Informationsmøde: Udbud af PC er til Region Syddanmark

Transkript

1 Informationsmøde: Udbud af PC er til Region Syddanmark

2 Velkomst og praktiske detaljer Der laves en gennemgang af de vigtigste punkter i udbudsmaterialet. Efterfølgende vil der være mulighed for at stille spørgsmål Udbudets gennemførelse Indkøbsafdelingen i Region Syddanmark Karsten Kirkegaard og Ditte Nicolajsen, Indkøbsområdeansvarlige Brugergruppe bestående af repræsentanter fra IT-afdelingerne på Regionens sygehuse og i regionshuset Kontaktoplysninger indkoebsafdelingen@regionsyddanmark.dk 2

3 Udbudsbetingelser Pkt. 1.2: Ordregiver - Der er tale om udbud for Region Syddanmark. Pkt. 1.3: Kontakt Al kommunikation ml. udbyder og tilbudsgiver skal foregå med kontaktperson og være skriftligt på dansk; brug meget gerne e- mail 3 Pkt. 1.7: Tidsplan Hold øje med de forskellige frister; hhv. spørgefrist 1/10 og tilbudsfrist 22/10 kl

4 Udbudsbetingelser Pkt. 1.9: Spørgsmål Tilbudsgiver opfordres til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet og kravene til den udbudte opgave. Af hensyn til brugergruppemedlemmerne samles spørgsmålene så vidt muligt sammen i puljer. Alle spørgsmål lægges på hjemmesiden i anonymiseret form. Husk spørgefrist den 1. oktober. Hold øje med hjemmesiden (regionsyddanmark.dk/leverandorportal) for evt. nye oplysninger samt Spørgsmål & Svar 4 Pkt. 1.10: Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Følgende dokumenter skal medfølge tilbudet: Oplysninger om virksomhedens selskabsform Erklæring om tro og love om forfalden ubetalt gæld til det offentlige Referenceliste Evt. brug af underleverandører og/eller oplysninger om at tilbudsgiver baserer sig på anden virksomheds tekniske kapacitet

5 Udbudsbetingelser Pkt. 1.11: Afgivelse af tilbud og sprogkrav Tilbud skal være på dansk. Følg meget gerne Disposition for tilbud, inkl. de vedlagte Udbudsbilag og Kontraktbilag Pkt. 1.12: Aflevering af tilbud Tjek det korrekte antal eksemplarer og krav til mærkning af tilbud Pkt. 1.13: Vareprøver Læg mærke til antal, mærkning samt ønsket leveringssted og tidspunkt Pkt. 1.16: Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver Udbyder kan være forpligtet til at udelukke tilbudsgivere, hvis tilbudet ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmaterialet. 5

6 Udbudsbetingelser Pkt. 1.17: Forbehold Der kan ikke tages forbehold overfor kontraktens bestemmelser og overfor mindstekrav, som er tydeligt markeret i Kontraktbilag 1. Pkt : Optioner: Kontraktforlængelse i 2 gange 12 måneder Særlige ydelser i forbindelse med levering og servicering Pkt. 1.20: Tildelingskriterium med underkriterier Tildeling af kontrakt(er) sker efter tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud (Økonomi, Tekniske forhold, Miljø, Service). Pkt. 1.21: Orientering om resultatet Udbyder orienterer samtidig alle tilbudsgivere om resultatet, og kontrakt(er) underskrives først efter udløb af standstill perioden 6

7 Tilbud skal indeholde Udbudsbilag 1 Generelle oplysninger Udbudsbilag 2 Oplysning om personlig, økonomisk, finansiel og teknisk kapacitet Udbudsbilag 3 Tro og love erklæring vedr. ubetalt, forfalden gæld til det offentlige m.v. 7 Kontraktbilag 1 Kravspecifikation Kontraktbilag 2 Tilbudsliste Kontraktbilag 3 Specifikationer af optioner med pris Kontraktbilag 7 Indeståelseserklæring (Hvis Tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds tekniske kapacitet)

8 Tilbud skal indeholde Såfremt tilbudsgiver vælger ikke at anvende ovenstående bilag, er tilbudsgiver selv ansvarlig for, at tilbudet indeholder de nødvendige oplysninger, dokumentation mv. 8 Alle bilag ligger på udbyders hjemmeside i word/excel-format til direkte udfyldning

9 Kontrakten Baseret på regionernes fællesskabelon Der kan ikke tages forbehold over for kontraktens bestemmelser eller mindstekrav Udbyder opfordrer alle tilbudsgivere til nøje at gennemlæse kontrakten og stille spørgsmål til udbyder, såfremt der er behov for at få afklaret nogle af kontraktens vilkår 9

10 Kontraktbilag 1: Kravspecifikation Består af mindstekrav og krav: Mindstekrav Krav, som skal opfyldes for at deltage i konkurrencen, betegnes som mindstekrav. Såfremt blot ét mindstekrav ikke er opfyldt, er tilbudet, for så vidt angår det/de pågældende produkter der er omfattet af mindstekravet, ikke-konditionsmæssigt, og udbyder er forpligtet til at afvise tilbudet som ikke-konditionsmæssigt. Der kan ikke tages forbehold for mindstekravene. 10 Krav Et krav skal ikke opfyldes for at deltage i konkurrencen. Et krav kan således opfyldes helt, delvist eller slet ikke, uden at tilbudet bliver ukonditionsmæssigt. Graden af opfyldelse vil indgå i tilbudsevalueringen. Det er kun nødvendigt at udfylde kravspecifikationen for de delaftaler, der afgives tilbud på.

11 Kontraktbilag 1A: Udførsel af test Vejledning til udførsel af test, vha. PassMark PerformanceTest 7 (64-Bit), som maskinen måles på i henhold til kravspecifikation Bemærk testen laves på hele maskinen, ikke kun på CPU. 11

12 Kontraktbilag 2: Tilbudsliste Der udbydes i alt 2 delaftaler Der kan afgives tilbud på en eller begge delaftaler Antal maskiner baserer sig på forventet forbrug, og er således ikke nogen garanti for det præcise forbrug i kontraktperioden. 12

13 Kontraktbilag 3: Specifikationer af optioner med pris Her afgives priser for de tillægsydelser der er option på. Samt beskrives hvordan opgaven vil blive løst. Der skal afgives tilbud på alle optioner Har tilbudsgiver flere forhandlere eller serviceprovidere kan Kontraktbilag 3 udfyldes for hver af de mulige forhandlere/serviceprovidere. 13

14 En enkel fejl kan betyde, at vi er tvunget til at udelukke tilbudsgiver HUSK kvalitetskontrol.

15 Eksempler på fatale fejl Levering af tilbud ved fragtmand, som mener kl. 15 er i orden, selvom der står levering inden kl. 12 eller 14. Manglende underskrifter, afkrydsning og besvarelse af alle mindstekrav. Manglende indlæsning data på USB, CD-rom Følgebrev med henvisning til almindelige forretningsbetingelser ved ordre under 500 kr. tillægges der et ekspeditionsgebyr på 50 kr. = forbehold = ukonditionsmæssig!!! Virksomhedsopkøb/fusion det er den, som afgiver tilbudet, som der indgås aftale med, og kontrakten følger ikke med over i det nye selskab. 15

16 Spørgsmål Så vidt muligt besvares spørgsmål mundtligt på mødet: alternativt besvares spørgsmålene efterfølgende skriftligt Alle spørgsmål vil blive tilføjet de øvrigt indkomne skriftlige spørgsmål, og alle Spørgsmål & Svar vil efterfølgende blive lagt på udbyders hjemmeside i anonymiseret form 16

17