks historiens største fusion og det har krævet kommunikation. Med mere end ledere og medarbejdere skal vi hele tiden blive dygtigere til at dele viden og mere effektive for at klare 1,7 mio. borgeres behov for et kompetent sundhedsvæsen og fremsynet regional udvikling. Gennem kommunikation kan vi sammen sikre åbenhed om vores valg, troværdig dialog med vores mange faggrupper og andre interessenter og demokratisk, meningsfuld og menneskelig inddragelse af borgere. For at skabe en velfungerende og sammenhængende kommunikation skal alle leve op til et fælles sæt af principper og målsætninger. Når vi kommunikerer, er det med fokus på patienter og borgere. Det betyder, at ledere og medarbejdere ikke blot har et ansvar for at kommunikere, men også at være på forkant, når de udfører deres opgaver. Det er en del af arbejdsopgaven og betyder at kommunikation indgår i alle beslutninger, så de kendes af medarbejdere, borgere og relevante omgivelser. Politikere i regionsrådet er både beslutningstagere og ambassadører for regionens samlede virke. Regionsrådet har derfor vedtaget denne kommunikationspolitik for Region Hovedstaden. Politikken gælder for os alle og den formidle de beslutninger, der har betydning for os alle. Vibeke Storm Rasmussen Regionsrådsformand 2

5 Formålet Velfungerende og sammenhængende kommunikation på alle niveauer er rygraden i en moderne organisation. Derfor vægter vi arbejdet med kommunikation højt i Region Hovedstaden. Der er mange grunde: Region Hovedstaden er en politisk organisation, hvor regionsrådet er et demokratisk valgt organ. Kommunikation holder medarbejderne orienteret og deler viden. Kommunikation betyder, at borgere forstår dilemmaer og prioriteringer og får mulighed for at påvirke den regionale udvikling og Region Hovedstadens forskellige projekter. Kommunikation betyder, at patienter kender deres behandlingsforløb, at de inddrages og at regionens ledere er ansvarlige for at kodeks for patientkommunikation efterleves. Kommunikationspolitikken skal støtte hele Region Hovedstaden i arbejdet med at nå disse overordnede mål internt såvel som eksternt. Region Hovedstadens kommunikation skal afspejle, at vi er én samlet organisation. Kommunikationen skal derfor være med til både internt og eksternt - at synliggøre hele organisationen, og sikre at vi ses som en regional spiller og kommunikerer fællesskabet. Idéen er, at dialogen er en afgørende faktor for vækst og udvikling. Den skal: sørge for at vi forstår os selv - og kendes som en åben, dynamisk og kompetent organisation, skabe bred forståelse for og accept af regionernes arbejde, også når det gælder trafikpolitik, erhvervspolitik eller løsninger på infrastrukturens udfordringer, sikre at vi inddrager borgere i en demokratisk proces, så de valg, regionsrådet træffer, kan forstås og accepteres, sikre at vi ses som en samlet regionalpolitisk aktør i samspil med kommuner, regionerne i mellem, på det statslige niveau og med de mange andre aktører i regional udvikling, sikre indflydelse på den regionale udvikling såvel som på sundhedspolitik, så vi bliver hørt, når emner af betydning for os diskuteres, bygge bro til svage patientgrupper, sikre at vi kendes som en attraktiv arbejdsplads, der konkurrerer internationalt. Region Hovedstaden indgår i den internationale konkurrence med andre regioner og storbyer og skal med gode rammer og infrastruktur kunne tiltrække virksomheder og arbejdspladser, talenter, investeringer og turister. 3

6 Muligheden er aktivt at udnytte regionens position som - leverandør af ny forskning, - innovativ bygherre i forbindelse med hospitalsbyggeri, - indkøber og bruger af ny grøn teknologi, - udvikler af lægemidler og service og - markant efterspørger af kompetente medarbejdere. Vi er ambitiøse på kommunikation, fordi den hjælper os til at skabe vækst, velfærd og et sundhedssystem i verdensklasse, og fordi vores demokrati bygger på kommunikation. Værdierne Åben - medier er vores helt nødvendige med- og modspiller. Vi er gerne på forkant, tilgængelige, modtagelige og tydelige, Troværdig vi er faglige, kompetente, realistiske og præcise, Menneskelig vi er ordentlige, lyttende, accepterende og kommunikerende, På forkant vi venter ikke med at tage initiativerne, men er beredte. Det betyder at: Alle - medarbejdere som ledere - har en grundlovssikret ret til at ytre sig og et ansvar for loyalt at forsøge at leve op til værdierne. Vi forventer kendskab til beslutningsgangene, og at man giver udtryk for sin holdning på rette tid og sted. Vi har brug for moderne ledere, som kan og vil stå på mål for egne ideer, og samtidig både kan og vil kommunikere de rammer og politikker, der er udstukket og forvalte den balance på ordentlig vis. Det betyder, at vi stiller krav til lederne om at kunne tegne de større perspektiver i arbejdet for og med medarbejdere, tillidsrepræsentanter og omgivelserne. Vi vil skabe en kultur, hvor vi møder borgere, patienter og pårørende i øjenhøjde, tager dem alvorligt og inddrager dem. Vi vil udvikle et kodeks for god patientkommunikation og holde organisationens ledere ansvarlig for at vi også lever op til værdierne. Brugere og borgere skal opleve at møde mennesker og menneskelighed og ikke blot et system. Henvendelser fra medierne prioriteres højt i det daglige arbejde og vi giver alle journalister - hvad enten de kommer fra et landsdækkende medie eller et lokalt ugeblad - en ensartet og god service. Vi anerkender journalisternes arbejdsbetingelser og krav om hurtige svar. Vi forventer, at de enkelte 4

7 hospitaler og virksomheder i organisationen arbejder sammen med lokalområdet og dets medier. Målgrupper Målgrupperne når vi på forskellig vis og ad en række helt forskellige kanaler, de er i praksis ikke adskilte størrelser og gensidigt påvirkelige. Fx. kan borgerne, blive pårørende eller patienter på et tidspunkt i deres liv og en del af borgerne kan være tidligere, nuværende eller fremtidige medarbejdere. Så både den interne og den eksterne kommunikation skal være bærer af de samme værdier og holdninger. Borgere og potentielle medarbejdere Kommunikation gennem eksterne medier, borgertopmøder, åbent-hus arrangementer, høringer, web, kampagner. Patienter og pårørende Kommunikation gennem høring af patientgrupper, dialogmøder, patientinformation, kodeks for god patientkommunikation, web, mobilkommunikation. Medarbejdere og ledere Kommunikation gennem intranet, interne kampagner, online nyhedsbreve, ledelseskommunikation på web. 5

8 Interessenter Kommunikation gennem eksterne medier, målrettet interessent kommunikation i form af nyhedsbreve, ekstranet og web. Det er værd at erkende, at medierne optræder som en selvstændig aktør, med selvstændige interesser. Mål og måling For at leve op til kommunikationspolitikkens intentioner måler vi effekten af kommunikationsarbejdet. Vi skal blive bedre til at lære af de bedste, så viden breder sig som ringe i vandet. Derfor skal der udvikles både en benchmark/best practice og et kommunikationsregnskab for regionen. Ideen med benchmark/best practice er at sætte og forfølge et mål og dermed også at prioritere, hvad vi løber efter. Der foretages en måling og sættes nye mål hvert år, jf. bilag a. Det er tanken, at vi i Region Hovedstaden benchmarker på egne virksomheder, såvel på intern som på ekstern kommunikation, og på sigt er det ideen også at invitere de fire andre regioner til at måle sig med os i 2013/14. 6

9 Kommunikationsregnskab mål og måling Bilag 1a Kommunikationsregnskab Kommunikationsregnskabet skal opstille en række mål indenfor regionens vedtagne politikker og strategier, bl.a. vedr. kendskabet til de tværgående udviklingsstrategier, Hospitals- og Psykiatriplan 2020 (HOPP2020), sundhedsforskning og regional udvikling. Kommunikationsregnskabet vil blive udformet i samarbejde med regionens hospitaler og virksomheder, da målingerne skal omfatte hele regionens kommunikationsindsats. Kommunikationsregnskabet forelægges regionsrådet. Patienter LUP-målingerne kan anvendes som en del af effektmålingen af patientkommunikationen. Borgere Det seneste borgersurvey er fra 2009 og fortæller om borgernes kendskab til regionen. Særligt blandt kvinder og i de ældre generationer er interessen stor for sundhedspolitik og sundhedsrelaterede emner. Der er blandt borgerne bred enighed om, at medierne tegner et for negativt billede af sundhedsvæsenet og at medierne kun i mindre er grad med til at præge holdningen til sundhedsvæsenet, mens egne erfaringer og erfaringer fra pårørende står stærkere. Det er tanken at gentage borgersurvey i Medarbejdere Blandt medarbejderne måles der løbende på trivsel, arbejdsmiljø og på kommunikation. Fremadrettet skal 60 pct. af medarbejderne føle sig velinformerede af deres nærmeste leder og 80 pct. af regionens ledere kende til regionens kommunikations- og pressepolitik inden udgangen af For at blive bedre til at lære af de bedste blandt vores egne virksomheder, foreslås det at sætte en benchmark op i 2012 på den interne kommunikation: Kender medarbejderne regionens relevante overordnede strategier såsom HOPP2020, Den grønne metropol og Helhed i sundhed? Politikere Som en del af kommunikationsregnskabet vil regionsrådet blive bedt om at vurdere, om vi lykkes med de kommunikationsmæssige mål, som vi sætter os. Idéen er at afstemme forventninger. Samtidig er det tanken at blive tydeligere, så ikke blot kommunikative mål, men også det forudgående kommunikationsarbejde står klarere. Interessenter medier og meningsdannere For at styrke den eksterne kommunikation skal kommunikationsregnskabet måle vores interessentkommunikation: Kender vores interessenter Region Hovedstaden på de temaer, vi gerne vil kendes på?

10

11 21. februar 2012 Kommunikationspolitikkens politiske årsplan for Kommunikationspolitikken beskriver Region Hovedstadens overordnede kommunikationsværdier og målgrupper. Kommunikationspolitikkens politiske årsplan beskriver de konkrete kommunikationsinitiativer der er politisk vedtaget i de kommende to år og som understøtter Kommunikationspolitikkens intentioner. Derudover beskrives de konkrete kommunikationsaktiviteter, der involverer det politiske niveau i to medfølgende årshjul (2012 og 2013). Både kommunikationspolitikkens politiske årsplan samt begge årshjul kan løbende suppleres med relevante politiske initiativer (fx kommissorierne for de politiske udvalg når disse er vedtaget) Januar Kommunikations- og pressepolitik Regionsrådet 1. behandler Kommunikations- og pressepolitikken med tilhørende årsplan og årshjul. Lancering af Akuttelefonkampagnen Ultimo januar lanceres Akuttelefonkampagnen overfor regionens borgere herunder husstandsomdelt pjece Februar Lancering af Grib om livet Patientportal for kronikere med diabetes og KOL åbnes med premiere i Cinemateket Marts Åbning af konferencen Fremtidens Hospitaler Konference offentliggørelse af Politik for Sundhedsforskning 2020 Temadag om ældre medicinske patienter April RUP-kampagnen lanceres Maj Kommunikations- og pressepolitik Regionsrådet godkender Kommunikations- og pressepolitikken med tilhørende årsplan og årshjul. Juni Kodeks for god patientkommunikation vedtages af Regionsrådet For at sikre en fælles standard for god og professionel kommunikation med alle patienter udformes et kodeks for god patientkommunikation. Dette vedtages endeligt af Regionsrådet Folkemøde på Bornholm

12 Juli August Prisuddeling af Global Excellence Seminar om De gode historier September Evaluering af Akuttelefonkampagnen Akuttelefonkampagnen evalueres mhp. opfølgningskampagner i Oktober November Medarbejdertopmøde December 2013 Januar Februar Opfølgningskampagne for Akuttelefonen Marts Sundhedsmesse i Øksnehallen med Borgertopmøde April Opfølgning på HOPP 2020 Eventuelle presse- og kommunikationsaktiviteter planlægges Maj Juni Folkemøde på Bornholm Juli August Budgetseminar Presse og kommunikationsplaner udarbejdes September Oktober November Regionsrådsvalg December Kommunikationsplan for 2014 og 2015 samt årshjul vedtages af Regionsrådet

13 Kommunikationstrategisk ÅRSHJUL 2012 Aktiviteter Større politiske sager til vedtagelse nov. 4. økonomirapport 21. februar 2012 dec. Kommunikationsstrategisk årshjul 2013 jan. febr. Kommunikationsstrategi for IT Ny sundhedsplatform Kommunikationsstrategi for hospitalsbyggerier Kommunikationsstrategi for forskning & innovation (Innovation Camp m.m.) Budget vedtagelse 3. økonomirapport okt. sept. Kampagnestart Evaluering af RUP-kampagnen Akuttelefonen 14. november: 26. oktober Medarbejder- RR-tema: topmøde Regionen og det eksterne: Erhverv, uddannelse, Forskning, klima og miljø Evaluering af akuttelefonkampagnen 7. august: Budgetseminar Seminar om De gode Prisuddeling historier Global Excellence april RRtema: Status for HOPP2020, og budget 2013 Kommunikations- og pressepolitik (1.beh.) Lancering af patientportalen Grib om livet Konference om sundhedsforskning Kampagnestart RUP RUP 2.0 Kommunikationsstrategi for de tværgående udviklingstrategier mar. apr. 1. økonomirapport Foreløbigt regnskab 2011 BUDGET Folkemøde Bornholm Kommunikationsog pressepolitik (vedtagelse) Årlig statusrapportering: Klimastrategi (presse & kommunikationsstrategi) Politik for sundhedsforskning (presse & kommunikationsstrategi) Hospitals- og psykiatriplan (presse & kommunikationsstrategi) aug. Budgetforslag - 1. behandling Regnskab 2011 inkl. grønt regnskab juli BUDGET juni RUP 2.0 Kodeks for god patientkommunikation 2. økonomirapport maj

14 Kommunikationsstrategisk ÅRSHJUL 2013 Aktiviteter Større politiske sager til vedtagelse nov. 4. økonomirapport 5. januar 2012 dec. Kommunikationsstrategisk årshjul 2014 jan. febr. Opfølgningskampagne for Akuttelefonen okt. 19. november Valg mar. Budget vedtagelse Budgetseminar 13 Sundhedsmesse og borgertopmøde Status for HOPP 2020 og budget økonomirapport 3. økonomirapport sept. Folkemøde Bornholm apr. Foreløbigt regnskab 2012 BUDGET 2013 afrapportering 1. Udgave af Region Hovedstadens kommunikationsregnskab aug. Budgetforslag - 1. behandling Regnskab 2012 inkl. grønt regnskab juli BUDGET juni 2. økonomirapport maj

15 Pressepolitik for Region Hovedstaden Revideret udgave af 21. februar 2012 Pressen er en vigtig samarbejdspartner, derfor ønsker vi: At bidrage til en fair og faktuel fremstilling af vores opgaver, vilkår og resultater Vi vil være åbne, saglige og kompetente og skabe et ordentligt grundlag for demokratisk deltagelse i udviklingen af regionen og i den offentlige debat. Vi vil også søge at være på forkant og proaktive i pressearbejdet, så vi selv er med til at sætte en dagsorden. Det betyder, at vi går i dialog med pressen om relevante sager og gerne selv sætter temaer til debat, holder konferencer, møder omgivelser - og tager kontakt til pressen. I Region Hovedstaden er kommunikation en del af opgavevaretagelsen og opgaven er ikke løst, før der også er taget stilling til kommunikationsaspektet - herunder spørgsmålet om pressekontakt. Det er afgørende i samspillet med pressen, at vi er tilgængelige og imødekommende. Det gælder både i forhold til at finde fakta og relevante talspersoner. Vi kommunikerer aktivt, klart og fyldestgørende og også i sager, der kan være komplicerede, måske svære at håndtere eller rummer negative vinkler, besvarer vi journalisters spørgsmål positivt og sobert. Vi retter faktuelt forkerte oplysninger og tilbyder relevante, alternative vinkler. Ansvar I Danmark har vi en grundlovssikret ret til at ytre os. Det betyder, at alle medarbejdere må udtale sig på egne vegne i pressen, men det skal være klart, når man udtaler sig, om det er på egne eller regionens vegne. Vi bør orientere vores nærmeste leder om pressekontakten. Tanken er, at ledelsen skal kende medarbejderens holdning og vide, hvordan pressen interesserer sig for os. Tippet kan give lederen en chance for at reagere. Medarbejderne i Region Hovedstaden kan dog frabede sig at deltage. Det er op til den enkelte, hvorvidt han eller hun ønsker at optræde i artikler, udsendelser eller på billeder. Vi har brug for moderne ledere, som på den ene side kan og vil stå på mål for egne ideer, og på den anden side også både kan og vil følge rammer og politikker og kan forvalte den balance på ordentlig vis. 1

16 Regionens ledere forventes at være på forkant og have et aktivt forhold til pressen og svare på henvendelser, der vedrører eget ansvarsområde. Selvom vi gerne betjener pressen, er det vigtigste hensyn stadig patienter og det betyder, at vi har et hensyn til patienter, når pressen arbejder på vores område. I større sager der eksempelvis involverer flere hospitaler eller virksomheder bør man kontakte sin nærmeste ledelse, der herefter vurderer, hvem der skal orienteres. Normalt vil det være oplagt at kontakte hospitalsdirektionen, kommunikationsafdelingen og Region Hovedstadens pressesekretariat, der vurderer og evt. sikrer en orientering af koncerndirektionen og det politiske niveau. Ensartet og god service Vi anerkender journalisters arbejdsbetingelser og krav om hurtige svar. Det betyder, at journalistiske henvendelser prioriteres højt i det daglige arbejde. Vi giver alle journalister en god service, når de henvender sig. Offensiv pressekontakt Pressesekretariatet kan inddrages, hvis man eksempelvis vil udsende en pressemeddelelse, tage direkte kontakt til en journalist eller invitere journalister til et arrangement, en konference, briefing eller lignende. Det er en god idé, at kontakten etableres så tidligt som overhovedet muligt. Pressesekretariatet har ofte overblik over, hvilke journalister og medier, der interesserer sig for bestemte emner. Debatindlæg Regionens forskellige virksomheder kan tage initiativ til indlæg, kronikker eller kommentarer i aviser og fagblade, når der er en anledning til det. Det kan være en god idé at kontakte kommunikationsafdelingen på hospitalet eller virksomheden for sparring om målgrupper, medier og timing - og i hvilken form og længde indlægget skrives. Pressesekretariatet på regionsgården såvel som hospitalernes kommunikationsrådgivere følger, rådgiver om og koordinerer pressehåndteringen i samarbejde. Regionens pressepolitik er tænkt som regionsrådets retningslinje til ansatte i Region Hovedstaden og den danner grundlag for, at Region Hovedstaden kan sætte dagsordenen for emner, der er afgørende for regionens opgaver og virke. Medarbejdere kan bruge hospitalets kommunikationsafdeling og/eller regionens pressesekretariat til: Rådgivning i pressespørgsmål, Kontakt til medierne, Ad hoc medietræning i konkrete sager, Udarbejdelse af pressestrategier og planer, 2

17 Produktion, tilretning og udsendelse af pressemeddelelser og debatindlæg, Tilrettelæggelse af pressemøder/briefinger, Medieovervågning, Søgning i mediedatabaser. Regionsrådet Regionsrådet er ikke blot en retningsgiver, men regionsrådets medlemmer er selv hver især ambassadører. Når nye udvalg i regionsrådet træder sammen, eller når et nyt regionsråd er valgt, leverer regionens kommunikations- og presseafdeling en kursuspakke, der skal hjælpe på vej. Pressemeddelelse fra udvalget Når vi sender en pressemeddelelse fra Region Hovedstaden, skal det være tydeligt ikke blot hvem, der kan kontaktes, men også hvilke udvalgsdeltagere, der har været med til at arbejde med sagen. Derfor sætter vi en fast tekst på bunden af alle udvalgspressemeddelelser, så læsere kan identificere og finde vores politikere og udvalg. Mødedagsorden Vi sætter kommunikation på regionsrådets dagsorden, så alle af dagsordenen kan se hvem, der tænkes informeret og hvilke sager, der udsendes en pressemeddelelse på. Nyhedsbrev Det kan være vanskeligt at bevare overblikket i mange sager, og derfor sætter vi et faktabaseret nyhedsbrev i søen med henblik på at sørge for, at regionsrådets politikere føler sig velorienteret om aktuelle begivenheder i medierne. 3

18

19 Hillerød, den 6.januar 2012 Pressebetjening, -beredskab og krisestrategi - i Region Hovedstaden. Vi skal arbejde med en systematisk og strategisk tilgang til pressearbejdet; målet er at øge accelerationshastigheden, så vi hurtigere leverer det præcise svar til omgivelserne, fordi vi er velforberedte og kender holdningen til de helt grundlæggende spørgsmål for regionen. Ideen er at vi ikke blot reagerer på henvendelser i det daglige, men også i højere grad af egen drift let kan bruge en anledning til at kommentere, diskutere og sikre retning på en dagsorden, der sættes i medierne. Region Hovedstaden kan blive bedre til at håndtere pressekontakten ved i fællesskab at identificere, analysere og forsøge at forudse, hvilke emner vi bør have opmærksomheden rettet imod. Vi skal på forhånd kende vores egen holdning til et område eller en sag, der påvirker vores omdømme og handlemuligheder og bruge beredskabet både i hverdagen og når vi har anledning til at forklare og forsvare os i mere kritiske spørgsmål. Vi skal blive skarpere til en analyse af potentielle kriser og på forhånd at afklare kommunikative roller og ansvar, sikre beredskab, dialog med omgivelser og have tjek på talepositioner, kommunikationsplaner, hovedbudskaber, Q&As. Vi skal arbejde med at prioritere, så vi på forhånd har forholdt os til spørgsmål, der er afgørende for os og har udpeget en talsperson på emnet blandt ledere og fagpersoner i regionen og tilbyde sparring, forberedelse og evt. en medietræning. Der skal samtidig arbejdes langt mere med netværkskommunikation, med alliancer i både erhvervslivet, i forsknings- og uddannelsesmiljøer, med patientforeninger og andre interesseorganisationer. Vi skal kende vores meget forskellige interessenter - og de skal kende os på vores holdninger og opgaver. Tanken er at de skal opleve at vi er parat til at gå i dialog og samspil. Vi skal have flere til at spille med i og udenfor regionen. Derfor skal vi arbejde med bench mark/best practice, træning af talspersoner, have fokus på samarbejde med lokal og regional presse, nyhedsbrev til strategiske alliancepartnere og ditto netværk.

20

21 Revideret udgave af 21. februar 2012 Oversigt over kursuspakke mv. Medietræning og pressemeddelelse TV kommer forbi om 5 minutter! Hvordan forbereder du dig? Hvad skal du huske? Hvordan brænder du igennem med dit synspunkt? Hvordan ser den gode pressemeddelelse ud? Overblik over medier trykte som elektroniske. Blogs Hvordan starter jeg på at blogge? Hvilke elementer har bloggen? Hvor ofte skal jeg gå på? Hvad kan jeg bruge den til og hvad kan jeg ikke bruge sociale medier til? Taletræning Det er en livsfærdighed at levere den gode tale. Mød den klassiske disposition: Indledning, påstand, argumentation, eksempel, gendrivelse og afslutning Læserbrev/kronik Forstå dit publikum, skriv enkelt og konkret, dyrk detaljen, tænd billederne, lad personlighed komme til syne og overrask dit publikum. Hvor lang er den typisk og hvor mange anslag/ord er det? Power points, møder og mødeledelse For at hjælpe på vej, når der skal leveres et indlæg om regions arbejde leverer vi en række generelle power point med fakta om regionen, som skal gøre det enklere at gå til og sætte en dagsorden Iphone og Ipad Tips og tricks vedr. iphone og ipad, så din håndholdte computer kan lette din vej og udfylde et hul mellem computeren hjemme på skrivebordet og de moderne smartphones. IPad er designet til at kunne gå på internettet via WiFi eller 3G, håndtere s, holde styr på kontakter, podcast, video, film, musik og spil. Hvert modul skal opfattes som et værksted med 5-7 deltagere - og varer ca. to timer. Deltagerne melder sig på forhånd og modulerne holdes frem til sommerferien, hvorefter vi fælles evaluerer forløbet og samler op med henblik på læring.

22

23 Den 24. januar 2012 FORRETNINGSUDVALGET SAG NR. 2 KOMMUNIKATIONSPOLITIK FOR REGION HOVEDSTADEN FORSLAG ADMINISTRATIONENS INDSTILLING 1. at forslag til kommunikationspolitik for Region Hovedstaden sendes i høring bredt i organisationen, og 2. at udkast til pressepolitik og notat om pressebetjening, -beredskab og krisestrategi sendes i høring bredt i organisationen. RESUME Regionsrådet har udtrykt ønske om en klarere og stærkere kommunikationsindsats som et middel til at nå regionens overordnede mål. På den baggrund er der udarbejdet et forslag til ny kommunikationspolitik til afløsning af regionens første fra Der er tillige udarbejdet forslag til pressepolitik. De to forslag foreslås sendt i høring bredt i regionens organisation. SAGSFREMSTILLING Det foreslås, at vedhæftede forslag til kommunikationspolitik for Region Hovedstaden danner grundlag for kommunikations- og informationsarbejdet i perioden Forslaget til kommunikationspolitik, der erstatter den seneste vedtagne politik på området fra juni 2007, er blevet til efter en længevarende politisk proces, hvor der bl.a. har været afholdt flere seminarer mellem forretningsudvalget, koncerndirektionen og hospitals- og virksomhedsdirektører. Hertil kan nævnes, at regionens årlige store lederkonference havde kommunikation, herunder en ny politik på området, som tema i efteråret Forslaget skal bl.a. ses i lyset af, at det nuværende regionsråd har ønsket en klarere og stærkere kommunikationsindsats som et middel til at nå regionens overordnede mål, ligesom flere analyser og undersøgelser har peget på, at der er klare fordele ved og gode muligheder for en mere effektiv og stringent regional kommunikation, herunder pressehåndtering, fremover.

24 Målet med politikken er bl.a. med udgangspunkt i regionsrådets vedtagne demokrativision - at medvirke til at sikre åbenhed om de regionale prioriteringer og beslutninger gennem en troværdig dialog med de mange faggrupper og andre interessenter - og at dette sker via en meningsfuld og menneskelig inddragelse af brugerne og borgerne i regionen. Politikken tager udgangspunkt i alle regionens forretningsområder og dækker dermed alle regionens hospitaler, virksomheder og stabes opgavefelter indenfor sundhed, regional udvikling, miljø og det sociale område samt de tværgående udviklingsstrategier. Kommunikationspolitikken beskriver de overordnede tanker om kommunikation i organisationen Region Hovedstaden, som bl.a. udmøntes i en underliggende politisk årsplan og årshjul, som beskriver de konkrete kommunikationsaktiviteter, der er politisk vedtaget og/eller involverer det politiske niveau i de kommende to år og som understøtter kommunikationspolitikkens intentioner. Kommunikationspolitikken skal efter vedtagelsen desuden udmøntes i konkrete handlingsplaner - og dokumentation for indfrielse af målsætningerne - både på regionalt niveau og på de enkelte hospitaler og virksomheder. Som eksempel på konkrete initiativer, der iværksættes umiddelbart, kan nævnes forbedringstiltag i forhold til den skriftlige patientinformation, herunder indkaldelsesbreve, bl.a. i forhold til standardisering og de formidlingsmæssige aspekter. Der henvises i den forbindelse til, at der i Region Hovedstadens budget for 2012 er afsat 1,8 mio. kr. til at samle indsatsen og iværksætte et analysearbejde, der kortlægger, hvilken type informationer patienterne har behov for. Som et andet konkret eksempel kan nævnes, at der snarest foreslås vedtaget og implementeret en fælles, regional pressepolitik, der dækker alle regionens hospitaler og virksomheder med det formål at sikre åbne og troværdige relationer til omverdenen og pressen. Udkast hertil er vedlagt. Den fælles pressepolitik, skal bl.a. supplere den overordnede kommunikationspolitiks intentioner om tillid til medarbejderne og respekt for deres grundlovssikrede ytringsfrihed. Der er endvidere udarbejdet vedhæftede udkast til notat om pressebetjening, - beredskab og krisestrategi. Forslaget til kommunikationspolitik, pressepolitik samt notat om pressebetjening, - beredskab og krisestrategi foreslås sendt i høring bredt i regionens organisation. ØKONOMISKE KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke i sig selv økonomiske konsekvenser.

25 SAGEN AFGØRES AF Regionsrådet. FORRETNINGSUDVALGETS BESLUTNING Udsat, idet forretningsudvalgets bemærkninger indarbejdes i et nyt forslag til kommunikationspolitik forud for genfremsættelse. Michael Lange (V) deltog ikke i sagens behandling. REGIONSRÅDETS BESLUTNING Bilagsfortegnelse: 1. Kommunikationspolitik (FU) 2. Kommunikationspolitikkens politiske årsplan for (FU) 3. Kommunikationsstrategisk Årshjul 2012 (FU) 4. Kommunikationsstrategisk Årshjul 2013 (FU) 5. Pressepolitik (FU) 6. Pressebetjening (FU) Sagsnr:

26

27 God kommunikation - i Region Hovedstaden Denne første del beskriver de overordnede tanker om kommunikation i organisationen Region Hovedstaden. I anden del finder du visionen og principperne udmøntet i en plan og et årshjul med en række fokusområder og konkrete kommunikationsaktiviteter, der er politisk vedtaget og/eller involverer det politiske niveau i de kommende to år og som understøtter kommunikationspolitikkens intentioner.

28 Forord Alene Region Hovedstadens størrelse forpligter. Vi har gennemført Danmarks historiens største fusion og det har krævet kommunikation. Med mere end ledere og medarbejdere skal vi hele tiden blive dygtigere til at dele viden og mere effektive for at klare 1,7 mio. borgeres behov for et kompetent sundhedsvæsen og fremsynet regional udvikling. Gennem kommunikation kan vi sammen sikre åbenhed om vores valg, troværdig dialog med vores mange faggrupper og andre interessenter og meningsfuld og menneskelig inddragelse af borgere. For at skabe en velfungerende og sammenhængende kommunikation skal alle leve op til et fælles sæt af principper og målsætninger. Det er centralt at holde fokus på patienter og borgere - også når vi kommunikerer. Det betyder, at ledere og medarbejdere har et ansvar for at kommunikere, når de udfører deres opgaver, det er en del af arbejdsopgaven. Det betyder at kommunikation indgår i alle beslutninger, så de kendes af medarbejdere, borgere og relevante omgivelser. Politikere i regionsrådet er både beslutningstagere og ambassadører for Regionens samlede virke. Regionsrådet har derfor vedtaget denne kommunikationspolitik for Region Hovedstaden. Politikken gælder for os alle. Vibeke Storm Rasmussen Regionsrådsformand