Kontrolinstruks for audit af landbrug efter foderhygiejneforordningen

Transkript

1 Kontrolinstruks for audit af landbrug efter foderhygiejneforordningen 2009 Gældende fra 17. februar 2009, Sagsnr jáåáëíéêáéí=ñçê=c ÇÉî~êÉêI=i~åÇÄêìÖ=çÖ=cáëâÉêá mä~åíéçáêéâíçê~íéí=

2 Kolofon Kontrolinstruks for audit af landbrug efter foderhygiejneforordningen Denne vejledning er udarbejdet af Plantedirektoratet, Sektor for Foder og Gødning 2009 Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri Plantedirektoratet Skovbrynet Kgs. Lyngby Tlf.: Fax: Websted: ISBN (Tryk) ISBN (Web) =

3 Indholdsfortegnelse 1. Indledning 2 2. Formål 2 3. Retsgrundlag 2 4. Generelt herunder sikkerhedsforskrifter, kontroladresser, m.m Sikkerhed Kontroladresser Audit og værkstøjer Evt. prøvetagning 3 5. Forberedelse Forberedelse af audit 5 6. Gennemførsel af audit Indledende møde (på kontor eller lign.) Audit (på kontor eller lign.) Audit (i foderlade, blandehal, stald m.m.) Opsamling (på kontor eller lign.) Afsluttende møde (på kontor eller lign.) Høring Kontrolbesøg uden bemærkninger 8 7. Opfølgning Audit hvor der ikke er fundet afvigelser Audit hvor der er fundet afvigelser 9 8. Tidsregistrering Ikrafttræden og ajourføring af instruksen Fortegnelse over bilag og interne arbejdsdokumenter 10 = 1

4 1. Indledning Kontrolinstruksen er skrevet til de kontrollører, der udfører kontrollen. Da det er skrevet til Plantedirektoratets kontrollører, kan der være internt sprogbrug og henvisninger til interne dataprogrammer, som personer udenfor Plantedirektoratet ikke har adgang til. Hvis der er bilag knyttet til instruksen, vil de normalt også være tilgængelige, men der kan være tilfælde, hvor vi har vurderet, at den kontrollerede har mulighed for omgå kontrollen, hvis de pågældende informationer er offentligt tilgængelige. Af denne grund kan enkelte bilag være klassificeret som interne arbejdsdokumenter, der kun er tilgængelige for medarbejdere i Plantedirektoratet. Der vil ske en årlig revision af kontrolinstruksen. Der kan dog i løbet af året forekomme rettelser/ændringer af instruksen. Disse vil blive offentliggjort i form af en revideret kontrolinstruks på hjemmesiden samtidigt med, at kontrollørerne modtager ændringerne. 2. Formål Formålet med audit er at tjekke efterlevelse af Foderhygiejneforordningens krav til landbruger, som anvender forblandinger eller fodertilsætningsstoffer i ren form i produktionen af foder til deres egne dyr. Formålet med instruksen er at sikre en korrekt og ensartet auditering af landbrug i Danmark i henhold til Foderhygiejneforordningen. 3. Retsgrundlag Foderbekendtgørelsen, Bekendtgørelse nr af 11. oktober 2007 om foder og foderstofvirksomheder. Foderhygiejneforordningen, Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 183/2005 af 12. januar 2005 om krav til foderstofhygiejne. Foderstofloven, Lovbekendtgørelse nr. 80 af 2. februar 2000, seneste ændret med Lovbekendtgørelse nr. 762 af 29. juni 2006 Plantedirektoratets kontrollører har adgang til driftsbygninger og driftsarealer uden retskendelse. Dette fremgår af 3, stk. 1 i foderstofloven. Retsgrundlaget og Plantedirektoratets hjemmel til at udføre denne kontrol er indeholdt i foderstofloven. 2

5 4. Generelt herunder sikkerhedsforskrifter, kontroladresser, m.m. Generelle bestemmelser for udførelse af kontrol kan findes i l den generelle kontrolinstruks (Den generelle kontrolinstruks), som findes på Plantedirektoratets intranet. 4.1 Sikkerhed Der må ikke gennemføres kontrolbesøg i besætninger, der er under offentligt tilsyns for visse specielle smitsomme husdyrsygdomme, som f.eks. Newcastle Disease samt Mund og Klovsyge. Ved besøg af svinebesætninger skal der tages højde for karentænetiderne, se bilag Kontroladresser Navne og adresser på de landbrug, som skal kontrolleres er oprettet i DCK under 2083_09, Audit, foder, landbrug. Kontrolstederne er udtaget tilfældigt blandt de landbrugere, som er registreret til HACCP i Plantedirektoratet. 4.3 Audit og værkstøjer Arbejdet i forbindelse med en audit kan inddeles i tre faser: 1. Forberedelse af audit 2. Gennemførelse af audit 3. Opfølgning efter audit Se endvidere IAD1 Arbejdsplan for audit på landbrug. I Captia ligger der fire brevskabeloner og et auditskema i 2009: SFG_2083_09_Varsling SFG_2083_09_Okbrev SFG_2083_09_Høring på stedet efter audit SFG_2083_09_Afgørelse SFG_2083_09_Spørgeskema Hvis brevene indeholde grå felter, kan man komme fra et felt til næste grå felt ved at trykke F Evt. prøvetagning Der tages som hovedregel ikke prøver i forbindelse med audit! 3

6 Hvis der i anden forbindelse tages prøver (f.eks. i forbindelse med kampagner for toxier eller lign.) skal landbruger tydeligt gøres opmærksom på, at prøven som udgangspunkt ikke har noget med selve auditten at gøre. Evt. tid brug på prøvetagning registreres andet sted. 4

7 5. Forberedelse En audit på landbrug kræver noget forberedelse, se afsnit 5.1. En audit skal varsels mindst 14 dage før. 5.1 Forberedelse af audit Planlægning af audit: I DCK er landbruger udtaget til audit med opgavekoden 2083_09. Der er Ikke noget Offline skema! Sagen er altså oprettet i Captia, og landbruger er sat på som part.. Slå besætning, dyreart og type op i CHR Ring gerne til landbruger og fortæl hvornår du kommer. Som udgangspunkt skal landbruger acceptere vores forslag, og kan derfor kun i begrænset omfang og med fornuftig begrundelse rykke audit lidt, dog aldrig mere end 14 dage. Nittere, altså landbrug som ikke længere burde være HACCP-registreret, kontrolleres som almindelige 2113_09 landbrug med fokus på GMP og hygiejne. Giv besked til CRE/NLL, som udtager dem til ordinær 2113_09 og lukker sagen på 2083_09. I DCK på kontrolopgave 2083_09 oprettes et registreret KSK skema, og kontroldato m.m. udfyldes, således at bogmærkerne virker ved brug af skabelonerne. Følg link til Captia. Send skriftligt varselsbrev senest 14 dage før audit. For at overholde lov om retssikkerhed. Brug brevskabelonen captia: SFG_2083_09_Varsling og læg på sagen. Hent auditspørgeskema i captia: SFG_2083_09_Sprøgeskema. Læg på sagen som udkast. I DCK/Captia, find oplysninger om eventuelle tidligere kontroller af foderreglerne. Ud fra fundne oplysninger tilføjes eventuelt specifikke spørgsmål til spørgeskemaet. - Husk, at der skal ske opfølgning på overtrædelser fra tidligere audit. Der skal som udgangspunkt foretages høring på stedet. Skabelonen SFG_2083_09_Høring på stedet efter audit hentes og lægges på sagen, som et udkast. Brevet udskrives i to eksemplarer (et til landbruger og et til at tage med hjem og skanne ind på sagen). Alternativt gemmet brevet på C-drevet til brug i Word under kontrollen Hvis alt er i orden afleveres OK-brevet. Skabelonen SFG_2083_09_Okbrev udskrives i to eksemplarer (et til landbruger og et til at tage med hjem og skanne ind på sagen). Alternativt gemmet brevet på C-drevet til brug i Word under kontrollen 5

8 6. Gennemførsel af audit Audit forventes at tage 2-3 timer. Husk det er os der sætter dagsorden. Men der kan være praktiske årsager til at ændre rækkefølge af spørgsmål. En typisk audit har følgende opbygning: 1. Indledende møde, evt. kontor 2. Audit, evt. kontor 3. Audit, evt. foderladen 4. Opsamling, alene 5. Afsluttende møde, evt. kontor Se IAD2 Vejledning vedrørende auditspørgsmål til landbruger 6.1 Indledende møde (på kontor eller lign.) På det indledende møde forklares hvad audit går ud på, herunder at det ikke er den enkelte medarbejder, der er til eksamen, men systemet. Det kan være nødvendigt at gentage dette for personer på landbruget, da nogle er synligt nervøse. Husk at notere navne på folk på virksomheden. 6.2 Audit (på kontor eller lign.) Mødet går naturligt over i en kontrol af, at landbruget har et kvalitetsstyringssystem. Systemet skal forefindes tilgængeligt enten i en mappe eller på EDB. Det vil være naturligt at lade landbrugeren/fodermesteren kort præsentere systemet, hvilket de også er orienteret om i varslingsbrevet. Større eller mindre dele af spørgsmålene kan afklares i forbindelse med forevisning af systemet. Hvis procedure/instruks er fyldestgørende, kan vi vælge at bede om en kopi af enkelte procedure/instrukser som dokumentation, i stedet for at bruge tid på at beskrive at alt er i orden. Hvis der mangler procedure/instruks for noget, skal dette noteres. Hvor meget der skal snakkes om kvalitetsstyringssystemet generelt bliver nok op til den enkelte. Pas på tiden. 6.3 Audit (i foderlade, blandehal, stald m.m.) Så er det normalt tid til at få svar på de spørgsmål, der skal stilles til den medarbejder, som er ansvarlig for det enkelte område. Pas på det ikke er den landbruger/fodermester (den kvalitetsansvarlige) selv, der svarer. Det er medarbejderne, der skal kende procedurerne. En let uformel tone er at foretrække, specielt hvis medarbejderen er nervøs. Husk, at det er systemet, og ikke den enkelte medarbejder, som er til eksamen. Men selvfølgelig skal vi have et svar, og ofte er svarene mere konkrete, når den pågældende medarbejder svarer end hvis landbruger/fodermester svare 6

9 I små virksomheder kan den kvalitetsansvarlige og den menige medarbejder være den samme. I så fald er der spørgsmål der ikke giver mening at stille. Skriv ned i skema hvad der bliver svaret og af hvem. Vi skal også skrive, når der svares fyldestgørende. Her kan eventuelt skrives at svaret er i fuld overensstemmelse med procedure, og så vedlægge en kopi af procedurer. Ellers kan vi få vanskeligheder, hvis virksomheden efterfølgende ændrer på proceduren, og vi så næste gang må sige ikke godt nok. Nogle af de planlagte spørgsmål vil vise sig ikke at være relevante hvilket noteres, ligesom det noteres, hvis nogle spørgsmål springes over af tidsmæssige hensyn. Det er vigtigt, at vi får et indtryk af, om kvalitetsstyringssystemet er implementeret. Hvis det ikke fremgår tydeligt af svar på de planlagte spørgsmål, kan vi spørge tilfældige medarbejdere, hvad de kender til kvalitetsstyringssystemet eller hvad det kaldes på dette landbrug. Systemet skal være implementeret. Hvis de relevante medarbejdere ikke kender systemet er det ikke implementeret. 6.4 Opsamling (på kontor eller lign.) Når audit er færdigt, er det nødvendigt at få samlet tankerne. Afvigelser skal skrives ned. Hvis der er tvivl, om noget er en afvigelse skal det noteres.. Det er nødvendigt, at vi har ro og fred til denne opsamling. Da stedets folk ikke er til stede har man mulighed for at ringe til en ven hvis der er noget der kræver nu og her afklaring. Vi bestemmer, hvornår vi er klar til det afsluttende møde Pas på ikke at formulere afvigelserne som afgørelser, men som beskrivelser af fakta/konstateringer. Skriv f.eks. Virksomheden har ikke en procedure for tommelding af siloer. Skriv ikke: Virksomheden skal have procedure for tommelding af siloer. Da dette er formelt set en afgørelse. Beskriv også tydeligt om afvigelsen skyldes, at der ikke er en fyldestgørende procedure eller at proceduren ikke følges, eller begge dele. Noter i høringsbrevet hvilke auditpunkt afvigelsen hører til. 6.5 Afsluttende møde (på kontor eller lign.) Audit afsluttes med et kort møde, hvor det ridses op, hvad der er set. Som altid begyndes positivt. Fortæl herefter så konkret som muligt, hvor manglerne er. Selvom vi ikke må rådgive, er det ofte muligt at indkredse problemet. Hvis der er områder, vi ikke kan overskue om er i orden eller ej, så sig, at vi vender tilbage. 7

10 Nogle virksomheder ser besøg fra Plantedirektoratet som en kærkommen lejlighed til tyve spørgsmål til professoren. Det må være individuelt, hvor meget man magter. Det er en god ide at svare på det man ved og ellers forsøge at henvise til de rigtige personer. Man skal naturligvis holde fast i, at virksomheden har ansvaret, for de valg der træffes. Hvis diskussionen forsøges drejet i retning af rimeligheden i de krav Foderhygiejneforordningen stiller, så stop diskussionen og henvis til Afdelingsleder for Foderhygiejne Høring Høring skal som udgangspunkt ske på stedet. Hvis afvigelserne ikke er skrevet i høringsbrevet under opsamlingsmødet, gøres det nu. Der er tale om en bruttoliste. Der kan altså godt være ting, vi ikke er helt sikre på om er en overtrædelse. Hvis du udfylder høringsbrevet i hånden skal du tage en kopi af det eller skrive bemærkningerne på en ekstra udgave af høringsbrevet, således at det kan komme i Captia. Høringsbrevet skal afleveres til landbruget, og der skal gøres opmærksom på, at der er tale om en høring, og at landbrugerne kan svare, hvis han efterfølgende kommer i tanke om noget eller er direkte uenig i punkterne. Der udleveres ikke kopi af auditskema, da det er et internt arbejdsdokument. Skemaet skal indskannes i Captia på sagen og registreres som IAD, internt arbejdsdokument Kontrolbesøg uden bemærkninger Hvis der ikke er nogen bemærkninger til selve kvalitetsstyringssystemet eller brugen af det afleveres OK-brevet. Hvis du udfylder det i hånden skal du tage en kopi af det eller udfylde to eksemplarer af det, således at det kan komme i Captia. 8

11 7. Opfølgning Auditor står i videst mulig omfang for opfølgningen. Efter høringsfristen på 14 dagen skal auditsagen afgøres. I DCK findes et KSK med få felter. Dette er udviklet til erstatning af Unique, men indeholder udover besøgsdato også fire felter, hvor i afgørelsen kan tastes ind (Afgørelsen, dato for afgørelsen, initialer på den som afgør sagen og evt. bemærkninger). 7.1 Audit hvor der ikke er fundet afvigelser OKbrevet indskannes eller importeres til Captia. I DCK på kontrolopgave 2083_09 indtastes afgørelse m.m. i KSK, og skemaet gives rette status (FSO) Herefter afsluttes sagen i Captia Audit hvor der er fundet afvigelser Høringsbrevet indskannes eller importeres til Captia. I Captia udfyldes feltet plan.afslut med en dato 16 dage frem. Når høringsfristen er udløbet, skriver du et udkast til afgørelsen. Brevskabelonen findes i Captia: SFG_2083_09_Afgørelse I afgørelsen skal hver overtrædelse henvises til en konkret hjemmel i forordningen. Som hovedregel vil vi her i første kontrolår, indskærpe reglerne, men vær opmærksom på, at der er krydsoverensstemmelse på udarbejdelsen af selve risikoanalysen (HACCP-analysen). En manglende risikoanalyse udløser altså en indberetning til FERV. Kontakt i så fald SFG. Når udkast til afgørelse er skrevet sender du en mail med link fra Captia til Landbrug Audit koordineringsgruppen. Koordineringsgruppen melder tilbage til auditor, hvorefter auditor udskriver og sender den til landbrugeren. I DCK på kontrolopgave 2083_09 indtastes afgørelse m.m. i KSK, og skemaet gives rette status (FJL) Herefter afsluttes sagen i Captia. 9

12 8. Tidsregistrering Tiden brugt på forberedelse, udførelse af audit, kørsel og efterfølgende sagsbehandling skal registreres I DAKAR under aktivitetsnummer Der noteres et eftersyn pr. besøg. 9. Ikrafttræden og ajourføring af instruksen Nærværende, opdaterede instruks træder i kraft den 17. februar 2009 Ansvarlig for ajourføring af instruksen er Christina Reenberg og Nell Rasmussen, Sektor for foder- og gødningsstoffer. 10. Fortegnelse over bilag og interne arbejdsdokumenter Bilag 1: IAD 1: IAD 2: Karantænetider for besøg i svinebesætninger Oversigts skema over sagsforløb ved audit (internt arbejdsdokument) Vejledning vedrørende auditspørgsmål til landbrugere (intern arbejdsdokument) 10

13 Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri Plantedirektoratet Skovbrynet Kgs. Lyngby ISBN (tryk) ISBN (web) Tlf.: Fax.: