Linket viser jer frem til billedet nedenfor, her skal du blot skrive jeres brugernavn og adgangskode. Indtast din adgangskode her:

Transkript

1 Brugervejledning til håndtering af respondenter til MUS i SurveyXact Indledning Denne manual beskriver, hvordan SurveyXact kan anvendes til forberedelse af MUS. Der tages udgangspunkt i handlinger, den almindelige leder kan udfører i systemet. Vigtig information: Respondenter er et andet ord for dine ansatte. I denne vejledning vil ansatte fremover blive omtalt, som respondenter. Opstår der problemer med log-in eller andet i survey-xact, bedes du sende en med beskrivelse af dit problem til Trine Stig Elm: trsel@naestved.dk Sådan logger du på Første gang du logger på Survey-Xact skal du skrive en til HR s funktionspostkasse, med dit fulde navn og virksomheden du er leder for. Du vil derefter få tilsendt en mail med brugernavn, midlertidige kode, samt beskrivelse til aktivering af din personlige konto. Følg beskrivelsen i din og du vil have oprettet dig, som bruger på Survey-Xact. Er du allerede oprettet, som bruger kan du logge via denne adresse: Linket viser jer frem til billedet nedenfor, her skal du blot skrive jeres brugernavn og adgangskode. Indtast brugernavn her: Indtast din adgangskode her: Rediger brugerprofil Du får tildelt et brugernavn og midlertidige adgangskode. Brugernavnet er, som regel dit fulde navn. Første gang du logger på, bedes du ændre din adgangskode, da den kun er midlertidig og 1

2 gælder derfor kun i to uger. Adgangskoden skal kun ændres efter første log-in, medmindre brugeren ønsker, at ændre den oftere. Du må ikke ændre dit brugernavn. Den midlertidige kode gælder, kun i 2 uger, derfor er det vigtigt, at du ændrer den. Ændring af kode kan gøres således: Klik på PROFIL øverst i højre hjørne. Tryk på Skift adgangskode Skriv gammel/nuværende adgangskode, og skriv derefter din ønskede adgangskode to gange. Og tryk OK for, at gemme din kode. Ændringen af adgangskode illustreres også grafisk: Cirka sådan vil din normale startside se ud, efter du har logget ind. Du har her både et ark til MUS Trin 1: Du skal trykke på profil for, at ændre dit midlertidige password. 2

3 Trin 2: Trykke på skift adgangskode for, at ændrer jeres nuværende kode, til en mere personlig kode. Trin 3: Indtast din gammel/nuværende kode. Skriv derefter din personlig kode 2 gange. Til sidst skal du trykke på OK for, at gemme din kode. Når din personlige kode udformes, så husk reglerne for koden. 3

4 Spørgsmål, kommentar eller systemfejl Har du spørgsmål, kommentar, som er systemrelaterede eller oplever du systemfejl, så kontakt HR s funktionspostkasse på hrudvikling@naestved.dk med små ting og resten til Trine Stig Elm: trsel@naestved.dk Sådan naviger du rundt Når du logger på, vil du komme direkte ind til en tom skærm. Du skal derfor trygge på opretmåling og finde skabelonen der hedder MUS-samtale og trykke på den. MUS-samtale skabelonen skal navndøbes, og det kunne eksempelvis være: MUS-samtale 20XX. På den måde kan der laves en skabelon for hvert år. Under MUS kan du se hvem du har inviteret til, at besvare spørgeskemaet, hvad har de svaret og hvordan de ligger i forhold til det gennemsnitlige for virksomheden. Grafisk illustration af ovenstående: Trin 1: Tryk her for, at finde skabelonen til MUS. Sådan ser din startside op i surveyxact, første gang du logger på. Der kan forekomme små variationer 4

5 Trin 2: Find MUSsamtale skabelonen og tryk på den. 5

6 Trin 3: Navn døb din MUSsamtale skema. Det kunne eksempelvis være MUS-samtale 20XX Hvad indeholder spørgeskemaerne til MUS Spørgeskemaerne til MUS indeholder spørgsmål, som respondenten skal besvarer, inden afholdes af udviklingssamtalen. MUS indeholder 29 spørgsmål fordelt over seks hovedområder, som er: arbejdet, kolleger, ledelse, borgerne/brugerne, arbejdspladsen og fremtiden. De data, som kommer fra respondenterne kan bruges til en analyse af hvor tilfredse er de i forhold til gennemsnittet, og derigennem lave mål for det kommende år. Hvordan indkalder du respondenter til MUS Processen til indkaldes af respondenter til MUS kan opdeles i seks trin. Og forløber på følgende måde: Venstre klik på MUS-samtale spørgeskemaet, her er det eksempelvis navngivet MUSsamtale 20XX. Tryk på dataindsamling i øverste menu felt. Tryk derefter på opret opret ny respondent. Sæt kryds i i distributionsform. Skriv en på din medarbejder, og tryk afslut. Tryk herefter på distributions-menuen, og opret en skabelon for den , som respondenterne modtager. Tryk til sidst send under distributions-menuen. 6

7 Inden du går videre til trin 5, skal du gentage trin 3 5 for hver respondent, som skal deltage i udviklingssamtalen. Processen illustreres også grafisk: Trin 1: Venstre klik på MUSsamtale 20XX for, at åbne spørgeskemaet. Der står under udarbejdelse, så længe du ikke har indkaldt respondenter til besvarelse af spørgeskemaet. Når du har indkaldt respondenter til besvarelse af spørgeskemaet, vil der i stedet for stå indsamling aktiv. 7

8 Trin 2: Tryk her, for at påbegynde indkaldelsen af respondenter Forsiden af spørgeskemaet, som respondenterne skal svare på. Her vil de indkaldte respondenter stå. Trin 3: Tryk på opret for, at kunne oprette s til de respondenter der skal deltage. 8

9 Punkt 3.1: Tryk på opret ny respondent. 9

10 Trin 4: Sæt kryds i Trin 5: Skriv en på respondenten, og tryk afslut. 10

11 Trin 6.1: Peg med musen på distribution Trin 6.2: Peg med musen på E- mail-skabeloner Trin 6.3: Tryk på Distributionsmail. Her kan du se den ny oprettede respondent. Her er en grafisk illustration af hvordan, du kan opbygge en skabelon til dine medarbejder: 11

12 Fungere ligesom med afsender. Skaber også gennemsigtighed for medarbejder, da de kan se hvem der sender dem en . Skriv her dit navn, så medarbejder ikke tror en er spam. Her kan du skrive emnet for en. Her er et forslag til, hvad der kunne stå i den , dine medarbejder får. Det er vigtigt, at huske, at få linket med, ellers kan en ikke sende. Tryk til sidst OK for, at gemme skabelonen. Trin 7.1: Peg med musetasten på distribution. Trin 7.2: Tryk på send for, at sende til alle dine respondenter. 12

13 7.3: Tryk på den første mulighed. 7.4: Tryk på næste og udsend i det næste billede. 13

14 Et tegn på du har gjort det rigtigt er, at den samlet status har ændret sig fra ny til distribueret. Sådan behandler du respondenternes besvarelse Respondenternes svar skal behandles, så du har det forarbejdet materiale med til udviklingssamtalen. Behandlingen skal ske for alle respondenterne, som giver gennemsnittet for hele virksomheden. Den enkeltes respondents besvarelse, skal også behandles. Den enkelte respondents besvarelse 1. Peg med musetasten på den valgte respondent. a. Grafisk illustration: Tryk på udskriv besvarelse. 14

15 Trin 1.1: Peg med musetasten. Trin 1.2: Tryk på udskriv besvarelse. Alle respondenters besvarelser 1. Tryk på analyse i øverste menu 2. Tryk på gennemsnit i undermenuen. 3. Peg på vælg variable og tryk på vælg alle. 4. Tryk derefter vis>>. 5. Når skemaet kommer frem tryk på udskriv/gem. Grafisk illustration: Når der står Gennemført, har dine respondenter besvaret spørgeskemaet Trin 1: Tryk på analyse 15

16 Trin 2: Tryk på Gennemsnit Trin 3.1: Peg med musetasten på Vælg variable Trin 3.2: Tryk på vælg alle. 16

17 Her kan du se, at alle spørgsmål er blevet valgt. Trin 4: Tryk på Vis>> for, at resultatet Trin 5: Tryk på udskriv. Forberedelse til MUS Forberedelse til udviklingssamtalen, følg trinene i afsnittene: Den enkelte respondents besvarelse og den samlede besvarelse fra respondenterne. Forberedelse til næste års MUS Forberedelse til næste års udviklingssamtale sker først efter, at alle respondenter har været igennem udviklingssamtale forløbet. Forberedelsen sker ved, at du laver en ny skabelon til dit MUS-samtale spørgeskema og navngiver dette. Hvis du eksempelvis har navngivet det første skema MUS-samtale 2012, kan det næste hedde MUS-samtale Derved er det altid nemt, at finde besvarelserne fra medarbejderne sidste år eller den gennemsnitlige tilfredshed fra året før. Hvis du skulle være i tvivl om, hvordan man starter et nyt MUS-samtale spørgeskema kan du 17

18 altid starte i guiden fra overskrift sådan naviger du rundt. 18

19 Dokument 4: Brugervejledning til opbygning og redigering af spørgsmål i SurveyXact Indledning Denne manual beskriver, hvordan du kan rediger spørgeskemaet eller opbygget et helt nyt spørgeskema i SurveyXact. Det kan tænkes, at spørgsmålene i MUS/GRUS/TUS skabelonen er for generaliserende, og du derfor har brug for selv at kunne lave specifikke spørgsmål. Det vil denne guide kunne hjælpe dig med. Der tages udgangspunkt i handlinger, den almindelige leder kan udføre i systemet. Opstår der problemer med log-in eller andet i SurveyXact, bedes du sende en med beskrivelse af dit problem til HR s funktionspostkasse på hrudvikling@naestved.dk. OBS: Igennem denne guide vil der blive taget udgangspunkt i, at lederen der afholder udviklingssamtale har valgt MUS-konceptet. Redigering af det eksisterende spørgeskema til MUS/GRUS/TUS. MUS konceptets spørgeskema kan for nogle leder være for generaliserende i forhold til deres organisation. Den nemmeste måde at tilpasse spørgeskemaet er ved, at rediger det, hvilket nemt og hurtigt kan gøres. Redigeringen kan ske igennem konteksten af spørgeskemaet og layoutet. Det er frivilligt hvor meget der rettes i både kontekst og layout. Redigeringen vil blive gennemgået grafisk, Nogle trin kan springes over, hvis I mener der ikke er behov for rettelser, som trinene forslår. Rediger af konteksten i udviklingsspørgeskemaet (Udgangspunkt i MUS). Redigeringen her vil gennemgå, hvordan du kommer ind bag spørgeskemaet og kan ændre i opsætningen. Det betyder, at du kan ændre spørgsmålene i både formulering og rækkefælge, indsætte nye spørgsmål, slette eksisterende og rediger forsiden osv. Alt dette vil blive gennemgået grafisk nedenfor. Dog vil der først være fokus på rettelser i de eksisterende spørgsmål, uden at ændre på antallet af spørgsmål i hver kategori. Da der kan være behov for dette, vil metode til at lave disse ændringer blive gennemgået efterfølgende. 19

20 Trin 1: Venstre klik på MUS-samtale 20XX spørgeskemaet. 20

21 Trin 2.1: Hold musen over menuen spørgeskema for, at få rullefeltet frem. Trin 2.2: Venstreklik på menuen Rediger i Avanceret Designer i rullefeltet. Her vil i komme ind bag spørgeskemaet, så i kan rette i det. 21

22 Sådan ser det bagvedliggende ud i spørgeskemaet. Spørgeskemaet er opbygget af X antal sider, og specifikt i MUS spørgeskemaet er det 8 sider. De 8 sider indeholder 29 spørgsmål fordelt på de seks kategorier, og forside samt afslutningsside. Redigeringsguiden vil her starte med forsiden og nedefter. Trin 3.1: Dobbelt klik med venstre musetast på Side 1 for, at åbne den. Når det er gjort, vil i se der kommer tekst og et spørgsmål 1 frem. 22

23 Her kan du se teksten, som vil være det første dine medarbejder ser i spørgeskemaet. Her kan du se spørgsmål 1. Det hedder spørgsmål 1, fordi det er det første spørgsmål som er sat ind i spørgeskemaet. Det vil dog ikke fremstå, når skemaet bliver vis. 23

24 Trin 3.2 rettelse af indledning i spørgeskemaet: Venstreklik på teksten(så den er oplyst, som på billedet). Trin 3.3: Tryk på HTML-tegnet. Her vil du komme ind i et skrive lignende program hvor, du kan rediger i indledning til spørgeskemaet. Husk altid, at have antal spørgsmål, antal kategorier samt navne på dem og hvad talværdierne afspejler. Og meget vigtigt, at det ikke er en karakter skala. 24

25 Her kan du se det skrive lignende program, hvor du har mulighed for, at lave de rettelser i teksten du evt. måtte have. Når du er færdig husk at tryk ok ellers er dine rettelser ikke gemt 25

26 Nu går vi videre til redigering af spørgsmålene. Der bliver kun taget udgangspunkt i side 2, hvilket skyldes at fremgangsmåden er den samme på de efterfølgende sider. Venstreklik to gange på side 2 og du har udført trin

27 Trin 4.1 rettelse af overskrift, fungere på samme måde, som trin 3.2 og 3.3 De næste trin vil gennemgå hvordan man retter i et spørgsmål. Det vil være samme fremgangsmåde, for hvert spørgsmål. 27

28 Trin 4.2 rettelse i spørgsmål: For at starte med, at rette i et spørgsmål, skal du starte med formuleringen af spørgsmålet. Klik på teksten(så den bliver fremhævet) og herefter dobbeltklikke med venstremusetast på teksten, så du åbner vindue til redigeringen af spørgsmålets formulering Trin 4.3: Du skal se bort fra Analyselabel(den stiplede linje). Under Tekst (den udfyldte linje) skal du skrive teksten på spørgsmålet. Husk at starte med tallet for spørgsmålet. Eks hvis det er spørgsmål 1. skal du starte med 1. og så dit spørgsmålstekst. Husk at trykke OK for at gemme. 28

29 Trin 4.4: rettelser i forklaring på talværdier starter, som i trin 4.2. Trin 4.5: Igen skal Analyselabel (den stiplede pil) ses bort fra. Under Tekst (de udfyldte pil) skal i skrive hvad tal-værdierne symboliser. Det er vigtigt, at i har en forklaring på tal-værdierne med under hvert spørgsmål, ellers kan respondenten blive forvirret over hvad de forskellige tal står for ift. egen tilfredshed. Husk, at forklaring på tal-værdierne skal fungere med formuleringen af spørgsmålet, så respondenten ikke bliver forvirret over betydning og besvarelse af spørgsmålet. Husk at trykke OK, når i er færdige 29

30 Trin 4.5: rettelse af besvarelse til spørgsmålet. Forgår på samme måde som 4.2. Trin 4.6: Variabelnavn har ingen betydning og skal du lade være. Type bestemmer hvordan det udseende på besvarelsen af spørgsmålet skal se ud. Der er frit valg, og I kan prøve jer frem til i finder det i kan lide. Da det ikke er multiple-choice skal der ikke sættes hak der. I Skal udfyldes skal markers ellers kan respondenterne undlade at svare på spørgsmålet I kan rediger choices ved at enten lave et ny choice eller slette dem. Choice symboliser igennem tal, eksempelvis hvor tilfreds man er med det postulat der er stillet i spørgsmålet. Det er en god ide, at have det samme antal choice hele spørgeskemaet igennem. Da talværdierne repræsenter respondentens tilfreds med det pågældende spørgsmål eksempelvis, vil det være klogt, at have 1, som laveste score(mindst tilfredshed) mens 5, er den højeste score(mest tilfreds). Hvis det fortrækkes omvendt skal alle choices laves om, da den værdi som står i (), eks. (5.0), er de værdi svaret her har i den sener analyse i tabellen. Derfor vil 5, som det står nu have den største værdi, mens 1 den mindste. Hvis man laver det om, som i trin 4.5 uden, at gøre det samme med ens choice vil man få en forkert analyse der viser størst hvor den burde vise mindst. Et andet godt råd er, at choices burde have samme analyseværdi, som de har i spørgsmålet, så svarmulighed 5 har analyse værdien 5 eksempelvis. Husk at gemme når i er færdige. 30

31 Trin 4.7: Når du har lavet de rettelser du finder nødvendigt skal du huske at trykke på gemme ikonet, inden du lukker ned, ellers vil alt dit arbejde ikke blive gemt. Hvis man vil lave om på flere spørgsmål eller overskrifter til hovedkategorierne forgår det på samme måde, som trinene ovenover lige har gennemgået. 31

32 Slet og opret nye spørgsmål Det kunne tænkes, at antallet af spørgsmål ikke altid passer til det I har tænkt jer til jeres MUS samtale med organisationens medarbejder. Derfor vil der i dette afsnit blive gennemgået hvordan du slette spørgsmål og oprette nye spørgsmål, samt flytte rundt på spørgsmålene så de passer til dine ønsker omkring strukturen og indholdet i MUS. Metoden vil blive vist grafisk: Trin 1 Sletning af spørgsmål. Hvis du vil slette et spørgsmål i spørgeskemaet, fordi det måske ikke skal være der, eller antallet af spørgsmål i denne kategori skal bringes ned. Skal du venstreklikke på spørgsmålet(så det er markeret) og herefter højreklikke så menu feltet på billedet kommer frem. Trin 2: Tryk på slet valgte, og spørgsmålet vil blive slettet. Det samme gælder side, hvis man har brug for, at slette en hel side. Nu ved du hvordan man sletter et spørgsmål/side. Så nu vil der blive vist hvordan man kan oprette en side og spørgsmål. Fremgangsmåde er den samme om man vil have en side/spørgsmål eller flere. 32

33 Oprettelse af en ny side sker ved, at du marker spørgeskema med et tryk fra venstremusetast på spørgeskemaet. Derefter trykker du på ikonet ny side med venstremusetast. Når det er gjort vil der komme en ny side frem nederst på side. I dette tilfælde hedder den nye side: Side 9 Tom side(indikere at der ikke er spørgsmål eller tekst i den). Der vil i resten af denne guide blive taget udgangspunkt i side 9. 33

34 Trin 1 oprettelse af spørgsmål: Først marker du med et tryk med venstre musetast side 9. dernæst trykker du på ikonet nyt spørgsmål. Antallet af gange du trykker er lig med det antal af spørgsmålskladder du får frem. I dette tilfælde er der trykket tre gange, og har fået tre spørgsmål frem. 34

35 Trin 2 oprettelse af spørgsmåls formulering: Du opretter spørgsmålsformuleringen ved, at marker med et tast, med venstre musetast på spørgsmålet formulering. Og derefter dobbeltklikker på det. Trin 2.1: I rubrikken Tekst skriver du formulering på dit spørgsmål, som eks. kunne være 1. Hvor glad er du for dit arbejde? Husk at trykke OK, når du er færdig. 35

36 Trin 3: talværdiernes symbolik. Her skal du skrive hvad tal værdierne står for, så der ikke hersker tvivl for respondenterne. Det kunne eks. være 1: Meget lidt grad 5: Meget høj grad. Trin 4: oprettelse af svarmuligheder til spørgsmålet. Svarmuligheder kan både være det obligatoriske afkrydsning, men også den frie kommentar. Det anbefales, at gøre brug af begge. Der vil først blive taget udgangspunkt i det obligatoriske. Tryk og få fremhævet feltet. Dernæst tryk på Guiden Svarkategori. 36

37 Trin 4.1: Først skal du vælge menu feltet type, her kan du vælge hvordan svarmenuen skal se ud. Det næste er, at sætte kryds i skal udfyldes, så respondenterne skal svare på spørgsmålet, da det er obligatorisk. Til sidst skal du lave Choices for de svarmuligheder, som respondenter ser i spørgeskemaet. Choices bliver lavet ved, at trykke på nyt choices og her definere choices yderligt(se næste billede). Derudover kan du altid slette choice, flytte dem op og ned eller rediger i dem, ved hjælpen af menuen i venstre side. 37

38 Trin 4.2: I Tekst rubrikken skal du skrive det tal, som choices skal symboliser. Det er en fordel, hvis dit choice stemmer overens med labelværdien ellers vil du få en forkert analyse. I det her eksempel er labelværdien 1.0 og derfor er der blevet skrevet 1 i Tekst rubrikken. Efter trykker du gem, og starter fra nyt choices og trin 4.3, indtil du har alle de choices værdier du vil have. 38

39 Når du er færdig med trin 4.1 og 4.2, så skulle det gerne se sådan ud. Det afhænger dog af hvilket Type du har valgt i dropdown-menu feltet. Og antallet af chocies du har valgt. 39

40 Trin 5 skabe plads til det frivillige kommentarfelt. Marker spørgsmålet, og højre klik på det. Tryk derefter på kopier og dernæst slet valgte. Til sidst flyt muse over og højreklik på feltet i venstre hjørne. Her får du menu frem, som er vist på billedet. Tryk her på Indsæt fra Udklipsholder. 40

41 Trin 6 Oprettelse af frivillig kommentarfelt: Hvis du har gjort det rigtigt, vil spørgsmålet stå som billedet viser. Først marker du nederste højre hjørnefelt, med et klik fra venstre musetast. Når det er gjort, trykker du på ikonet Indsæt/rediger åbne svarmuligheder. 41

42 Her kan du selv bestemme hvor stort feltet skal være. Et godt råd er, at lade være med at gøre dette felt obligatorisk ved, at marker feltet skal udfyldes. 42

43 Når du er færdig skulle spørgsmålet gerne se ud, som vist på billedet. Nu er oprettelsen af spørgsmål overstået, så derfor vil flytningen af spørgsmål blive gennemgået. 43

44 Nogen gange kan spørgsmål stå i en forkert rækkefølge, her er det nemmest at flytte dem. Først marker du det spørgsmål du enten vil flytte op eller ned(i eksemplet bliver spørgsmålet flyttet op). Bagefter tryk på flyt i menu feltet øverst. Og vælg flyt element op eller flyt element ned afhængig af situationen. Antallet af gange du vælger at flytte spørgsmålet op eller ned, er lig med de pladser det flytter sig på den pågældende side. 44

45 Redigering i layout I Layout kan du ændre navigationsindstillinger, statuslinje og temaet igennem spørgeskemaet. Du er velkommen til, at lege med dette, hvis du ikke finder standarden fra skabelonen spændende. I Rediger skemahoved kan du det billede som er øverst på hver side af spørgeskemaer. Specielt for GRUS og TUS Specielt for GRUS og TUS er, at de skal rettes i forhold til det antal af grupper og teams du har i din organisation. Når du får skabelonen er, der 10 grupper/teams, som respondenten skal afkrydse sit tilhørsforhold i. Du kan nemt og hurtigt rette i det til. Trinene er de samme, som ved at rette alle andre spørgsmål til. Trin 1: Dobbelt klik med venstre musetast på spørgsmålet. Trin 2: Vælg at enten, at slette de choices der ligger over det antal af grupper/teams du har i din organisation. Eller tryk nyt chocies for at etabler flere grupper/teams. Trin 3(kun hvis du har valgt, at trykke nyt choices): Se trin 4.2 under slet og opret spørgsmål. 45

46 Trin 1: Fremhæv først spørgsmålet ved, at trykke med venstremusetast engang på spørgsmålet. Derefter dobbelt klikker du med venstremusetast på spørgsmålet. 46

47 Trin 2: Her har du to muligheder. Enten skal du slette choices fordi der er oprettet for mange. Eller så skal du lave nye chocies. Hvis der er for mange choices, marker du et chocies ved at trykke på den, og derefter trykker Slet choice. HUSK, at starte med at slette den højeste gruppe. Hvis der er for lid choices, skal du oprette ny choices. Tryk på Nyt choice, herefter følger du trin 4.2 under slet og opret spørgsmål. 47