Udbudsbetingelser vedrørende levering af annoncetegning, layout, trykning, adressering og distribution af magasinet Dit Blad til Aalborg Kommune

Transkript

1 Udbudsbetingelser EU-udbud vedrørende levering af annoncetegning, layout, trykning, adressering og distribution af magasinet Dit Blad til Aalborg Kommune Side 1 af 11

2 1 Indledning Nærværende udbud vedrører levering af annoncetegning, layout, trykning, adressering og distribution af (herefter benævnt Ordregiver). Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet) samt LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbuddet er bekendtgjort i Supplement til EU Tidende (TED), der kan findes på 2 Ordregiver Den ordregivende myndighed er: Aalborg Kommune Ældre- og Handicapforvaltningen Danmarksgade Aalborg herefter kaldet Ordregiver. Alle henvendelser vedrørende nærværende udbud, herunder spørgsmål mv., skal rettes til: Tolstrup & Hvilsted Att.: Per Tolstrup Livøvej 10a 8800 Viborg kontakt@tohv.dk der fungerer som Ordregivers rådgiver. 3 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af: Nærværende udbudsbetingelser Bilag 1 Kontrakt o Kontraktbilag A Kravspecifikation o Kontraktbilag B Tilbudsliste o Kontraktbilag C Aalborg Kommunes krav til annoncers indhold/karakter Side 2 af 11

3 Bilag 2 Tro og love erklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45 Bilag 3 Aktindsigt Bilag 4 Tjekskema Bilag 5 Konsortieerklæring Bilag 6 Underleverandørerklæring Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. Såfremt der findes at være mangler eller uklarheder, henvises til proceduren beskrevet i afsnit Den udbudte opgave, kontraktens varighed og de økonomiske rammer Nærværende udbudsbetingelser med tilhørende bilag beskriver de nærmere detaljer for kontrakten. Udbuddet omfatter levering/udførelse af ydelserne: annoncetegning/-salg layout trykning adressering og distribution af magasinet Dit Blad. Ældre- og Handicapforvaltningen står for alt redaktionelt indhold. Det vil sige artikler, fotos, faste infosider og interne annoncer. Ved interne annoncer forstås informationer fra Aalborg Kommune opstillet som annoncer. Magasinet udkommer 4 gange årligt, primo januar, 1. april, 1. juli og 1. oktober. Eksakt udgivelsesplan udarbejdes i samarbejde med vindende tilbudsgiver. Kontrakten indgås for en periode på 2 år fra kontraktunderskrift med mulighed for forlængelse i 2 x 12 mdr. Første udgivelse under den nye kontrakt forventes at være ca. 1. april Ordregiver forpligter sig i den angivne periode til at købe de af udbuddet omfattede ydelser hos den valgte tilbudsgiver på de i nærværende udbudsmateriale nævnte vilkår. For yderligere detaljer vedrørende krav til anskaffelsen henvises til Kontraktbilag A Kravspecifikation. 4.1 Målgruppen for Dit Blad Magasinet udsendes til borgere over 65 år og førtidspensionister samt til relevante medarbejdere på ældreområdet i Aalborg Kommune. Det må endvidere forventes, at pårørende til den primære målgruppe er bekendte med og i nogen grad læser Dit Blad. Derudover distribueres bladet til en række lægeklinikker og lign. Side 3 af 11

4 4.2 Opgavens mængder samt estimerede værdi/økonomiske ramme Oplaget er på eksemplarer pr. udgivelse med et sideantal på 44 sider, inkl. for- og bagside. Leverandøren skal indenfor de i Kontraktbilag 1 Tilbudslisten tilbudte priser for layout, trykning og distribution acceptere en afvigelse i antal magasiner pr. udgivelse på +/- 10 % fra i kontraktperioden. Se også pkt. 8 i Bilag 1 Kontrakt. Denne afvigelse er alene gældende for udgifter, hvorimod indtægter reguleres af kontraktens pkt. 9. Af de i alt eksemplarer skal ca stk. adresseres og distribueres til enkeltpersoner. Antallet vil naturligt svinge i forhold til afgang og tilgang af nye adresser, men er i hovedtræk fordelt således, at der er ca stk. i landområde og ca stk. i byområde. Af de resterende stk. er ca stk. fordelt på 150 serviceleveringer til eksempelvis lægehuse mv., hvor flere magasiner leveres til samme adresse. Derudover leveres ca. 150 stk. magasiner samlet til Aalborg Kommune til intern brug. Ordregivers nettoudgiftforbundet med udgivelsen af Dit Blad var i 2014 ca. kr ekskl. moms. Det oplyste forbrug er opgjort på baggrund af historisk data og er som følge heraf ikke forpligtende for Ordregiver. 4.3 Særligt vedrørende annonceindtægter Ved nettoudgift, jf. ovenstående 4.2, forstås de samlede bruttoomkostninger til de udbudte opgaver fratrukket de indtægter, som nuværende samarbejdspartner har opnået ved salg af annonceplads i Dit Blad og efterfølgende krediteret direkte til Ordregiver. Med dette udbud ønsker Ordregiver imidlertid at ændre den økonomiske model for Dit Blad. Således vil annonceindtægterne fremover fuldt ud tilfalde den vindende tilbudsgiver. Det bemærkes dog, at Ordregiver har en klar forventning om, at de forventede annonceindtægter som følge af denne økonomiske model afspejler sig i de priser tilbudsgiverne angiver i kontraktbilag B Tilbudsliste. Der gøres i denne forbindelse endvidere opmærksom på, at de tilbudte priser indgår i vurderingen af de indkomne tilbud med en vægtning på 60 70% jf. afsnit Annoncepriser Jf. ovenstående er det en del af den økonomiske model for udgivelsen af Dit Blad, at vindende tilbudsgiver har mulighed for at opnå en betydelig annonceindtægt. En annonceindtægt der i sagens natur afhænger af tilbudsgiverens evne til faktisk at sælge annonceplads og administrere efterfølgende betalinger mv. Med henblik på at understøtte denne økonomiske model og vindende tilbudsgivers incitament til at udbrede kendskabet til Dit Blad gennem effektivt annoncesalg, har Ordregiver besluttet, at priser for annoncer IKKE skal være reguleret af Ordregiver. Side 4 af 11

5 Det er således op til tilbudsgiverne, og i særdeleshed vindende tilbudsgiver, at fastsætte et markedsmæssigt attraktivt prisniveau for annoncer, der for pågældende tilbudsgiver medfører den størst mulige annonceindtægt. 5 Proces 5.1 Vejledende tidsplan Udbuddet gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan: Aktivitet Tidspunkt Udbudsbekendtgørelse fremsendes til TED 1. oktober 2014 Tidsfrist for at indsende spørgsmål til udbuddet 27. oktober 2014, kl Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål 5. november 2014 Tilbudsfrist 11. november 2014, kl Forventet udsendelse af underretning og påbegyndelse af standstill-periode 1. december 2014 Forventet kontraktunderskrift 12. december 2014 Kontrakten træder i kraft 1. januar 2015, således at første udgivelse er 1. april Spørgsmål til udbuddet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet bedes stillet skriftligt og skal rettes til den i afsnit 2 angivne kontaktperson fra Tolstrup & Hvilsted pr. , med emnet: "Spørgsmål - EU udbud Dit Blad senest den 27. oktober 2014, kl Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Side 5 af 11

6 Spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Ordregives hjemmeside på adressen: Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig orienteret om eventuelle svar på indkomne spørgsmål og/eller eventuelt supplerende dokumenter og rettelsesblade Underretning og standstill Alle tilbudsgivere vil i overensstemmelse med udbudsdirektivets artikel 41 samtidigt og skriftligt pr. emmail blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af kontrakten, jf. 5.2, ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i overensstemmelse med udbudsdirektivets artikel 35, stk. 4. Tilbuddet skal, på Tjekskemaet (Bilag 4), indeholde den mail-adresse, hvortil underretningsskrivelsen skal sendes. Aftaleindgåelse vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til tilbudsgiverne er afsendt pr. . Beregning af de 10 kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter Indgåelse af kontrakten Indgåelse af kontrakten vil ske på baggrund af vedlagte Bilag 1 - Kontrakt (med tilhørende kontraktbilag) efter afsluttet udbud. Kontrakten regulerer aftalens vilkår og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale, hvorfor tilbudsgiver ligeledes skal tage højde for de kontraktuelle bestemmelser ved udarbejdelsen af tilbud. 5.2 Tilbudsevaluering Vurdering af konditionsmæssighed Ved modtagelse af tilbud kontrollerer Ordregiver indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt og om tilbudsgiver er egnet, hvilket indebærer, at følgende punkter er opfyldt: Tilbuddet er indkommet rettidigt og til korrekt adresse Tilbuddet foreligger i de krævende antal eksemplarer og indeholder den krævede dokumentation og information Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav Om tilbudsgiver er egnet, jf. afsnit 6 Side 6 af 11

7 Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen Vurdering af under- og delkriterier Tilbud der vurderes konditionsmæssige, underlægges herefter evaluering i overensstemmelse med afsnit 7. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således blive vurderet i forhold til, hvorledes det opfylder de af Ordregiver fastsatte under- og delkriterier. 6 Udvælgelseskriterier og dokumentation Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Tilbudsgivers personlige forhold: 1. Oplysninger om tilbudsgivers identitet (fulde navn og CVR) samt anført kontaktperson med telefonnummer og mail-adresse. 2. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45. Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 2. Økonomisk og finansiel formåen: 3. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysninger om tilbudsgivers samlede omsætning i de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. 4. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal i form af tilbudsgivers egenkapital for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Teknisk og/eller faglig formåen: 5. Referenceliste over de 3 betydeligste magasinudgivelser, der er udført inden for de seneste tre år, med beskrivelse af udgivelserne og angivelse af kontaktperson for den pågældende kunde med telefonnummer og/eller mail-adresse. Skønner Ordregiver, at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise tilbudsgiver. Tilsvarende risikerer tilbudsgivere, som helt eller delvist undlader at vedlægge den udbedte dokumentation på tilfredsstillende vis at blive betragtet som ikke-konditionsmæssige. 6.1 Konsortier og underleverandører Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal ovenstående oplysninger i afsnit 6, nr. 1-5 angående udvælgelseskriterier og dokumentation gives for hver deltager i konsortiet, ligesom det skal Side 7 af 11

8 fremgå af tilbuddet, med hvilken tilbudsgiver, Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e) - (benyt venligst konsortieerklæringen i bilag 5) Underleverandører Tilbudsgiver kan i forbindelse med afgivelse af tilbud endvidere basere sig på en anden enheds (underleverandør) økonomiske og finansielle formåen samt teknisk og/eller faglig formåen. I så fald skal ovenstående oplysninger i afsnit 6, nr. 3-5 angående udvælgelseskriterier og dokumentation gives for hver underleverandør. Endvidere skal tilbudsgiver vedlægge dokumentation for disse enheders/underleverandørers forpligtelse i så henseende (benyt venligst underleverandørerklæringen i bilag 6). 7 Tildelingskriterium Tildeling af kontrakten vil ske på baggrund af det økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund: Underkriterier Vægtning i procent Pris % Underkriteriet Pris vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag B Tilbudsliste. Således vil den af tilbudsgiver anførte samlede årlige udgift ekskl. moms, men inkl. alle øvrige omkostninger blive lagt til grund. Tilbudsgiver udfylder Kontraktbilag B Tilbudsliste i overensstemmelse med vejledningen hertil. Layout % Underkriteriet Layout vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers medsendte prøvetryk. Prøvetrykket skal illustrere tilbudsgivers evne til at udarbejde et layout og visuelt udtryk, der i størst mulig grad rammer den i ovenstående pkt. 4.1 beskrevne målgruppe. Vurderingen af prøvetrykkets opfyldelse af ovenstående, vil blive varetaget af fagpersoner fra Ordregiver, der besidder den nødvendige kompetence og erfaring til at kunne foretage en objektivt og saglig vurdering. Side 8 af 11

9 Ordregivers rådgiver vil, så vidt muligt, i forbindelse med vurderingen af prøvetrykket, anonymisere de modtagne prøvetryk fra de forskellige tilbudsgivere, således at vurderingen af prøvetrykket bliver foretaget så neutralt som muligt. Praktiske forhold vedr. prøvetryk: Prøvetrykket skal produceres på baggrund af Ordregivers rå-filer, der ligger til download fra den i ovenstående pkt angivne hjemmeside. Rå-filerne består af: 2 forskellige billeder til opsætning af én forside. Tilbudsgiver vælger selv, hvilket billede der ønskes anvendt til prøvetrykket. 6 billeder til opsætning af 2 artikler. Tilbudsgiver vælger selv om et, flere eller alle billeder skal anvendes til prøvetrykket. Redaktionelt materiale i form af 2 artikler. Begge artikler skal indgå i prøvetrykket. Tilbudsgiver udarbejder selv relevante fiktive annoncer til den resterende del af prøvetrykket. På bagrund af disse rå-filer skal tilbudsgiver udarbejde et prøvetryk på en del af magasinet Dit Blad. Prøvetrykket skal: Være på i alt 8 sider inkl. omslag, Trykt på papir i overensstemmelse med kravene i Kontraktbilag A Kravspecifikation I øvrigt være layoutet og produceret i overensstemmelse med de relevante krav i Kontraktbilag A Kravspecifikation Leveres vederlagsfrit sammen med tilbuddet Leveres i 4 identiske eksemplarer sammen med det skriftlige tilbud 8 Tilbuds- og formkrav 8.1 Tilbuddet Tilbuddet bedes mærket med emnet: "Tilbud EU-udbud vedrørende levering af annoncetegning, layout, trykning, adressering og distribution af magasinet Dit Blad. Tilbuddet skal være Ordregivers rådgiver i hænde senest den 11. november 2014, kl på den i ovenstående pkt. 2 angivne adresse. Side 9 af 11

10 Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 1 skriftligt eksemplarer med 4 prøvetryk (jf. ovenstående pkt. 7) samt 1 digitalt eksemplar, inkl. PDF-fil med prøvetryk (vedlagt som USB-stik). Kontraktbilag B Tilbudsliste skal vedlægges i Excel format. Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for evalueringen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Såfremt tilbuddet afleveres personligt, kan der til tilbudsgiver udstedes en kvittering for modtagelsen. Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente manglende oplysninger, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, jf. dennes Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i så fald for tilbudsgivers regning. 8.3 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 8.4 Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 8.5 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder fra den anførte tilbudsfrist. Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af kontrakt og ophører således ikke førend endelig kontrakten er underskrevet. 8.6 Alternative og sideordnede tilbud Der kan ikke afgives alternative og/eller sideordnede tilbud. Side 10 af 11

11 8.7 Aktindsigt Tilbudsgiver udfylder bilag 3 Aktindsigt, såfremt tilbuddet indeholder oplysninger, som ønskes undtaget ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet. Tilbudsgiver bedes samtidig angive en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Såfremt bilaget ikke er vedlagt tilbuddet, kan Ordregiver som udgangspunkt udlevere tilbuddet uden undtagelser ved anmodning om aktindsigt. Bemærk, at det i sidste ende er Ordregivers vurdering, hvad der udleveres ved anmodning om aktindsigt. 8.8 Forbehold Ordregivers forbehold Det i afsnit 4 angivne estimat og de i Kontraktbilag B Tilbudsliste angivne kvanta er forventede, hvorfor Tilbudsgiver er forpligtet til at levere et eventuelt større eller mindre antal magasiner i kontraktperioden. De anførte estimater kan således ikke tages som udtryk for en garanteret minimumsomsætning Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, da ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende. Side 11 af 11