Udbudsbetingelser for totalrådgiverydelse ved konkurrenceudsættelse af Nordfyns Kommunes Vej og Park

Transkript

1 Udbudsbetingelser for totalrådgiverydelse ved konkurrenceudsættelse af Nordfyns Kommunes Vej og Park Forfatter: Louise Rasmussen Revideret den Dokument nr Sags nr

2 Indhold Almindelig orientering... 2 Udbudsform... 2 Projektet... 2 Arbejdets påbegyndelse... 2 Projektoplysninger... 3 Projektet... 3 Beskrivelse... 3 Tilbuddets omfang:... 4 Rådgiveropgaven omfatter:... 4 Budget... 5 Almindelige betingelser... 6 Udbudsform... 6 Kvalitetssikring... 6 Tildelingskriterie... 6 Spørgsmål... 6 Særlige betingelser... 7 Tilbudsgrundlag... 7 Vedståelsesfrist... 7 Tilbudsafgivelse... 7 Forbehold... 7 Tilbudsudvælgelse... 8 Tidsplan... 8 Bilag Konkurrenceudsættelse Vej og Park

3 Almindelig orientering Udbudsform Projektet Nordfyns Kommune, Østergade 23, 5400 Bogense udbyder hermed totalrådgiverydelse i forbindelse med konkurrenceudsættelse af Vej og Park i henhold til tilbudslovens regler om annonceringspligt. Totalrådgiverydelse i forbindelse med konkurrenceudsættelse af Vej og Parks aktiviteter. Alle Vej og Parks aktiviteter finder sted på Materialegården, Møllerled 60, Nr. Esterbølle, 5400 Bogense. Arbejdets påbegyndelse Den overordnede tidsplan er følgende: Licitation den 15. april 2015 kl Kontrahering 20. april 2015 Projektstart 20. april 2015 Rådgiverydelse forventes påbegyndt umiddelbart efter endt licitation og kontraktindgåelse. 2 Konkurrenceudsættelse Vej og Park

4 Projektoplysninger Projektet Beskrivelse Rådgivning i forbindelse med konkurrenceudsættelse af Vej og Park i Nordfyns Kommune. Kommunalbestyrelsen i Nordfyns Kommune har besluttet, at konkurrenceudsætte Vej og Parks aktiviteter. Det er ligeledes besluttet, at Vej og Park har mulighed for at afgive et kontrolbud på opgaven. Rådgivning i forbindelse med afgivelse af kontrolbud varetages af anden rådgiver. Vej og Park har siden Kommunesammenlægningen i 2007 gennemgået en løbende effektivisering og omorganisering. Vej og Park blev i 2010 samlet i én enhed på Materialegården i Nr. Esterbølle. Både driftspersonale, driftsledelse og administration er samlet her. Alle opgaver registreres i tids- og opgaveregistreringssystem, og der foreligger en totalopgørelse over tidsforbruget på alle opgaver, maskiner m.v. Opgaverne i Vej og Park skal konkurrenceudsættes i 3 pakker over en 4 årig periode, således, at alle områder har været konkurrenceudsat i Se nedenstående udbudsplan: *Asfaltbelægninger samt drift og vedligehold af gadelys er udenfor projektet. 3 Konkurrenceudsættelse Vej og Park

5 Der skal laves en opmåling og beskrivelse af de kommunale fysiske områder og lokaliteter samt en beskrivelse af serviceniveau i forhold til de forskellige opgaver. Der skal ligeledes udarbejdes materiale til brug for konkurrenceudsættelsen samt rådgivning i den efterfølgende proces indtil kontrahering samt opfølgning på kontrakterne. Der skal også påregnes rådgivning i forhold til håndtering af bygninger, maskiner. Tilbuddet skal afgives, i forhold til udbudsplanen således, at det er muligt at stoppe processen efter hvert udbud af en pakke. De grønne områder er ikke opmålte, og der findes ingen beskrivelser af serviceniveauerne. Der forefindes papirkort over områderne, og der kan leveres udtræk som GIS eller DXF-filer. Alle kommunens grunde med en unik ID kan leveres tilknyttet teknisk kort. Der kan ligeledes leveres ECW-filer, baggrundskort herunder luftfoto Det konkrete areal, som skal opmåles kendes ikke, men det forventes at være ca områder, som skal opmåles og registreres. Der skal tåles en afvigelse på +/- 25%. For vejområdet er der en delvis mængdeopgørelse i vejvedligeholdelsessystemet RoSy. Opmålingerne skal udføres med udgangspunkt i ca. 825 km. vej Tilbuddets omfang: Rådgiveropgaven omfatter: Totalrådgivning: Opgaven omfatter en totalrådgivning for hele konkurrenceprocessen, med opsamling af beskrivelser og registrering af mængder samt styring og kvalificeringen af beskrivelserne. Rådgiver er tovholder for processen med mængderegistrering og beskrivelser, men hvor kommunen bidrager med viden om serviceniveau, beliggenhed af arealer m.v. Styring af processen: Rådgiver skal forestå styring af processen som proceskonsulent og skal udarbejde og sikre at der ligger et samlet udbudsmateriale klar til udbud. Styring af processen indebærer også deltagelse i styregruppeog projektgruppemøder. Rådgiver udarbejder dagsorden og udfærdiger referat fra møderne. Der skal påregnes tid til mødedeltagelsen i rimeligt omfang hele processen igennem afholdt i Nordfyns Kommune. Alle udgifter til kørsel m.v. skal være indeholdt i tilbudsprisen. 4 Konkurrenceudsættelse Vej og Park

6 Det forudsættes, at rådgiver varetager opgaven med at sikre, at der ligger et samlet udbudsmateriale samt varetager hele udbudsprocessen, udvælgelse og kontrol at buddene, kontrahering og opfølgning med kontraktholder. Økonomi og jura: Tilbudsgiver skal kunne rådgive Nordfyns Kommune i alle økonomiske og juridiske forhold i relation til konkurrenceudsættelsen af Vej og Park, herunder forhold omkring: personale konsekvenser for virksomhedsoverdragelse af medarbejdere afdækning af eventuelle risikofaktorer eller lign. forud for udbuddene optimal udnyttelse af Vej og Parks maskinpark efter konkurrenceudsættelsen af de enkelte pakker økonomiske konsekvenser udbudsforhold, herunder maskiner og bygninger mv. Endvidere skal tilbudsgiver forud for udbud af pakke 1, 2 og 3 udarbejde relevante notater om forskellige mulige scenarier indenfor personale, udnyttelse af maskinparken, udbudsformer og lignende. Ovenstående skal blandt andet sikre, at Nordfyns Kommune får en optimal ressourceudnyttelse i Vej og Park frem til den fulde implementering af konkurrenceudsættelsen i Alle økonomiske og juridiske forhold skal endvidere afklares i tæt samarbejde med Økonomi og Løn samt Vej og Park i Nordfyns Kommune. Implementering: Rådgiver skal beskrive processen for implementering i driftsstyringen/ledelsen og vurdere påvirkning for driftsledelsens kontrol og kvalitetssikring. Der skal i samarbejde med Vej og Park udvikles kontrolværktøjer, som sikre den fremadrettede kvalitetssikring af opgaverne. Alle faser skal opdeles i forhold til udbudsplanen, så det er muligt at tilvælge pakke 1, 2 eller 3 frit. Budget Det samlede driftsbudget der sker udbud for er ca mio. kr. årligt, når alt er udbudt over en 4 årig periode. 5 Konkurrenceudsættelse Vej og Park

7 Almindelige betingelser Udbudsform Projektet udbydes i henhold til Tilbudslovens 15a med krav om offentliggørelse af udbuddet. Kvalitetssikring Rådgiveren skal ved tilbuddet vedlægge kvalitetssikringsmateriale indeholdende redegørelse for tilbudsgivers procedurer for kvalitetssikring af egne arbejder og evt. underrådgivers arbejder. Tildelingskriterie Tildelingskriteriet på opgaven er det for Nordfyns Kommune økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tildelingskriterierne er, og vægtes som følgende: Pris på rådgiverydelsen vægtes med 50 %. Prisen (Totalrådgiverydelse) vurderes med udgangspunkt i den afgivne pris ud for de enkelte pakker i udbudsfasen. Med hovedvægt på 1. pakke. Procesbeskrivelse vægtes med 30 %. Tilbudsgivers procesbeskrivelse vurderes ud fra det forløb, der sikrer det bedste resultat for den samlede proces indenfor projektets økonomiske og tidsmæssige rammer. Referenceprojekter vægtes med 20 %. Tilbudsgivers referencer i forhold til erfaring med lignende projekter som konkurrenceudsættelse, udlicitering, partnering elle andre kommunale entreprenørfunktioner. Referenceprojekter skal være gennemført og må maksimalt være 5 år gamle. Spørgsmål Eventuelle spørgsmål skal rettes skriftligt og senest være udbyder i hænde den 13. april 2015 kl Eventuelt rettelsesblad og svar på spørgsmål vil blive uploadet på Nordfyns Kommunes hjemmeside senest 14. april Spørgsmål skal sendes til teknisk@nordfynskommune.dk att. Louise Rasmussen, med teksten Spørgsmål til totalrådgiverydelse ved konkurrenceudsættelse af Nordfyns Kommunes Vej og Park i emnefeltet. 6 Konkurrenceudsættelse Vej og Park

8 Særlige betingelser Tilbudsgrundlag I følgende prioriteret rækkefølge: o o o Nærværende udbudsbetingelser. Eventuelle rettelsesblade. ABR 89, tilbudsloven, cirkulære om fast pris og tid Den tilbudsgivende har pligt til at læse udbudsbeskrivelsen i sin fulde længde. Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud indtil 3 måneder efter tilbudsdatoen. Endelig aftale er først indgået, når der foreligger en skriftlig rådgiveraftale, underskrevet af begge parter. Tilbudsafgivelse Tilbud afgives skriftligt og i underskreven stand i et eksemplar, og fremsendes til: Nordfyns Kommune Teknik, Erhverv og Kultur Driftsafdelingen Rådhuspladsen Otterup Att.: Driftschef Louise Rasmussen Tilbud skal være Nordfyns Kommune i hænde senest 15. april 2015, kl Tilbud kan også sendes via mail til teknisk@nordfynskommune.dk og skal ligeledes være Nordfyns Kommune i hænde senest den 15. april 2015, kl Tilbud, som fremsendes pr. post eller mail eller afleveres personligt, skal være tydeligt mærket med TILBUD og Rådgiverydelse i forbindelse med konkurrenceudsættelse af Vej og Park. Rådgiversnavn samt kontaktperson skal ligeledes fremgå tydeligt. Det er alene tilbudsgivers ansvar at dennes tilbud er til stede på licitationstidspunktet. Med tilbud afleveres tro- og loveerklæring i underskrevet stand, beskrivelse af referenceprojekter, en procesbeskrivelse samt kvalitetssikringsmateriale. Forbehold Der accepteres kun DANSKE ARK og FRIs Standardforbehold, såfremt der tages andre forbehold, vil tilbuddet blive betragtet som ikke konditionsmæssig. 7 Konkurrenceudsættelse Vej og Park

9 Tilbudsudvælgelse Det er vigtigt for Nordfyns Kommunes vurdering af de indkomne tilbud, at tilbudsmaterialet er nøje specificeret (ud fra faserne), således at omfanget af det tilbudte projekt kan vurderes. Udbyder forbeholder sig retten til at udtage alle faser i rådgiverydelsen. Tidsplan Licitationsdato for rådgiver 15. april 2015 Kontraktindgåelse 20. april 2015 Projektstart 20. april 2015 Konkurrenceudsættelse sept./okt Igangsætning af 1. udbudspakke januar 2016 Igangsætning af 2. udbudspakke januar 2018 Igangsætning af 3. udbudspakke januar 2020 Implementeringsperiode slut august 2020 Bilag Ingen. 8 Konkurrenceudsættelse Vej og Park