Referat fra bestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde Mødedato: Tirsdag den 3. November 2015 Mødested: Klublokale Tidspunkt: Kl. 18:15 22:00 (mødes kl. 18:00) Mødetype: Hovedbestyrelsesmøde nr. 06 Fortæring: DV Tegnstyrer: KLC Kvaje slik: RR Referent: TV Deltagere: Daniel Vest (DV), Kim Aarosiin (KA), Kim L. Christensen (KLC), Troels Nielsen (TN), Klaus U. Pedersen (KUP), Tine Maretti Vest (TV) Fraværende: Rosa Rolighed (RR) Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden... Fælles DV vil ikke godkende dagsorden pga. referat og dagsordens opgaveliste er anderledes. Vi blev enig om at giv besked til referent hvis der mangler at notere i opgavelisten. Godkendt 2. Opgaveliste... Fælles Opgave Hvem Udført 1 Fordele Døves jul (Kent Kærgaard) KLC Ja 2 Afdragsberegning af vogn til borde DV / KLC Opdatering af budget 2016 Faste udgifter KLC Ja 4 Baby gymnastik fortsætter/fortsætter ikke DV Ja Forventes færdig 6 Punkt 5. generalforsamling føjes til dagsorden fast KA Ja 7 Kontakte og oprette mad/køkken hold til generalforsamlingen DV Ja 8 Modtage fakturaer og afslutte regnskab DV Ja 9 Undersøge 18 mht. dørtelefon DV Nej 10 Beboermøde angående affald DV Ja 11 Nøglebrik DV Nej 12 Snakke med ASAM ang. Fond støtte til elevator DV Ja 13 Trappetjener KLC Ja 14 Rengøringsdag i april HB April 15 Egenbetaling til festmiddag HB KLC Ja 16 Egenbetaling til festmiddag EU DV Ja 17 Underrette kulturudvalget om at HB har oprettet et julefrokostudvalg KLC Ja 18 Arrangere julefrokost KLC / KUP Ja DEC 19 Indkøbe de sidste småstumper i IT-renoveringen KUP Nej Kontakte de 4 Nyhedspiger til INFO skærme KUP Nej 21 Skrive mail til KU om kreativ onsdag KLC Ja 22 Undersøge symaskine TV Ja 23 Købe symaskine KLC Ja 25 Spørge Thomass Knapp om han vil være referent til gen. Fors. DV Ja 26 Skrive til KU ang. julebasar DV Ja Igangværende opgaver 1 Stolehynder DV Nej 3 Puslebord DV / KA Nej 4 Festsal Tilfredshedsundersøgelse KLC / EU / DV Nej 5 Meddelelse om støj under gen. Fors. / foredrag til medlemsmøde DV NOV 6 Kontakte DLL omkring deres love i forbindelse med hørende i bestyrelse KA Ja 7 Lave Folder om The soldiers DV / TN Nej 8 Lave beskrivelse til selskabslokaler.dk DV Nej 10 Arrangere indvielsesfest / 65 års reception DV / KLC / KUP Ja 11 Kontakte historisk udvalg evt. skaffe billeder til 65 års reception RR Ja 12 Videotest infoskærm KUP Nej

2 3. Referater fra udvalg m.m.... Fælles Ingen referater fra udvalget 4. Administration a. Bordet rundet... Fælles b. Sidste nyt... Fælles har problemer med bestyrelse. To har trukket tilbage. De overvejer lave ekstra generalforsamling da de mangler 1. Der kommer en video ud fra arne.fm om afstemning d. 3. december. c. Økonomi og budgetopfølgning... KLC Gennemgang af regnskab. KLC undersøge punkt 1109 udgifter i alt. Enig næste møde gennemgår vi ikke regnskab, da vi har alle adgang til regnskabet. Hvis har spørgsmål så kan spørge her til bestyrelsesmøde. Revisor... KLC Har undersøgt revisor tilbud og de ligger de samme som vi har nuværende. har også kontaktes revisor om at vores vedtægter skal man være færdig med årsregnskab 1 mdr. før enig giver vores revisor en chance. d. Lokaleudlejning... DV / KLC DV: Der har været par kunder som kommer i hverdage og vil høre om udlejning under mit arbejde tid. Jeg er i dilemma da jeg gerne have der er nogen som lejer festsalen. Jeg har fået par klager over at der er beskidt i festsalen, at f.eks. børn har beskidt knæ. Har også fået klager om beskidt køkken, og måske nødt til at finde en anden rengøring. KA: Forslår måske købe en lille gulvvaskmaskine, spare tid m.m. Skriv i kontrakt at lejer skal vaske stole hvis beskidt. Baby gymnastik skal de have skabe. Har kontaktet AMO og de er glade for at leje her, og de vil fortsætte med at leje i venter med skab, da vil være sikker på de lejer 2016 også. Enig vi snakker med om det næste møde. e. Vedtægter... KA Gennemgang af DDL og FTSF vedtægter om døve og hørende i bestyrelse. Vi blev enig om at lave en indkommende forslag til generalforsamling at det ændre fra 1 hørende til flertal døve i bestyrelse. Skal være tegnsprogbruger. Vi fortæller det til medlemmerne til vores medlemsmøde så de kan få et fornemmelse omkring vedtægter og bestyrelse. KA står for det. f. Forretningsorden... KA Vi skal have opdateres paragraf 3 hvad vores arbejdsopgave under bestyrelsen. g. Hjemmeside... KA Skal have opdateres hjemmeside. IT udvalget står for hjemmeside. Cafés nyheder skal også huske sende nyheder ud via hjemmeside og ikke kun Facebook. h. One drive... KA Tænkte om vi ikke kunne få en mappe for sig selv så kan lægge kladde og egen ting. Billeder m.m

3 Vigtig vi har tillid til hinanden og ikke pille i det. Enig bare sørger for at slette filer, så der ikke ligger to samme filer. KUP laver mapper under FTSF så hver får en mappe. 5. Generalforsamling DV Vi er rimelig på plads, referent og dirigent. De vil begge gerne. JS vil gerne hjælpe i køkken med to hjælper. Har skrevet til dirigent at vi starter lille møde kl derefter spise før generalforsamling. Om aften spiser vi bestyrelse sammen med ægtefælle. Efter nytår sender vi ud til udvalgt om lave årsberetning. Åbner begge lokaler. Kim er ikke på valg, Troels stopper pga. helbred, KA fortsætter, TMV Ved ikke endnu, KUP ikke på valg, DV vil stille op som næstformand men hvis ingen vil være formand 6. Juleaften på Ulleruphus... DV Ulleruphus har trukket det tilbage og de holder selv julefrokost Enig prøver at sende en fra bestyrelse til deres samarbejde møde frem til generalforsamling og se om det er noget vi kan bruge. 7. Repræsentantskabsmøde den 20. november... DV DDL skal afholde repræsentantskabsmøde den 20 november og der kommer 2 repræsenter fra FTSF DV OG KA deltager. 8. Foreningsseminar den 21. & 22. november... DV KA, KUP og DV deltager. DV undersøger om tolk, og sørger for tolk til fredag og lørdag. 9. Trappemaskine... KLC Har undersøgt om trappemaskine - koster kr. Men der er service m.m. kursus koster for 1 person 1000 kr. plus moms. Søge fonden og hvis lykkes men har vi råd til service m.m. Asam vil undersøge om de kan hjælpe med at søge fonden til elevator men om vi kan klare i forbindelse med service. Tager det op til medlemsmøde, og hvis vi ikke høre fra Asams snakker vi kun om trappemaskine. 10. Nyt fra udvalgene a. Caféudvalg... TN / KA Cowboyfest, har skrevet en historie. TV sender der ud på nyhedsbrev. Det var en succes. Der er J dag på fredag d. 6. november kl 20. Næste nyhedsbrev skriver vi igen at vi søger frivillig til café. Tager det også op til medlemsmøde i forbindelse med frivillig arbejde. Evt. bestyrelse også hjælper dvs. skifter hver 5 gang. Cafeudvalgsmøde... TN / RR / KA Møde på mandag b. Ejendomsudvalg... DV Skåle m.m må ikke lægge ind på kontoret, hvis der er rester så find en skål i kontoret, så lægge de skåle vi bruger tilbage på plads i skabet. Milada bruger meget tid på at lede. Har valgt at ikke holde beboer møde for i år så har lagt små beskeder i facebook gruppe. Skulle hilse fra ejendomsudvagt og sige tak for hjælpen til jubilæum. Vi har fået en ekstra gave fra Henrik, 6 timer håndværk plus moms

4 c. Festudvalg... HB Næste fest julefrokost, møde sammen med udvalgt på fredag så kommer indbydelse ud i weekend. d. Historisk udvalg... TV TV bliver tovholder i stedet for RR. KUP Laver mail om til HU. e. IT & medieudvalg... KUP Computer kontor 2 s profil er åben så jeg laver en kode til den. IT rum er ryddet op. Jeg er ofte her i tegnsproghuset da jeg vil lave it færdig. Laver også snart nyhedsbrev på tegnsprog. DV: KUP har været i kælderen i denne uge så i dag blev han utilpas måske fordi rummet er fugtig. Vi se om det gentager så må vi få lavet fugtig test. nem tilmeld: Nu er der kommet et barkode mærke. Medlem nyhedsbrev via tv, købe en tv til café. Caféudvalget betaler. f. Kulturudvalg... KLC Kører selv, og det var en fint Halloween. g. Medlemsudvalg (inkl. fanebærer)... KLC / TV Der er 256 medlemmer. DDL støtte brev, var der en som vil støtte så tog ned til banken men kodeord var forkert. Restanter... TV 11. Nyt fra afdelinger a. Deaf Poker Fredericia... TN / DV Der var ca. 11 sidste gang vi havde poker. Poker den 6. november. b. Døves Idrætsklub FREMAD... KLC Går som det plejer. c. The SoldierDV Der var ingen fest den 10. okt pga. få tilmelding. The soldier er gået med til arrangere julefrokost sammen med FTSF så opslag er der begge navn på. Vi snakkede om at samarbejde med the soldier og caféudvalg i Måske flere unge kommer til. Hvordan med overskuddet så ungdomsklub får lidt så mere motiveret til at lave andre arrangementer. Vi prøver se hvordan, og se om der kommer andre ansigt. d. Whistklubben... KUP ET vil selv sørge for booking og de to store arrangement. har opfodre dem at huske aflyse arrangement i god tid. Næste møde er den 15. december 2015, kl. 17:00. Fortæring: Julefrokost dv sørger for mad

5 Opgave Hvem Udført Forventes færdig 2 Give besked til Revisor at vi beholder dem KLC 3 Undersøge ang. Klager i forbindelse med rengøring DV 4 Skrive i leje kontrakt at skal vaske stole af efter fest KLC/DV 5 Fortælle til medlemmer til medlemsmøde omkring vedtægter KA 6 Hjemmeside opdateres KUP 7 Oprette en personlig mappe i one driver KUP 8 Skrive til RC om at FTSF sende en repræsentant på prøve DV 9 Snakke med Asam omkring fonden DV 10 Sætte cowboy historie i nyhedsbrev TV/KA 11 Snakke med Café udvalget om drikkelse? KA/TN 12 Julefrokost opslag ud i uge 46 KLC/KUP 13 Historiskudvalg får en fælles mail KUP Igangværende opgaver 1 Stolehynder DV 3 Puslebord DV / KA 4 Festsal Tilfredshedsundersøgelse KLC / EU / DV 5 Meddelelse om støj under gen. Fors. / foredrag til medlemsmøde DV NOV 6 Lave Folder om The soldiers DV / TN 7 Lave beskrivelse til selskabslokaler.dk DV 8 9 Undersøge 18 mht. dørtelefon DV 10 Indkøbe de sidste småstumper i IT-renoveringen KUP 11 Kontakte de 4 Nyhedspiger til INFO skærme KUP 12 Videotest infoskærm KUP - 5 -