Spørgsmål og svar. 1. Spørgsmål til UDBUDSBETINGELSER + UDBUDSBILAG 1-4

Transkript

1 Spørgsmål og svar 1. Spørgsmål til UDBUDSBETINGELSER + UDBUDSBILAG 1-4 Nr. Spørgsmål Svar Modtaget Besvaret 1.1 Er det muligt at ændre tilbudsfristen evt. så der gives 14 dage længere? Tilbudsfristen ændres fra den 22. januar 2015 til den 11. februar december december Den nye afleveringsfrist har ikke medført en flytning af spørgefristen, som stadig er 9. januar. Der vil dog stadig blive besvaret spørgsmål i det omfang det er muligt frem til 6 dage før afleveringsfrist. Kan ordregiver give en melding på en ny spørgefrist, så vi har noget mere konkret at forholde os til, eller skal vi blot gå ud fra at vi kan sende spørgsmål frem til 3. marts? NB! Tidsplanens øvrige datoer er ændret tilsvarende. Indledningsvis bemærkes, at tilbudsfristen er den 11. februar 2015, hvorfor det seneste tidspunkt der kan fremsendes spørgsmål er den 5. februar Dog kan der ikke forventes svar herpå, såfremt spørgsmålet først fremkommer denne dato. Se i de hele Udbudsbetingelsernes pkt. 4 og 5. I anledning af spørgsmålet har Region Midtjylland tilføjet en yderligere spørgefrist, den 26. januar Stilles spørgsmål inden for denne frist, kan tilbudsgiver være sikker på at få svar på sit spørgsmål. Spørgsmål efter denne frist besvares kun i det omfang, at det er muligt frem til 6 dage før afleveringsfristen. 9. januar januar 2015 Spørgsmål der stilles efter den sidste frist for spørgsmål, den 26. januar

2 1. Spørgsmål til UDBUDSBETINGELSER + UDBUDSBILAG besvares som udgangspunkt den 5. februar Hvornår forventer ordregiver at sende de første besvarelser på spørgsmål ud? Vi vil gerne opfordre til, at disse offentliggøres løbende, således at vi bedst muligt kan besvare samt undgår at stille spørgsmål som allerede er stillet af andre tilbudsgivere. Nye udbudsbetingelser uploadet dags dato. De første besvarelser er udsendt dags dato. Det er ikke muligt for Region Midtjylland at besvare spørgsmål løbende, idet der er flere forskellige personer, der står for at besvare spørgsmålene. Svarene kommer således ind løbende, og det vil medføre at regionens administrator (af hjemmesiden) flere gange i løbet spørgeperiode skulle uoploade svar og de ændringer disse eventuelt måtte medføre. I den forbindelse bemærkes det, at Region Midtjylland har flere igangværende udbud, der alle administreres (på hjemmesiden) af samme person. 9. januar 2015 Det er således af hensyn til den administrative planlægning af udbuddet, at besvarelsen af spørgsmålene samles og lægge på hjemmesiden samtidig. 2. Spørgsmål til KONTRAKTEN 2.1 Hvad sker der, hvis regionen(erne) nedlægges? Det er umuligt at svare på, idet det afhænger af de politiske beslutninger, der træffes i forbindelse med nedlæggelsen af regionerne. 2

3 2. Spørgsmål til KONTRAKTEN Erfaringen fra nedlæggelsen af amterne viser dog, at de hidtidige systemer i vidt omfang er videreført. 2.2 Kontraktens pkt. 7: Der står ikke er det en fejl? Det er vel ikke meningen, at leverandøren skal prisætte migration m.m., som går udover kontrakten? 2.3 Kontraktens pkt. 12.3: Der ønskes regulering af prisen, hvis brugerantallet falder. Hvorledes reguleres det, hvis brugerantallet stiger og vil leverandøren kunne hæve prisen som følge heraf? 2.4 Kontraktens pkt. 12.3: Kan det gøres mindre bureaukratisk end, at leverandøren regulerer priser og vedlægger allerede offentliggjort dokumentation herfor? Det bemærkes, at kontraktens pkt giver regionen (eller den nye offentlige organisation eller myndighed) mulighed for at opsige kontrakten med 6 måneders varsel, mod normalt 12 måneder, i tilfælde af at regionen nedlægges, omstruktureres eller de enkelte tilbud måtte overgå til anden offentlig organisation eller myndighed. Ikke slettes. Ny kontrakt uploadet dags dato. Kontraktens pkt og 12.5 er rettet således, at det nu tydeligt fremgår, at priserne kan reguleres både i tilfælde af afgang og i tilfælde af tilkomst af brugere. Ny kontrakt uploadet dags dato. Sætningen Sammen med meddelelsen skal fremsendes dokumentation af en sådan karakter, at Kunden kan kontrollere prisændringens berettigelse i kontraktens pkt slettes. Ny kontrakt uploadet dags dato Kontraktens pkt. 19.1: Kan det Pind 2 skal forstås således, at

4 2. Spørgsmål til KONTRAKTEN præciseres, hvad der menes med 2. pind hvad henfører de kr. til?? Leverandørens erstatnings- og bodsansvar er beløbsmæssigt begrænset til brugsvederlagets størrelse i kr. det år, hvor skaden indtræder. Dog er begrænsningen på mindst kr. Eks.: Er det årlige brugsvederlag kr., er Leverandørens erstatnings- og bodsansvar begrænset til kr. 2.6 Kontraktens pkt. 19.1: Kan pkt. 3, 2. pind fjernes, således at det ikke bliver så omkostningsmæssigt tungt for leverandøren? 2.7 Kan ordregiver bekræfte, at der ønskes en fuldt hostet løsning, dvs. at vi som tilbudsgiver varetager hostingen fuldt ud? Er det årlige brugsvederlag kr., er Leverandørens erstatnings- og bodsansvar begrænset til kr. Pkt. 3, 2. pind slettes. Ny kontrakt uploadet dags dato. Dette kan bekræftes. 9. januar januar Spørgsmål til KONTRAKTBILAG Generelt: Er der tale om en tyk eller tynd klient, der skal gøres brug af i forbindelse med en ekstern hosted løsning? 3.2 Kontraktbilag 6: Er licensprisen et årligt vederlag eller bestemt pr. antal brugere? Begge dele. Region Midtjylland anvender, udover almindelige PC er, en Citrix-klient, hvor der forekommer både tykke og tynde klienter. Brugsvederlaget betales årligt, mens vederlaget for brugerlicenser betales månedligt. Vederlaget for brugerlicenser kan dog reguleres, såfremt der tilgår eller afgår brugere 4

5 3. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 1-16 i løbet af året, jf. kontraktens pkt Det vil sige, at såfremt der er afgang/tilgang af brugere midt på året, nedsættes/forhøejes vederlaget for brugerlicenser forholdsmæssigt. Brugsvederlaget skal således dække alle faste driftsydelser, der nødvendige for at stille ydelsen løbende til rådighed uanset antallet af brugere. Vederlaget for brugerlicenser dækker derimod over de omkostninger, der er variable i forhold til brugerantallet. 3.3 Kontraktbilag 6: Har man forholdt sig til, om man ønsker site licenser? 3.3 Kontraktbilag 16: Er det muligt at tilføje flere optioner end dem, der findes i udbudsmaterialet? NB! Det bemærkes, at spørgsmålet har givet anledning til ændringer i udbudsbetingelser, kontrakt og kontraktbilag 6. Nye udbudsbetingelser, ny kontrakt og nyt kontraktbilag 6 er uploadet dags dato. Region Midtjylland har overvejet, hvorvidt site licenser ønskes, og dette er ikke tilfældet. Det stemmer således ikke overens med ønsket om, at systemet skal administreres, herunder betales, fra centralt hold. Tilbudsgiver kan selv tilføje optioner. Disse vil dog ikke indgå i evalueringen, ligesom de kun ville kunne anvendes af Region Midtjylland som ordregivende myndighed, såfremt dette er i 5

6 3. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG Kontraktbilag 3, Krav 36: Nederst i krav 36 står der at "Løsningen skal desuden understøtte 2-faktor identifikation ved RSA" Menes der her de certifikater, der udvekslet i forbindelse med opsætning af Føderationen og som anvendes når systemet forspørger IDPén om en brugers SAML Token? overensstemmelse med udbudsreglerne. Det betyder bl.a., at anvendelse kun kan ske, såfremt optionerne ikke har tilknytning til kontrakten og at den samlede værdi af disse ikke overstiger tærskelværdierne for henholdsvis annoncering ( kr.) og EUudbud (ca kr.). Kravet omhandler autentifikation, og punktet omkring 2-faktor identifikation ved RSA er afhængig af hvilken autentifikation teknisk metode der tilbydes af leverandøren. Hvis leverandøren går efter en Føderation, hvor de så og sige outsourcer autentifikation processen til BSK, så er det BSKs opgave at sikre 2-faktor identifikation ved RSA, vel og mærket hvis ikke forretningssystemet anvender WS- Trust føderation, hvor arbejdsdeling mellem BSK og forretningsapplikationen er mere i en gråzone. 9. januar 2015 Hvis forretningssystemet selv står for autentifikation processen lokalt i systemet, så skal leverandøren sikre at deres login proces kan evaluere på computerens sikkerhedsprofil (f.eks. adgang hjemme fra på egen computer og/eller uden VPN forbindelse), så sådanne UseCases 6

7 3. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 1-16 kræver Regionens IT sikkerhed login foregår med 2-faktor identifikation ved RSA. Det er vær at være opmærksom på, hvis forretningssystemet startes gennem en Citrix session hjemme fra, så er det Citrix løsningen opgave at sikre at Citrix sessionen er startet med en 2-faktor identifikation ved RSA hvis den startes hjemme fra. 3.5 Kontraktbilag 10, afsnit 10.2: I Afsnit 10.2 Vedligeholdelse, support, videreudvikling står at "Leverandøren skal angive eventuelt yderlige omkostninger ved en bemanding i perioderne" - hvor skal disse priser angives for udvidet bemanding? Der er umiddelbart ikke plads til dette i bilag Kontraktbilag 11: Det nævnte afsnit slettes. Der skal således ikke afgives priser for udvidet bemandning. Nyt kontraktbilag uploadet dags dato. Det i Bilag 11 anførte ændres til: 9. januar januar januar januar 2015 I bilag 11 står: "Kunden leverer en overordnet testplan inkluderende testcases til overtagelsesprøven." Kunden leverer en overordnet teststrategi, mens Leverandører leverer testplaner inkluderende test-cases til overtagelsesprøven. Det undrer mig, at der står Kunden, skulle der ikke have stået Leverandøren? Nyt kontraktbilag uploadet dags dato. 3.7 Kontraktbilag 1: Der menes testplaner. 9. januar januar

8 3. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 1-16 I bilag 1 står: Nyt kontraktbilag uploadet dags dato. "Angive, hvornår afprøvningsplanerne fremsendes til Kunden,..." Termen afprøvningsplaner er ikke nævnt andre steder i materialet. Menes der testplaner? 3.8 Kontraktbilag 2: I bilag 2 står der: Administrator: En medarbejder, som er ansvarlig for administrationen af itsystemet på det enkelte tilbud. Administrator vil typisk have 2 adgange til systemet, en adgang som administrator og en adgang som Superbruger eller Bruger. Som udgangspunkt vil der være én administrator pr. specialområde. Dog kan der, alt efter specialområdets organisering af rettighedsstyring, være flere administratorer, idet man på enkelte områder vi dele denne opgave ud på flere medarbejdere. Uanset ovenstående vil det altid være lederen af det pågældende specialområde, der er systemansvarlig/systemleder. 9. januar januar 2015 Skal den tekst forstås som at der skal være én administrator pr. tilbud? (Dvs. 30 administratorer?) Såfremt der ønskes 30 individuelle administratorer, hvem er så den systemansvarlige/systemleder? (underforstået at der kun er én som kan være overordnet 8

9 3. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 1-16 ansvarlig) 4. Spørgsmål til Underbilag A - M 4.1 Underbilag A: Jf. vejledningen til Underbilag A - Kravliste, så kan man under funktionelle krav angive opfyldelsesgrad med kode 1-4, som ikke giver mulighed for en delvis besvarelse. Dette vurderer vi som ikke hensigtsmæssigt, da et krav kan bestå af flere underkrav - og hvis vi som tilbudsgiver opfylder 3 ud af 4 underkrav i et krav, så kan vi i den nuværende form kun give det en kode 4, hvormed vi ikke opnår point for de elementer vi kan med vores løsning. Vi vil derfor opfordre til at der er mulighed for at angive delvist opfyldt, fx med angivelsen af koden 1/4, hvor vi i besvarelsen specificerer hvilke elementer i kravet der er opfyldt (kode 1) og hvilke elementer der ikke er opfyldt (kode 4). Følgende fremgår af vejledningen til Underbilag A (celle A36): Tilbudsgiver kan dog i særlige tilfælde anføre kombinationer af koder, f.eks. 1 og 4 svarende til løst delvist, men kombinationen skal være ledsaget af en fyldestgørende begrundelse på, hvad der ligger bag kombinationen, det vil sige, hvordan kravet er opfyldt og hvordan kravet ikke er opfyldt. Det er således allerede på nuværende tidspunkt mulighed for en delvis besvarelse. Region Midtjylland betragter de tilfælde, hvor et krav består af flere underkrav som særlige tilfælde. Dog bemærkes det, at alle mindstekrav skal angives med Kode 1 for at tilbuddet er konditionsmæssigt (celle A38). 9. januar januar Spørgsmål til ØVRIGE DOKUMENTER 5.1 Kan fortrolighedserklæringen ændres således, at den afgives Fortrolighedserklæringen er ændret, således, at der afgives erklæring pr. virksomhed, i stedet for pr december december 2014

10 5. Spørgsmål til ØVRIGE DOKUMENTER på CVR-niveau i stedet for CPR-niveau? medarbejder. 10