Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 7. maj 2015, kl i Beboerhuset, Pælestykkerne 26, kld., Taastrup

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 7. maj 2015, kl i Beboerhuset, Pælestykkerne 26, kld., Taastrup Bestyrelsen: Formand Allan Thønning, næstformand Bent Høeg Hansen, Annette Hansen, Benjamin Elung-Jensen, Elisabeth Tørner Pedersen, Franck Fogh- Dahl, Karen Levin Nielsen, Klaus Lind Bentsen, Pia Jensen, Robert Lanther, Rudi Bjerregaard, Sonja van Arsdale. Administrationen: Kundedirektør Margrete Pump, kundechef Marie-Louise Bruun, ejendomsleder Michael Riis Nyrand, ejendomsleder Niels Bisgaard, driftschef Jan Ole Madsen og økonomisk medarbejder Michael Eschelund Revision: Revisor René Hattens, Revisions- og Rådgivningsfirmaet Deloitte 1/37

2 Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden for bestyrelsen Protokollat fra møde den 11. september Revisionsprotokol Meddelelser...5 SAGER TIL BESLUTNING Regnskab 2014 for boligorganisationen og afdelingerne med tilhørende årsberetning og revisionsprotokol Boligorganisationens budget for Forvaltningsrevision for til repræsentantskabet om valg af revisor Fritagelse ved fraflytning dispensationsansøgning Afdeling 1902, Blåkildegård renovering af badeværelser byggeregnskab Afdeling 1902, Blåkildegård Opsætning af havehegn Byggeregnskab Afdeling 1903, Taastrupgaard Parkeringsrenovering Afdeling 1903, Taastrupgaard ny TV- og internetaftale...15 SAGER TIL ORIENTERING Styringsdialog Kommunal godkendelse af årsregnskab for Legepladseftersyn Afdeling 1902, Blåkildegård Helhedsplan status Afdeling Blåkildegård Status salg af Blåkildevej Afdeling 1903, Taastrupgaard Ny udlejningsaftale med kommunen Afdeling 1903, Tåstrupgård Videoovervågning af området ved Hytten Afdeling 1903, Tåstrupgård Facaderenovering og vinduesudskiftning m.m Afdeling 1903, Tåstrupgård Brochure om Taastrupgaard Afdeling 1903, Taastrupgaard Organisationsændring - Driftskontoret Afdeling 1903, Taastrupgård Status på den boligsociale helhedsplan Afdeling 1903, Taastrupgaard Status renovering af badeværelser, etape I og II Afdeling 1903, Taastrupgaard ombygning af centerbygning til ny genbrugsstation Afdeling 1903, Taastrupgaard status om solceller Afdeling 1903, Taastrupgaard status for nedgravningscontainer Serviceramme status Skabeloner til nye reglementer Guidelines for sociale viceværter i KAB Forsikringsstatistik fra Willis Elektronisk håndtering af syn E-syn Orientering om udbetaling Danmark Sociale klausuler om uddannelses- og praktikaftaler Ny boligaftale KAB s målsætningsprogram Udviklingsmøde med Høje-Taastrup Kommune Næste møde /37

3 40. Eventuelt...32 Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen...4 Bilag 2: Revisionsprotokol eftersendes...4 Bilag 3: Regnskab Bilag 4: Budget for Bilag 5: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevision...12 Bilag 6: Forvaltningsrevision for Bilag 7: Byggesag 0052-Badeværelsesrenovering Bilag 8: Byggesag byggeregnskab havehegn...14 Bilag 9: Husorden...26 Bilag 10: Guidelines for sociale viceværter...27 Bilag 11: Forsikringsstatistik for boligorganisationen...27 Bilag 12: Forsikringsstatistik for KAB-fællesskabet samlet Bilag 13: Ministerbrev til samtlige kommunalbestyrelser og boligorganisationer...29 Bilag 14: Notat til samtlige kommunalbestyrelser og almene boligorganisationer /37

4 1. Forretningsorden for bestyrelsen Gældende forretningsorden vedtaget den 17. maj 2011 er vedlagt. Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forretningsordenen til efterretning. 2. Protokollat fra møde den 11. september 2014 Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 11. september 2014 er sendt til organisationsbestyrelsens medlemmer den 29. september Der er ikke fremkommet kommentarer til referatet fra organisationsbestyrelsens medlemmer. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af formanden. 3. Revisionsprotokol I henhold til bestemmelserne i den seneste bekendtgørelse af lov om boligbyggeri fremlægges selskabets revisionsprotokol til påtegning. Udskrift af Revisions- og Rådgivningsfirmaet Deloitte, seneste indførelse i protokollen er forud for mødets afholdelse tilsendt medlemmerne som bilag. Bilag 2: Revisionsprotokol eftersendes. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning og underskriver denne. 4/37

5 4. Meddelelser SAGER TIL BESLUTNING 5. Regnskab 2014 for boligorganisationen og afdelingerne med tilhørende årsberetning og revisionsprotokol Årsregnskaberne med kommentarer er forud for mødet tilsendt bestyrelsens medlemmer. Revisionsprotokollen eftersendes snarest muligt. Boligorganisationens regnskab viste et overskud på kr., som er overført til konto 805 arbejdskapitalen, som herefter udgør kr. Overskuddet fremkommer primært som besparelse på mødeudgifter. Administrationsbidrag Grundydelse (grundbidrag) 4 enheder a kr kr. Grundydelse Stor pakke 152 lejemålsenheder a kr kr. Grundydelse Stor pakke med ejendomsleder 1.369,5 lejemål a kr kr. Grundydelse i alt kr. Obligatoriske ydelser kr. Bidrag for tilvalgsydelser kr. Tillægsydelser (varmeregnskab, varmeteknisk tilsyn og IT support m.v.) kr. Diverse ydelser (antenneudgifter) kr. Byggesagshonorar kr. Forretningsførelse i alt kr. Specifikation af administrationsbidraget fremgår af noterne til regnskabet. Boligorganisationens regnskab udviste pr. 31. december 2014 en balance på kr. Dispositionsfonden 5/37

6 Dispositionsfonden udgjorde kr. Den disponible del udgjorde kr. og den bundne del udgjorde kr. Den bundne del udgjorde lån på kr. til Taastrupgaard samt indskud i Landsbyggefonden på kr. 6/37

7 Afdeling 1901, Taastrup Valhøj Årsregnskabet for afdelingen udviste et overskud på kr., hvoraf dette foreslås anvendt til afvikling af lån af egne midler. De væsentligste ændringer i forhold til budgettet for 2014 fremkommer på følgende konti: Merudgifter/mindre indtægter Konto 114 Renholdelse (lønregulering) kr. Konto 118 Særlige aktiviteter (vaskeri og selskabslokale, opvaskemaskine) kr. Konto 119 Diverse udgifter (mødeudgifter og kurser) kr. Konto 125 Ydelser vedr. lån til forbedringsarbejder m.v kr. Konto 131 Andre renter (byggelånsrenter) 766 kr. Konto 134.1Korrektion tidligere år (byggeregnskab, forsikring ) kr. Mindre udgifter/merindtægter Konto 105 Nettokapitaludgifter kr. Konto 106 Ejendomsskatter (regulering af ejendomsvurdering) kr. Konto 107 Vandafgift (højere pristakst) kr. Konto 109 Renovation (højere afgift) kr. Konto 110 Forsikringer (ny pris efter udbud) kr. Konto 111 Afdelingens energiforbrug (lavere forbrug) kr. Konto 112 Bidrag til (alm. regulering) kr. Konto 113 Afdelingens pligtmæssige bidrag kr. Konto 115 Almindelig vedligeholdelse kr. Konto Afsat til uforudsete udgiftsstigninger kr. Konto 201 Boligafgifter og leje kr. 7/37

8 Konto 202 Renter (mindre renteafkast) kr. Konto 203 Andre ordinære indtægter kr. Konto 206 Korrektioner vedr. tidligere år (fordringer) kr. På konto Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse - var der budgetteret med en udgift på kr. Forbruget har udgjort kr. Samlet er der sparet kr. på kontoen. Konto Uforudsete udgiftsstigninger - var budgetlagt med kr. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser på konto 401 pr. 31. december 2014 udgjorde kr. Afdelingens samlede henlæggelser pr. 31. december 2014 udgjorde kr., og afdelingens mellemregningssaldo med boligorganisationen udgjorde kr. Afdelingen har på konto 303 anlægsaktiviteter for kr., som hovedsagelig er dækket af realkreditlån på kr. på konto 413 og hertil egenfinansieringer for resterende beløb. Afdelingen havde på konto et tilgodehavende hos fraflyttere til inkasso på kr. Afdelingens henlæggelser på konto til tab på fraflyttere udgjorde kr. hvilket svarer til lovens krav. Balance Afdelingens balance på konto 310/430 pr. 31. december 2014 udviste kr. Huslejeændringer i regnskabsåret Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb ud over den budgetmæssige gennemsnitlige stigning pr. 1. januar 2014 på 3,08 %. Afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets godkendelse Afdelingens regnskab er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 3. marts 2015 og forudsættes godkendt på afdelingsmødet den 29. april Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 845,41 kr. pr. m². Afdeling 1902, Blåkildegård Årsregnskabet for afdelingen udviseteet overskud på kr., der foreslås anvendt med kr. til afvikling af lån af egne midler (nyt mandskabsrum) og med kr. overført jf. lovgivningen til konto 407 opsamlet resultat. De væsentligste ændringer i forhold til budgettet for 2014 fremkommer på følgende konti: 8/37

9 Merudgifter/mindre indtægter Konto 105 Nettokapitaludgifter kr. Konto 114 Renholdelse (alm. lønstigninger, husleje atelierhuse) kr. Konto 115 Almindelig vedligeholdelse (istandsættelse atelierhuse) kr. Konto 118 Særlige aktiviteter (løn genbrugsfolk, markise, rengøring) kr. Konto 119 Diverse udgifter (boligsociale projekter) kr. Konto 127 Ydelser vedr. lån til bygningsskader (badeværelser) kr. Konto 131 Andre renter (byggelånskonto) kr. Konto 134 Korrektioner tidligere år (kollektiv ulykkesforsikring, regulering arbejdsskadesforsikring, el regnskab 2013) kr. Konto 201 Boligafgift og leje (badeværelsesrenoveringer) kr. Konto 202 Renter (træk på indestående i selskabet kto. 116) kr. Mindre udgifter/merindtægter Konto 106 Ejendomsskatter (mindre stigning end budgettering) kr. Konto 107 Vandafgift (lavere pristakst) kr. Konto 109 Renovation (højere afgift) kr. Konto 110 Forsikringer (ny pris efter udbud) kr. Konto 111 Afdelingens energiforbrug (lavere forbrug) kr. 9/37

10 Konto 112 Bidrag til (alm. regulering) kr. Konto 119 Uforudsete udgiftsstigninger kr. Konto 122 Istandsættelse fraflytning (afrunding) kr. Konto 124 Andre henlæggelser (afrunding) -624 kr. Konto 125 Ydelser vedr. lån til forbedringsarbejder (badeværelser og kun 3 terminer havehegn) kr. Konto 132 Ydelse driftsstøtte (regulering) -155 kr. Konto 203 Andre ordinære indtægter (boligsociale projekt-fondsmidler) kr. Konto 206 Korrektioner vedr. tidligere år (fordringer) kr. På konto Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse - var der budgetteret med en udgift på kr. Forbruget har udgjort kr. Samlet var der en merudgift på kr., som skyldes merudgifter til skimmelsanering, vedligeholdelse af halvtage og skure, hårde hvidevarer, varmevekslere, renovationsudstyr og skadet traktor. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser på konto 401 pr. 31. december 2014 udgjorde kr. Afdelingens samlede henlæggelser udgjorde kr. og afdelingens mellemregningssaldo med boligorganisationen udgjorde kr. Afdelingen har på konto 303 anlægsaktiviteter for kr. som er dækket med kr. på konto 413. Forskellen skyldes afdelingens udgifter til udarbejdelse af helhedsplan og nye havehegn, som for tiden er dækket af lån af egne midler. Der er optaget byggelån til dækning af de løbende udgifter på helhedsplanen og renovering af badeværelser og havehegn. Afdelingen havde på konto et tilgodehavende hos fraflyttere på kr., hvoraf de kr. er overgivet til inkasso. Afdelingens henlæggelser på konto til tab på fraflyttere udgjorde kr., hvilket svarer til lovens krav. Balance Afdelingens balance på konto 310/430 pr. 31. december 2014 udviste kr. Huslejeændringer i regnskabsåret Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb ud over den budgetmæssige gennemsnitlige stigning pr. 1. januar 2014 på 3,27 % Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 732,29 kr. pr. m². 10/37

11 Afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets godkendelse Afdelingens regnskab er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 31. marts 2015 og forventes godkendt på afdelingsmødet den 5. maj /37

12 Afdeling 1903, Taastrupgaard Årsregnskabet for afdelingen udviste et overskud på kr. De væsentligste ændringer i forhold til budgettet for 2014 fremkommer på følgende konti: Merudgifter/mindre indtægter Konto 105 Nettokapitaludgifter kr. Konto 110 Forsikringer (mindre stigning end forventet) kr. Konto 115 Almindelig vedligeholdelse (fiberbeton altaner, licenser video) kr. Konto 117 Istandsættelse ved fraflytning (manglende henlæggelser) kr. Konto 124 Henlæggelse til reguleringskonto (hjemtagelse af lån) kr. Konto 132 Ydelse driftsstøtte kr. Konto 134.1Korrektion tidligere år (reguleringskonto, datalinje) kr. Konto 202 Renter (lavere rentetilskrivning) kr. Konto 204 Driftsstøtte kr. Mindre udgifter/merindtægter Konto 106 Ejendomsskatter (mindre stigning end budgetteret) kr. Konto 107 Vandafgift (stigning i vandpris og forbrug) kr. Konto 109 Renovation (brugt mindre ekstrarenovation) kr. Konto 111 Afdelingens energiforbrug (skyldes lavere forbrug) kr. Konto 112 Administrationsbidrag kr. Konto 114 Renholdelse (datalinjer, kantineudgifter, kurser) kr. Konto 118 Særlige aktiviteter kr. Konto 119 Diverse udgifter (tilskud til fester, vagtordning) kr. Konto Afsat til uforudsete udgiftsstigninger kr. 12/37

13 Konto 125 Ydelser vedr. lån til forbedringsarbejder m.v kr. Konto 127 Ydelser vedr. lån til bygningsskader kr. Konto 131 Renter kr. Konto 201 Boligafgifter og leje (forbedringsarbejder) kr. Konto 203 Andre ordinære indtægter (vaskeri) kr. Konto 206 Korrektioner vedr. tidligere år (overskydende forsikringspenge) kr. På konto Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse - var der budgetteret med en udgift på kr. Forbruget udgjorde kr. Samlet er der et merforbrug på kontoen på kr. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser på konto 401 udgjorde kr. Afdelingen havde forbedringsarbejder på konto 303 for kr., som er dækket af lån fra konto 413 med kr. Forskellen skyldes hovedsagligt, at der endnu ikke er afklaring af reguleringskontoen til badeværelsesrenoveringen m.v. 13/37

14 Afdelingens samlede henlæggelser udgjorde kr. inklusive indestående på reguleringskontoen. Afdelingens mellemregningssaldo på konto 307 var på balancetidspunktet positiv med et tilgodehavende hos forretningsførerselskabet på kr. Afdelingen havde på konto et tilgodehavende hos fraflyttere på kr., hvoraf kr. var fraflyttere til inkasso. Afdelingens henlæggelser på konto 405 til tab på lejeledighed og fraflyttere udgjorde kr., hvilket svarer til lovens krav. Balance Afdelingens balance pr. 31. december 2014 på konto 310/430 udviste kr. Huslejeændringer i regnskabsåret Der har ikke været gennemført lejeændringer i regnskabsåret ud over den budgetmæssige gennemsnitlige regulering pr. 1. januar 2015 på -5,19 %. Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 919,70 kr. pr. m². Afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets godkendelse Afdelingens regnskab er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 9. april 2015 og forventes godkendt af afdelingsmødet den 28. april Forretningsførerpåtegninger Der henvises i øvrigt til forretningsførers påtegning af regnskabet for boligorganisationen og afdelinger samt til spørgeskemaet med tilhørende noter. Bilag 3: Regnskab 2014 Det indstilles, at organisationsbestyrelsens indstiller regnskab 2014 til repræsentantskabets godkendelse. 6. Boligorganisationens budget for 2016 Boligorganisationens budget for 2016 er udarbejdet med den forudsætning, at der fortsat vælges en decentral driftsmodel (ejendomsledermodellen i Blåkildegård og Tåstrupgård) med stor pakke samt central driftsmodel (driftschef/driftsleder med stor pakke i Taastrup Valhøj). Derudover er der budgetteret med obligatoriske ydelser for kr. og valgfri ydelse for kr. Endelig er der indbygget en budgetreserve på kr. I forhold til budgettet for 2015 stiger budgettet med kr., hvilket skyldes at der forventes en større indtægt af renter fra selskabets indestående. 14/37

15 Nettorenteindtægten er budgetteret til kr., som er kalkuleret ud fra at indlånsrenten/udlånsrenten svarer til en markedsrente på 0,64 %. Bilag 4: Budget for 2016 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen indstiller budget for 2016 til repræsentantskabets godkendelse. 7. Forvaltningsrevision for 2014 Forvaltningsrevisionen en del af en årlig tilbagevendende opgørelse, der giver organisationsbestyrelsen overblik over udviklingen i boligorganisationen og boligafdelingerne. Den behandles på organisationsbestyrelsesmødet sammen med regnskabet. Nøgletal for forvaltningsrevision og bestyrelsens efterfølgende sagsbehandling udgør boligorganisationens forvaltningsrevision. I dette års forvaltningsrevision er der foretaget en sammenligning af udvalgte tal på tværs af KAB-fællesskabet. Med undtagelse af udlejningstal kan denne sammenligning dog kun foretages for 2013, da samtlige tal først er tilgængelige i starten af juni. Når der sammenlignes på afdelingsniveau anvendes type og ibrugtagelsesår som sammenligningsgrundlag. I forbindelse med sidste års forvaltningsrevision besluttede organisationsbestyrelsen at have fortsat fokus på den positive udvikling samt tab ved fraflytning. I dette års forvaltningsrevision nævnes følgende positive udvikling: - Huslejeudviklingen er stabil for alle tre afdelinger og udvikler sig i takt med den gennemsnitlige udvikling på konto 201 for sammenlignelige afdelinger i KABfællesskabet. Dog er den steget mere for Blåkildegård, dog ligger den gennemsnitlige husleje stadig lavere end den gør for tilsvarende afdelinger i KAB-fællesskabet. - Henlæggelsesniveauet for henholdsvis Taastrupgaard og Taastrup Valhøj er lidt højere end tilsvarende afdelinger i KAB-fællesskabet, mens det for Blåkildegård er nogenlunde tilsvarende gennemsnittet. - Udlejning er faldet med 19 % i Taastrupgaard og steget med 62 % i Taastrup Valhøj, mens den er status quo i Blåkildegård. På tværs af KAB-fællesskabet er der en stigning på 6,72 %. - Cirka en fjerdedel af udlejninger i Taastrup Valhøj og Taastrupgaard sker via den interne venteliste, mens det er cirka en tredjedel for udlejningerne i Blåkildegård. I Taastrupgaard sker cirka 70 % af udlejningen via fleksible kriterier. - Antallet af tomgangsmåneder er faldet i alle tre afdelinger - især i Taastrupgaard. - Antallet af beboerklagenævnssager er faldet betydeligt. 15/37

16 Tab ved fraflytning Udgifterne på konto 130 er faldet med 54 % for Taastrup Valhøj, 76 % for Blåkildegård og 11 % for Taastrupgaard. Så der er sket betydelige fremskridt. Det anbefales, at der fortsat bør være fokus på denne udvikling for at sikre, at der ikke er tale om et heldigt år. Dette gælder ikke mindst i Taastrupgaard, da udgift hertil fortsat er ganske høj. Bilag 5: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevision Bilag 6: Forvaltningsrevision for 2014 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning, og godkender forvaltningsrevision for til repræsentantskabet om valg af revisor På repræsentantskabsmødet den 21. maj 2015 skal der tages stilling til valg af revisor. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter indstilling om valg af revisor. 9. Fritagelse ved fraflytning dispensationsansøgning På organisationsbestyrelsesmødet i maj 2013 blev der orienteret om en ny lovændring, der indebar en anderledes solidarisk fordeling af afdelingernes tab ved fraflytning. lovændringen betød, at afdelingerne fremadrettet kun skulle afholde 313 kr. pr lejemål pr. år til tab ved fraflytning, mens resterende tab fremover skulle dækkes af dispositionsfonden i boligorganisationen. Loven trådte i kraft den 1. april Organisationsbestyrelsen besluttede på mødet den 2. maj 2013 at ansøge om dispensation fra loven, idet selskabets dispositionsfond på daværende tidspunkt ikke ville kunne dække udgifterne til tab ved fraflytning. Høje-Taastrup Kommune tiltrådte dispensationen for en toårig periode, fra Denne dispensation udløber med udgangen af 2015, og der skal derfor tages stilling til, hvorvidt der skal søges om en forlængelse. Selskabets dispositionsfond udgør pr. 31. december 2014, kr., hvor den disponible del udgør hvilket svarer til kr.pr. lejemål. 16/37

17 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter om der skal søges om forlængelse af dispensationen hos Høje-Taastrup Kommune. 10. Afdeling 1902, Blåkildegård renovering af badeværelser byggeregnskab Byggesagen drejede sig om renovering af de badeværelser i Blåkildegård, som endnu ikke var renoveret i forbindelse med tidligere etaper. Organisationsbestyrelsen godkendte renoveringen, budget og finansiering på mødet den 5. maj 2012, og Høje-Taastrup Kommune godkendte projektet og finansieringen den 4. oktober Byggesagen blev afsluttet ved afleveringsforretningen den 29. august Byggesagen er afsluttet med et byggeregnskab, som har skæring den 31. december Byggeregnskabet udviser en samlet besparelse på ca kr., og indeholder en afsætning på kr. Budget Regnskab Afvigelser Håndværkerudgifter kr kr kr. Omkostninger kr kr kr. I alt kr kr kr. Finansieringen er efter aftale med Landsbyggefonden opdelt i: - en 30-årig ustøttet finansiering på kr. - en 30-årig støttet finansiering på kr. - en 10-årig ustøttet finansiering på kr. Det 10-årige lån finansierer beboerens egenfinansiering, som betales individuelt med 218 kr. pr. måned pr. bolig i 10 år. Det 30-årige støttede lån indgår i den samlede helhedsplan. Huslejestigningen er varslet og effektueret fra den 1. marts Byggeregnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 21. januar 2015 på et helhedsplansgruppemøde og af revisionen den 1. juli Bilag 7: Byggesag 0052-Badeværelsesrenovering. 17/37

18 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender byggeregnskabet. 11. Afdeling 1902, Blåkildegård Opsætning af havehegn Byggeregnskab Alle havehegn er skiftet og byggesagen blev afleveret til driften den 14. januar Byggesagen med tilhørende budget og finansiering blev godkendt af organisationsbestyrelsen den 2. maj 2013, og i Høje-Taastrup Kommune den 23. september Efter aflevering er der udarbejdet byggeregnskab, der har skæring den 31. januar Byggeregnskabet udviser en overskridelse på ca kr., og indeholder en afsætning på kr. Budget Regnskab Afvigelse Håndværkerudgifter kr kr kr. Omkostninger kr kr kr. I alt kr kr kr. Overskridelsen til håndværkerudgifter skyldes hovedsagelig ekstra-udgifter til blandt andet: Ændring af hængsler og dimensioner på løsholter, montering af dørhanke på låger, blysanering, uretmæssig kassation af materialer og ekstraordinære terrænreguleringer. Besparelsen i budgettet for omkostninger skyldes hovedsageligt et mindre forbrug til renter, stiftelsesprovision og forsikringer. Huslejestigningen er iværksat i overensstemmelse med godkendelsen på afdelingsmødet og i organisationsbestyrelsen. Byggeregnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen og er sendt til revisionen. Bilag 8: Byggesag byggeregnskab havehegn Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender byggeregnskabet. 18/37

19 12. Afdeling 1903, Taastrupgaard Parkeringsrenovering Afdelingen ønsker at renovere og etablere nye parkeringspladser på parkeringsarealet mellem afdelingen og Taastrupgårdsvej. Det er muligt, at udvide antallet af p-pladser med ca. 73 pladser til en anslået udgift på ca. 3,9 mio. kr. inkl. moms og ekskl. rådgiver. Det er desuden muligt at etablere yderligere 12 p- pladser, hvis der graves ca. 1,6 m. ind i volden ved vest-parkeringen. Dette vil give en yderligere udgift på ca kr. inkl. moms og ekskl. rådgiverudgifter. Den samlede pris er anslået til ca. 4,5 mio. kr. Med diverse omkostninger vil den samlede pris være ca. 5,5 mio. kr. inkl. moms og ekskl. rådgiverudgifter. Ejendomsleder Michael Riis Nyrand har forespurgt i KAB s økonomiafdeling, om det er muligt at finansiere dette ved lån af egne midler. Et afdrag på ca kr. i 6 år vil give en huslejestigning på ca. 1,3 % i 6 år. Skitseprojektet er modtaget, og afdelingsbestyrelsen har godkendt dette forslag til fremlæggelse på afdelingsmødet den 28. april Tidspunktet for at udvide p-pladser vil blive koordineret således, at det bliver udført i forbindelse med nedgravningscontainerprojektet, da disse 2 projekter er tæt forbundne på parkeringsvejen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning, og godkender at Taastrupgaard opstarter projektet med tilhørende lån af egne midler. 13. Afdeling 1903, Taastrupgaard ny TV- og internetaftale Styregruppen har gennemført en større gennemgang af markedet for TV- og internetløsninger. Afdelingsbestyrelsen har godkendt forslaget og forventer afdelingsmødets accept den 28. april Beslutningsforslaget er, at YouSee vil nedsætte tv-grundpakken fra 145 kr. pr. md. til 115 kr. pr. md. Samtidig skal Taastrupgaard indgå en kollektiv aftale for 950 lejemål, om internet forbindelse hvor en forbindelse med router på 30/30 vil koste ca. 50 kr. pr. md. Den kollektive aftale der indgås til ca. 165 pr. md. for både tv og internet, er konkurrencemæssigt en rigtig god beslutning. De sidste forhandlinger vil afgøre præcist, hvordan forslaget til afdelingsmødet vil blive udformet og med hvilke priser. 19/37

20 Der trækkes nye fiberkabler vandret og PDS kabler lodret til en pris af ca. 3,5 mio. kr. som lånes af egne midler med en tilbagebetaling på kr. pr. år i 5 år. Dette giver en huslejestigning på 1 % i lånets løbetid. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og godkender, at Taastrupgaard opstarter dette projekt med tilhørende lån af egne midler. SAGER TIL ORIENTERING 14. Styringsdialog Der har i 2015 været afholdt styringsdialogmøde med Høje-Taastrup Kommune i begyndelsen af april måned. Kommunen havde i år valgt at afholde et fællesmøde mellem og Høje-Taastrup Boligselskab. Administrationen har endnu ikke modtaget udkast til referatet, hvorfor dette fremlægges på det kommende ordinære organisationsbestyrelsesmøde til efteråret. Det indstilles, at organisationsbestyrelsens tager orientering til efterretning. 15. Kommunal godkendelse af årsregnskab for 2013 Administrationen har endnu ikke modtaget endelig godkendelse af regnskab for 2013 fra Høje-Taastrup Kommune. Mundligt er der dog på styringsdialogmødet tilkendegivet, at dette vil ske snarest. Godkendelsen vil blive forelagt organisationsbestyrelsen på det kommende ordinære organisationsbestyrelsesmøde til efteråret. 20/37

21 16. Legepladseftersyn-2014 Afdeling 1902, Blåkildegård Der er den 22. april 2014 foretaget inspektion af legepladser i Blåkildegård. Der foreligger en rapport for inspektionen. I rapporten er der påpeget følgende: Mindre fejl bestående af: Råd i træværk, faldunderlag ikke stort nok, bolte i fodboldmål er løse, net i fodboldmål og basketballkurv er ødelagte, pyramide klatretårn er strammet, ødelagt sæde på drejevippe er udskiftet, gynger på gyngestativ er blevet efterspændt samt et vippedyr er fjernet, da faldunderlag ikke var stort nok. Større fejl bestående af: Hovedklemme, snorefælder, sandkasse med splintret træ og skarpe metalkanter og boldbur med råd. Tre legeredskaber, en sandkasse og et boldbur er fjernet. Der skal opføres nye legepladser, når Blåkildegårds helhedsplan går i gang. Afdeling 1903, Tåstrupgård Afdelingsbestyrelsen har efter det seneste organisationsbestyrelsesmøde nedsat et legepladsudvalg, og dette udvalg har indgået i et samarbejde med ejendomslederen og legepladskonsulenter. Dette har resulteret i en helhedsplan for renoveringen af alle legepladser i Taastrupgaard. På nuværende tidspunkt er 2. etape af legepladsrenoveringen gennemført, og der er projektopstart ultimo april måned på 3. etape, som indeholder legepladsrenoveringer til ca. 1,2 mio. kr. Denne legeplads er resultatet af et pilotprojekt i Finland, hvor det bærende element i legepladsen er solceller og LED lys. Legepladsen forventes at være klar primo juli Når dette arbejde er udført, vil 90 % af Taastrupgaards legepladser være renoveret. Der er pt. ikke påtænkt yderligere renoveringer eller nyopførelser i Der vil blive bestilt en legepladsinspektion efter den igangværende renovering. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21/37

22 17. Afdeling 1902, Blåkildegård Helhedsplan status Organisationsbestyrelsen blev sidst orienteret om, at de bygningsmæssige tiltag bliver gennemført i en prøveblok, Cirklen A1-4. Arbejderne skulle have været gennemført med afslutning i december 2014, men blev udsat. Arbejderne i prøveblokken er igangsat i januar 2015, og forventes afsluttet i juni Arbejderne i boligen består af følgende: - Udførelse af nyt individuelt ventilationsanlæg - Tilslutning af nye vand- og varme installationer til de eksisterende installationer i boligen - Udskiftning af konvektorer. Arbejderne omkring boligen består af følgende: - Gavlisolering og nye gavlbeklædninger - Udførelse af facadebehandling, der hindrer betonnedbrydning - Renovering af skuret - Lukning af krybekælderen - Omlægning af installationer langs facaden på gårdsiden - Efterisolering af soklen på havesiden - Udførelse af nye gårdhegn mellem gårdene og havehegn mod stien - Montering af altan i gavlen til 1. sals boligen. For yderligere at sikre kvaliteten i projektet er det besluttet, at der gennemføres ekstern granskning af projektet. Den eksterne granskning gennemføres i forbindelse med pilotprojektet, og igen lige inden projektet sendes ud til de bydende entreprenører. Den samlede, overordnede tidsplan for helhedsplanen forventes at blive: - Afslutning af prøveblokken, juni Dialog med Landsbyggefonden, juni til december Beboergodkendelsesproces frem til januar Hovedprojekt, februar til april Licitation, august Udarbejdelse og godkendelse af skema B, september 2016 til januar Opstart af helhedsplan, primo Byggeperiode, ca. 3½ år. 22/37

23 18. Afdeling Blåkildegård Status salg af Blåkildevej 13 Repræsentantskabet bemyndigede på repræsentantskabsmødet den 2. juni 2014 organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelsen i Blåkildegård til at beslutte den endelige anvendelse herunder salg af ejendommen Blåkildevej 13. Afdelingsbestyrelsen har efterfølgende besluttet, at ejendommen skal sælges. Høje-Taastrup Kommune har fået forlænget lejekontrakten indtil den 1. juli 2015 med den begrundelse, at de ikke kunne finde passende plads i kommunens andre institutioner til de børn og unge, der boede i boligen. Boligen er nu tom, og det er derfor aftalt med kommunen, at salget kan fremskyndes, så mindst muligt lejetab undgås. Der er derfor indhentet tilbud på salg af ejendommen fra ejendomsmæglerne HOME, Danbolig og EDC mæglerne. Tilbuddene skal gennemgås, og Blåkildegårds afdelingsbestyrelse skal tage stilling til, hvem der er mest egnet til at varetage salgsopgaven. Vi forventer, at salget kan afsluttes hurtigst muligt ved et passende prisleje. Ved salget overgår lejeindtægterne på kr. årligt af areal med antennemast til den nye ejer. s bestyrelse gav i kr. som støtte til købet af ejendommen. Når salget er afsluttet, vil beløbet blive tilbagebetalt til selskabet. 19. Afdeling 1903, Taastrupgaard Ny udlejningsaftale med kommunen På sidste organisationsbestyrelsesmøde blev der orienteret om, at den indgåede aftale med Høje-Taastrup Kommune omkring fleksibel udlejning i afdeling 1903, Taastrupgaard skulle genforhandles. Aftalen er nu forhandlet færdig med kommunen, og kommunalbestyrelsen har på deres møde den 27. januar 2015 godkendt aftalen med de kriterier, der tidligere er godkendt af organisationsbestyrelsen. 23/37

24 Kommunalbestyrelsen har tiltrådt kriterierne i fleksibel udlejning men har dog afvist at dække tab ved fraflytning på den baggrund at der bør findes en normalisering af de fleksible udlejningsregler sted, hvorfor dette punkt er bortfaldet i aftalen. Kommunen ønsker heller ikke, som foreslået, en aftrapning heraf over 2 år. Den nye aftale er gældende indtil udløbet af Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager indstillingen til efterretning 20. Afdeling 1903, Tåstrupgård Videoovervågning af området ved Hytten Der har været afholdt møde i den boligsociale styregruppe som har besluttet, at Hytten skal have en ny anvendelse. På den baggrund har afdelingsbestyrelsen vedtaget, at der straks skal etableres en videoovervågning af området, da der eventuelt kan forekomme uhensigtsmæssige hændelser, der kan være nyttige at have videodokumentation af. Der er indhentet tilbud, der indeholder en videoovervågning af hele området ved Hytten og omkringliggende områder med 13 kameraer. Tilbuddet er på kr. ekskl. moms og dette vil garantere en tæt overvågning af området. Styrergruppen for klubber og afdelingsbestyrelsen for Taastrupgaard besluttede, at iværksætte videoovervågningen inden Hytten tages i brug af en ny forening, og at dette udføres som en uforudset udgift og konteres på konto Afdeling 1903, Tåstrupgård Facaderenovering og vinduesudskiftning m.m. Administrationen har modtaget det endelige prisoverslag på facaderenovering og vinduesudskiftning m.m. Inddækning af altaner ca. 75 mio. kr. Nye vinduer ved altaninddækning (kan evt. undværes) ca. 30 mio. kr. Nye vinduer bagfacade ca. 28 mio. kr. Gavlisolering ca. 35 mio. kr. Facadeisolering ca. 28 mio. kr. Dette projekt kræver en investering på ca. 200 mio. kr. alt inklusiv. 24/37

25 Der er forespurgt i KAB s økonomiafdeling om et overslag, og hvad dette vil betyde af huslejestigning. Hvis hele renoveringen vedtages, vil det medføre en huslejestigning på ca %. Dette vil der blive orienteret om på afdelingsmødet den 28. april 2015, hvorefter der træffes beslutning om renoveringen. Til orientering har Taastrupgaard en friværdi på ca. 50 mio. kr. Derfor skal alle lån have kommunal garanti, og derudover skal lånene være banklån, der har en væsentlig højere rente end realkreditlån. 22. Afdeling 1903, Tåstrupgård Brochure om Taastrupgaard Administrationen har i samarbejde med afdelingsbestyrelsen haft møder med MJ Consulting, der har undersøgt hvilke muligheder der er for udarbejdelse af en brochure omkring muligheder og realiteter i Taastrupgaard. Der er accept fra diverse annoncører, så der kan fremstilles en 12 siders brochure. Styregruppen er indkaldt til telefonmøde med en journalist, og medio maj er det færdige arbejde klar til præsentation. Organisationsbestyrelsen vil modtage et passende antal eksemplarer, når projektet er færdigt. 23. Afdeling 1903, Taastrupgaard Organisationsændring - Driftskontoret Efter afholdelse af sygdomssamtaler er sygefraværet faldet, og det er italesat at et højt sygefravær ikke er foreneligt med en ansættelse som servicemedarbejder i Taastrupgaard. Det er opstarten til et projekt, hvor servicemedarbejderne er en vigtig funktion i lokalisering af problemer i boligerne. Dette skal nedbringe håndværkerudgifterne med ca kr. og samtidigt give servicemedarbejderne en mere varieret arbejdsdag med flere udfordringer. 25/37

26 Ejendomslederassistenten har opsagt sin stilling i Taastrupgaard, og fortsætter sit virke i AKB, Stjernen på Frederiksberg. Ansættelsesproceduren er påbegyndt, og det forventes, at der kan ansættes en ny ejendomslederassistent ultimo april med start 1. juni Afdeling 1903, Taastrupgård Status på den boligsociale helhedsplan Arbejdet med den nuværende boligsociale helhedsplan i Taastrupgaard der løber til og med juni 2016, bevæger sig nu ind i projektperiodens sidste fjerdedel. Udover det løbende arbejde med evaluering, afrapportering til Landsbyggefonden mv. er der således aktuelt øget fokus på helhedsplanens indsatser; hvad virker, og hvor kan vi gøre det bedre? Der er på ledelsesniveau lagt vægt på, at helhedsplanen udfoldes i et ligeværdigt samarbejde mellem afdelingsbestyrelse, drift, frivillige beboere og det boligsociale team, og det er den generelle opfattelse at der blandt interessenterne er god opbakning til projektet, hvilket også afspejles i helhedsplanens aktiviteter. Metodisk tages der afsæt i en anerkendende tilgang, hvor det i høj grad er beboernes egne ønsker og idéer, samt deres engagement, der er drivkraften i de enkelte aktiviteter, der ofte organiseres omkring mindre arbejdsgrupper eller udvalg, hvor de boligsociale medarbejdere har en understøttende og faciliterende rolle. Blandt flere af sådanne aktiviteter kan nævnes: - Etablering af tilbud til afdelingens knallertdrenge en værkstedscontainer - Naboskaberne en projektlederuddannelse til beboere - Kommunikation; En ungdomsredaktion, udgivelse af nyhedsbreve, ny hjemmeside m.v. - Lommepengeprojekt Gårdens Drenge, der indgår i driftsopgaver - Etablering og drift af et motionsrum for alle afdelingens beboere Derudover investeres der fortsat en del ressourcer i forbindelse med fritidsjobindsatsen, der omhandler vejledning af unge og virksomhedsopsøgende arbejde. Som noget nyt er der nu taget initiativ til et tværgående samarbejde mellem helhedsplanerne i kommunen på dette felt, hvilket muligvis kan afføde øget samarbejde omkring andre fælles målsætninger. Overordnet set fungerer samarbejdet med Høje-Taastrup Kommune godt blandt andet kan man fremhæve samarbejdet med Selsmoseskolen, Sprogcenterhytten samt Ungecaféen der havde opstart i efteråret Særligt samarbejdet med Ungecaféen har udviklet sig positivt, hvilket er til stor glæde for målgruppen af de årige. 26/37

27 De seneste måneder har kommunen udfoldet flere sundhedsfremmende aktiviteter i afdelingen, og der er også på dette område et tydeligt potentiale for synergieffekter. I forhold til aktiviteter der retter sig mod afdelingens ledige, er der dog rum til forbedring, og en styrket indsats på dette område, eventuelt i form af en fremskudt enhed fra Jobcenteret, står fortsat øverst på den boligsociale ønskeliste. Et andet område, der med fordel kunne opprioriteres i det fremadrettede samarbejde mellem Høje-Tåstrup Kommune og helhedsplanen, omhandler indsatser der retter sig mod særligt udsatte familier; mere opsøgende arbejde og fokus på styrket forældresamarbejde. 25. Afdeling 1903, Taastrupgaard Status renovering af badeværelser, etape I og II På seneste organisationsbestyrelsesmøde i september 2014 blev organisationsbestyrelsen orienteret om afslutningen på etape II. Den sidste af de 4 deletaper, etape 2d, blev afleveret den 17. juni Der udføres de obligatoriske svigteftersyn i den rækkefølge, som etaperne er afleveret. Efter aftale med Landsbyggefonden er etapen blevet afsluttet med et status-regnskab, som tidligere er fremsendt til Landsbyggefonden. I forlængelse af afslutningen af etape II er der udarbejdet forslag til samlet byggeregnskab for etape I og II med skæring den 31. december Regnskabet er opdelt i et støttet delregnskab og et ustøttet delregnskab. Byggeregnskaberne er gennemgået med ejendomslederen, hvor også renoveringssagens processer bliver evalueret. Etape II, ustøttet Budget Regnskab Afvigelse Håndværkerudgifter kr kr kr. Omkostninger kr kr kr. Samlet anskaffelsessum, ustøttet kr kr kr. 27/37

28 Afvigelsen i forhold til det oprindelige budget skyldes hovedsagelig en overskridelse af udgiften til håndværkerudgifter, til rådgiverhonorar og beboerassistancen. Yderligere er indekseringen medtaget i regnskabet men ikke i budgettet. Dette modsvares til dels af en reduceret udgift til byggelånsrenter, og vinterforanstaltninger. Etape II, støttet Budget Regnskab Afvigelse Håndværkerudgifter kr kr kr. Omkostninger kr kr kr. Samlet anskaffelsessum, støttet kr kr kr. Afvigelsen skyldes hovedsagelig en besparelse på andelen af støttede arbejder, byggelånsrenter og vinterforanstaltninger. Dette modsvares til dels af øgede udgifter til indekseringen er medtaget i regnskabet til beboerassistancer og øget rådgivning. Efter revision af regnskabet og gennemgangen med ejendomslederen vil byggeregnskabet blive fremlagt til organisationsbestyrelsens godkendelse inden endelig udarbejdelse af skema C-ansøgning til Landsbyggefonden og Høje-Tåstrup Kommune. 26. Afdeling 1903, Taastrupgaard ombygning af centerbygning til ny genbrugsstation Organisationsbestyrelsen blev senest orienteret om, at der blev søgt et forlig vedrørende betaling for mangler i konkursboet efter NTC-entreprise. Der er indgået forlig, og de sidste mangler er afhjulpet. Byggesagen er finansieret af forsikringserstatningen og egne midler, og medførte derfor ikke huslejestigning. Det indstilles, af organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 27. Afdeling 1903, Taastrupgaard status om solceller 28/37

29 Grand Opening af solcelleanlægget i Taastrupgaard blev en stor succes med deltagelse af mange ledende skikkelser fra KAB. Administrerende direktør Jens Elmelund stod i spidsen sammen med Høje-Taastrups borgmester Michael Ziegler, der deltog sammen med mange af beboerne i Taastrupgaard og de inviterede gæster. Det blev en skøn dag som sluttede med en stor middag for alle beboerne. Der blev serveret ca. 250 måltider mad med tilhørende drikkevarer. KAB ved Center for Kommunikation deltog, og der vil efterfølgende komme en større artikel i KAB bladet. TV2 Lorry var også til stede, og det blev til et nyhedsindslag på ca. 3,30 min. Solcelleanlægget blev overdraget til AKB, Taastrupgaard torsdag den 26. marts 2015 med meget få fejl og mangler. Budgettet på 15 mio. kr. blev overholdt, og byggeregnskabet udarbejdes snarest af projektleder Jan Cronqvist fra KAB, Center for Byggeri, og vil efterfølgende blive forelagt organisationsbestyrelsen til godkendelse. 28. Afdeling 1903, Taastrupgaard status for nedgravningscontainer Der er afholdt første møde med projektleder fra KAB, Center for Byggeri, og administrationen modtog stor ros for det meget gennemarbejdede oplæg til etableringen af nedgravningscontainere. Projektlederen har modtaget projektmaterialet til gennemgang og tager derefter kontakt til Dominia for at forhandle projektlederkontrakt. Når denne fase er overstået, skal der udarbejdes udbudsmateriale, og der skal godkendes materialer. Derefter bliver udbudsmaterialet udsendt til relevante entreprenører. Organisationsbestyrelsen vil løbende blive orienteret, og det anbefales, at der snarest nedsættes en styregruppe som er klar, når projektet er godkendt til næste fase. 29. Serviceramme status For alle tre afdelinger gælder det, at arbejdet med servicerammerne er igangsat men endnu ikke endeligt færdiggjort. Administrationen har færdiggjort udkast, som er til behandling i de 29/37

30 respektive afdelingsbestyrelser. Arbejdet forventes dog tilendebragt i løbet af sommeren, og materialet vil på efterårsmødet blive endeligt præsenteret for organisationsbestyrelsen. 30. Skabeloner til nye reglementer KAB vil gerne bidrage til bedre trivsel og naboskab i afdelingerne, blandt andet ved at gøre det let for beboerne at forstå, hvad det vil sige at være en god nabo. Derfor har KAB i forbindelse med projekt En hånd til alle arbejdet med skabelon til en ny husorden. Alle afdelinger kan frit benytte og tilpasse skabelonen til de lokale forhold. Skabelonen tager udgangspunkt i nogle simple leveregler for godt naboskab, og er skrevet i et positivt sprog. I en del afdelinger har der gennem årene sneget sig elementer ind i husordenerne, som egentlig hører til enten i råderetskataloget eller vedligeholdelsesreglementet. Det kan derfor være en god idé også at se nærmere på disse reglementer i arbejdet med husordenen, så der ikke er bestemmelser, der forsvinder. Der er ligeledes udarbejdet skabeloner til vedligeholdelsesreglementet, råderetskataloget og installationsretten. Materialet fremsendes i trykt form til afdelingsbestyrelserne med Boligselskabet AKB, Taastrups logo, og kan desuden ses på KAB s hjemmeside under Om KAB // Projekt // En hånd til alle // Husorden. KAB er behjælpelig med input til, hvordan der sikres et holdbart kvalitetsprodukt tilpasset den enkelte organisation og afdeling samt med konkret udformning af selve reglementerne. Bilag 9: Husorden Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen om udsendelse af materiale vedrørende nye reglementer til efterretning. 31. Guidelines for sociale viceværter i KAB For at skabe rammer om de sociale viceværters arbejde er der blevet udarbejdet en række guidelines for sociale viceværter i KAB. Disse guidelines har to formål: 1. At formulere nogle retningslinjer for det arbejde, som sociale viceværter i KAB udfører. De sociale viceværter arbejder meget tæt på beboerne og er ikke myndighedspersoner. De arbejder i et gråzoneområde og er ofte nødt til selv at vurdere, hvad den bedste løsning er for den beboer, de skal hjælpe. Derfor er det 30/37

31 nødvendigt med nogle fælles retningslinjer, som kan danne udgangspunkt for de sociale viceværter i deres arbejde. 2. Vejledning for boligafdelinger, der ønsker at ansætte en social vicevært. Det kræver nogle særlige faglige kompetencer og personlige egenskaber at fungere godt som social vicevært. Der er allerede nogle erfaringer på området, som boligafdelinger, der ønsker at ansætte en social vicevært, kan gøre brug af. Flere boligafdelinger i KAB-fællesskabet har allerede ansat sociale viceværter i den lokale drift. Deres rolle er både at have direkte kontakt til beboere, der har brug for hjælp f.eks. omkring økonomi, at brobygge til kommuner og andre myndigheder og hjælpe den lokale drift og boligselskab i f.eks. restancesager eller nabokonflikter. De opstillede guidelines er udarbejdet på baggrund af de praktiske erfaringer, de sociale viceværter i KAB-fællesskabet allerede har gjort. Derudover er de blevet kvalificeret af en jurist med særlig indsigt i det socialfaglige område. Bilag 10: Guidelines for sociale viceværter 32. Forsikringsstatistik fra Willis Forsikringsskader i boligorganisationen behandles af KAB i samarbejde med forsikringsmæglerfirmaet Willis, der forestår kontakten til forsikringsselskabet. Willis udarbejder hvert år en statistik over boligorganisationens forsikringsskader i relation til bygningsforsikringen. Statistikken giver et overblik over de typer af skader, der har været i den forudgående 4-årige periode og omkostningerne til udbedring af disse. Statistikken kan være et nyttigt redskab i relation til at give et overblik og dermed forebygge nye skader. Bilag 11: Forsikringsstatistik for boligorganisationen Bilag 12: Forsikringsstatistik for KAB-fællesskabet samlet /37

32 33. Elektronisk håndtering af syn E-syn KAB er nu så langt, at vi er klar til at indføre elektronisk fraflytningssyn på alle ejendomskontorer. Det forventes at ske i perioden januar 2015 til juni Udgiften til udviklingen af E-syn er indeholdt i administrationsbidraget. E-syn leveres på en tablet, som er let for synsmedarbejderen at håndtere under synet. Hvis der ikke er adgang til en tablet på ejendomskontoret, er der mulighed for at ombytte sin PC til en tablet, der både kan anvendes til E-syn og som daglig it-arbejdsplatform. Indførelsen af E-syn kan dermed ske uden omkostninger for afdelingen. Ved E-syn bliver både forberedelse og efterbehandling automatiseret, og giver dermed en tidsbesparelse. Vurderingen er, at ovennævnte tidsmæssige besparelse vil være minutter pr. syn. Endelig vil indførelsen af E-syn medføre en mere ensartet synsprocedure og højere kvalitet i synsrapporterne, hvilket kan betyde færre tabte sager. Oplæring i E-syn vil foregå på de lokale ejendomskontorer som sidemandsoplæring. Hvis ejendomskontoret ønsker at anskaffe en særskilt tablet til E-syn, leveres én tablet i implementeringsfasen til halv pris svarende til kr. inkl. moms. Herefter vil den årlige udgift til vedligeholdelse, forbindelse og support udgøre kr. inkl. moms. KAB arbejder i forlængelse af E-syn for fraflytning på at inkludere indflytningssyn i ordningen. Der er ligeledes taget højde for, at løsningen på sigt kan integrere en prisdatabase. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen om E-syn til efterretning. 34. Orientering om udbetaling Danmark Udbetaling Danmark blev etableret i 2010 og drives af ATP i Hillerød. Ideen er at samle offentlige udbetalinger ét sted for at opnå effektiv og ensartet behandling af borgerne. I marts 2013 overtog Udbetaling Danmark ansvaret for fastsættelse og udbetaling af den individuelle boligstøtte (boligsikring og boligydelse). Udbetaling Danmark trækker data om den enkelte almene bolig fra et centralt huslejeregister, kaldet Boligportalen. Den er oprettet i Landbyggefondens regi som en udbygning til det eksisterende register over alle almene boliger - Alle boligorganisationer skal indberette til Boligportalen. KAB leverer data til det nye register og 32/37