Referat af bestyrelsesmøde af 23. september 2015 blev godkendt og underskrevet.

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde onsdag den 21. oktober, kl Afbud: 1. Godkendelse af dagsorden. Dagsordenen godkendt. 2. Underskrift af sidste referat. Referat af bestyrelsesmøde af 23. september blev godkendt og underskrevet. 3. Revisionsprotokol. Revisionsprotokol er forelagt bestyrelsen. Der er intet at bemærke siden sidste forevisning af protokol side Meddelelser. Ingen meddelelser. 5. Råbalance, boligorganisationen. Gennemgang af råbalance for boligorganisationen. 6. Kapitalforvaltning. Kvartalsrapporter er forelagt bestyrelsen. 7. Ansøgning om tilskud. AB`s seniorklub søger om tilskud til klubarrangementer. Bestyrelsen bevilligede kr , Ansøgning om tilskud fra dispositionsfonden. Der foreligger ingen ansøgninger til behandling

2 9. Dispositionsfonden Der har ikke været nye hændelser til likviditetsoversigten med relation til disponering af dispositionsfondsmidler siden sidste bestyrelsesmøde. 10. Egen trækningsret (LBF). Der har ikke været nye hændelser til likviditetsoversigten med relation til disponering af midler fra egen trækningsret ved LBF siden sidste bestyrelsesmøde. 11. Ejendomsskat. Bestyrelsen er orienteret omkring status i forbindelse med tilbagebetaling af ejendomsskat og afregning med Rafn & Søn. 12. Forvaltningsrevision. Der er ikke nye hændelser i forbindelse med forvaltningsrevisionen. 13. Samarbejdsudvalget. Der er ikke nye hændelser siden sidste møde. Samarbejdsudvalgsmøder : 1. Onsdag den 18. februar, kl Onsdag den 13. maj, kl Onsdag den 19. august, kl Onsdag den 25. november, kl Arbejdsmiljøorganisationen. Der er ikke nye hændelser siden sidste møde. AMO møder : 1. Onsdag den 4. februar, kl Onsdag den 26. august, kl Onsdag den 9. december, kl

3 15. Personaleorientering. Administrativt personale Bestyrelsen er orienteret om personalesituationen. Ejendomsfunktionærer. Bestyrelsen er orienteret om personalesituationen. 16. Udlejningssituationen/fraflytning. Aktuel beskrivelse af udlejnings- og fraflytningssituationen er forelagt bestyrelsen. bemærkninger. 17. Budget/regnskab. Ingen hændelser siden sidste møde. 18. Renovering/nybyggeri. Renovering : Afd. 01 Udskiftning af tag, vinduer m.v. godkendt på ekstraordinært afdelingsmøde den 18. juni. Udbud pågår med ekstern bistand. Afd. 15 Udskiftning af køkkenlåger m.m. godkendt på ekstraordinært afdelingsmøde den 21. maj. Sagen er under udførelse og mangeludbedring forventes afsluttet i uge 43. Afd. 42 Kollektiv udskiftning af naturgasfyr godkendt på ekstraordinært afdelingsmøde den 24. juni. Beboerne er orienteret omkring tidsplanen for udførelse ved skrivelse af 1. oktober. Opstart, den 19. oktober. Aflevering, den 18. december. Afd. 43 Kollektiv udskiftning af naturgasfyr godkendt på ekstraordinært afdelingsmøde den 25. juni. Beboerne er orienteret omkring tidsplanen for udførelse ved skrivelse af 1. oktober. Opstart, den 11. januar Aflevering, den 3. februar

4 18. Renovering/nybyggeri (fortsat). Afd. 46 Kollektiv udskiftning af naturgasfyr godkendt på ekstraordinært afdelingsmøde den 25. juni. Beboerne er orienteret omkring tidsplanen for udførelse ved skrivelse af 1. oktober. Opstart, den 4. februar Aflevering, den 21. april Afd. 51 Udskiftning af tag, vinduer m.v. godkendt på ekstraordinært afdelingsmøde den 28. maj. Udbud pågår med ekstern bistand. Nybyggeri (Gødvad Enge) : Bestyrelsen er orienteret om status i sagen. 19. Boligsocial helhedsplan. Bestyrelsen blev orienteret om status i sagen. Landsbyggefonden har ved skrivelse af 12. oktober meddelt tilsagn til gennemførelse af boligsocial indsats. Der er indkaldt til ekstraordinære afdelingsmøder henholdsvis den 28. og 29. oktober med henblik på beboernes stillingtagen til sagen. Onsdag den 28. oktober aab`s afd. 22 og 25 (fællesmøde). Torsdag den 29. oktober AB`s afd. 16/aab`s afd. 18 (fællesmøde). 20. Helhedsplaner. Ingen hændelser siden sidste møde. 21. Lokalt samarbejde/styringsdialog/sk. Lokalt samarbejde omkring kvoter, boligorganisationerne AB, aab Silkeborg og SB. Bestyrelsen blev orienteret om status i sagen omkring intern kvotefordeling. Kvoter Bestyrelsen blev orienteret om godkendelse af kvotetildeling for perioden

5 22. Beboerklagenævnet/boligretten. Der er ingen verserende sager. 23. Formandsmøde. Der er ikke nye hændelser siden sidste møde. 24. Kursusaktivitet. Der er afholdt kursus for nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer den 30. september med deltagelse af repræsentanter fra 7 afdelinger (afd. 02 1, afd. 19-1, afd. 21 3, afd. 42 2, afd. 43 1, afd. 58 1, afd. 60 1). Evaluering af mødet er forelagt bestyrelsen gennemsnitlig score på 7,0 ud fra skalaen 1-10, hvor 10 er topscoren resultatmæssigt. Der er afholdt kursus for nyvalgte formænd den 12. oktober, med deltagelse af formanden fra afd. 15, 21, 25 og 42. Evaluering af mødet er forelagt bestyrelsen gennemsnitlig score på 8,94 ud fra skalaen 1-10 hvor 10 er topscoren resultatmæssigt. Kursuskalender : Formandsmøde, onsdag den 4. februar, kl Kursus, nyvalgte formænd, mandag den 21. september, kl (aflyst). Valgt ind i afdelingsbestyrelsen og hvad så, onsdag den 30. september, kl Kursus for nyvalgte formænd nyt møde aftalt, mandag den 12. oktober, kl Temakursus (konflikthåndtering), tirsdag den 27. oktober, kl Kursuskalender 2016: Formandsmøde, onsdag den 3. februar 2016, kl (spisning kl ). Kursus, nyvalgte formænd, mandag den 19. september 2016, kl Valgt ind i afdelingsbestyrelsen og hvad så, onsdag den 28. september 2016, kl (spisning kl ). Temakursus, onsdag den 26. oktober 2016, kl Webzone Arbejdet med implementeringen af Webzone II pågår - 5 -

6 års jubilæum. Jubilæumsudvalget orienterede bestyrelsen om status i sagen. 27. Næste bestyrelsesmøde. Onsdag den 18. november, kl Kommende mødeaktivitet, : Bestyrelsesmøder: 1. Onsdag d. 21. januar, kl Onsdag d. 18. februar, kl Onsdag d. 18. marts, kl (gennemgang af revisionsprotokol regnskab 2013 v. revision kl ) 4. Mandag d. 13. april, kl (konstituerende bestyrelsesmøde). 5. Onsdag d. 20. maj, kl Fredag d. 26. juni, kl Onsdag d. 19. august, kl Onsdag d. 23. september, kl Onsdag d. 21. oktober, kl Onsdag d. 18. november, kl Lørdag d. 12. december, kl Repræsentantskabsmøde: 1. Onsdag d. 8. april, repræsentantskabsmøde i 19.00, spisning kl (revisor fremlægger regnskab for boligorganisationen). Kommende mødeaktivitet, 2016: Bestyrelsesmøder: 1. Onsdag d. 20. januar 2016, kl Onsdag d. 10. februar 2016, kl Onsdag d. 9. marts 2016 kl (gennemgang af revisionsprotokol regnskab v. revision kl ). 4. Onsdag d. 13. april 2016, kl (konstituerende bestyrelsesmøde)

7 27. Næste bestyrelsesmøde (fortsat). Bestyrelsesmøder: 5. Onsdag d. 18. maj 2016, kl Fredag d. 17. juni 2016, kl Onsdag d. 10. august 2016, kl Onsdag d. 21. september 2016, kl Mandag d. 24. oktober 2016, kl Onsdag d. 16. november 2016, kl Lørdag d. 17. december 2016, kl Repræsentantskabsmøde: 28. Eventuelt. 2. Onsdag d. 6. april 2016, repræsentantskabsmøde i 19.00, spisning kl (revisor fremlægger regnskab for boligorganisationen)