Dagsorden: Deltagere fra bestyrelsen: Lars Nielsen, formand Kim Randrup, næstformand Jørn Nielsen Ebbe Bjerg Lone Krogsgaard

Transkript

1 Boligselskabet Rosenvænget Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 17. februar 2016 kl i mødelokalet Rosenvænget beliggende Heimdalsvej 7 C, Frederikssund Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligorganisationen Orientering fra formanden Orientering fra Domea.dks bestyrelse Boligorganisationens budget Personaleforhold Generel orientering ipads i bestyrelsen Domea.dks Landskonference Nybyggeri og renovering Birkevænget Rosenvænget Græse Bakkeby Orientering fra Byggeudvalget vedr. nybyggeri Servicecenter Frederikssund Nyt fra afdelingerne Askly Søfryd Rosenvænget Rosenfeldt Ansøgning om midler til opsætning af altanafdækning i Æblelunden Flexibel udlejning Flexibel udlejning Vidensdeling Samarbejdet med Domea.dk Evaluering af mødet med BL Samarbejdet med Domea.dk Forretningsføreraftale Forretningsføreraftalen Mødeplanlægning Eventuelt... 7 Deltagere fra bestyrelsen: Lars Nielsen, formand Kim Randrup, næstformand Jørn Nielsen Ebbe Bjerg Lone Krogsgaard Gitte Seier Gert Olsen Søren Thormann Erik Kjærsgaard Jens Klokhøj, Domea.dk Øvrige deltagere: Kim Brokmann, Kundechef Britt Vogt, Servicekoordinator Udsendt den 10. februar 2016

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 26. november Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse 3.3 Boligorganisationens budget Boligorganisationens budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 01. oktober 2016 til 30. september 2017 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Side 2 af 7

3 3.4 Personaleforhold Generel orientering Kim Sørensen fra Halsnæs er blevet afskediget pga. sygdom. Niels Broberg er pr. 1/2-16 rykket fra Frederikssund til Halsnæs. Peter Høberg Nielsen fra Halsnæs, er blevet opsagt pga. omlægninger hvor han skulle gå op i tid fra 14 timer og dette ønskede han ikke. Stillingen bliver ikke genbesat. Maiken Ruusunen er langtidssygemeldt med en dårlig skulder af en arbejdsskade. Tom Meisler Nielsen er blevet ansat 15/1-16 i Frederikssund og er tilknyttet i Græse Bakkeby som afløser for Kjeld Jørgensen. Julie Kronbach Pedersen blev ansat pr. 1/1-16 og er blevet afskediget igen pr. 1/2-16 pga. sygdom. Julie var ansat som vikar i 3 mdr. for Peter Martin Hansen som er langtidssygemeldt. Jannie Bousen er ansat pr. 15/2-16, som afløser for Niels Broberg i Frederikssund. Abdul Raham Karokhail blev udlært 8/2-16 og er ansat 3 mdr. yderligere iflg. overenskomsten. Ida Holgersen kommer tilbage fra barsel 22/2-16. Sofie Damgaard Pedersen er blevet ansat i Halsnæs Ny Boligselskab foreløbig frem til 30/9-16. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning 3.5 ipads i bestyrelsen Bestyrelsen har besluttet at boligorganisationen stiller ipads med SIM-kort til rådighed for bestyrelsesmedlemmerne til brug for organisationsbestyrelsesmøder, digitale bestyrelsesrum mv. Administrationen forespørger til retningslinjer til afskrivning af ipads? Ejerskab ifbm. afdeling/organisationsbestyrelse? Det indstilles at bestyrelsen fastlægger nogle retningslinjer for ipads. 3.6 Domea.dks Landskonference 2016 Domea.dks Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 20. og 21. maj 2016 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Side 3 af 7

4 4 Nybyggeri og renovering Birkevænget Rosenvænget Græse Bakkeby 4.4 Orientering fra Byggeudvalget vedr. nybyggeri Servicecenter Frederikssund 5 Nyt fra afdelingerne 5.1 Askly Der er indgået aftale om, at ventilationsanlægget bliver gennemgået af entreprenør mod at der ikke udskiftes til fugtstyring på badeværelserne. Rådgiver har oplyst at fugtstyrring ikke er normalt i sådanne lejemål. Side 4 af 7

5 5.2 Søfryd Kommunen forespørger om organisationen er interesseret i at sælge. Det indstilles, at bestyrelsen giver mandat til et evt. videre salg. 5.3 Rosenvænget Kommunen anmoder om bestyrelsens holdning til støtte til afdeling 825 Rosenvængets lån på de 25 mill. Der er udfordringer for kommunen, hvis de kun kender støtten et år af gangen, da huslejen jo på den måde kan ændres radikalt. Kim Brokmann har talt med Karsten i Byg og en normal løsning vil være, at godkende eks. fuld støtte i 4 år, derefter aftrapning med 9 kr. pr. m2 om året, svarende til at huslejen stiger ca. 1% ekstra om året i afdelingen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdragsmetoden. 5.4 Rosenfeldt Dispositionsfonden har tidligere givet midler til dækning af asfalt. Ved en fejl er dette også hjemtaget som lån i afdelingen. Det er derfor ikke rimeligt for beboerne at ydelsen er kr ,- højere. Det indstilles derfor at dispositionsfonden dækker denne merudgift. Det indstilles, at bestyrelsen godkender midlerne. 5.5 Ansøgning om midler til opsætning af altanafdækning i Æblelunden Æblelunden afd. 824/832 ansøger om midler til dækning af altanafdækning, til en samlet pris på kr ,- eller i første omgang midler til en prøveopsætning til en pris på kr ,-. Det indstilles, at bestyrelsen godkender prøveopsætningen. 6 Flexibel udlejning 6.1 Flexibel udlejning Da vi kan konstaterer at den flexible udlejning af vores boliger, ikke bliver brugt efter hensigten, indstilles det at kundechefen gives mandat til at opsige aftalen med kommunen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender nedlæggelse af flexibel udlejning. 7 Vidensdeling Gitte Seier har følgende forslag: Side 5 af 7

6 Workshop for alle afdelingsformænd og næstformænd under Servicecenteret Frederikssund. Jeg vil gerne tage initiativ til at alle formænd og næstformænd kan mødes en lørdag eller søndag fra kl 9 til 18, hvor vi kan diskutere, debattere og udveksle erfaringer. Jeg vil indhente information fra driftscheferne og Kim om hvad de mener de forskellige afdelinger slås med, samt om nogle af afdelingerne har lavet noget, som vi andre kunne lære af, og så bede dem fremlægge det for os andre. Bestyrelsen bedes tage stilling til om det er en god ide, og hvilke emner vi kunne tage op, samt hvor det skal foregå og om der kan ydes økonomisk hjælp til morgenmad, kaffe vand og frokost. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til ovennævnte. 8 Samarbejdet med Domea.dk 8.1 Evaluering af mødet med BL 8.2 Samarbejdet med Domea.dk 9 Forretningsføreraftale 9.1 Forretningsføreraftalen Vedlagt forretningsføreraftalen til gennemlæsning, debat og evt. underskrivelse på mødet. Aftalen er med ikrafttrædelse pr Det indstilles at bestyrelsen tager beslutning om godkendelse af aftalen. 10 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for Bemærk der er lidt rettelser her i starten af året!!! Side 6 af 7

7 Onsdag (uge 9) Organisationsbestyrelsesmøde m. R&B Onsdag (uge 13) Repræsentantskabsmøde Mandag (uge 15) Organisationsbestyrelsesmøde m. konstituering Fredag/lørdag 20/ (uge 20) Landskonference Onsdag (uge 21) Organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag (uge 25) Bustur rundt i afdelingerne Torsdag/lørdag 18/ (uge 33) Evt./mulighed for studietur Onsdag (uge 37) Organisationsbestyrelsesmøde Onsdag (uge 43) Organisationsbestyrelsesmøde Onsdag (uge 47) Organisationsbestyrelsesmøde 11 Eventuelt Side 7 af 7