Udbudsbetingelser Tolkemyndigheden Udbud af platform til videoog fjerntolkning

Transkript

1 Udbudsbetingelser Tolkemyndigheden Udbud af platform til videoog fjerntolkning Side 1

2 1. Indledning Den ordregivende myndighed Udbudsmaterialet Tidsplan for udbudsforretningen Spørgsmål Frist for modtagelse af tilbud Vedståelsesfrist Tildelingskriterier I vurderingen af samlet pris indgår I vurderingen af overensstemmelse med beskrevne funktioner indgår I vurderingen af leveringssikkerhed indgår Mindstekrav og forbehold Mangler eller uklarheder i tilbud Alternative tilbud Behandling af tilbud, fortrolighed mv Aktindsigt Tilbuddets udformning...8 Side 2

3 1. Indledning Beskrivelsen nedenfor er tænkt som en indledende hjælp til tilbudsgiverne i forhold til at læse og forstå det fremsendte udbudsmateriale. Denne udbudsforretning vedrører konkurrenceudsættelse på en platform til håndtering af video- og fjerntolkning efter krav i tolkelovens 7, stk. 5. Formålet med udbudsrunden er at finde en tilbudsgiver, der kan levere en platform der opfylder flest muligt af de brugerfunktionsmæssige og tekniske krav, til den bedst mulige pris. Udbudsforretningen gennemføres som et EU udbud efter lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter, jf. lovbekendtgørelse nr af 7. december Systemet skal sikre transmission af lyd, data og billede, via kø-system til en række tolkestudier. Udbudsforretningen annonceres, jf. udbudsbetingelserne punkt 4.1. Tolkemyndigheden ønsker at indgå rammeaftale med én tilbudsgiver af en platform. Til brug for udarbejdelsen af tilbud har de af tolkemyndigheden kendte tilbudsgivere modtaget et opfordringsbrev bilagt udbudsbetingelser, leveringsaftale med tilhørende bilag 1 samt skema til afgivelse af tilbud gennem udfyldelse bilag 2. I det følgende forklares kort, hvordan tilbudsgiverne skal forholde sig til det modtagne materiale, herunder til leveringsaftale og bilag. Udbudsbetingelserne (dette dokument) fastsætter de formelle spilleregler for gennemførelse af udbudsproceduren. Her beskrives bl.a. kriterierne for tildeling af aftale, forhold vedrørende mindstekrav og forbehold, frist for indgivelse af tilbud, formkravene til tilbuddenes udformning m.v. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiverne grundigt sætter sig ind i disse betingelser inden udarbejdelse af tilbuddet. Side 3

4 Aftalen indeholder juridiske bestemmelser, der skal regulere forholdet mellem aftaleparterne i aftalens løbetid. De detaljerede krav til ydelsen findes i de bilag, der hører til aftalen. Derfor henviser aftalens bestemmelser ofte til de enkelte bilag. Udbudskontrakten er den kontrakt, Tolkemyndigheden vil tilbyde én tilbudsgiver. Kontrakten er udformet efter K01, dog med få mindre ændringer omkring dels bodsstørrelse, dels indeholder aftalen en forpligtelse til vedligeholdelse og hosting frem til udgangen af Bilagssamlingen udgør de sædvanlige bilag til K01. I bilag 2 er desuden optrykt formular der kan anvendes ved afgivelse af tro og love erklæring om gæld til det offentlige samt formular der kan anvendes ved afgivelse af erklæring om beskyttelse på arbejdspladsen m.v. 2. Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: Den Nationale Tolkemyndighed, Postboks 110, Storetorv 10, 6200 Aabenraa. tolk@dntm.dk. Internetadresse: Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal i løbet af udbudsprocessen rettes til: Tolkemyndigheden, att. Bo Kragelund, mail bkrsyd@statsforvaltning.dk Tlf. dir.: Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af nærværende udbudsbetingelser samt aftaledokumentet K01, og bilagssamling. 4. Tidsplan for udbudsforretningen 4.1 Spørgsmål Tolkemyndigheden vil i uge 41 i offentligt opslag i udbudsavisen og på Side 4

5 annoncere udbuddet. Udbudsmaterialet kan tilsendes enhver, der måtte anmode herom, samt downloades på Tolkemyndighedens hjemmeside Tilbudsgivere, der ønsker præcisering af forhold vedrørende udbuddet, kan indsende skriftlige spørgsmål, der skal være på dansk, norsk eller svensk, til tolkemyndigheden, att. Bo Kragelund eller via mail Spørgsmål, der modtages senest torsdag den 11. november 2010 klokken vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest ved udløbet af tilbudsfristen, jf. pkt Spørgsmål og svar vil blive besvaret på tolkemyndighedens hjemmeside under siden Udbud - platform. Besvarelsen sker på dansk. 4.2 Frist for modtagelse af tilbud Sidste frist for modtagelse af tilbud er tirsdag den 30. november 2010 klokken Indkomne tilbud vil herefter blive åbnet. Tilbud afgives i 1 underskrevet eksemplar og en elektronisk version, der bedes sendt i pdf-format på USB-stick. Tilbuddet skal sendes eller afleveres til følgende adresse: Tolkemyndigheden Postboks 110 Storetorv 10 DK-6200 Aabenraa Att.: Bo Kragelund Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbud skal affattes på dansk, norsk eller svensk. Side 5

6 I tilfælde af uoverensstemmelse mellem den elektroniske version og papirudgaven har sidstnævnte forrang. 4.3 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb. 5. Tildelingskriterier Indgåelse af aftalerne om levering af platform vil ske på grundlag af kriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tolkemyndigheden vil ligge følgende kriterier til grund, der er angivet med vægtning: Samlet pris (40 %). Overensstemmelse med beskrevne funktioner (35 %) Leveringssikkerhed (25 %) 5.1 I vurderingen af samlet pris indgår: Tilbudsgivers angivelse af, hvilke udgifter der er i forbindelse med opstart af platformen eksempelvis opsætning, video-plugins, 3G gateway opsætning osv. Hertil den af tilbudsgiver opgivne pris på løbende udgifter, herunder årlig drift, hosting, licenser, vedligehols osv. Prisen udregnes som disse udgifter i kontraktsperioden og i den 2 årige optionsperiode, dvs. den samlede pris frem til udgangen af Prisen på optioner indregnes med 5 %, hvori medregnes prisen for 100 trådløse videotelefoner, Licens for oprettelse af 1 yderligere tolkestudie, licens for oprettelse af yderligere en organisation samt prisen for opskalering af 10 samtidige brugere. 5.2 I vurderingen af overensstemmelse med beskrevne funktioner indgår: En vurdering af tilbudsgivers beskrivelse af sin løsning i forhold til kravene i bilag 2. Der foretages en samlet kvalitativ vurdering ud fra tilbudsgivers beskrivelse af systemet, set dels i forhold til de krav der er stillet i udbudsmaterialet. Der vil ved vurderingen blive taget udgangspunkt i forholdene for brugere og tolke. Side 6

7 5.3 I vurderingen af leveringssikkerhed indgår: Der vurderes om løsningen er baseret på et standardprodukt der er velafprøvet i markedet. 6. Mindstekrav og forbehold Tilbudsgiver skal respektere følgende mindstekrav: At der ikke kan tages forbehold over for aftale og bilag, hvor der er angivet Krav.Min. Ved Krav.Alm og Krav.Lav vil der kunne beskrives forbehold, eller alternative løsninger. Sådanne forbehold reducere i tolkemyndighedens vurdering af overensstemmelse med beskrevne funktioner, således at hvis disse krav er udslagsgivende, og forholdene i øvrigt er lige, så foretrækkes den leverandør, der har færrest forbehold. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ukonditionsmæssigt, og tilbuddet vil således ikke blive taget i betragtning. 7. Mangler eller uklarheder i tilbud Såfremt tolkemyndigheden vurderer, at en tilbudsgiver ved en fejl eller forglemmelse har undladt at give alle påkrævede oplysninger eller påkrævet dokumentation i sit tilbud, forbeholder tolkemyndigheden sig retten til at rette henvendelse til den pågældende tilbudsgiver med henblik på straks, at få indhentet de manglende oplysninger fra tilbudsgiveren. Tilsvarende forbeholder tolkemyndigheden sig at rette henvendelse til en tilbudsgiver, der måtte have afgivet uklare oplysninger i sit tilbud med henblik på straks at få afklaret den pågældende tilbudsgivers tilbud. Tolkemyndigheden vil i sin vurdering af, om tolkemyndigheden vil rette henvendelse til en tilbudsgiver efter dette punkt tage behørigt hensyn til ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet for at sikre, at en tilbudsgiver ikke gennem tolkemyndighedens henvendelse opnår en utilbørlig fordel. 8. Alternative tilbud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Side 7

8 9. Behandling af tilbud, fortrolighed mv. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Tolkemyndigheden er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiveren. Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er tolkemyndigheden uvedkommende. 10. Aktindsigt Tolkemyndigheden er underlagt de forvaltningsmæssige regler, herunder reglerne om aktindsigt i Offentligheds- og Forvaltningsloven. Tolkemyndigheden er ikke bundet af tilbudsgivers eventuelle angivelser om fortrolighed i forbindelse med en eventuel begæring om aktindsigt, men angivelserne vil indgå som et element i myndighedens vurdering af, om og i hvilket omfang der skal gives aktindsigt. 11. Tilbuddets udformning Tilbuddet skal udformes gennem en udfyldelse af udbudsmaterialets bilagssamling, med nødvendige beskrivelser og inkl. den i bilagssamlingen indeholdte erklæring på tro og love om, hvorvidt tilbudsgiveren på tidspunktet for afgivelsen af tilbud har forfalden gæld til det offentlige. I bilagssamlingen er optrykt en formular, som kan benyttes ved afgivelsen af denne erklæring. Side 8