Kom godt i gang med DayCare

Transkript

1 Kom godt i gang med DayCare 1 Side

2 Indhold Adresser og koder... 4 Opsætning af din institution... 5 DayCare Admin... 5 Indstil DayCare... 7 Åbningstider... 9 Lokaliteter:... 9 Grupper Skærme, Tablets og Telefoner Oprettelse af Timemoduler Bestyrelse Tur destinationer Tilknyt børn til grupper Arbejd med barnets stamkort Tilføj timemodul og billede af børnene Opret Medarbejder Opret Aktiviteter Stamdata opsætning Opret stamdata felt DayCare Touch DayCare Touch indstillinger DayCare Touch funktioner Ture Telefonopsætning Windows Phone opsætning Installer DayCare Admin App på Windows Phone Installer DayCare Admin App på iphone Aktiver DayCare Admin App DayCare Admin App til telefon Funktioner Side

3 Beskeder Forudsætninger DayCare beskeder Syg/fri SMS og Billeder Opsætning af galleri til DayCare Touch Deling Video Opslag: Arrangementer Ferieplanlægning Webindhold Guides DayCare flyer Kære forældre i Institutionen DayCare SMS service DayCare Home DayCare Forælder App Side

4 Adresser og koder Her finder du de adresser du skal bruge for at komme i gang med DayCare Adresse til administration: Adresse til Touch skærm: Adresse til forældre portal: Når du er på kursus eller får information omkring login kan du skrive det her: Login: Password: SMS nummer: 4 Side

5 Opsætning af din institution DayCare Admin Start internettet på din computer (ikke ipad) Administrationen findes online på Brug det udlevererede Login og password. DayCare er optimeret til at kører i Internet Explorer 9 eller derover. 5 Side

6 Efter login vises følgende billede I den øverste linje kan du se hvem du er logget ind som. Du skifter dit password ved at klikke på den lille nøgle ved siden af dit login navn. Vil du skrive til en mail til support skal du trykke på Kontakt support knappen. I venstre side kan du se en lang række menu punkter. Er der et lille plus ved siden af et menu punkt betyder det at det kan udvides. 6 Side

7 Indstil DayCare Gå til indstillinger Første sektion Skal udfyldes med jeres navn og adresse info. (Bemærk at bruger I DayCare som en del af jeres hjemmeside, opdateres hjemmesiden automatisk når I gemmer indstillingerne) Anden sektion: (bemærk at ikke alle felter beskrives) Nummer for indgåenden beskeder Er det SMS nummer som i har fået tilknyttet institutionen. videresend SMS til . Den skal indeholde den adresse som vi videresender indgående SMS beskeder til. I modtager også en på denne adresse når vi har importeret børn fra KMD eller IST. 7 Side

8 Standard afsender for udgående Er den adresse der står som afsender fra DayCare når der sendes mails fra systemet. Muligt at ændre barnets billede fra DayCare Home [medmindre indstillingen er overskrevet på lokalitetsindstillingerne]: Dette felt sættes hvis I ikke ønsker at forældre må ændre det billede der vises på touch skærmen. Standard indstillinger for institutionens galleri (kan blive overskrevet på skærmniveau): Max. billeder i galleriet: o Det antal billeder der max. Rotere på touch skærmens pause billede Billeder forsvinder fra DayCare Touch efter (dage): o Det antal dage et billede bliver vist på touch skærmen Billeder forsvinder fra DayCare Home efter (dage): o Det antal dage som forældre hjemmefra kan se et billede Billeder slettes fra DayCare efter (dage): o Det antal dage som et billede er i DayCare. Efter disse dage slettes det automatisk 8 Side

9 Åbningstider Indstil åbningstider så de matcher din institution. Bemærk at disse kommer automatisk på jeres Hjemmeside hvis I har DayCare Hjemmeside. Har man flere lokaliteter kan åbningstider indstilles for disse under lokaliteter. Lokaliteter: Denne sektion er kun relevant for institutioner, der har flere lokaliteter/afdelinger. Hvis institutionen kun er ét hus, gå til næste afsnit. For at oprette en lokalitet, følg trinnene i billedet nedenfor. 9 Side

10 Så kan lokaliteten/afdelingen navngives, og en adresse kan specificeres hvis lokaliteten/afdelingen har sin egen adresse. Muligheden for at ændre billede af barnet hjemmefra kan bestemmes på. Lokalitet. Hvis lokaliteten har anden adresse eller andre åbningstider kan dette også justeres pr. lokalitet. 10 Side

11 Grupper I DayCare skal grupperne oprettes til visning på DayCare Touch. Følg trinnene i billedet nedenfor Så bliver følgende billede vist - Tilføj navn. - Vælg lokalitet, hvis der er flere lokaliteter i institutionen. - Vis på Touch vælg Ja. - Vælg evt. start- og slutdato er for grupper, der har en begrænset levetid, f.eks. førskolegrupper. - Klik på for at afslutte. 11 Side

12 Skærme, Tablets og Telefoner Når grupperne er oprettet, skal alle lokaliteter/afdelinger/institutioner have oprettet en DayCare Touch skærm. Derudover skal en antal telefoner og tablets oprettes. - Skærme er de Touchskærme, som hænger i institutionen - Tablets og telefoner er de enheder, hvor DayCare Admin skal køre på. Følg trinnene i figuren nedenfor for at oprette skærme, tablets og telefoner. Derefter vises følgende billede 12 Side

13 1. Navngiv enheden, så den kan identificeres 2. Vælg hvilken type enheden er 3. Vælg en kode til at logge ind med 4. Denne del er kun relevant, hvis alle grupper IKKE skal vises på enheden. Vælg de grupper som skal vises på enheden. Dette er kun relevant for DayCare Touch. 5. Billedindstillingerne skal kun sættes, hvis de ikke skal være de samme som for hele institutionen. 6. Galleriindstillingerne skal vælges i forhold til hvilke grupper denne enhed som udgangspunkt skal dele billeder med. Hvis det er en tablet eller telefon, man er ved at registrere, så kan man justere deling til grupper fra DayCare Admin app. Oprettelse af Timemoduler For at børnene kan blive tilmeldt et timemodul, skal der oprettes timemoduler, gældende for institutionen/kommunen. Følg trinnene i nedenstående billede Derefter skal du oprette de moduler, der findes. 13 Side

14 - Vælg Tilføj - Indsæt det ønskede timetal - Afslut med Gentag proceduren indtil alle moduler i institutionen er oprettet. 14 Side

15 Bestyrelse Tilføj en bestyrelse ved at klikke på tilføj. Følg vejledningen på skærmen. (Bemærk at disse kommer automatisk på jeres Hjemmeside hvis har I har DayCare Hjemmeside). 15 Side

16 Tur destinationer Under tur destinationer skal der oprettes de destinationer I normalt tager jeres børn med til. Tur destinationer bruges på DayCare Touch. 16 Side

17 Tilknyt børn til grupper Man kan knytte børn til grupper på 2 måder. Enten på barnets stamkort eller på oversigten af børn. Herunder vises hvordan man flytter mange børn til en gruppe. Ovenfor har vi klikket på børn. I listen over børn har fjernet krydset øverst i alle. Derefter har vi sat kryds ved de børn vi vil flytte til anden gruppe. Klik derefter på Skift gruppe knappen i menuen over børnene. Og vælg Til afkrydsede børn 17 Side

18 Herefter kommer denne side. Vælg den gruppe du vil flytte børnene til. Arbejd med barnets stamkort Klik ind på listen over børn. 18 Side

19 Åbn barnets stamkort ved at klikke i menuen eller ved at dobbeltklikke med musen på barnet. 19 Side

20 På barnets stamkort kan du: Melde fri og syg Ændre i barnets kalender Se eller ændre ferieplanlægning for barnet Se eller ændre tilmelding til arrangementer for barnet Se beskeder sendt til barnet Se CPR og basis informationer Se / ændre og oprettet forældre Tilføj timemodul og billede af børnene Disse tre oprettelser foretages for hver enkelt barn. Hvis barnet ikke findes i systemet i forvejen, skal det oprettes ved at klikke på hvorefter man kan oprette barnet med de informationer, som er nødvendige. BEMÆRK CPR nummer SKAL indtastes. 20 Side

21 - Find det aktuelle barn i listen og dobbeltklik eller vælg (pkt. 3) i toppen af billedet Derefter vises et nyt vindue for at lave ændringer for barnet - Vælg. - Vælg den ønskede gruppe i dropdown. - Vælg det ønskede timetal via dropdown. - Klik derefter Bemærk det er muligt at tilføje en hel del andre stamdata, men det er meningen, at de andre stamdata bliver tilføjet af forældrene selv i DayCare Home senere i forløbet. I næste trin er det muligt at tilføje billedet af barnet. 21 Side

22 - Klik Nyt billede - Derefter vises et nyt billede. - Billedet på computeren på normal vis. - Det er muligt at beskære billedet efter det er blevet valgt. Med musen vælges et område af billedet ved at holde venstre museknap nede. - Klik for at afslutte. - Klik derefter på og til sidst 22 Side

23 Opret Medarbejder Følg trinnene i billedet Herefter vises et nyt billede - Indtast navn, efternavn mv. - Indtast en Auth. Kode Den anvendes til at logge ind på DayCare Touch til at sende beskeder fra DayCare Touch og til at oprette ture, som institutionen tager på. og telefonnumre på medarbejdere vises ikke til forældre hvis der er flueben i Hemmelig?. 23 Side

24 - Vælg om medarbejderen skal vises på DayCare Touch - Evt. skriv introduktion af medarbejderen - Tilknyt vedkommende til de grupper, som vedkommende arbejder i Opret Aktiviteter For klubber/sfo er kan man oprette Aktiviteter, som kan børnene kan melde sig til. På den måde kan medarbejderne få overblik over aktiviteter og børn. For oprettelse af aktiviteter følg trinnene i billedet. Herefter åbner et nyt vindue 24 Side

25 - Indtast navn på aktiviteten - Indtast evt. lokaliteter, hvis aktiviteten f.eks. foregår på skolen - Klik på hvis det er fastlagt hvornår aktiviteten skal gentages og det ikke er hver dag. Herefter åbner et nyt vindue Vælg hvornår aktiviteten skal være synlig. 25 Side

26 Stamdata opsætning Stamdata er synlig for forældrene i DayCare Home. Hvis der er behov for at justere disse data til egen institution, skal det gøres inde i DayCare Admin. Stamdata DayCare Home For hvert barn er der en stamdata side, som forældrene kan opdatere. Her kan institutionen justere alle felterne med undtagelse af Standard tid for afhentning 26 Side

27 Som udgangspunkt anvendes tre forskellige typer stamdatafelter: - Tekstfelt - Dropdown - Checkboks liste Disse felter oprettes i administration systemet for DayCare. Stamdata DayCare Admin Administrationen findes online på Login og Password findes i den guide som I har modtaget ved kurset. Opret stamdata felt Følg de 3 trin i billedet nedenfor Hvis i trin 3 ikke er synlig, så skal dine brugerrettigheder justeres, og du skal kontakte supporten i kommunen. 27 Side

28 Når man har klikket på opdateres højre side af billedet til følgende Her skal kun nogle af felterne anvendes. - Indtast Feltnavn o Dette er et fritekst felt - Indtast Kort navn o Dette felt er navnet som vises i administrationssystemet. Dette felt kan IKKE indeholde mellemrum - Vælg Felttype o Her kan du vælge imellem Checkbox list Eksempel Dropdown Eksempel Tekst Eksempel Alle de andre muligheder i listen MÅ IKKE anvendes i denne sammenhæng! - Spring over og ignorer o Standard Indstilling o Valideringsregel o Validering fejl tekst o Længde o Påkrævet - Vælg/fravælg Vis i oversigtsliste med tilmeldte 28 Side

29 o Hvis du vælg at sætte flueben i denne, så vises data for dette felt i oversigtslisten over børn - Klik Ved oprettelse af Tekst felt er guiden færdig. De følgende trin er kun relevante ved oprettelse af Checkbox list eller Dropdown. Efter at have klikket skal data tilføjes felterne. - Klik på ved Felttype, se placering på billede nedenfor - Derefter vises følgende vindue - Klik for at tilføje en valgmulighed i feltet - Klik på feltet vist med en cirkel i billedet - Skriv værdien - Gentag tilføjelse af de felter i måtte ønske - Afslut ved at klikke på Når et felt er oprette vises det automatisk på DayCare Home efter at siden er genåbnet. 29 Side

30 Rediger stamdata felt For at redigere et stamdata felt, vælges dette i listen, og derefter justeres de informationer, som er behov for efter samme princip som ved oprettelse af felter. Når et felt er redigeret vises opdateringerne automatisk på DayCare Home efter at siden er genåbnet. 30 Side

31 Slet stamdata felt For at slette et stamdata felt følg trinnene i nedenfor stående billede. Når et felt er slettet forsvinder det automatisk fra DayCare Home efter at siden er genåbnet. DayCare Touch DayCare Touch findes på internettet. Brug browser f.eks. Internet Explorer. DayCare Touch: Hvis det er første gang DayCare Touch åbnes på PC, så skal Microsoft Silverlight installeres. Denne installation er nødvendig for at kunne køre DayCare Touch. Følg instruktionerne på skærmen og installer Microsoft Silverlight med standard indstillingerne. Trin 1: 31 Side

32 Tryk på Klik nu for at installere Trin 2: Vælg eller Kør hvis du kører en dansk version af Windows. 32 Side

33 Trin 3: I dette vindue klik Trin 4: I dette vindue klik Trin 5: Luk browser f.eks. Internet Explorer Trin 6: Åbn browser - Internet Explorer og gå til webaddressen: DayCare Touch: 33 Side

34 Trin 7: Installer DayCare på computerens Skrivebord. Klik på i Trin 8: Klik på i Herefter åbner DayCare sig i et nyt vindue. Dette vindue er DayCare installeret på Skrivebordet. 34 Side

35 Trin 9: Indtast koden i Så er DayCare Touch installeret og kørende. Der er blevet lagt et ikon på computerens skrivebord, der ser ud som 35 Side

36 DayCare Touch indstillinger Når DayCare Touch er startet, skal man logge ind, for at justere eventuelle indstillingerne, så de passer til ens institution. - Klik på Indtast den kode, som blev oprettet under den enkelte medarbejder i afsnittet 36 Side

37 Opret Medarbejder på side 23 - Klik derefter på 37 Side

38 DayCare Touch funktioner På DayCare Touch udføres de fleste dagligdagsoperationer af forældrene. På DayCare Touch kan forældre og medarbejdere: - Checke børn ind/ud - Sætte børn syge/fri - Registrere ferie/fridage - Læse/Skrive beskeder - Finde kontaktinformationer på de andre børns forældre - Se billeder - Få overblik over fremmøde - Håndtere Ture - Registrere ferie 38 Side

39 Ture Opret turdestinationer For at anvende turfunktionen på DayCare Touch, skal de normale turdestinationer først oprettes i DayCare Admin. Se afsnittet Error! Reference source not found. på side Error! Bookmark not defined. Opret tur For at oprette en tur, skal man gå ind i DayCare Touch. - Klik på - Indtast den 4-cifrede kode. Husker man ikke sin kode, er man nødt til at logge ind i DayCare Admin for at finde den. - For at oprette en ny tur, klik på - Klik derefter på På næste trin skal man vælge Destination, Medarbejderansvarlig og tidsrummet for turen. Funktionen lægger op til, at man opretter ture på forhånd, så forældrene kan se, at børnene skal på tur dagen efter, når de checker deres børn ud. Næste trin er at vælge børn, hvor man klikker på 39 Side

40 I næste vindue, kan man vælge hele grupper eller enkelte børn, der skal deltage på turen. Ønsker man at vælge en hel gruppe, vælges først gruppen og derefter klikkes på Klik for at afslutte. Start tur Når turen så skal startes, logges ind i DayCare Touch og klik på Ture. Under listen af ture klikkes på Derefter kontrollerer systemet efter børn, der ikke er checket ind, som skulle deltage på tur, og børn, der skal hjem inden turen afsluttes. Hvis der er nogle børn indenfor disse grupper, bliver der advaret herom, om man kan vælge at fjerne børnene fra turen, eller tage dem med alligevel. Imens turen er i gang, er der et ikon på DayCare Touch af en lille bus, der indikerer at barnet er på tur. Barnet fremgår også som værende på tur på DayCare Admin App på telefonen. Stop Tur Når man kommer tilbage fra tur, logger man ind i DayCare Touch og derefter på Ture, for så at afslutte turen ved at klikke på hvorefter børnene er tilbage i institutionen. 40 Side

41 Telefonopsætning Opsætning af telefon er kun relevant, hvis telefonerne er nye, eller hvis de ikke er konfigureret korrekt. Opsætning af telefoner er afhængig af typen af Operativ system på telefonen. Iphone sættes op på én måde og Windows Phone sættes op på en anden måde. Hvis jeres telefoner er kørende, kan dette afsnit springes over. Windows Phone opsætning Opret Windows Live ID Dette afsnit er kun relevant for de institutioner, der har Windows telefoner. For at kunne downloade apps, skal der oprettes Live ID, som skal anvendes på telefonen. Et Windows Live ID skal oprettes på en computer. Til at kunne downloade apps er det nok med en begrænset konto. Følg anvisningerne på skærmen Samme Live ID anvendes på flere telefoner (op til 5) Efter at Live ID er oprettet, skal det tilføjes telefonen. På telefonen: Trin 1: Gå ind i indstillinger Trin 2: Gå ind og konti Trin 3: Gå ind på Tilføj en konto Trin 4: Vælg Windows Live Trin 5: Indtast og password som blev anvendt ved oprettelse af Live ID 41 Side

42 Installer DayCare Admin App på Windows Phone Der er to metoder man kan hente DayCare Admin App til Windows telefonen. 1. Scan QR koden nedenfor ved at klikke på knappen på telefonen, klik derefter på, og hold telefonens kamera op mod QR-koden nedenfor. Klik herefter på det viste link, hvorfra DayCare Admin app kan installeres. 2. Gå til Marketplace på telefonen. Søg på DayCare Admin ved at klikke på forstørrelsesglasset. Klik på DayCare Admin og Installér 42 Side

43 Installer DayCare Admin App på iphone Trin 1: Gå til App Store på telefonen. Trin 2: Søg efter DayCare i App Store Trin 3: Installer DayCare. Alternativt- anvend QR Kode scanner og scan denne kode og installer. 43 Side

44 Aktiver DayCare Admin App Dette afsnit er for både Windows Phone og for iphone Trin 1: For at kunne logge ind på DayCare Admin skal telefonen med dens mobilnummer være aktiveret hos CIM Mobility. Send en mail til med oplysninger om: - Mobilnummer(alle numre hvis flere) - Institutionsnavn Trin 2: Når CIM Mobility har meddelt, at telefonen er registreret. Åbn DayCare app. 44 Side

45 Trin 3: Trin 4: Trin 5: Swipe fra højre med venstre Sæt flueben i I ve read the above and want to apply Send SMS besked 45 Side

46 DayCare Admin App til telefon DayCare admin som App findes til Windows telefoner eller iphones. DayCare admin findes ikke til Android telefoner. App en hedder: - DayCare Admin i Windows Marketplace - DayCare i Apple App Store Funktionerne I DayCare Admin App: - Liste over alle børn i institutionen - Overblik over grupperne - Ændre status på børnene, - Sende beskeder til forældrene - Uploade billeder til DayCare - Liste over personalet - Liste over aftaler (til SFOer og klubber) 46 Side

47 Funktioner Beskeder Der er forskellige muligheder for at afsende beskeder til forældrene med DayCare. Fra DayCare admin kan man sende SMS eller til forældrene Fra DayCare admin app på telefonen kan man sende SMS, eller DayCare besked til forældrene. Fra DayCare Touch kan man sende DayCare beskeder til forældrene. SMS og læses af forældrene, der hvor de plejer at læse disse. DayCare beskeder kan forældrene se i DayCare Touch, DayCare Home eller i DayCare Forældre App. Forudsætninger For at kunne sende SMS eller til forældrene, er der nogle forudsætninger, der skal være opfyldt. skal være registreret enten af forælderen i DayCare Home, eller af institutionen i DayCare Admin For at kunne sende SMS til forældrene, skal forældre eller institution have tilføjet mobilnummer til forælderen. Derudover skal indstillingen under forældre være sat til en af mobiltelefonerne. Hvis forudsætningerne ikke er opfyldt, så modtager forældrene ikke beskeden. DayCare beskeder Det er i DayCare Touch eller i DayCare admin app på telefonen at DayCare beskeder sendes til forældrene. Ønsker man at sende en DayCare besked til alle i en gruppe eller hele institutionen, er det mest hensigtsmæssigt at gøre det på DayCare Touch. Ønsker man at sende til en enkel forælder kan det i mange tilfælde være hurtigst at gøre fra DayCare Admin App på telefonen, men det kan også gøres fra DayCare Touch. Log ind i DayCare Touch ved klik på og efter succesfuldt login er det muligt at klikke på 47 Side

48 Har man glemt sit login, er man nødt til at gå ind i DayCare Admin, og finde det under feltet Auth. Kode under Medarbejdere. Derefter kan man skrive beskeden Når beskeden er skrevet skal man Når modtagere er valgt om man har klikket på De børn som modtager beskeden har en sort ramme rundt om sin flise Til sidst vises 48 Side

49 som sidste advarsel før beskeden sendes til forældrene Syg/fri Forældrene kan melde syg/fri på DayCare Forælder App eller via SMS. Funktionen for SMS er beskrevet i DayCare SMS service Guiden. SMS og Medarbejdere kan sende SMS beskeder ud via DayCare Admin eller til forældre enkeltvis fra DayCare Admin App. Afsendelse af SMS beskeder i DayCare Admin kan gøre til enkelte forældre, en gruppe eller alle. Send besked til forældre fra DayCare Admin Udvælgelsen af modtagere Udvælgelse af modtagere er den samme, hvad enten man vi sende SMS, mail eller som DayCare besked. For at sende til forældre til et enkelt barn, vælges barnet i listen, så det skifter til gul baggrundsfarve. Klik derefter på for til sidst at vælge se nedenfor. For at sende den samme besked til flere forældre, er der flere fremgangsmåder. 1. Vælg en gruppe i listen og derefter 49 Side

50 2. Søg efter en gruppe af mennesker med søgefunktionen Enten ved Simpel tekst streng søgning eller Avanceret Søgning og derefter sende SMS besked 3. Man kan også manuelt vælge børn i listen ved at sætte flueben i den første kolonne i listen, og derefter sende besked til disse 50 Side

51 For så derefter at sende besked Udsendelse af SMS besked Når man har valgt de(n) relevante modtager(e) skal selve beskeden oprettes. Det er muligt at lave en forskudt udsendelse, så at man opretter en besked til udsendelse om en uge. Nedefor er et billede af oprettelsen af SMS beskeden, og nedenfor billedet er der en beskrivelse af de forskellige felter. 1. Antallet af børn, som er valgt i listen 2. Antallet af forældre til valgte børn, der har valgt en mobiltelefon for at modtage SMS beskeder. Hvis der er for få, er man nødt til at justere indstillinger for forældrene. 3. Afsendernummeret som bliver anvendt, og som forældrene kan svare til 4. Knap til at oprette en forskudt afsendelse, eller en gentagelse af udsendelsen i intervaller 5. Man kan vælge imellem de skabeloner, som er oprettet i systemet 51 Side

52 6. Flettefelter kan være fornavnet, så beskederne bliver personrelaterede 7. Selve tekstbeskeden som bliver udsendt. Udsendelse af Efter udvælgelse af modtagere, kan man vælge at sende en til alle forældre. Forældrene kan ikke fravælge at modtage , hvis mailadressen er indtastet i systemet. For at sende , vælges valgte barn eller de afkrydsede børn. i menuen og derefter enten afsendelse til forældre til det Hovedfunktionerne for afsendelse af er i store træk de samme som for SMS beskeder, beskrevet i forrige afsnit. Dog kan man i afsendelse af skrive en titel, og så har man en editor til rådighed med noget flere muligheder end i en SMS besked. Udsendelse af DayCare besked Efter udvælgelse af modtagere, kan man vælge at sende en DayCare besked til alle forældre. Forældrene kan ikke fravælge at modtage DayCare besked. For at sende DayCare besked, vælges til forældre til det valgte barn eller de afkrydsede børn. i menuen og derefter enten afsendelse Hovedfunktionerne for afsendelse af er i store træk de samme som for SMS beskeder, beskrevet i forrige afsnit. Dog kan man i afsendelse af skrive en titel, og så har man en editor til rådighed med noget flere muligheder end i en SMS besked. 52 Side

53 Billeder Billeder i DayCare er et lukket system. Med det menes det, at man skal komme i institutionen og se billederne på DayCare Touch eller man skal have et barn i institutionen og dermed kan logge ind i DayCare Home. Man kan sætte systemet op, sådan at, hvis man har flere DayCare Touch skærme rundt i institutionen, så kan man have forskellige billeder vist på hver af skærmene. Dette kræver dog noget opsætning. Se hvordan det bliver sat op i Opsætning af galleri til DayCare Touch på side 53 Opsætning af galleri til DayCare Touch For at kunne differentiere billederne på de forskellige DayCare Touch skærme, skal man lave noget opsætning i DayCare Admin. Under oprettes det antal Skærme som er behov for. Man kan genbruge Skærm på flere touchskærme, men hvis man vil differentiere imellem de viste billeder på touchskærmene, så skal man oprette en skærm pr. Galleri Når Skærmen bliver oprettet eller redigeret, så er det de valg som er gjort i træet kaldet som bestemmer hvilke billeder bliver vist på touchskærmen. Man skal vælge de grupper i træet, som man ønsker billeder vist for. Når man lægger billeder ind i systemet, skal man så vælge de relevante grupper, som billedet skal deles med. Deling Billeder kan deles ad to veje. Denne ene er på traditionel vis igennem DayCare Admin, hvor man vælger et antal billeder på computeren og deler. Den anden er via DayCare Admin App på telefonen. Fra DayCare Admin I DayCare Admin følg trinnene nedenfor For at tilføje billeder klik på Derefter åbnes en standard Windows dialogboks, hvor billederne, som skal deles, findes på harddisken eller et tilsluttet kamera. Denne funktion er helt 53 Side

54 standard Windows hvor det er muligt at anvende CTRL og SHIFT knapperne til at udvælge flere billeder, som skal deles på en gang. Se eksempel på billedet. Når billederne er valgt, bliver disse uploadet til serveren, og hvis mange billeder er valgt kan denne proces tage lidt tid. På billedet nedefor vises de funktioner, som kan anvendes i forhold til billeder, og beskrives efter billedet. (Bemærk at bruger I DayCare som en del af jeres hjemmeside, Kan I vælge Vis på hjemmeside og Vis på forside. Billeder med Vis på hjemmeside valgt bliver vist på jeres hjemmeside og billeder med Vis på forside bliver vist på forsiden af jeres hjemmeside) Klik af on den skal vises på hjemmesiden, til forældre mv. 1. Vælg billede 2. Se indikatoren, om systemet er færdigt at hente billederne 3. Beskrivelse af indholdet på billederne 54 Side

55 4. Vis på touchskærm? 5. Vælg de grupper/børn hvis forældre skal kunne se billedet på home. Bemærk: Vælges ingen grupper, så kommer billedet IKKE ind på DayCare Touch, se Opsætning af galleri til DayCare Touch på side 53 hvorfor de ikke bliver vist. Fra DayCare Admin App Anvend app en, til at sende enkelte billeder til systemet. Indstillingerne er de samme som i admin. (Bemærk at billeder kun kan sættes til Vis på hjemmeside og Vis på forside via admin) Video Har man taget videoer i institutionen kan de deles med forældre derhjemme eller på hjemmesiden hvis man har tilknyttet DayCare Hjemmeside. For at tilføje en video skal du trykke på Tilføj knappen. Video link er et link til videoen på Youtube eller Vimeo. Klik af om den skal vises på hjemmesiden, til forældre mv. (Bemærk at bruger I DayCare som en del af jeres hjemmeside, Kan I vælge Vis på hjemmeside og Vis på forside. Videoer med Vis på hjemmeside valgt bliver vist på jeres hjemmeside og videoer med Vis på forside bliver vist på forsiden af jeres hjemmeside) 55 Side

56 Husk at for at vise den hjemme hos forældre skal der også klikkes af i deling. Del med de grupper eller lokaliteter der skal have vist videoen. Ønsker du at videoen kun skal vises indtil en bestem dato skal du sætte udløbsdatoen. Opslag: Opslag er små noter eller nyheder der kan vises på touch skærmen, hjemmeside eller til forældre. Et opslag kan bestå af vedhæftede filer (bemærk at vedhæftede filer ikke kan ses på DayCare Touch), en tekst og så kan det deles med dine grupper, lokaliteter mv. Husk at sætte en start dato for at opslaget vises. Husk at opdele dine opslag til de forskellige modtagere. Opslag vises når de er markeret som grønne. (Bemærk at bruger I DayCare som en del af jeres hjemmeside, Kan I vælge Vis på hjemmeside og Vis på forside. Opslag med Vis på hjemmeside valgt bliver vist på jeres hjemmeside og opslag med Vis på forside bliver vist på forsiden af jeres hjemmeside) Arrangementer Når man har et arrangement i institutionen som f.eks. forældrekaffe, bestyrelsesmøde, bedsteforældredag eller andet, hvor man gerne vil fortælle om arrangementet og i nogle tilfælde, vil have tilmeldinger ind, så kan man med fordel oprette et arrangement i DayCare. Når man opretter et arrangement, så vil forældrene se arrangementet i DayCare Home, og vil kunne tilmelde sig der. 56 Side

57 Arrangementer findes i menuen til venstre i DayCare Admin. Se billede nedenfor For at oprette et arrangement, klik på hvorefter indstillinger for arrangementet kan sættes. I første trin af oprettelsen, skal man indtaste: - Navn for arrangement - Sted for arrangement - Hvem er ansvarlig for arrangementet fra institutionen (Ikke påkrævet) - Link til en evt. hjemmeside vedrørende arrangementet (Ikke påkrævet) - Beskrivelse af arrangementet (Ikke påkrævet) (Bemærk at bruger I DayCare som en del af jeres hjemmeside, Kan I vælge Vis på hjemmeside og Vis på forside. Arrangementer med Vis på hjemmeside valgt bliver vist på jeres hjemmeside og arrangementer med Vis på forside bliver vist på forsiden af jeres hjemmeside) Trin 2, indtast: - Startdato og tid for arrangementet - Slutdato og tid for arrangementet - Seneste tilmelding til arrangementet 57 Side

58 For at komme til næste trin, klik I trin 3 er der mange indstillinger, som er mulige at sætte, men der er ikke påkrævet, at sætte alle. Ved at vælge Tilmelding påkrævet for at deltage skal man tilmelde sig for at deltage. Hvis det f.eks. var fredagskaffe uden tilmelding, skulle man ikke vælge denne. Hvis forældrene skal tage stilling til og fortælle om de ikke kommer, skal Afslag påkrævet være valgt. Så skal forælderen tilkendegive DayCare Home, om de kommer eller ikke kommer. Kør automatisk timeldingsflow betyder, om systemet selv skal give forældrene besked om arrangementet. Det vil sige, at systemet fortæller forældrene: - At de nu kan tilmelde sig på - Hvis dato, tid eller sted er ændret - Til dem, som ikke har tilmeldt sig, at sidste tilmelding er i morgen - Til dem, som har tilmeldt sig, at arrangementet er i morgen Der er to flows at vælge imellem, et som kun anvender mail og derved er gratis, men kan kun nå de forældre, som har oplyst en mail adresse i DayCare Home. Det andet flow sender også SMS beskeder ud til forældrene, og koster derved også penge for institutionen. Forældre kan deltage, Børn kan deltage og Familie mv. kan deltage giver de forskellige muligheder for forældrene at tilmelde på DayCare Home. Hvis der er begrænsede pladser, skal man indtaste det antal, som kan/skal deltage i det relevante felt, se billedet nedenfor. For at komme til næste trin, klik 58 Side

59 I trin 4 kan man tilføje dokumenter, som også kan ses på DayCare Home, det kan være sig dagsorden, eller en fin invitation til arrangementet. Man kan også her tilføje et referat af arrangementet efter afvikling. Hvis man ønsker at tilføje et dokument, klik I det vindue, som kommer frem, klikker man på hvorefter man skal vælge dokumentet, som man vil dele fra computeren. Derudover kan man skrive en beskrivelse/titel på dokumentet, så forældrene ved, hvad det omhandler. For at komme til næste trin, klik Trin 5 er en oversigt over hvem får en besked omkring arrangementet. 59 Side

60 For at færdiggøre oprettelsen, klik Så fremkommer arrangementet i listen Hvis arrangementet står med status Ufuldstændig, så skal man ind og fylde de data, som mangler ind, for at afslutte med Forældre ser ikke arrangementet på DayCare Home, så længe det står i status Ufuldstændig Ferieplanlægning Når institutionen har brug for at finde ud af, hvor mange børn kommer i specifikke perioder, og hvornår på dagen børnene kommer, kan institutionen oprette en ferieperiode, som forældrene så skal til/afmelde barnet til på DayCare Home eller på DayCare Touch. Forældre skal indtaste informationer for ALLE dage i ferieperioden, for at være registeret at have give input omkring ferie. Det vil sige, at de er tvunget til at indtaste tidspunkter for ankomst/gå hjem tid for de dage de kommer i institutionen. Ferieplanlægning findes i venstre side under. For at oprette en periode, klik i toppen. 60 Side

61 Når en ferieperiode oprettes skal man: - Navngive ferieperioden. Dette navn er titlen på ferieperioden i DayCare Home - Vælg børn, hvis det ikke gælder alle børn - Sætte startdatoen for perioden - Sætte slutdatoen for perioden - Sætte sidste tilmeldingsfrist for forældrene på DayCare Home - Evt. skrive en kommentar til perioden - Hvis der er dage imellem start- og slutdatoen, som er lukkedage, så kan man ændre det ved at klikke på knappen for lukkedag i listen, så kan forældrene ikke registrere, at børnene komme den dag. Det er også muligt at ændre åbningstiden for enkelte dage i ferieperioden, hvis åbningstiden er anderledes end normalt, ved at klikke på Skulle man have mulighed for at få pasning i weekenden, kan man klikke på knappen under Feriedag hvorefter forældre kan registrere hvornår de komme denne dag. - Klik for at gemme ferieperioden, og derefter kan den ses på DayCare Home, og forældrene kan registrere børnenes mødetider for den periode 61 Side

62 Webindhold Webindhold er til de kommuner hvor der er tilknyttet en hjemmeside sammen med DayCare. Således kan du opdater din hjemmeside direkte fra DayCare. Der er mange elementer fra DayCare der automatisk opdateres fra DayCare og til din hjemmeside. 1. Adresse, kontaktinfo og åbningstider 2. Forældre bestyrelse 3. Personale 4. Arrangementer Hver gang du gemmer en af ovenstående elementer bliver de automatisk overført til hjemmesiden. Du kan også dele videoer, billeder og opslag til hjemmesiden. Under disse punkter er det muligt at publicere til hjemmesiden. Vis online = vises på hjemmeside Vis på forsiden = vises elementet på forsiden af hjemmesiden Kigger vi nærmere på selve menuen under webindhold er der følgende elementer: Du kan opretter side de steder hvor der er et dokument. Klik på underside Derefter vises der i højre side en oversigt over de sider der er oprettet i DayCare. Du opretter / redigere / sletter en side fra top menuen 62 Side

63 Tryk tilføj for at oprette en side. Felternes betydning: 1. Vises altid a. Sættes til JA hvis siden altid skal vises. Sæt den til NEJ og du kan vælge i hvilket tidsrum siden skal vises. 2. Godkendt a. Sider vises ikke hvis de ikke er godkendt. 3. Vis for følgende lokaliteter. a. Klik af hvilke lokaliteter siden skal vises for. Har du kun 1 skal den klikkes af. Har du flere lokaliteter skal du kun klikke af for hvilke siden gælder. 4. Title a. Er sidens navn i. Kan f.eks. være: Vores hverdag 5. Body a. Er en kort beskrivelse af sidens indhold. Det vises typisk som en brødtekst over hele siden. 63 Side

64 6. Images a. Billeder du ønsker der skal knyttes til siden 7. ImageDescription a. Den tekst der skal stå under billederne når de vises på siden 8. Text a. Her skal selve side teksten skrives. Du kan indsætte links mv. ind i teksten. 9. Dokumenter a. Dokumenter du ønsker at tilknytte til siden. Det kan varierer fra kommune til kommune hvordan sider og indhold vises på hjemmesiden. Her er et eksempel: Når du har oprettet en ny side eller rettet i den. Kan du se den med det samme på din hjemmeside. Guides DayCare flyer Flyeren, der introducerer forældrene til DayCare gøres tilgængelig for forældrene, så de let kan komme i gang med DayCare. 64 Side

65 Denne flyer bliver udleveret ved kursusafholdelse 65 Side

66 66 Side

67 Kære forældre i Institutionen I Institutionen indfører vi et check-in system på touchskærm. Det betyder, at du om morgenen via en touchskærm, skal checke dit barn ind og skrive, hvornår du forventer at afhente dit barn. Dette tidspunkt er blot vejledende og skal bruges som rettesnor, når vi f.eks. tager på ture m.m. Ligesådan skal du checke ud når du henter dit barn. Du kan også give besked om, hvis andre henter dit barn. I kalenderen kan du give besked om forventede fridage, feriedag m.m. Systemet er meget simpelt og du får selvfølgelig vejledning af personalet. Nedenfor finder du informationer om, hvordan du bruger SMS systemet til at melde dit barn syg eller fri, og hvor du kan opdatere stamdata og se billeder. Med venlig hilsen Institutionen 67 Side

68 DayCare SMS service Som forælder kan du melde dit barn SYG eller FRI i DayCare Touch via SMS. Når du sender en SMS besked, bliver touchskærmen i institutionen automatisk opdateret, og du får en bekræftelse pr. SMS om at beskeden er modtaget af institionen. SMS nummeret på børnehaven er 1276xxx. SMS beskeder koster almindelig SMS takst. SYG Hvis dit barn er syg, skal I skrive følgende tekst: SYG NAVN Og sende beskeden til 1276xxx Eksempel: SYG John Efter meldingen får I en kvitteringsbesked, lydende i retning af: Tak for henvendelsen og god bedring med John, Institutionen FRI Hvis dit barn har FRI, skal I skrive følgende tekst: FRI NAVN Og sende beskeden til 1276xxx Eksempel: FRI John Efter meldingen får I en kvitteringsbesked, lydende i retning af: Tak for henvendelsen og god fridag til John, Isbjørnen 68 Side

69 Eksempel Hvis Bente har datteren Anne syg, og derfor holder hendes lillebror Jacob fri, så skal Bente gøre følgende: Sende SMS til 1276xxx med teksten: SYG Anne OG Sende SMS til 1276xxx med teksten: FRI Jacob Der skal sendes en besked pr. barn, man ønsker at opdatere status på. BEMÆRK: Hvis hun kun sender ÉN SMS besked med teksten: SYG Anne og FRI Jacob, vil kun den første del blive behandlet og Jacob status vil IKKE blive opdateret på touchskærmen. Men alle beskeder bliver videresendt til institutionen, så institutionen kan se HELE beskeden. VIGTIGE BESKEDER TIL BØRNEHAVEN, SKAL FORTSAT GIVES PR. TELEFON TIL BØRNEHAVEN. 69 Side

70 DayCare Home Home er forældrenes portal til institutionen hjemmefra. Ved login, kan man se og ændre oplysninger om egne børn og egne oplysninger. OBS: Det er ikke muligt at ændre oplysninger om ægtefæller via Home. Funktioner: - Man kan se og opdatere følgende info om egne børn i systemet o Stamdata o Check-in status o Billede af barnet o Se billeder fra institutionen o Læse/skrive beskeder fra/til institutionen o Oprette bruger til brug i DayCare app o Læse dokumenter fra institutionen o Deltage i Debatter o Tilmelde arrangementer o Registrere feriedage Home findes på Login sker ved NemID login, eller ved login med SMS. Ved log-in med SMS, skal telefonen være registreret i DayCare for at kunne logge på. 70 Side

71 DayCare Forælder App DayCare Forælder er tilgængelig til iphone, Android og Windows Phone. Her kan du: - Se og ændre status og afhentningstidspunkt på dit barn - Se og sende beskeder til børnehaven - Se Legeliste over de forældre, hvor mobilnummeret er frigivet Scan denne QR kode, for at finde App en i din App Store/Market. Hvis du ikke anvender QR-koder, kan du gå ind dit Market og søge efter DayCare Forældre Inden du kan anvende app en, skal du logge ind på og oprette brugernavn og password under Indstillinger Smartphone, se billedet 71 Side