1) Opfordring til at ansøge om prækvalifikation Ordregiver opfordrer Dem hermed til at ansøge om prækvalifikation på nedenstående opgave.

Transkript

1 Til: Til potentielle ansøgere Koncern Økonomi Indkøb Opgang Blok C Afsnit 1.sal Kongens Vænge Hillerød Telefon Direkte Fax Mail indkoeb@regionh.dk Web CVR/SE-nr: Journal nr.: Ref.: TH Dato: 18. juli 2012 Begrænset udbud af fremmedsprogstolkning 1) Opfordring til at ansøge om prækvalifikation Ordregiver opfordrer Dem hermed til at ansøge om prækvalifikation på nedenstående opgave. Udbuddet af fremmedsprogstolkning inkl. større dialekter i Region Hovedstaden (herefter kaldet ordregiver) gennemføres i henhold til udbudsdirektivets bilag 2B. Der er tale om en 3-årig rammeaftale. Anmodning om prækvalifikation skal indeholde: Oplysninger om virksomhedens selskabsform og ejerskab Underskrevet tro og love erklæring, jf. bilag 4 Seneste 3 års reviderede og godkendte regnskaber Seneste 3 års soliditetsgrad og bruttoomsætning, jf. bilag 5 Soliditetserklæring (maksimalt 6 mdr. gammel) Oplysninger om antal tolketimer indenfor 8 primære sprog, jf. bilag 2 Overordnet beskrivelse af virksomhedens kvalitetsstyringssystem Referencelister, jf. bilag 3 Der henvises i øvrigt til de præcise krav til dokumentation beskrevet nedenfor. 2) Beskrivelse af opgaven Udbuddet omfatter fremmedsprogstolkning inkl. større dialekter ved hjælp af følgende former for tolkning: Fremmødetolkning Videotolkning Telefontolkning Tolkningen leveres til ordregivers somatiske hospitaler, psykiatriske institutioner, handicapinstitutioner, praktiserende læger og praktiserende speciallæger. Omfanget af

2 sprog fremgår af bilag 1. Døvetolkning er ikke omfattet af udbuddet. Bornholm er ikke omfattet af nærværende udbud. Der er stigende behov for videotolkning på både hospitaler, institutioner og praksissektoren (praktiserende læger og praktiserende speciallæger). I alt 107 afdelinger på Ordregivers hospitaler vil teknisk og organisatorisk have implementeret videotolkning ved udgangen af I kontraktperioden forventes omfanget at blive udvidet, hvilket tilbudsgiver skal tåle. 3) Kontraktens varighed: Der er tale om en 3-årig rammeaftale med 3-4 leverandører med forventet kontraktstart 1. februar 2013 og forventet kontraktudløb 31. januar ) Samlet mængde eller omfang: Det årlige forbrug er ca tolketimer på de somatiske hospitaler, psykiatriske institutioner og handicapinstitutioner og ca tolketimer indenfor praksis sektoren. Ovennævnte timeantal repræsenterer ca tolkninger. Ordregivers primære tolkebehov forventes især at være indenfor følgende sprog inkl. større dialekter: - Arabisk - Tyrkisk - Farsi - Urdu - Polsk - Bosnisk - Somali - Kinesisk (mandarin) Ovenstående udgjorde i 2011 ca. 75 % af alle tolketimer leveret til ordregiver. Arabisk, tyrkisk, farsi og urdu udgjorde ca. 60 % af alle tolketimer. 5) Optioner Ordregiver forbeholder sig retten til at forlænge aftalen med op til 24 måneder regnet fra aftalens udløb. 6) Udvælgelseskriterier Ved sammenslutninger af virksomheder skal nedenstående dokumentation gives for hver enkelt virksomhed såvel som for alle underleverandører/virksomheder. Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men såfremt flere byder i forening, skal der iblandt disse udpeges en ansvarlig leverandør, der tegner alle de bydende. Endvidere skal alle de bydende hæfte solidarisk for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten. Side 2

3 6.1) Personlige forhold *Oplysninger om virksomhedens/konsortiets selskabsform og ejerskab (generel virksomhedsbeskrivelse). *Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige samt øvrige forhold. Vedlagte bilag 5 bør benyttes. 6.2) Økonomisk og finansiel kapacitet a) Seneste 3 års reviderede og godkendte regnskaber fra den juridiske enhed, som skal afgive tilbud. b) Soliditetsgrad for seneste 3 år beregnet som egenkapital x 100 divideret med samlede aktiver, benyt venligst bilag 5 c) Bruttoomsætning for seneste 3 år, benyt venligst bilag 5 d) Soliditetserklæring, dvs. erklæring vedrørende virksomhedens økonomiske og finansielle formåen. Erklæringen kan udstedes af virksomhedens bank eller revisor. Denne må højest være 6 måneder gammel. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds finansielle status, skal det dokumenteres, at denne virksomhed hæfter solidarisk. 6.3) Teknisk kapacitet 6.3.a) Oplysninger om antal tolketimer ansøgeren har udfaktureret i 2010 og 2011 inden for hvert af sprogene: arabisk, tyrkisk, farsi, urdu, polsk, bonisk, somali og kinesisk, Vedhæftede bilag 2 eller tilsvarende skema skal benyttes til besvarelse. Nævnte antal tolketimer skal oplyses for hvert år af de to år, jf. bilag 2. Mindstekrav: Ansøgeren skal som minimum i gennemsnit i perioden 2010 og 2011 have udført, dvs. have udfaktureret tolketimer til sundhedssektoren inden for de otte største sprog, nemlig arabisk, tyrkisk, farsi, urdu, polsk, bosnisk, somali og kinesisk (mandarin). Ved sundhedssektoren forstås her de fem regioner, idet regionerne betaler for tolkninger såvel på hospitaler, regionale institutioner som til patienter i praksissektoren. Ordregiver ønsker hermed at sikre sig, at ansøgeren besidder den fornødne erfaring inden tolkning mellem patienter og læger/sundhedspersonale (terminologi og patientens situation). Som dokumentation for mindstekravets overholdelse indenfor de nævnte otte sprog skal vedlægges referencelister for leverancer inden for de seneste to år med angivelse af størrelsesorden (udfakturerede timer), som i alt skal udvise en total på minimum tolketimer for de to år tilsammen. Listen skal omfatte leverancer med oplysning om omfang og kontaktpersoner. Vedhæftede bilag 3 eller tilsvarende skema skal benyttes. Side 3

4 Tilbudsgiver skal straks på ordregivers opfordring kunne fremsende dokumentation for, at antallet af tolketimer har været leveret som angivet i bilag 2 og 3. Dokumentationens rigtighed skal i givet fald attesteres af den revisor, som har revideret virksomhedens seneste årsregnskab. 6.3.b) Overordnet beskrivelse af virksomhedens kvalitetsstyringssystem til frembringelse af tolkeydelser, her især virksomhedens generelle rekrutteringsprocedure og generelle sikring af den fornødne sprogkompetence samt angivelse af evt. kvalitetscertificering. 7) Udvælgelse Ordregiver ønsker at prækvalificere maksimalt 10 ansøgere. Såfremt der er flere egnede ansøgere end det antal, som ordregiver ønsker at prækvalificere, vil begrænsningen ske ift. nedenstående udvælgelseskriterier, jf. pkt ) Kriterier for begrænsning af antallet af tilbudsgivere: Flest tolketimer udfaktureret i 2010 og 2011 indenfor arabisk, tyrkisk, farsi og urdu som anført i bilag 2 (eller tilsvarende skema), jf. pkt. 6.3.a). Antallet af tolketimer opgøres ved addere det af tilbudsgiver angivne antal udfakturerede timer for de nævnte sprog og de nævnte år. Såfremt der er brug for yderligere begrænsning, vil denne ske efter flest tolketimer udfaktureret inden for de øvrige fire primære sprog. 8) Tildelingskriterium Økonomisk mest fordelagtige tilbud. Undertildelingskriterier vil fremgå af udbudsmaterialet. 9) Frist for aflevering af prækvalifikationsanmodning 5. september 2012 kl ) Adresse for modtagelse af tilbud eller anmodning om deltagelse Region Hovedstaden Koncernindkøb Blok C, 1 sal Kongens Vænge 2 DK 3400 Hillerød Kontaktperson: Strategisk indkøbskonsulent Thomas O. Holm Side 4

5 Direkte tlf.nr.: ) Yderligere informationer Potentielle ansøgere har mulighed for at stille skriftlige spørgsmål vedrørende prækvalifikationen som indsendes på mail til ovennævnte kontaktperson senest den 14. august Modtagne spørgsmål vil i anonymiseret form sammen med ordregivers svar blive uploaded til senest den 17. august 2012, hvor ansøgere opfordres til løbende at holde sig ajour med indholdet af afgivne svar. Anmodning om prækvalifikation skal være modtaget af ordregiver den 5. september 2012 senest kl i 1 underskrevet eksemplar i papirform samt 1 elektronisk eksemplar mærket: Anmodning om prækvalifikation - tolkeydelser. Det elektroniske eksemplar vedlægges på CD-rom eller USB stik, som tydeligt mærkes med leverandørens navn. Ordregiver forbeholder sig ret til med 3 dages varsel, at udbede sig yderligere kopier af det underskrevne original eksemplar i papirform inkl. alle bilag til brug for eventuelle aktindsigtsbegæringer og/eller klagesagsbehandlinger. Det forventes at udbudsmaterialet vil blive tilsendt de prækvalificerede virksomheder i uge 39. Tilbudsfristen forventes at ligge i uge 44/45. Detaljer vil fremgå af det endelige udbudsmateriale. Der gøres desuden opmærksom på, at der vil blive stillet krav om, at tilbudsgiveren stiller et web-baseret rekvireringssystem til rådighed, som kan overholde krav om beskyttelse af følsomme oplysninger (cpr-nr), jf. persondataloven (se nedenfor), inden for 3 måneder efter kontraktstart. Desuden vil tilbudsgiver skulle overgå til modtagelse af elektroniske ordrer fra ordregivers system (Tolkeportalen eller tilsvarende), såfremt ordregiver i kontraktperioden beslutter sig for at anskaffe eget system. Der gøres desuden opmærksom på, at der i kontrakten vil blive stillet krav om, at virksomheden har tegnet/tegner en erhvervsansvarsforsikring som dækker tolke og øvrige ansatte som er tilknyttet virksomheden. Dette gælder både for fastansatte-, timelønnede og freelance medarbejdere. 12) Vedhæftede filer bilag 1 oversigt over ordregivers forventede behov (baseret på antal tolketimer i 2011) bilag 2 skema - udfakturerede tolketimer Side 5

6 bilag 3 skema - referenceliste bilag 4 eksempel på erklæring på tro og love bilag 5 skema til nøgletal: soliditetsgrad og omsætning 13) Klagevejledning Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag hvor Ordregiver har afsendt underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, jf. lov om håndhævelse af udbudsreglerne mv. 7, stk. 1. Senest samtidig med indgivelse af klage til Klagenævnet, skal Klager skriftligt underrette Ordregiver om den påståede overtrædelse og om, at klagen indbringes for nævnet. For nærmere information om Klagenævnet for Udbud henvises til Side 6