Udbudsbetingelser vedrørende Statsbibliotekets udbud af leverance af Radio/TV kanaler. 1 Den ordregivende myndighed... 2

Transkript

1 vedrørende Statsbibliotekets udbud af leverance af Radio/TV kanaler. OFFENTLIGT UDBUD MED FORHANDLING 1 Den ordregivende myndighed Beskrivelse af tjenesteydelsen Egnethedsvurdering af tilbudsgiverne Tildeling af kontrakt og tildelingskriterier Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver Afgivelse og aflevering af tilbud Øvrige vilkår Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø... 9

2 1 Den ordregivende myndighed Statsbiblioteket udbyder hermed i egenskab af ordregiver tjenesteydelsen Leverance af Radio/TV kanaler. Den ordregivende myndighed er: Statsbiblioteket Victor Albecks vej Århus C Kontaktoplysninger på kontaktperson hos den ordregivende myndighed er: Lars Mydtskov Tlf.: lfm@statsbiblioteket.dk Tilbudsfristen er onsdag den 2. november 2011 kl Udbudsprocedure/udbudsform Udbudsproceduren følger proceduren for indhentning af tilbud i 15 a-d i bekendtgørelse af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter, lov nr af som et offentligt udbud med forhandling. Tilbudsgiverne opfordres herved til at afgive et tilbud på udførelsen af tjenesteydelsen i overensstemmelse med dette udbudsmateriale. 1.2 Udbudsmaterialets bestanddele Det samlede udbudsmateriale består af følgende bestanddele: Nærværende udbudsbetingelser. Udkast til kontrakt. Kravspecifikation med tilhørende bilag. Formular der kan anvendes ved afgivelse af tro og love erklæring. Se nærmere under punkt Beskrivelse af tjenesteydelsen 2.1 Baggrund og formål I forbindelse med indsamling, bevaring og tilgængeliggørelse af dansk kulturarv, ønskes tilbud på digital leverance af TV/Radio kanaler i henhold til vedlagte kanaloversigt. Leverancen omfatter fulde sendeflader i alle døgnets timer. Hovedparten af kanalerne skal leveres alle årets dage, mens visse øvrige kanaler indsamles i udvalgte tidsrum (en uge om året). Se kravspecifikation for yderligere beskrivelse. 2

3 2.2 Kravspecifikation Opgaven skal udføres i overensstemmelse med vedlagte udkast til kontrakt med tilhørende kravspecifikation. 2.3 Kontraktgrundlag Kontraktgrundlaget imellem vinderen af dette udbud og Statsbiblioteket er vedlagte udkast til kontrakt med tilhørende bilag. 2.4 Kontraktperiode og tidsplan for udførelse af opgaven Kontraktperioden er fra 1. januar 2012 til 31. december 2014, med mulighed for forlængelse i 2 x 1 år. 2.5 Tidsplan for gennemførelse af udbudsforretningen Sidste frist for tilmelding til informations- og spørgemøde. 5. oktober 2011 Informations- og spørgemøde. 6. oktober 2011 kl Forventet dato for udsendelse af resume fra informations- og spørgemøde. 11. oktober 2011 Sidste frist for at stille skriftlige spørgsmål og anmode om supplerende oplysninger. 24. oktober 2011 Forventet dato for udsendelse af svar på spørgsmål og udsendelse af eventuelle supplerende oplysninger. Svar og supplerende oplysninger kommunikeres via Statsbibliotekets hjemmeside. 27. oktober 2011 Frist for afgivelse af tilbud. 2. november 2011 kl Forhandlingsmøder med udvalgte tilbudsgivere. Forventes afholdt: Uge Frist for afgivelse af justeret tilbud 5. december 2011 kl Forventet dato for udsendelse af accept- og afslagsskrivelser til tilbudsgivere. Uge Forventet dato for indkaldelse til kontraktmøde med den valgte tilbudsgiver. Uge Forventet dato for indgåelse af endelig kontrakt. Uge Forventet dato for kontraktstart. 1. januar

4 Statsbiblioteket har ud for nogen af datoerne i tidsplanen skrevet forventet, hvilket betyder, at der kan forekomme ændringer i disse datoer undervejs. 3 Egnethedsvurdering af tilbudsgiverne 3.1 Erklæringer vedrørende egnethed. Tilbudsgiver skal underskrive en tro- og love erklæring som dokumentation for følgende 3 punkter i afsnit 3.1 Vedlagte formular kan anvendes. En erklæring på tro og love om, hvorvidt tjenesteyderen har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter samt betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor tjenesteyderen er etableret, eller i Danmark, jf. LBK nr. 336 af 13/05/1997. En erklæring om, at tilbudsgiver har taget hensyn til de forpligtigelser, der gælder i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres, jf. artikel 27, stk. 2 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004, som er obligatorisk i Danmark ved 4 i LBK nr. 937 af 16. september 2004 med senere ændringer. Dokumentation for at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 stk. 1 og 2 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Oplysninger om teknisk kapacitet Tilbudsgiverne skal fremlægge følgende dokumentation for teknisk kapacitet: Forelæggelse af en liste over de betydeligste storkunder der serviceres. Gerne med angivelse af kundens størrelse. Der skal angives minimum 3 storkunder. Beskrivelse af det tekniske udstyr og de foranstaltninger, tjenesteyderen har truffet til sikring af kvaliteten. Herunder angivelse af dækningssikkerhedsgraden samt, hvordan rapporteringen af denne foregår. Oplysning om, hvor stor en del af kontrakten tjenesteyderen eventuelt agter at give i underentreprise. Oplysning om de involverede teknikere eller tekniske organer, og især om dem, der er ansvarlige for kvalitetskontrollen, uanset om de hører til i tjenesteyders virksomhed eller ej. Herunder beskrivelse af bemanding/overvågning af systemerne. 3.3 Minimumskrav til tilbudsgivernes egnethed Tilbudsgivere, der glemmer at indsende oplysninger og dokumentation som fremgår af afsnit 3.2 ovenfor vil ikke blive bedømt efter tildelingskriterierne i afsnit 4. 4

5 4 Tildeling af kontrakt og tildelingskriterier Det overordnede tildelingskriterium er det økonomisk mest fordelagtige tilbud, som består af de tildelingskriterier, som fremgår af pkt. 4.1 og som er uddybet i afsnit Tildelingskriterier Der anvendes følgende tildelingskriterier med tilhørende vægtninger: Tildelingskriterier Vægtning i % Løsningsforslag (uddybes i afsnit 4.3.1) 55 Pris (uddybes i afsnit 4.3.2) 45 Samlet fast pris (vægter 70% af kriteriet Pris) Optionspris på år 4 og 5 (vægter 30% af kriteriet Pris) I alt 100 % 4.2 Tildeling af ordren/kontrakten Kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der efter evalueringen samlet set har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud bedømt efter tildelingskriterierne i afsnit 4.1. Tildelingskriterierne er uddybet i afsnit Uddybning af tildelingskriterierne I de følgende afsnit er det angivet, hvordan tilbuddet vil blive bedømt i forhold til de konkrete tildelingskriterier i afsnit Løsningsforslag, delvægtning 55 % Tildelingskriteriet bedømmes på grundlag af følgende oplysninger: Tilbudsgiver skal afgive en løsningsbeskrivelse af gennemførelse af hele opgaven. Tilbudsgiver bør som minimum beskrive: Overordnet løsningsbeskrivelse Hvilke kanaler der leveres, samt muligheder for ændringer i kanalsammensætning. 5

6 Fremføring og interface ved signalbaseret løsning. Adgang til filer i en arkiv-buffer hos leverandøren ved fil baseret løsning. Leverancesikkerhed på de forskellige dele af løsningen. Video- og lydformater, bitrater mm. Evt. metadata/øvrige tjenester (indhold og formater). Anvendt hardware og software. Komponenternes fysiske placering. Evt. buffer kapacitet. Fremtids-/udviklings perspektiver. Forslag til overtagelsesprøve der sikrer at leverancen lever op til de stillede krav. Forslag til servicemål og rapportering ift. den foreslåede løsning. Statsbiblioteket lægger vægt på følgende, når tildelingskriteriet evalueres: I hvor høj grad løsningsbeskrivelsen løser de opgaver/problemstillinger som Statsbiblioteket skitserer i vedlagte kravspecifikation. Statsbiblioteket lægger vægt på, at løsningen har en høj grad af forsyningssikkerhed og fleksibilitet i kanalsammensætning. Desuden lægges der vægt på at løsningen stiller få krav til efterbearbejdning, og til mængden af udstyr placeret på Statsbibliotekets adresser. En løsning hvor leverandøren selv driver løsning til midlertidig lagring (bufferlager) med henblik på senere leverance af kanaler (filer) anses for attraktiv Pris, delvægtning 45 % Samlet fast pris (vægtning med 70 % af delvægtning 45%): Tilbudsgiver skal oplyse en samlet fast pris, som skal indeholde samtlige udgifter til tjenesteydelsens udførelse for kontraktperioden på 3 år, samt en specifikation af hvad de enkelte kanaler koster pr. år med henblik på evt. justering af antallet af kanaler i leverancen. Til udspecificering af kanalpriser kan bilag 1 til kravspecifikationen benyttes. Tilbud skal afgives i DKK ekskl. moms. Vederlaget anses for at omfatte alle udgifter forbundet med tjenesteydelsens udførelse. Optionspris for år 4 og 5 (vægtning med 30 % af delvægtning 45%): Tilbudsgiver skal oplyse en samlet pris for eventuel benyttelse af optionsret til at forlænge kontrakten med yderligere 2x1 år. Tilbudsgiver skal afgive en samlet pris, som indeholder samtlige udgifter til tjenesteydelsens udførelse, for henholdsvis år 4 og år 5. 6

7 Tilbud skal afgives i DKK ekskl. moms. Vederlaget anses for at omfatte alle udgifter forbundet med tjenesteydelsens udførelse. Andre priser: Tilbudsgiver skal anslå prisen for udvidelse med en eller flere kanaler. Prisen skal angives pr. kanal. Såfremt det koster at nedskalerer opgaven, skal dette også angives i tilbuddet. Tilbudsgiver skal angive en timepris for ad hoc konsulentarbejde. Disse andre priser indgår ikke i bedømmelsen af kriteriet pris. Priserne skal afgives i DKK ekskl. moms. 5 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende vilkår. Sådanne forbehold vil medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Øvrige forbehold i tilbudsgivers tilbud kan føre til afvisning af tilbuddet fra ordregivers side, hvis forbeholdet ikke kan kapitaliseres af ordregiver på tidspunktet for tilbudssammenligningen. Eventuelle forbehold bør være ledsaget af tilbudsgivers skriftlige begrundelser. 6 Afgivelse og aflevering af tilbud 6.1 Informations- og spørgemøde Statsbiblioteket gennemfører informations- og spørgemøde den 6. oktober 2011 kl på adressen: Victor Albecks Vej Århus C Tilbudsgiverne skal senest den 5. oktober tilmelde sig mødet til Lars Mydtskov på tlf.nr.: eller lfm@statsbiblioteket.dk Efter informations- og spørgemødet vil der blive udsendt skriftligt referat af mødet på Statsbibliotekets hjemmeside forventeligt den 11. oktober Frist for skriftlige spørgsmål og anmodning om supplerende oplysninger Skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet og anmodninger om supplerende oplysninger skal være Statsbiblioteket i hænde senest den 24. oktober Henvendelser, der modtages efter denne frist, kan ikke forventes besvaret. Skriftlige spørgsmål og anmodninger om supplerende oplysninger skal sendes til Lars Mydtskov og sendes til lfm@statsbiblioteket.dk Senest den 27. oktober oploader Statsbiblioteket en besvarelse af spørgsmål og eventuelt supplerende materiale på hjemmesiden 7

8 Besvarelsen vil sikre spørgernes anonymitet. 6.3 Tilbudsfrist, aflevering og mærkning af tilbud Tilbud skal være Statsbiblioteket i hænde senest den 2. november 2011 kl på adressen: Statsbiblioteket Victor Albecks Vej Århus C Att.: Bjarne Andersen Tilbud bør mærkes Udbud af leverance af Radio/TV kanaler Såfremt mærkning undlades, kan tilbud utilsigtet blive åbnet før tilbudsfristens udløb som led i den almindelige behandling af post hos Statsbiblioteket. Tilbud skal afgives og afleveres i papirformat og kan ikke afgives elektronisk. 6.4 Acceptfrist for tilbud Tilbud er automatisk gældende for accept i en periode på 90 dage regnet fra tilbudsfristens udløb. 6.5 Åbning af tilbud De tilbud, der er modtaget rettidigt, vil blive åbnet umiddelbart efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen. 6.6 Antal eksemplarer Tilbuddet bør afgives i et originalt underskrevet eksemplar og bør indeholde 2 kopier af tilbuddet samt et elektronisk eksemplar på cd-rom eller usb-stik. 6.7 Format Tilbud skal afgives skriftligt i papirformat. 6.8 Sprog Tilbud skal være affattet på dansk, men baggrundsmateriale m.v. kan være på engelsk. 7 Øvrige vilkår 7.1 Alternative tilbud Der er ikke adgang til at afgive alternative tilbud. 7.2 Aflysning Statsbiblioteket forbeholder sig ret til at aflyse udbuddet såfremt der foreligger en saglig begrundelse for at aflyse. En eventuel aflysning vil blive ledsaget af et brev til alle tilbudsgiverne indeholdende årsagen til aflysningen. 8

9 7.3 Ændringer i udbudsmaterialet Statsbiblioteket forbeholder sig ret til i videst muligt omfang at foretage ændringer i udbudsmaterialet ved udsendelse af et tillæg til udbudsmaterialet inden tilbudsfristens udløb. Statsbiblioteket kan forlænge tidsfristerne, herunder tilbudsfristen. 7.4 Omkostninger ved deltagelse Deltagelse i udbudsforretningen sker for tilbudsgivers egen regning og risiko, og omkostninger eller tab, som en tilbudsgiver måtte pådrage sig i forbindelse med deltagelse i udbudsforretningen, er Statsbiblioteket uvedkommende. 7.5 Ejendomsret til udbudsmaterialet Statsbiblioteket har vedblivende enhver rettighed, herunder ophavsret og ejendomsret, til udbudsmaterialet og oplysninger, der i øvrigt afgives i forbindelse med udbudsforretningen. Tilbuddene vil blive behandlet fortroligt. 8 Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Nedenfor er angivet adresse, internetadresse og telefonnummer mv. for de relevante statslige tjenester, hvor tilbudsgiverne kan indhente oplysninger om 1) skatter, 2) miljøbeskyttelse og 3) sikkerhed på arbejdspladsen samt arbejdsvilkår i Danmark. 1) Skattecenter København Sluseholmen 8B 2450 København SV Telefon: Telefax: adresse: skat@skat.dk Internetadresse: 2) Miljøstyrelsen Strandgade København K Telefon: Telefax: adresse: mst@mst.dk Internetadresse: 3) Arbejdstilsynet 2100 København Ø Telefon: Telefax: adresse: at@at.dk Internetadresse: 9

10 Statsbiblioteket stiller ikke særlige krav til arbejdsmiljøet i forbindelse med de udbudte ydelser, jf. bekendtgørelse nr af 17. december 2001 om pligter efter lov om arbejdsmiljø i forbindelse med udbud af tjenesteydelser. 10