Baggrund og løsningsbeskrivelse DUBU 2.0

Transkript

1 Baggrund og løsningsbeskrivelse DUBU Formål Det overordnede formål med DUBU-systemet er at skabe bedre styring og sagsbehandling på området Udsatte børn og unge. Systemet skal både understøtte den enkelte sagsbehandlers arbejdsproces og tilvejebringe ledelsesinformation i form af overblik og statistik på tværs af de enkelte sager. De overordnede mål for systemet er præciseret i følgende fem målsætninger: En mere systematisk sagsbehandling, der kan sikre, at borgere oplever færre fejl i forbindelse med sagsbehandlingen. Der etableres med systemet et redskab til kommunerne, som sikrer, at forvaltningsloven, serviceloven og andre love overholdes. ICS er den socialfaglige metode, der er valgt til at understøtte større systematik og ensartethed i sagsbehandlingen. Muligheden for at inddrage økonomiske og socialfaglige overvejelser på et sagligt grundlag ved at sikre et øget overblik over de relevante muligheder for indsats, der findes for barnet eller den unge i en given situation. Dette skal kunne ses i sammenhæng med de økonomiske konsekvenser af de valg, der træffes. En god afdækning af barnets eller den unges behov, så det bliver nemmere at finde frem til de tilbud, der bedst imødekommer et givent behov. Resultatet af dette skal konkret være minimering af revisiteringer, hvor tilbuddet ikke i første omgang har matchet barnets behov. En afledt effekt af dette vil sikre en registrering og dokumentation af tilfredshed og målopnåelse knyttet til den konkrete nødvendige indsats overfor barnet eller den unge. Et nemmere tværgående samarbejde mellem offentlige myndigheder ved at højne kvaliteten og lette informationsudvekslingen mellem de offentlige myndigheder, fx overdragelse af sagsinformation fra kommune til kommune. Tilvejebringelsen af en højere kvalitet i de informationer, der danner basis for ledelsesbeslutninger, og dermed sikrer et bedre grundlag for prioriteringer, kvalitetsudvikling og tilrettelæggelse af indsatsen. Lederne får et mere sagligt grundlag til at sparre med sagsbehandlerne på, og dermed modvirke budgetoverskridelser. Systemet er en central webbaseret løsning, som p.t. benyttes af 75 danske kommuner.. Ved dette genudbud vælger KOMBIT en Leverandør, som drifter, vedligeholder, supporterer og videreudvikler systemet, mens KOMBIT har ansvar for at styre kontrakten med den valgte leverandør og sikre koordination med de kommuner, som er tilsluttet systemet. 2 Processtyring Den enkelte sagsbehandler bliver via systemet guidet igennem et forløb, der understøtter, at formelle krav til sagsbehandlingen overholdes, og at sagsbehandleren mindes om frister og opgaver. Dette reducerer risikoen for fejl, og kommunens sagsbehandlingsstandarder sikres. Systemet understøtter den kommunale sagsbehandling i myndighedsarbejdet med udsatte børn og unge. Der er tale om den proces- og analysestøtte, som sagsbehandlerne behøver for at gennemføre rådgivnings-, udrednings- og opfølgningssager i overensstemmelse med lovgivning på området og efter de retningslinjer, der følger af den socialfaglige metode ICS, som er den socialfaglige referenceramme i systemet. Systemets sagsbehandling er bygget op omkring de vigtigste processer, der knytter sig til udsatte børn og unge, som har behov for en indsats efter servicelovens 52. Iværksættelsen af disse indsatser følger en hovedproces bestående af følgende fire delprocesser, jf. figur 1 nedenfor: Delproces vedrørende Afklaring (underretning/henvendelse/ansøgning) Delproces vedrørende Børnefaglig undersøgelse ( 50-undersøgelse) Delproces vedrørende visitation. Delproces vedrørende indsats og opfølgning. Side 1/5

2 En hovedproces betegner processen fra det øjeblik, kommunen modtager en henvendelse eller underretning og indtil de valgte foranstaltninger for et barn/en ung ophører. En hovedproces kan bestå af en række delprocesser, hvoraf de fire ovennævnte delprocesser er de mest centrale. Dertil kommer en række supplerende delprocesser. Hver delproces er en enkeltsag, og hver delproces kan gentage sig flere gange, og er hver gang en ny enkeltsag. 3 Kernefunktionalitet Systemet indeholder følgende funktionaliteter: Figur 1 Hovedprocesser og delprocesser 3.1 Netværksadministrationskomponenten Systemet har en netværksadministrationskomponent, hvor stam- og grundoplysninger om barnet/den unge, familie og netværk registreres. De basale oplysninger om barnets forældre hentes via en integration til en CPR-datakilde, men sagsbehandleren har mulighed for yderligere registreringer af fx søskende, netværk og professionelle kontakter. Det er meningen, at sagsbehandleren bruger komponenten til opslag af fx telefonnumre samt til hurtigt at danne sig et overblik over barnets netværk ved fx sagsoverdragelse. Netværksadministrationskomponenten sikrer også, at der er data til rådighed til at hente navn og adresse til et dokument eller en blanket. Side 2/5

3 3.2 ICS-komponenten Integrated Children s System (ICS) er en systematik, der er indbygget i DUBU, og som skal anvendes af sagsbehandleren, når han/hun skal afdække barnets/den unges forhold i forbindelse med en børnefaglig undersøgelse (Servicelovens 50), opstille mål for en eventuel indsats (Servicelovens 140) eller følge op på en indsats (Servicelovens 70). Systematikken illustreres ved en trekant, jf. ICS-trekanten i figur 3, med følgende tre domæner: Barnets udviklingsmæssige behov: Omfatter barnets/den unges udvikling og behov på en række punkter (fordelt på en række behovsområder). Forældrekompetencer: Omfatter forældrenes evne, muligheder og barrierer for at imødekomme barnets/den unges behov (fordelt på en række forskellige forældrekompetencer). Familieforhold familie og omgivelser: Omfatter familiens baggrund, funktion og historie samt de omgivelser, der præger og påvirker forældrenes og barnets/den unges livssituation. Herunder især hvilke ressourcer, der kan registreres i familiens netværk og de nære omgivelser (fordelt på en række faktorer i familie og omgivelser). Figur 2 ICS-trekanten I de 90 kommuner der har implementeret ICS i sagsbehandlingen, bruger man en række blanketter i sagsbehandlingen. Disse blanketter er integreret i DUBU. ICS materialer og de tilhørende blanketter må kun bruges i sagsbehandlingen, såfremt kommunen har indgået en ICS-licensaftale med Socialministeriet. ICS-komponenten indeholder indtastningsmodul til børnefaglig undersøgelse med udgangspunkt i ICSblanketterne for børnefaglige undersøgelser. Den indeholder ligeledes et indtastningsmodul til handleplanen med udgangspunkt i ICS-blanketten for handleplan. Der er endvidere en sammenhæng mellem den børnefaglige undersøgelse og handleplanen, så relevante informationer trækkes fra børnefaglig undersøgelse til handleplan. 3.3 Journalarkskomponenten Der er inkluderet en journalarkskomponent i systemet af da sagsbehandleren har brug for at kunne se, hvad der er sket i en sag i kronologisk rækkefølge og på tværs af enkeltsager (log). Side 3/5

4 Aktiviteter andre steder i systemet registreres automatisk i Journalarkskomponenten ved, at systemet automatisk genererer noter (aktiviteter) i journalarket om disse hændelser. Alle sagsskridt/sagshændelse registreres altså som aktiviteter på barnets sag og lægges i Journalarkskomponenten. 3.4 Økonomisk overblik Undervejs i visitationsprocessen, inden en indsats sættes i gang, er der behov for at kunne se de samlede forventede omkostninger for indsatserne til barnet/den unge. Sagsbehandleren kan tilføje og fjerne indsatser og løbende se, hvordan dette ændrer de samlede forventede omkostninger. Det er muligt for en medarbejder med et specielt ansvarsområde at opdatere alle godkendte og igangværende ydelser i kommunen på en gang, fx i forbindelse med årsskiftet. 3.5 Blanketsystem I forbindelse med sagsbehandlingen i Systemet har en sagsbehandler brug for at hente og udfylde en række forskellige blanketter, fx DUBU-blanketter eller KL-blanketter. Der integreres til et e-blanketsystem. 3.6 Håndtering af sager og dokumenter Håndteringen af sager og dokumenter har til formål at sikre, at systemet kan danne det forvaltningsmæssige arkiv, hvori al sagsinformation på en sag kan registreres. Ansvaret for at sagsbehandle en sag ligger i sagsstyringskomponenten. Det interne arkiv og Sags- og dokumentarkivet 1 har ansvaret for at lagre de sager og dokumenter, der bruges i systemet. Formålet med det Interne arkiv er at sikre, at kommuner, som enten ikke har et kommunalt ESDH-system eller har et kommunalt ESDH-system, der ikke overholder OIO sags- og dokumentstandarden, jf. bilag 2, alligevel kan få adgang til at gemme sager og dokumenter. Formålet er således ikke at tilvejebringe et nyt ESDH-system, da der ikke vil være funktionalitet nok til rådighed i det interne arkiv til at opfylde dette behov. 3.7 Rapportering Rapporteringsdelen i Systemet består af følgende: Ledelsesinformation bestående af henholdsvis: o Daglig levering af rådata o Standardsøgninger med mulighed for eksport til Excel Udtræk til Danmarks Statistik Udtræk til Ankestyrelsen Udtræk til Rigsarkivet Danmarks Statistik Systemet understøtter løbende automatisk indberetning af statistikdata til Danmark Statistik jf. krav fra DST Ankestyrelsen Kommunerne skal løbende - og inden 4 uger - indberette afgørelser og sagshændelser i forhold til børn og unge som anbringes eller er anbragt uden for hjemmet. Systemet understøtter, at sagsbehandleren på relevante tidspunkter foranlediges til at afsende en afrapportering til Ankestyrelsen. Kommunerne skal løbende indberette en række nøgleoplysninger til Ankestyrelsen om de underretninger, de modtager om børn og unge. Systemet understøtter automatisk denne indberetning jf. krav fra Ankestyrelsen. 1 Dvs. via en integration til de af kommunernes ESDH-systemer, som lever op til OIO Sags- og dokumentstandarden. Side 4/5

5 3.7.3 Rigsarkivet Data fra elektroniske arkivsystemer, der er truffet bevaringsbeslutning om, skal afleveres i kopi (arkiveringsversion) til offentligt arkiv senest før sletning eller når data går ud af administrativ brug. Kommuner og regioner skal aflevere arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger - og som skal bevares - til et offentligt arkiv. Afleveringen skal ske senest på det tidspunkt, hvor de pågældende oplysninger ellers skal slettes af kommunen. Systemet vil være at betragte som et fagsystem i den henseende. 3.8 Sikkerhed og brugerstyring Systemet kan tilgås via single sign-on (typisk medarbejdercertifikat medmindre kommunen er en del af et federeret samarbejde i forhold til leverandøren af brugerstyringssystemet, jf. bilag 2) og sikkerhedsarkitekturen er fremtidssikret således, at systemet kan benytte sig af fællesoffentlige initiativer, uden at det betyder omkodning af store dele af systemet. Brugeroprettelse og brugerrollehåndtering kan håndteres af en kommunal administrator i den enkelte kommune, som er tilsluttet Systemet. 3.9 E-boks Systemet indeholder integration til e-boks. 4 Arkitektur Systemet er en central webbaseret sagsstyringsløsning, der underbygger sagsbehandlingen på området for udsatte børn og unge for alle danske kommuner, såfremt disse indgår en Tilslutningsaftale med KOM- BIT herom. Der er tale om en fælleskommunal service, der anvender en række centrale services hos andre myndigheder, og systemet er baseret på fællesoffentlige standarder, hvor disse findes på de relevante områder. Arkitekturen i systemet er tænkt, så det altid er muligt at gøre systemet lovmedholdeligt. Side 5/5