Det gode arrangement, der tiltrækker folk Hvad skal der til? Hvordan fylder vi en bil.

Transkript

1 Planlægning I forbindelse med planlægningen af sommer og vinterprogram, skal man overveje hvad der skal til for at skabe et arrangement med succes, men hvornår er et arrangement en succes? Hvad skal der til? Hvordan får vi fakta? Hvem tager kontakten? Tjek! Fakta - Hvad er relevant fakta? - Hvad vil vi vide? - Skal der være et specifikt punkt noget ekstraordinært. o Eksempel kalvesundhed Dyrlæge Tænk ud af boksen - Andre muligheder en køer f.eks. lastbiler særtransport o Besøg hos flere følgehverv entreprenør, o Pigearrangementer matas-aften, kend din bil o Drengearrangementer blomsterbinding for mænd o Pige- og drengedag med fælles afslutningsfest En god historie - Vejen til succes (hvordan er I startet, hvordan er I kommet så langt, hvad er fremtidesplanenrne?) - Røverhistorier Succeskriterier o Hvor mange forventer vi, der kommer til arrangementet o Hvordan bliver det en succes for begge parter Hvad skal der til for at landmanden vil have os på besøg igen? Skal arrangementet kun være for medlemmer? Socialt input - F.eks. grille pølser og øl

2 PR - Formidle information kort og godt o Hvad er vigtigt i sms en? (Flere detaljer på Facebook) Hvad er vigtig information Sted Tid/dato Fakta - hvad er det, hvad skal der ske? Aftenens emne. Telefonnr. På kontaktperson/arrangør af samkørsel Pris for medlem og ikke-medlemmer. Fangende overskrift Link til Facebook Informationer om smittebeskyttelse o Konkrete punkter ekstraordinært o Hvornår skal den sendes ud og hvem sender den? - Brug avisen o Pressemeddelelse med få punkter om arrangementet, der er en skabelon til en pressemeddelse på hjemmesiden - Radioreklame - Samarbejde med landsbrugsskoler (KLUB 1,2, 3 ambassadører på landbrugsskolerne) - Samkørsel kan arrangeres gør brug af ambassadørerne på landbrugsskolerne - Fælles forberedelsesaften bestyrelsen samles og laver plakater mv. til arrangementer 2-3 mdr. frem. - Husk at notér, at man skal være smitteneutral og at man ikke kommer i arbejdstøj. - Særlige aftener Kun for medlemmer! - Tag ipad med på aftenen og giv mulighed for at man kan melde sig ind i LU - Snapchat, instagram, video besøgsstedet forud for besøget. - SMS-politik o Hvornår sender vi sms er ud og til hvem?

3 Forberedelse - Besøg stedet forud for selve arrangementet, lav en forventningsafstemning med værten. o Hvad er temaet o Hvad vil vi gerne vide - Er der noget vi skal være opmærksom på f.eks. ifm. smittefare, rygning, afslutningstidspunkt mv. Budget og sponsor - Skal man tage penge for øl og pølser, hvis der kommer folk, som ikke er medlemmer? - Hvordan formidler man at ikke medlemmer skal betale for at deltage/spise pølser? SMS er/ facebook mv. (se pkt. under PR)

4 Gennemførsel - Vi skal have en aftale o inden sommerprogram fastsættes o følg op på aftalen 14 dage før tid, sted og tema (Forventningsafstemning hvad giver bondemanden(skal vi selv have øl med eller sørger han for det?) er der en tidsplan fro landmanden (et sluttidspunkt) smittebeskyttelse andre praktiske ting. På dagen - Sørg for at man kan se det er et LU arrangement evt. med LU flag langs vejen, bestyrelsen har LU tøj på. - At arrangøren har et par spørgsmål klar, så der lige bliver sat gang i diskussionen det sætter ofte tankerne i gang hos de fremmødte - Byde Velkommen (Fortæl så kort tid, som det tager en tændstik at brænde ud) o Fortæl kun kort, hvem ejeren/værten er. Landboungdom vil gerne byde velkommen Hvem man er selv Hvem besøger vi kort om ejeren/værten Hvem af de andre fra bestyrelsen er til stede? (synlighed, så man kan spørge om noget) Prisen for aftenen Giv muligheden for at melde sig ind i LU Skiltning Praktiske informationer (informationer, som skal videregives på vegne af landmanden) Efter arrangementet vil der være pølser og øl (f.eks.) - Afslutning og værtsgave o Der bruges vin, kurve, øl o.lign. Ofte vil de store vinforhandlere gerne sponsorere vin/øl, hvis de får reklame på gaven o Sponsorer får gratis indgang/madbillet til traktortræk det kan man også gøre til værten o Hvad indeholder en afslutning: Tak fordi vi måtte komme og at du vil bruge tid på os Opsummering ifht. Tema Spørg bondemanden om han har en afsluttende bemærkning

5 - Gaven overrækkes Der klappes Tak til deltagerne Gør reklame på næste arrangement

6 Evaluering - Spørg medlemmerne hvad de synes - Træk de nye medlemmer hen til bondemanden, så han kan stille spørgsmål. Øvelse med at kaste en papirkugle bagud og få feedback på, hvor kuglen rammer. - Når man selv kan sætte ord på, kommer det også ind i hovedet, Når man bliver rettet til af en anden, får man en idé om, hvor man landede. Til slut skal man selv sige, hvordan man retter til. - Evaluering af arrangementet o Evaluering kan foregå i bilen på vej hjem, til førstkommende bestyrelsesmøde eller lign. o Hvis man får af vide det er lort, så er det svært at ændre på det. - Hvordan laver man en brugbar evaluering o Konstruktiv kritik den eneste måde vi kan gøre det bedre o Vi kan gennemgå vores liste og gennemgå om alle punkter er opfyldt Opfylder de vores krav til hvad der skal til for at det bliver et godt arrangement o Fast punkt på en dagsorden o Evaluering kan bruges til nye bestyrelsesmedlemmer ved deres første arrangement - Hvorfor må ALDRIG bruges i en tilbagemelding o Evalueringsmodellen Forældrerollen hvorfor gjorde du ikke? Din stakkel, hvor er det synd for dig. Voksenrollen vi snakker jævnbyrdigt med hinanden og taler konstruktivt Barnerollen det ved jeg ikke, jeg er ligeglad. o Indtag voksenrollen, så man taler voksen til voksen. Fik vi lavet reklame efter vores arrangement avisartikel?