Indkøbspolitik for Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse

Transkript

1 Indkøbspolitik for Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse Sekr.j.nr Den 20. januar 2003 ATD/Indkøbspolitik for ministerområdet ver 8 Indkøbspolitik for Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse 1. Formål Indkøbspolitikken fastlægger de overordnede retningslinier og rammer for indkøbsdispositioner inden for Indenrigs- og Sundhedsministeriets ministerområde. For at effektivisere indkøb inden for ministerområdet fastsættes procedurer for koordinerede indkøb. Grundprincippet i ministerområdets fælles indkøbspolitik er, at der på centralt hold i ministeriet gennemføres koordinerede indkøb / indgås aftaler om koordineringskøb på områder, hvor det er fordelagtigt for ministerområdet. Derimod gennemføres det enkelte indkøb decentralt i de enkelte institutioner indenfor de centralt fastsatte aftaler og leverandør begrænsninger. Ved indkøbsdispositioner tilstræbes optimale besparelser og betingelser i form af lave priser, rabatter fra leverandører, kvalitet, betalingsbetingelser, service osv. Indkøb skal i størst muligt omfang foretages som elektronisk indkøb for at minimere manuel håndtering af papirbilag, fakturaer ect. Indkøbsfunktionen skal koncentreres og professionaliseres, også i den enkelte institution. Indkøbsprocesser og organisering tilrettelægges således at fordele ved fællesindkøb på institutions- og ministerområdeniveau optimeres m.h.t. priser, produkter og leverandører og altid foregår under overholdelse af gældende love og regler i Danmark og EU. Herunder i særdeleshed regler på udbudsområdet 2. Resultatmål Den gennemsnitlige rabatprocent for alle indkøb i ministerområdet bør ligge på mindst % i forhold til vejledende udsalgspris. Antallet af kreditordage skal i gennemsnit være over 30 dage. Antallet af leverandører søges reduceret.

2 Volumen for fællesindkøb i ministerområdet øges med 10 % over en 4-årig periode. 3. Generelle retningslinier for indkøbspolitikken 3.0 Generelt Indkøbspolitikken omfatter alle indkøb foretaget inden for ministerområdet. Indkøb skal derfor foregå inden for de til enhver tid foreliggende indkøbsaftaler. Derudover skal gældende regler følges ved indkøb herunder bevillingsregler, regnskabsregler, EU-regler, regler for miljø- og energihensyn, regler vedr. grønne indkøb osv. Der er krav om planlægning af større indkøb for at muliggøre koordinerede anskaffelser. Med henblik på at kunne rapportere og dokumentere efterlevelsen af indkøbspolitikken herunder opnåede besparelser og yderligere koordineringsmuligheder skal der etableres registrering og rapportering fra institutioner af mængde af indkøb på fælles indkøbs interessante områder. F.eks. i forbindelse med indførelse af Navision Stat. 3.1 Indkøbsaftaler De til enhver tid foreliggende indkøbsaftaler skal altid anvendes ift. følgende prioritering, idet prioriteringen er udtryk for, hvor der opnås de laveste priser: 1. Obligatoriske aftaler indgået for staten som helhed. 2. Aftaler indgået for ministerområdet. 3. Aftaler indgået af SKI eller billigere alternativ. Ift. ovenstående aftaleformer gælder i øvrigt følgende: a) Der er pligt til altid at anvende aftalerne under punkt 1 og 2. (Eksempel: aftaler vedr. telefoni, flyrejser, drivmidler og stillingsannoncer) b) For punkt 3 gælder, at der ikke er pligt til at anvende SKI-aftaler, hvis der kan findes billigere leverandør. Opmærksomheden henledes dog på, at brug af rammeaftaler under SKI afløfter forpligtelse til udbud. 2

3 c) Foreligger ingen aftale for en given vare eller ydelse, er man som udgangspunkt frit stillet mht. valg af leverandør dog under hensyntagen til gældende regler bl.a. vedr. udbud. Køb af ensartede varer, tjenesteydelser og materiel betragtes som een samlet ordre i relation til udbudsregler. I de tilfælde, hvor der kan findes en billigere løsning end anvendelse af SKI-aftale, bør det overvejes, om der skal indgås en aftale med en eller flere leverandører mhp. bedre priser/rabatter. Dette gælder også, hvor der ikke foreligger en indkøbsaftale. Indgåelse af en indkøbsaftale skal i givet fald søges koordineret for hele ministerområdet og evt. også med andre ministerier. Koordinering foretages af ministeriets indkøbschef. Som hovedregel gælder i øvrigt, at udbudsforretninger skal søges koordineret for hele ministerområdet, hvor dette er muligt og hensigtsmæssigt. Koordinering foretages enten af ministeriets indkøbschef eller af en for pågældende anskaffelse udpeget ansvarlig institution. Endelig tilstræbes der indgået koordineringskøbsaftaler med andre ministerområder feks i de tilfælde, hvor en sådan mulighed fremgår af eksisterende rammeaftaler, og hvor der derved kan opnås en yderligere købsbetinget rabat. Ved sådanne koordineringskøbsaftaler forpligter ministerområdet sig som helhed til at købe for et aftalt årligt beløb mod til gengæld at få denne yderligere rabat på forhånd. Koordineringskøbsaftaler medfører således, at ministerområdets valgmuligheder på de omhandlede varegrupper indskrænkes. Koordineringskøbsaftaler indgås af ministeriets indkøbschef. 3.2 Standardisering af indkøb For at optimere indkøbene i ministerområdet er det afgørende, at standardisering indtænkes i videst muligt omfang i forbindelse med indkøb. Standardisering giver mulighed for stort volumen og dermed potentielt større rabatter, ligesom standardisering i anvendelse af f.eks. kopimaskiner, pc-udstyr, software osv. kan være med til at minimere antallet af serviceaftaler samt lette arbejdet for de interne serviceafdelinger. Der er derfor også et besparelsespotentiale mht. følgeomkostningerne på nævnte anskaffelser. Standardisering medfører videre en reduktion 3

4 i antallet af leverandører på en given vare eller ydelse. Kun hvor der er særlige hensyn, bør der indgås aftaler med mere end én leverandør. Det anbefales den enkelte institution at lave en politik om standardisering af anvendelse af bestemte produkter, mærker, modeller og versioner. Tilsvarende gælder, at en eventuel fælles ministeriel politik om standardisering skal følges. 3.3 Internet og e-handel Anvendelse af Internet og e-handel er et hjælpemiddel til at effektivisere indkøbene. Der er derfor et mål, at e-handel anvendes på så mange køb som muligt. Jf. Finansministeriets cirkulære om indkøb i staten gælder Enhver institution skal, hvor det er muligt og økonomisk fordelagtigt, benytte elektronisk handel til indkøb. Som e-handelsredskaber benyttes primært Den Offentlige Indkøbsportal (DOIP), der er en del af den generelle portal gatetrade.net På denne indkøbsportal, der dækker alle offentlige indkøbere og deres leverandører, kan alle få adgang til et fælles leverandørkatalog. Med det fælles katalog får en indkøber således adgang til alle de varer, der ligger på portalen, til leverandørens listepriser, inkl. Ministerområdets egne aftaler og SKI rammeaftaler. I praksis er der oprettet en for ministerområdet gældende del af DOIP, hvorpå der lægges de for ministerområdet særlige gældende aftaler om rabatter (kundespecifikke aftaler). Ministerområdet har som en forudsætning for anvendelse af den Offentlige Indkøbsportal indgået en særskilt tilslutningsaftale med Gatetrade.net, der har det overordnede ansvar for portalen. Indkøbschefen vurderer de kontraktlige elementer og priser for ydelser på portalen mm i forbindelse med underskrift af tilslutningsaftale. Implementeringsfase 1 for ministerområdets anvendelse af den Offentlige Indkøbsportal startede maj 2002 og er forløbet indtil udgangen af november I denne fase er fokuseret på implementering af et begrænset antal varegrupper i departementet og i to styrelser (Lægemiddelstyrelsen og Sundhedsstyrelsen), hvor de involverede medarbejdere opbygger et specifikt erfaringsgrundlag og medvirker til at sikre et velfungerende varekatalog med begrænset funktionalitet. 4

5 Implementeringsfase 2 er startet i december 2002, hvorefter øvrige myndigheder og institutioner i ministerområdet etapevis skal igangsætte brug af Den Offentlige Indkøbsportal gennem implementering de af pilotmyndighederne afprøvede varegrupper. Samtidig hermed implementeres yderligere varegrupper og leverandører, efter indledende implementering i de nævnte pilotmyndigheder. Ved anvendelse af Internet og e-handel forventes større mulighed for at forenkle og omlægge bl.a.: Afgivelse af ordrer/bestillinger Modtagelse, registrering, kontrol og bogføring af fakturaer Modtagelse, registrering og kontrol af varer og ydelser Betaling af leverandør på baggrund af faktura osv. Endelig overvejes, afhængig af organiseringen af indkøbsfunktionen inden for ministerområdet, om der kan være grundlag for etablering af en fælles e-handelsplatform for ministerområdet. 3.4 Særlige hensyn I overvejelserne om indkøb og indgåelse af aftaler skal en række forskellige hensyn indgå. Nogle eksempler på sådanne hensyn er: Miljø For Indenrigs- og Sundhedsministeriets indkøb som for indkøb i staten i øvrigt gælder Cirkulære om miljø- og energihensyn ved statslige indkøb nr. 26 af 7. februar Der er således pligt til at inddrage miljøhensyn ved indkøb af produkter og tjenesteydelser på lige fod med f.eks. pris, kvalitet, leveringsbetingelser mm. Miljøhensynet er knyttet til hele produktets eller ydelsens livsforløb fra råvareudvinding over produktion og anvendelse og til bortskaffelse. De enkelte institutioner har hver udarbejdet en handlingsplan for miljø/energiaspekter i forbindelse med indkøb. Disse enkelte handlingsplaner bør søges harmoniseret. Arbejdsmiljø Omhandler de betingelser produktet eller ydelsen er produceret under af arbejdsmiljømæssig karakter. Leverandører skal selvfølgelig overholde gældende love og regler, men det kan også indgå i overvejelser- 5

6 ne, at en leverandør har formuleret arbejdsmiljøpolitik for såvel fysisk som psykisk arbejdsmiljø. 4. Indkøbsparametre 4.0 Generelt Følgende parametre skal principielt indgå i overvejelserne ved ethvert indkøb: Indkøbstype Priser (herunder mulige rabatter) Mængde (i relation til rabat og lageromkostninger) Indkøbsfrekvens Kvalitet Betalingsbetingelser Service Leverandørvurdering (herunder leveringstid og sikkerhed, kontraktbindinger, reklamationspolitik og arbejdsmiljø) Evt. EU udbud / indkøb Miljø (jf. punkt 3.4) Parametrene vurderes enkeltvis og i sammenhæng, afhængig af det aktuelle indkøb. I det følgende beskrives indkøbsparametrene yderligere Indkøbstype Af hensyn til vurderingen af besparelsespotentialerne ved mulige koncernindkøb skal indkøbstypen tages i betragtning. Principielt kan der skelnes mellem komplekse og simple indkøb: Simple indkøb dvs. indkøb der ikke forudsætter særlig faglig viden. Omfatter standardvarer til almindeligt forbrug som f.eks. skriveredskaber, papirvarer, forbrugsstoffer til printere og kopimaskiner. Komplekse indkøb dvs. indkøb der forudsætter særlig faglig viden. Kan omfatte indkøb af varer og tjenesteydelser der er unikke 6

7 og/eller skal specialtilpasses konkrete, specifikke behov. Det kan f.eks. være IT-ydelser, konsulentbistand eller særligt laboratorieudstyr. For så vidt angår simple indkøb vil det ofte være nemt at indhente besparelser i form at lavere priser og rabatter, idet simple indkøb vil være lette at samordne og dermed skabe et stort volumen på. Simple indkøb vil derfor med fordel kunne centraliseres. For komplekse indkøb kan det i udgangspunktet være lidt sværere at opnå de samme besparelser, da de behov, indkøbene skal dække, umiddelbart er forskellige. Besparelserne kan dog ofte opnås ved at indtænke standardisering også i komplekse indkøb. Endelig udelukker kompleksiteten ikke, at indkøbene foretages af en central koncernindkøbsfunktion, eller at der etableres aftaler med leverandører. 4.2 Priser og rabatter Prisen omfatter anskaffelsespris, driftsomkostninger og levetidsomkostninger. I overvejelserne om prisen bør derfor indgå f.eks. udgifter til vedligeholdelse, til feks opgradering af programmel eller f.eks. helt basalt, hvor lang levetiden er for produktet Et afgørende element er muligheden for rabatter. Rabatter gives som: Kvantumrabatter Rabatter ved hurtige indkøb Kontantrabatter Kvantumrabatter skal udregnes som en rabat, der gives for den købte mængde inden for en nærmere aftalt periode typisk et år disse betegnes volumenrabatter pr. tid. Rabatter der gives for hurtigt køb kan overvejes, hvis det kan dokumenteres, at rabatten overstiger omkostningerne til finansieringen og opbevaringen til produktet tages i anvendelse (lageromkostninger) Kontantrabatter bør altid overvejes, hvis der er mulighed herfor. Rabatten skal overstige den rente, der betales som følge af tidligere betaling. Den samlede omkostning forbundet med at betale tidligere skal være mindre end den samlede omkostning forbundet med at vente med betalingen til sidste betalingsdag heri indregnet den rente, der 7

8 må betales som følge af, at rabatten fravælges, og at finansieringsbehovet bliver større. Det kan som hovedregel næsten altid betale sig at udnytte kontantrabatter. 4.3 Mængder Størrelsen af mængden for indkøb skal i første omgang overvejes ifm. opnåelse af kvantumrabat. Selv i de tilfælde hvor der er indgået en aftale om volumenrabat over et fastsat tid, bør man i periodens afslutning overveje, om det kan betale sig at købe ekstra ind for at opnå en større rabat. Dette kan meget vel være tilfældet, hvis rabatten også gives for en række tidligere køb inden rabatperioden. Udgangspunktet er dog normalt indkøb efter just-in-time princippet for at undgå finansiering af lagre. Lagre kan dog accepteres, hvis det kan dokumenteres, at rabatten er større end finansieringsomkostningerne og at praktiske hensyn begrunder en vis lagerbeholdning. Dokumentation er dog en forudsætning. 4.4 Indkøbsfrekvensen Til overvejelserne om mængder og lagre knytter sig også overvejelser om indkøbsfrekvens. Hyppige indkøb medfører, at de samlede transaktionsomkostninger bliver relativt store. Transaktionsomkostningerne bør derfor sammenstilles med eventuelle lageromkostninger, samt en eventuel opnåelse af mængderabat. 4.5 Kvalitet Kvalitet er vanskelig at definere, hvorfor kvaliteten oftest afspejles i de krav, man som køber stiller til produktets specifikationer og ydelser. Herunder f.eks. opfyldelse af gældende standarder. Der er normalt en direkte sammenhæng til prisen. I forbindelse med iværksættelsen af et indkøb skal man gøre sig klart, hvilke krav man stiller til kvaliteten. Med mindre særlige krav gør sig gældende accepteres som generel norm, at der købes efter godt nok princippet altså køber den økonomisk billigste vare, der opfylder de krav man har stillet, såvel funktionelt som teknisk. 8

9 Betaling Den umiddelbare overvejelse ifm. betaling af leverandøren er, at betalingen bør kunne foretages elektronisk, hvilket langt de fleste leverandører kan modtage. Det kræver blot en bankkonto eller en girokonto. Betalinger ved check skal som hovedregel undgås, da den er dyr. En anden overvejelse vedrører leverandørkredit. Som udgangspunkt bør leverandørkreditter være så lange som muligt, da det sparer finansieringsomkostninger. Mere konkret gælder, at der kun i helt særlige tilfælde bør accepteres en betalingsfrist på mindre end 30 dage netto. Man bør i almindelighed tilstræbe mindst løbende måned + 30 dage. Overvejelserne bør kobles med mulige rabatter herunder især kontantrabat. Endelig gælder som hovedregel, at betalingen af leverandøren ikke bør finde sted tidligere eller senere end sidste betalingsdag jf. dog ovenfor om kontantrabat. I forlængelse af dette skal det særligt understreges, at Budgetvejledningen ikke åbner mulighed for anvendelse af forudbetaling i staten. 4.6 Service Service bør opfattes som en del af varen eller ydelsen, også selv om der indgås særlige aftaler, hvor service er en tillægsydelse. Prisen for service bør derfor også opfattes som en del af prisen for varen eller ydelsen. I vurdering af service bør især indgå leverandørens kapacitet mht. faglig kvalitet, størrelsen af beredskab, og at der f.eks. er en vedtaget politik for, hvor længe der må gå fra kundens henvendelse, til afhjælpning er foretaget. 4.7 Leverandørforhold Der skal ifm. valg af leverandører først og fremmest tages stilling til antallet af leverandører på det samme produkt eller den samme ydelse. Jf. ovenfor bør man kun vælge flere leverandører, hvis en leverandør ikke kan levere hele produktet eller den samlede ydelse, eller hvis der er risiko for at blive afhængig af en bestemt leverandør. Ift. den enkelte leverandør bør følgende overvejelser gøres: 9

10 Leveringstid Leveringssikkerhed Bindingsperiode Reklamationsbehandling Leveringstiden bør være så kort som mulig. Leveringssikkerheden berører leverandørens interne logistik og især forholdet til eventuelle underleverandører. Ift. leveringssikkerheden skal opmærksomheden særlig rettes mod, om der handles direkte med producenten eller med mellemhandlere. Bindingsperiode dvs. den periode hvori en given kontrakt er bindende for kunde og for leverandør bør være afpasset efter en afvejning mellem den opnåelige pris og den mistede fleksibilitet, som binding til en bestemt leverandør giver. Reklamationsbehandling fra leverandøren bør være kendetegnet ved en vedtagen politik, som kunder kan tage stilling til på forhånd. Kravet er, at reklamationer skal behandles hurtigt. Som hovedregel gælder: Fejl eller mangler ved varen eller ydelsen skal udbedres omgående, eller der skal foretages en ombytning. Garantiforpligtelser skal dækkes af den direkte leverandør og bør således ikke accepteres videresendt til evt. underleverandører. Opkrævning af for høj pris skal reguleres inden betaling, eller det for meget opkrævede og betalte skal returneres omgående. Kun ifm. leverandører der handles med ofte mindst en gang om måneden bør man acceptere kreditnota. 5. Organisation Med virkning fra 1. august 2001 blev der oprettet en ny stilling som indkøbschef for Sundhedsministeriets område. Ved etableringen af Indenrigs- og Sundhedsministeriet overgik indkøbschefen til det ny ministerområde. Indkøbschefen er placeret fysisk i departementets sekretariat. Opgaver og organisering fremgår af indkøbschefens stillingsbeskrivelse. 10

11 Med udgangspunkt i koncernindkøbspolitikken for Indenrigs- og Sundhedsministeriet skal indkøbschefen blandt andet: Kortlægge behov og koordinere fællesindkøb i ministerområdet Etablere, vedligeholde, formidle og foretage opfølgning vedr. indkøbsaftaler, herunder sikre at aftalerne indgås inden for de vedtagne rammer Udarbejde indkøbsanalyser og årlige indkøbsrapporter Gennemføre fælles udbudsforretninger som ansvarlig for udbudsog udliciteringsopgaver Fungere som ressource eller ansvarshavende for EU-udbud på vare- og tjenesteydelsesområdet i forhold til ministerområdet Rådgive vedr. spørgsmål om udbud og indkøb Administrere centralt koordinerede indkøbsområder, som telefoni/datakommunikation og flyrejser Indgå fælles koordineringskøbsaftaler dækkende hele ministerområdet Udvikle ministeriets e-handelsfunktioner og e-handelsindkøb, herunder forestå implementering af anvendelse af Den Offentlige Indkøbsportal (DOIP) i hele ministerområdet 11