Minikursus i Outlook Lidt om Navigation i outlook s (Skriv, send, læs, organisér mail m.m.) Kontaktpersoner og grupper Kalender

Transkript

1 Minikursus i Outlook 2010 Lidt om Navigation i outlook s (Skriv, send, læs, organisér mail m.m.) Kontaktpersoner og grupper Kalender Outlook 2010 Søren E. Larsen, EUC Sjælland. Rev. februar 2013

2 Indholdsfortegnelse Lidt navigation i Outlook s Signatur (fast underskrift ):... 4 Tema og Brevpapir:... 4 Skriv og send ny Vedhæftning af Filer/Billeder:... 5 Læse s:... 5 Besvare s:... 5 Videresend s:... 5 Autosvar ( Out of office ):... 5 Organisering af s Sortering/Visning:... 6 Mapper:... 7 Oprette Mapper:... 7 Flytning af mails til/mellem mapper:... 7 Sletning af s:... 7 Kontaktpersoner Kontaktpersongrupper:... 9 Kalender Opret aftaler: Opret møder: Besvar mødeindkaldelse: Status på mødeindkaldelse: Outlook 2010 Søren E. Larsen, EUC Sjælland. Rev. februar 2013 Side 2

3 Lidt navigation i Outlook Båndet har erstattet tidligere menuer og brugerfladen er dermed ens i de forskellige Office-programmer Båndet Den orange knap Filer erstatter Office2007-knappen og menuen Filer. (Knappen har den officielle Officeprogram-farve ). Knappen giver adgang til den nye Backstage-visning. Herfra kan man printe, administrere -konti, oprette regler, ændre indstillinger osv. Backstage viser forskelligt indhold, der afhænger af, hvilket Outlook-billede du kalder den fra. Værktøjslinjen Hurtig adgang til ofte brugte funktioner kan tilpasses på pilen. Outlook 2010 Søren E. Larsen, EUC Sjælland. Rev. februar 2013 Side 3

4 s. Signatur (fast underskrift ): Opret en Signatur dvs. en fast tekst til afslutning af dine mails. Det kunne være Med venlig hilsen, navn tlf.nr. osv. Åbn en Ny På fanebladet Meddelelse vælger du Signatur i gruppen Inkluder: Klik herefter på Signaturer. Vælg Ny giv signaturen et navn og tryk OK. Herefter kan du indtaste teksten i din Signatur. Vælg om du vil have din signatur med i - nye meddelelser - Svar/videresendelser Tryk til sidst på OK. Tema og Brevpapir: Hvis du vil personliggøre dine mails, kan man benytte sig af Temaer og Brevpapir: Klik på Nye elementer på fanebladet Startside (i gruppen Ny). Vælg Send med / Mere Brevpapir. Du kan nu vælge mellem et antal temaer og brevpair. Skriv og send ny Vælg Ny på Startside (eller tryk Ctrl+n). Udfyld felterne Til indtast modtagerens adresse. Outlook vil automatisk foreslå allerede kendte modtagere. Flere modtagere adskilles med semikolon. (evt. Cc og Bcc) hvis Bcc ( usynlig modtager. Hvis Bcc ikke vises, klikker du den frem på fanebladet Indstillinger Emne Indtast din tekst, og afslut med at trykke på knappen Send. Outlook 2010 Søren E. Larsen, EUC Sjælland. Rev. februar 2013 Side 4

5 Vedhæftning af Filer/Billeder: Hvis du vil vedhæfte filer, skal du klikke på Vedhæft fil (Papirclipsen) i gruppen Inkluder på fanebladet Meddelelse. Hvis du vil vedhæfte flere filer fra samme mappe, skal du holde på Ctrl-tasten når du markerer filnavnene. Billeder kan endvidere også indsættes direkte i mailen. Placer cursoren hvor du ønsker billedet indsat, klik på fanebladet Indsæt og Billede i gruppen Illustrationer. Læse s: I Indbakken kan du tydeligt se forskel på ulæste og allerede læste/åbnede mails. De ulæste mails vises med fed skrift og et lukket kuvert-ikon. En læst mail kan evt. sættes til ulæst, så den igen fremhæves. Hvis der er vedhæftede filer med en , er det markeret med en papirclips. Du åbner en vedhæftet fil ved at klikke på filnavnet eller ved at højre-klikke på filnavnet (her kan du også vælge at gemme en eller flere vedhæftede filer). Besvare s: Du kan finde gruppen Besvar under både fanebladet Startside og Meddelelse. Her kan du klikke på Besvar (hvis du kun ønsker af sende svaret til afsenderen) eller Svar til alle. Man kan selvfølgelig tilføje flere modtagere. Du kan selvfølgelig vedhæfte filer når du besvarer en mail. Skriv dit svar i meddelelsesfeltet og tryk på knappen Send. Videresend s: Gør som når du besvarer s. Dog skal man trykke på Videresend i stedet for Besvar. Du kan selvfølgelig tilføje dine egne kommentarer i meddelelsesfeltet, lige som du også kan vedhæfte filer. Autosvar ( Out of office ): I Backstage (Filer) kan du ved at trykke på knappen Automatiske Svar indtaste en tekst, som du kan bruge som Autosvar i f. eks. Ferieperioder. Outlook 2010 Søren E. Larsen, EUC Sjælland. Rev. februar 2013 Side 5

6 Organisering af s. De mails du modtager placeres automatisk i Indbakken. De vil som standard blive placeret med den nyeste mail øverst, men man kan sagtens ændre dette. Sortering/Visning: Man kan ændre visnings-rækkefølgen (Nyeste eller Ældste øverst) og man kan i stedet for datosortering, vælge visningen efter andre kriterier. Der er utallige måder at få vist sine mails på. En af dem er Samtaler, der er en række mails, der er sendt eller modtaget, med samme tekst i Emnefeltet. Funktionen Vis som samtaler findes i fanebladet Vis, gruppen Samtaler. Outlook 2010 Søren E. Larsen, EUC Sjælland. Rev. februar 2013 Side 6

7 Mapper: I stedet for at alle mails ligger i Indbakken, kan man flytte dem til relevante mapper. Øverst i Postvisningen ligger Favoritter for de fleste, en måske lidt overflødig funktion, der også kan slås fra. Lige neden under ligger området med Standardmapper og Egne mapper. Standardmapperne er Indbakke, Kladder, Udbakke, Sendt post og Slettet Post. Mapper med ulæst indhold er fremhævet med fed skrift og en parentes der viser antallet af ulæste mails. En åbenhvid trekant til venstre for en mappe, viser at der er undermapper en sort lukket trekant viser en udfoldet mappe. Oprette Mapper: Åbn fanebladet Mapper og klik på Ny mappe. Navngiv den nye mappe, og vælg derefter hvor den skal placeres (ofte i Indbakken). Man kan selvfølgelig også oprette undermapper. Afslut med at klikke på OK. Man kan til enhver tid Flytte eller Slette mapper. Man flytter mapper ved at trække dem med musen til den valgte mappe, eller man benytter fanebladet Mapper i gruppen Handlinger). Flytning af mails til/mellem mapper: Hvis man vil flytte en mail til en (anden) mappe, trækker man mailen med musen. Man kan også vælge funktionen Flyt i gruppen Flyt på Startside. Man kan vælge og flytte flere mails på en gang. Sletning af s: Det er enklest at stille sig på den mail man vil slette og trykke på delete-tasten. Mailen overføres dermed til mappen Slettet Post og slettes først permanent når man tømmer denne mappe for indholdet. Dette gøres ved at stille sig på mappen Slettet Post, højreklikke og vælge Tøm mappe. Outlook 2010 Søren E. Larsen, EUC Sjælland. Rev. februar 2013 Side 7

8 Kontaktpersoner. Du kan oprette dine personlige kontakter, med diverse oplysninger som navn, s, telefonnumre, adresser osv. Dette gør du ved at åbne Kontaktpersoner, ved at trykke på knappen med dette navn, nederst til venstre i navigationsruden. Tryk på knappen Ny kontaktperson og udfyld de relevante oplysninger. Afslut med at trykke på Gem og luk. Man kan også tilføje kontaktpersoner direkte fra en modtaget . Åben mailen, højreklik på afsenderens navn, og vælg Føj kontaktperson i Outlook. Outlook 2010 Søren E. Larsen, EUC Sjælland. Rev. februar 2013 Side 8

9 Kontaktpersongrupper: Hvis man ofte skriver mails til de samme modtagere, kan man oprette Kontaktpersongrupper. Åben visning Kontaktgrupper, klik på Ny kontaktpersongruppe. Giv gruppen et navn og tilføj medlemmer. Når du skal sende mail til denne gruppe af personer, anvender du bare Kontaktpersongruppens navn i Tilfeltet. Kalender. I kalenderen kan man indføre aktiviteterne Aftaler, Møder og Begivenheder. Aftaler er en enkeltstående begivenhed, der kun handler om kalenderens ejer f. eks. et tandlægebesøg. Møder fungerer ligesom Aftaler men involverer flere personer. Man kan invitere til møder eller selv blive inviteret via . Man svarer også på invitationen via . Begivenheder strækker sig over en eller flere dage. Det kan f. eks. være et kursus. Man ser kalenderen ved at trykke på knappen Kalender nederst til venstre i navigationsruden. Outlook 2010 Søren E. Larsen, EUC Sjælland. Rev. februar 2013 Side 9

10 Opret aftaler: Gå til Kalender. Her markerer du med musen det tidsinterval aftalen skal gælde i. Klik herefter på Ny aftale i gruppen Ny. Udfyld Emne (og evt. Sted). Klik til sidst på Gem og luk-knappen. Hvis Outlook kører, vil du blive mindet om aftalen 15 minutter (kan ændres) før den indtræffer. En anden måske endnu enklere metode at oprette aftaler på er, at man i Kalenderen markerer tidsintervallet for Aftalen, trykker på Enter-tasten og skriver direkte i markeringen. En tredje metode, er at oprette aftalen ud fra en . Man trækker simpelthen mailen fra Indbakken ned på Kalender-knappen, hvor man slipper den. Der åbnes nu et aftalevindue, hvor du tilretter informationer om Tid og Sted. Opret møder: Marker tidsintervallet i kalenderen og klik på knappen Nyt møde. Invitér de øvrige mødedeltagere ved at skrive deres navne/ -adresser, eller tryk på Til og vælg deltagerne i dit adressekartotek. Øvrige informationer indtastes lige som under Aftale. Du afslutter mødeindkaldelsen ved at trykke på knappen Send. Besvar mødeindkaldelse: I den mail du modtager fra mødeindkalderen, kan du svare på indkaldelsen. Du kan svare ved at trykke på Acceptér, Foreløbig (udskyde din beslutning) eller Afslå. Du kan kommentere indkaldelsen, eller du kan vælge at sende svaret direkte. Du kan vælge de samme besvarelses-funktioner ved at klikke på mødet i Kalender. Status på mødeindkaldelse: Du kan se hvor mange der har svaret (og hvordan de har svaret) hvis du dobbeltklikker på mødet i Kalenderen. Hvis du vil se detaljer skal du klikke på knappen Registrering. Husk at man (næsten) altid kan få HJÆLP til (alle) funktioner ved at trykke på tasten <F1>. Outlook 2010 Søren E. Larsen, EUC Sjælland. Rev. februar 2013 Side 10