Byrådets vision for Kulturtorvet skal danne rammen for arbejdet. Heri beskrives Kulturtorvet

Transkript

1 Udvikling af Kulturtorvet - Aktionsproces Kommissorium og procesbeskrivelse, Baggrund Allerød Byråd har besluttet at prioritere udvikling af et Kulturtorv på området omkring Byens Plads. Det matcher flere af byrådets initiativer i forslag til planstrategi, hhv.: at opdatere området omkring Byens Plads med særlig fokus på at sikre sammenhæng mellem de kulturelle faciliteter, og at skabe fysiske rammer for fortsat udvikling af Teater Mungo Park. Arbejdet skal netop foregå i et partnerskab med Mungo Park, og det skal gribes innovativt og involverende an. Ambitionen er, at initiativet skal fungere både som en investering i kulturområdet og som en fysisk omdannelse af arealet. Andre væsentlig medspillere er Allerød Bibliotek samt de øvrige kulturinstitutioner på og omkring pladsen. Der er afsat midler til et treårigt forløb, hvor År 1 skal fokusere på involverende idéudvikling og fundraising. De to næste år på realisering, men med glidende overgange. Byrådets vision for Kulturtorvet skal danne rammen for arbejdet. Heri beskrives Kulturtorvet som: Et fælles rum og mødested for byens borgere, handlende, kulturhuse, kultur- og fritidstilbud. Et naturligt midtpunkt og omdrejningspunkt for liv i bymidten til gavn for alle aldersgrupper. Kulturtorvet skal også trække linjer til Allerøds historie og kulturarv, og det skal skabe en visuel, kulturel og identitetsskabende oplevelse for byens borgere og besøgende. Det skal være trygt og rart at opholde sig på torvet, og der skal være et højt aktivitetsniveau, medvirke til at sikre liv i bymidten. Aktiviteterne på Kulturtorvet kan være mange, så som petanque, skak, bordtennis, sjipning samt events som koncerter, udstillinger, udendørs madlavning, digtoplæsninger, børnearrangementer, film, torvehandel og julemarkeder. Det er imidlertid vigtigt, at ideer og aktiviteter kommer nedefra, og at de konkrete aktiviteter drives af private og frivillige aktører. Overordnet initiativ, rammesætning og koordinering skal sikres i partnerskabet med Mungo Park. Herudover har Allerød Kommune planlagt at trække ekstern procesbistand ind. I det følgende beskriver konsulenterne Johan Bramsen og Lene Bak, Pluss Leadership et forslag til proces for det første år: Kriterier for den gode proces og de gode resultater Projektorganisation Proces Drejebog og timing Pluss Leadership A/S CVR: H. H. Seedorffs Str. 3-5, 4. sal DK-8000 Aarhus C Nørre Voldgade 21, 4. sal DK-1358 København K T E post@pluss.dk W

2 2 Kriterier for den gode proces, de gode resultater Aktionsorienteret og innovativ proces Der har været gennemført omfattende involveringsprocesser i flere omgange. Derfor skal proces og involvering gribes anderledes an end tidligere. Arbejdsformen skal være mere aktionsorienteret og mere innovativ, hvor ideer prøves af i skala 1:1, og hvor innovation er den drivende kraft. Politisk ejerskab og forankring Det er afgørende for proces og resultater, at der fra starten sikres et politisk ejerskab og en vilje til at bakke op om de forslag, processen resulterer i, og som er realisable. Det gælder både aktiviteter og fysik Forskellige interessenter kræver forskellig dialog De mange foreninger i Allerød er vigtige. De skal inviteres ind i en åben dialog, der både tilbyder muligheder og sætter udfordringer. Kulturtorvet skal være en mulighed for foreningerne til at tænke anderledes og komme bredere ud. Særligt interessante målgrupper er fx de unge ca årige, som skal opleve at det betaler sig at engagere sig og medvirke i aktiviteter i Allerød. Samt børnefamilierne, som skal have og være med til at skabe tilbud, der appellerer til både børnene og deres forældre på Kulturtorvet og i andre afledte aktiviteter. De øvrige vigtige interessenter er de større strategiske aktører som fx Fritz Hansen. Her føres direkte dialoger med disse i forhold til deres ønsker og krav på den ene side og eventuelle bidrag og resultater på den anden. Ligeledes er de handlende vigtige i udviklingen af Kulturtorvet. De skal adresseres på rette vis, dels ved individuelle møder, dels i nogle af de fælles aktiviteter. Rækkefølge og timing Samlet set er rækkefølgen af aktiviteter i processen vigtig og timingen ligeså. Umiddelbart har vi travlt! Forår og sommer er de gode sæsoner for at åbne et område. Det skal så give inspiration til, at også de mørkere måneder kan omfatte liv i bymidten. Midlertidige funktioner Det første år, 2016, skal bruges til at prøve ting af for at blive klogere sammen, styrke interessebårne fællesskaber og påbegynde udviklingen, både aktivitetsmæssigt, fysisk og mentalt. Innovationsdag med de bærende kræfter i projektorganisationen samt en markedsdag fungerer som startskud på processen. Herefter er tanken at flere (mindre) aktiviteter afvikles i tværgående fællesskaber. Nogle af aktiviteterne er så gode/har en karakter, der gør, at de bliver permanente; andre er skridt på vejen til nye ideer. Det er vigtigt at følge op på resultaterne og sikre den rette dynamik og forankring, så år 2 og 3 har fundament til den mere blivende omdannelse af Kulturtorvet. 2

3 3 Projektorganisation Den rette organisering og arbejdsdeling er afgørende. Allerød Kommunes administration kan ikke afse ressourcer til at stå for den praktiske afvikling, og derfor er partnerskabet med Teatret Mungo Park og samarbejdet med Allerød Bibliotek væsentlige. Ligeledes er der brug for en overordnet procesudvikling og ledelse; dette varetages af eksterne proceskonsulenter. Et forslag til projektorganisation ser ud som vist i figuren. Figur 1: har det samlede ansvar for proces og resultater, de fysiske såvel som de aktivitetsmæssige. Det er ligeledes her, kommunikationen med de særlige strategiske aktører aftales. Gruppen består af en ledende repræsentant for hhv. Allerød Kommune, Mungo Park, biblioteket samt de eksterne konsulenter. 3

4 Arbejdsdelingen i forhold til de konkrete indsatser er opdelt i tre områder med god koordinering og overlap imellem, jf. de tre cirkler i figuren: Procesudvikling og procesledelse, det primære ansvar for processens fremdrift, udvikling og forankring samt tovholder for projektgruppen (de eksterne konsulenter). Afvikling af aktiviteter, det primære ansvar for den overordnede planlægning og iscenesættelse, så flest mulige frivillige aktører har lyst til at medvirke (Mungo Park). Kommunikation og administration, det primære ansvar for en åben og inviterende information til og dialog med borgerne, foreningerne, de handlende (Allerød Bibliotek). Med henblik på at sikre tyngde og netværk i forhold til eksterne fonde og øvrige strategisk vigtige beslutningstagere etableres en referencegruppe. Den kunne fx bestå af borgmesteren eller formand for Kultur- og idrætsudvalget, bestyrelsesformanden for Mungo Park, ledende medarbejder hos Fritz Hansen samt 1-2 tilsvarende personer. Proces Forslag til proces for år 1 er skitseret i figuren på næste side. Den tager udgangspunkt i byrådets vision om Kulturtorvet og de ovenfor beskrevne kriterier. Processen bygger på tre parallelle forløb: 1. Løbende afstemning med Økonomiudvalg/byråd samt drøftelser med referencegruppen 2., der trækker læsset - med den skitserede arbejdsdeling (de blanke kasser i figuren indikerer x antal projektgruppemøder) 3. De lokale interessenter, der involveres mest og bedst muligt - med klare rammer og perspektiv Herudover suppleres med et selvstændigt fokus på formalia og forankring, når de borgervendte aktiviteter skal i gang. Her kan kommunens forskellige afdelinger og politiske udvalg blive bragt i spil. Det kan være i forbindelse med tilladelser, skiltning, fysiske justeringer el.a., og det kan være når midlertidige aktiviteter overvejes gjort permanente mv. 4

5 Figur 2 5

6 Drejebog og timing Som det fremgik på mødet med administrationen er det vigtigt at processen realiseres med relativt højt tempo og med meget konkrete og synlige resultater. Derfor konkretiseres processen yderligere i følgende udspil til drejebog, med datoforslag frem til sommerferien. Den skal naturligvis tilpasses Allerød-virkelighed, ligesom den løbende skal justeres i takt med, at processen udvikler sig. Aktivitet Ansvarlig Dato - Forslag Detailplanlægning Proceskonsulenterne og Innovationsseminar Proceskonsulenterne kl Referencegruppe, indledende kommunikation og møde Allerød Kommune Aftales med deltagerne, ca uge Projektgruppemøde, flere møder Proceskonsulenterne Fastlægges v. første møde Formalia og forankring, indledende aftaler og opfølgning Dialog med de strategiske aktører og de handlende Proceskonsulenterne Igangsættes ca. uge Fastlægges v. første møde Markedsdag, planlægning og afvikling Mungo Park 4.6. fra kl. 10 Information og dialog med foreninger, borgere mv. Biblioteket (koo med teatret) Fastlægges v. første møde Fælles evalueringsmøde Mungo Park kl Status og planlægning af efteråret, herunder fokus på fundraising Efter sommerferien Projektgruppemøde, flere møder Videreført dialog med strategiske aktører og handlende Markedsdag II / Alternativ aktivitetsdag Div. tværgående aktiviteter Information og dialog med foreninger, borgere mv. Plan Aktiviteter og fysik År 2 og 3, Referencegruppen og Økonomiudvalget Proceskonsulenterne Mungo Park Biblioteket (koo med teatret) Proceskonsulenterne Møder afholdes i uge Pluss Leadership Johan Bramsen 6