Budgetproces Handlingskatalog:

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "Budgetproces 2016. 1. Handlingskatalog:"

Transkript

1 Budgetproces Handlingskatalog: Nedenfor er første status fra de 7 arbejdsgrupper. Temaerne, som arbejdsgrupperne arbejder med, er dannet ud fra drøftelser med hver enkelt fagchef, hvor alle ideer blev noteret ned (Fakta ark). Efterfølgende er ideerne blevet vurderet og en lang række indgår i de tværgående gruppers videre arbejde. Opgaven for grupperne er, at der skal lægges vægt på det tværgående fokus i arbejdet med temaerne og dette skal afspejles i de løsninger, der fremsættes. Der vil være forskellig tidshorisont for hvornår de enkelte løsninger kan iværksættes og det tidsmæssige perspektiv skal også belyses i forslagene. Status på de tværgående temaer: 1. Optimering af personalerelaterede udgifter 2. Frivillighed/Medborgere 3. Centraliseringsgrad 4. Space Management 5. Indkøb og Konkurrence 6. Teknologi 7. Tilpasning i tilbudsviften 1

2 Tværgående temaer: 1. Optimering af personalerelaterede udgifter 2. Frivillighed/Med borgere - Kommunale kerneydelser - Kan/Skal opgaver 1. Handlingskatalog Grundlaget for arbejdet består af en række konkrete forslag i forhold til diverse personalerelaterede udgifter. Forslagene er primært udtænkt inden for fagchefernes egne fagområder. Gruppen ser det som sin opgave, at kvalificere og kvantificere forslagene samt undersøge mulighederne for en mere tværkommunal udrulning og det tilhørende økonomiske potentiale. Desuden vil gruppen i det videre arbejde løbende overveje, om der kan gennemføres lignende tiltag i øvrige dele af kommunen. Der er fokus på, hvorvidt dele af den kommunale kerneydelse og dele af kanopgaverne med et ændret kommunalt serviceniveau i fremtiden skal løses i samarbejde med borgerne. Plan for gruppens arbejde: Fase 1 kortlægning af frivillighed og medborgerskab i Frederikssund samt oplistning af kan-opgaverne Fase 2 oplæg til proces for udarbejdelse af en politisk strategi, herunder mål og principper for hvordan frivillighed og medborgerskab kan understøttes og udvikles med henblik på at fastholde den kommunale service i samarbejde med de aktive frivillige og borgernes inddragelse i løsning af dele af opgaven selv Fase 3 anbefalinger til fremtidig organisering. Det er gruppens antagelser, at der på kan-opgaverne med et ændret kommunalt serviceniveau vil være økonomiske potentialer at indhøste. 3. Centraliseringsgrad - Centralisering af støttefunktioner/ bæredygtighed - Øget centralisering/ delegation til adm. 4. Space Management - De politiske principper - Facility Management Under dette tema belyses potentialet for centralisering af visse funktioner og potentialet ved øget decentralisering af andre. Eksempelvis centralisering af administrative opgaver, så der i den borgerrettede drift er fokus på kerneopgaverne. Eksempler på administrative opgaver der kigges på er fælles regningsbetaling, elev administration m.v. Behovet for konsulentydelser screenes mere stringent. Arbejdet er delt op i 3 sideløbende processer. 1. Opsamling af data og potentiale beregning samt analyse af forslag 2. Strategi og organisering 3. Arealer til nye funktioner og politiske arealønsker 2

3 1. Opsamling af data og potentialeberegning samt analyse af forslag Standarder for Ejendomskvalitet og vedligeholdelsesstand udarbejdes og implementeres i ejendoms vedligeholdelses databasen. Yderligere standarder f.eks. beliggenhed, parkeringsmuligheder, tilgængelighed, udvidelsesmuligheder og indeklima afventer. Forslag behandles, præciseres og vurderes i forhold til mulige arealbesparelser og økonomiske driftsbesparelse. Dette sker i et tæt samarbejde med den aktuelle afdeling og fagchef. I forbindelse med arbejdet bør det afklares hvilke bygningsstandarder og arealdisponeringer der fremtidigt skal gælde, f.eks. energikrav og kvalitetskrav. Ejendomsdriftens samlede økonomi afklares nærmere. Potentialet for besparelser: Firmaet FM3 har udarbejdet en landsdækkende analyse, hvor arealet pr. borger er opgjort pr kommune. Gennemsnittet for alle landets kommuner er 5,4 m2/borger. Frederikssund Kommune har ca. 5,88 m2/borger. Hvis Frederikssund Kommune skal arealreducere til det gennemsnitlige niveau for kommunerne, vil der være en arealreduktion på ca m2 svarende til 8 %. Målet er som minimum at Frederikssund Kommune kan nå ned på en bygningsmasse der ligger på landsgennemsnittet. Det vurderes herudover at der er mulighed for yderligere reduktioner ved optimering af bygningsbrug og kvalitet på op til 3 %. 2. Strategi og organisering Opsamlede data danner grundlag for analyse af ejendomsporteføljen og skal danne grundlag for den fremtidige strategi, samt identificere mulige indsatsområder. Forudsætningen for en effektiv Space Management er en konstant og ensartet fokus på arealoptimering på tværs af kommunen og faggrænser. Det er derfor afgørende at alle ledere, chefer, direktion samt politikere holder fast i de principper der vedtages således, at det er muligt at udfase de arealer der forlades. Det undersøges hvordan en ejendomsorganisation bedst opbygges til at understøtte dette mål. Der vurderes på potentialer / udfordringer i ny organisering samt Facility Management herunder: Forskellige organiseringsmuligheder Personalesammensætning 3

4 Kvalitetsniveau Serviceniveau In- / outsourcing Betydning af samling af viden og ensartede fokus LEAN / reduktion af spildtid Mulige personalebesparelser Nye snitflader Konsekvenser i øvrig organisation 3. Arealer til nye funktioner og politiske arealønsker Da der løbende er en udvikling i behovet for bygninger kommer der løbende nye ønsker / krav om at øge bygningsmassen. For at have mulighed for at måle om besparelsen på space management og facility management opnås vil tilgående bygninger blive holdt udenfor opgørelsen af besparelser. Til at illustrere dette er der gennem de seneste 3-4 år tilgået m2 bygningsmasse. 4

5 5. Indkøb og Konkurrence Der arbejdes videre inden for de forskellige emner, der er drøftet på dialogmøder med direktørområderne i november/december Helt overordnet arbejdes der med: Øget konkurrenceudsættelse Udbud Emner ift. konkurrenceudsættelse er på nuværende tidspunkt fortsat begrænsede, da Kommunen allerede har konkurrenceudsat de traditionelle områder inden for især det tekniske område. Der arbejdes også med estimerede antagelser ud fra en generel og overordnet benchmarking. 6. Teknologi Teknologiområdet har med udgangspunkt i såvel de nationale- som de fælleskommunale digitaliseringsstrategier undersøgt hvilke digitaliseringsinitiativer, der allerede er indarbejdet i tidligere års budgetter og hvilke, der med fordel kan analyseres nærmere for afsøgning af nye eller yderligere effektiviseringspotentialer. På ældre- og sundhedsområdet er der gennem de senere år arbejdet med en række rehabiliteringsinitiativer, som relaterer til digitaliseringsstrategierne, blot under andre navne. Der udestår derfor et arbejde med helt konkret at matche forventede nationale potentialer, med de besparelser som allerede er indarbejdet på området, for derigennem at skabe synlighed for eventuelle yderligere potentialer. En række digitaliseringsinitiativer på det velfærdsteknologiske område går på tværs af flere fagområder. Nogle af de initiativer, som allerede er igangsat på Ældre- og sundhedsområdet kan med fordel også tænkes ind i f.eks. bo- og behandlingstilbud på Socialområdet, herunder f.eks. forflytningsteknologi og vasketoiletter. Imidlertid vil det først fra B17 være muligt at angive forventede effektiviseringspotentialer, idet der udstår et større analysearbejde som skal sammenholdes med, at der netop er omstruktureret på området. Yderligere gælder det, at der på såvel Ældre- og sundhedsområdet som på Socialområdet, er igangsat en række nationale forsøgsprojekter i regi af Digitaliseringsstyrelsen, som først om et par år resulterer i dokumentation af forventede effektiviseringsmuligheder. Til den tid vil de kunne analyseres og evt. implementeres i Frederikssund. Som eksempel kan nævnes brugen af smarthome-teknologier, øget brug af digitale redskaber for handicappede og internetpsykiatri. Ny teknologi i dagtilbud og skoler handler primært om det fælles 5

6 brugerportalsinitiativ, hvor det er målet at løsningen er tilgængelig fra skoleåret 2016/2017. Løsningen vil bl.a. sikre, at der oprettes digitale undervisningsforløb og at alle lærere i kommunens folkeskoler vil kunne dele undervisningsforløb med hinanden. Dermed vil der skulle bruges mindre tid på forberedelse. Det forventes, at etableringsudgifterne hertil vil kunne afholdes inden for den nuværende budgetramme på området. I regi af KOMBIT (kommunernes it-fællesskab) er der igangsat en række fælleskommunale projektaktiviteter, som indenfor budgetperioden betyder, at der skal tages nye it-løsninger i brug, men som også kræver investeringer, f.eks. i form af snitflader imellem it-systemer. Som eksempel kan nævnes monopolbruddet, grunddataprogrammet og den fælleskommunale rammearkitektur. Økonomien i en række af KOMBITs projekter er således usikker på nuværende tidspunkt, og vil først successivt blive mere nøjagtig, efterhånden som projekterne udrulles. F.eks. vil der i løbet af maj 2015 komme ændringer til KLs allerede udsendte budgetvejledning på bl.a. monopolbruddet. Hvor der er konstateret rene it-besparelser som følge af udskiftning af fagløsninger er disse indarbejdet i den løbende budgetopfølgning i 2015 og indgår ikke i teknologitemaet. 6

7 7. Tilpasning i tilbudsviften Udgangspunktet for arbejdet er en udvikling og tilpasning af tilbudsviften i Social Service og de områder, der samarbejdes med. Baggrunden for arbejdet er en undersøgelse fra Deloitte af kommunens handicap- og psykiatriområde, hvor der blev formuleret en række indsatsområder og pejlemærker, som kan styrke områdets faglige og økonomiske grundlag. I denne sammenhæng er det særligt de to delprojekter Tilpasning af tilbudsviften samt Styrkelse af sagsbehandlingen, der er relevante. Tilpasning af tilbudsviften Formålet med delprojektet er, at komme med forslag til tilpasninger til tilbudsviften, der kan imødekomme Deloitte-rapportens anbefalinger om synergi mellem tilbud, ny organisering af tilbud samt sikring af en optimal anvendelse af egne tilbud Der er udarbejdet en kortlægning af den eksisterende tilbudsvifte og der er identificeret både overlap og huller i viften samt i forhold til ydelser, der leveres hos samarbejdspartnere. På baggrund af kortlægningen er der udarbejdet følgende ni kommissorier: Botilbud på handicapområdet uden døgndækning samt udnyttelsesgraden på Klub Stjerneskud Botilbud på psykiatriområdet uden døgndækning Etablering af akuttelefon inden for det sociale område 85-støtte (handicap- og psykiatri) Øget sammentænkning af bostøtte og personlig hjælp og pleje Ungekollegium og STU-forløb Udvikling af den beskyttede beskæftigelse Flytning af Spiren til Thorstedlund Undersøgelse af muligheden for ét aktivitets- og samværstilbud i socialpsykiatrien Flere af de problematikker der arbejdes med er tværfaglige og vil udover Socialområdet også involvere Ældre- og Sundhed, Jobcentret samt Familieafdelingen. Antagelsen for igangsætning af arbejdet er, at der potentiale ved at ændre på de tilbud, som tilbydes borgerne og at der ved at koordinere mellem flere fagområder vil kunne opnås en fastholdelse af serviceniveauet i visse tilfælde en forbedring af service niveauet - for færre midler. Endvidere har antagelsen for arbejdet været, at der på visse områder kan forekomme en overservicering idet flere forskellige medarbejder varetager meget beslægtede funktioner for de samme borgere. Der er endvidere en forventning om, at erfaringerne fra projekterne vil kunne være brugbare for en lignende omstilling på andre områder af den 7

8 kommunale tilbudsvifte. Forslag til en tilpasset tilbudsvifte fremlægges for Sundhedsudvalget på mødet d Styrkelse af sagsbehandlingen Formålet med delprojektet er fokus på sammenhæng mellem visitation og økonomi og systematisk opfølgning på sagerne. Der er gennemført en screening af 44 sager, hvor udgiften er over kr. Screeningen er gennemført med henblik på om der i denne gruppe er sager, der kan revisiteres, hjemtages eller prisforhandles. Konkret er der et første bud på en anslået besparelse på 4.8 mio. kr. Dette første bud skal dog tages med et betydeligt forbehold. Sagerne skal beskrives efter Voksenudredningsmetoden (VUM) ligesom der ikke i ovennævnte besparelse er taget højde for evt. ombygninger, nybygninger mv., men alene et bud på en mulig reduktion af den i dag kendte udgift pr. år. For at indhente ovennævnte besparelser samt for at sikre et fortsat økonomisk fokus på de dyre enkeltsager er der brug for et særligt og vedholdende fokus. Der er derfor behov for at nedsætte en Task Force på området. Forslag omkring Etablering af en Task Force som en del af en investeringsstrategi i projekt Omstilling af det specialiserede voksenområde til nye tider vil blive fremsendt til Økonomiudvalgets behandling. 8