Udbudsbetingelser. Udbud af rammeaftale vedrørende konsulentbistand inden for revision til Danmarks Miljøportal

Transkript

1 Udbudsbetingelser Udbud af rammeaftale vedrørende konsulentbistand inden for revision til Danmarks Miljøportal Juli 2014 Page 1 of 13

2 Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING ADMINISTRATOR ORDREGIVER DANMARKS MILJØPORTAL DEN UDBUDTE ANSKAFFELSE UDBUDSMATERIALET GENERELT OM OVERHOLDELSE AF EU-UDBUDSREGLERNE FORHANDLINGSFORBUDDET KRAV TIL TILBUDDETS INDHOLD GENERELT TILBUDSDOKUMENTER ORDREGIVERS MINDSTEKRAV MINDSTEKRAV FORBEHOLD FORHOLD VEDRØRENDE AFGIVELSE AF TILBUD FORM- OG PROCEDUREKRAV ALTERNATIVE TILBUD TILBUDSFRIST AFLEVERING AF TILBUD SPROG HONORAR VEDSTÅELSESFRIST ÅBNING AF TILBUD RETURNERING AF TILBUD EVALUERING AF TILBUD TILDELINGSKRITERIUM TILBUDTE REVISORER (50 %) TIMEPRISER (50 %) FORTROLIGHED, ANONYMITET OG TAVSHEDSPLIGT SPØRGSMÅL...11 Page 2 of 13

3 14. MEDDELELSE OM RESULTAT OG STANDSTILL-PERIODE ANNULLATION AF UDBUDSFORRETNINGEN TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN DOKUMENTOVERSIGT OG CHECK-LISTE...13 Page 3 of 13

4 1. INDLEDNING Nærværende dokument beskriver udbudsbetingelser for afgivelsen af tilbud på rammeaftale vedrørende konsulentbistand inden for revision til Danmarks Miljøportal. Opgaven er et genudbud af den annullerede delaftale 7 i udbud 2014/S samt berigtigelse nr. 2014/S Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med EU s udbudsregler om offentlige myndigheders indkøb, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. På baggrund af nærværende udbudsbetingelser vil der med én leverandør blive indgået en rammeaftale, som giver Danmarks Miljøportal mulighed for at trække på revisionsbistand i de næste fire år. 1.1 Administrator Udbudsforretningen er tilrettelagt i samarbejde Bird & Bird Advokatpartnerselskab, der vil fungere som administrator og kontaktperson under udbudsforretningen. 2. ORDREGIVER Den ordregivende myndighed er: Danmarks Miljøportal Rentemestervej København NV Ordregiver er ansvarlig for udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse, og rammeaftalen vil skulle indgås med Ordregiver. 3. DANMARKS MILJØPORTAL Danmarks Miljøportal (DMP) er et tværoffentligt samarbejde mellem kommuner, regioner og Miljøministeriet. Samarbejdets formål er at samle miljødata ét sted, skabe digitale løsninger til forvaltning af Danmarks miljø og formidle miljødata til myndigheder og offentlighed. Danmarks Miljøportals overordnede formål er at understøtte miljømyndighedernes opgaveløsning og sikre et ensartet og ajourført datagrundlag på miljøområdet, at fremme digitale sagsgange på miljøområdet samt at styrke formidlingen til offentligheden. Page 4 of 13

5 4. DEN UDBUDTE ANSKAFFELSE Ordregiver ønsker at indgå en rammeaftale, som giver Ordregiver mulighed for at indkøbe revisionsbistand i de næste fire år. Rammeaftalen er ikke-eksklusiv og uden aftagepligt for Ordregiver. 5. UDBUDSMATERIALET Det samlede udbudsmateriale består ud over udbudsbekendtgørelsen og nærværende udbudsbetingelser af følgende materiale: - Skabelonpakke indeholdende skabelon 1 7 vedr. dokumentation for egnethed - Rammeaftale - Bilag o o o Bilag A: Anvendelsesområde og Leverandørens revisorer inkl. CV er Bilag B: Timepriser Bilag C: Bestillingsblanket (skal bruges ved bestilling af opgaver) 6. GENERELT OM OVERHOLDELSE AF EU-UDBUDSREGLERNE Ordregiver er forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med udbudsforretningen. I den forbindelse ønsker Ordregiver i særdeleshed at henlede tilbudsgivernes opmærksom på: - At Ordregiver er berettiget og forpligtet til at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet er afgivet af en tilbudsgiver, som ikke kan anses som egnet i henhold til pkt. 9 nedenfor. - at Ordregiver er berettiget og forpligtet til at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet ikke er konditionsmæssigt, bl.a. hvis det ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis det indeholder forbehold for grundlæggende elementer, jf. punkt at Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer til tilbud, som modtages efter tilbudsfristens udløb, jf. punkt at det er tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra tilbudsgiver, påhviler udelukkende tilbudsgiver. Page 5 of 13

6 7. FORHANDLINGSFORBUDDET Tilbudsgiver og Ordregiver må ikke forhandle om de afgivne tilbud, jf. fælleserklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 71/305/EØF. Rådet og Kommissionen erklærer her:... at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Det er derfor nødvendigt, at tilbuddene behandler alle relevante forhold, herunder angiver samtlige priser på et så detaljeret niveau som overhovedet muligt, og at tilbuddene er præcise i enhver henseende, således at der i princippet kan indgås en aftale uden forudgående drøftelser og forhandlinger. Af den grund er det yderst vigtigt, at de afgivne tilbud er fyldestgørende udformet, således at tilbuddene på alle punkter opfylder udbudsmaterialets krav til tilbuddenes indhold og udformning, og at tilbuddene indeholder alle de efterspurgte oplysninger. Tilbudsgiver opfordres til at udnytte muligheden for at stille spørgsmål, jf. punkt KRAV TIL TILBUDDETS INDHOLD 8.1 Generelt Rammeaftalen med bilag fastlægger parternes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med levering af det udbudte. Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage mindre væsentlige korrektioner til udbudsmaterialet, såfremt Ordregiver bliver opmærksom på fejl eller undladelser. 8.2 Tilbudsdokumenter Følgende dokumenter SKAL være indeholdt i tilbuddene: - Tilbudsbrev indeholdende Tilbudsgivers kontaktoplysninger (SKABELON 1). - Udfyldte og underskrevne skabeloner til brug for egnethedsvurdering (SKABELON 2-5 samt evt. SKABELON 6 og/eller 7) - Rammeaftale (med udfyldelse af navn m.v.) - Bilag A og Bilag B Page 6 of 13

7 Indholdet af dokumenterne er yderligere beskrevet nedenfor og i den rækkefølge, som Ordregiver ønsker, at Tilbudsgiver opbygger sit tilbud ud fra. Ad Tilbudsbrev (Skabelon 1): Der skal i tilbuddet indgå oplysninger om Tilbudsgivers identitet, hvem, der kan kontaktes om tilbuddet samt kontaktoplysninger ( og telefonnummer) for den/de pågældende (SKABELON 1). Ad Skabeloner 2-7 Tilbudsgiver skal udfylde SKABELON 2-5 samt eventuelt SKABELON 6 og/eller 7 i henhold til pkt. 9 nedenfor samt vejledningen, som fremgår af de enkelte skabeloner. Ad Rammeaftalen: Rammeaftalen skal udfyldes med tilbudsgivers navn, adresse og CVR.nr. Ad Bilag A og Bilag B: De nævnte bilag skal vedlægges som en del af tilbuddet, og være udfyldt af tilbudsgiver i det omfang, det følger af vejledningen i bilaget. 9. EGNETHEDSVURDERING Forud for evalueringen af de afgivne tilbud vil der blive foretaget en vurdering af tilbudsgivernes generelle egnethed i forhold til den udbudte opgave. Vurderingen af egnethed vil blive foretaget på baggrund af kravene fastsat i udbudsbekendtgørelsen pkt. III.2. Tilbudsgiver skal overholde de deri anførte økonomiske og tekniske mindstekrav, for at et tilbud kan indgå i ordregivers evaluering. Tilbudsgiverne skal derfor vedlægge følgende dokumentation: - Personlige oplysninger om tilbudsgivers identitet. Oplysning SKAL afgives ved udfyldelse af SKABELON 1 til udbudsmaterialet. - Udfyldt og underskrevet erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige i henhold til bekendtgørelsen af lov om begrænsning af skyldners mulighed for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj Oplysning SKAL afgives ved udfyldelse af SKABELON 2 til udbudsmaterialet. - Udfyldt og underskrevet erklæring på tro og love om at ansøger ikke befinder sig i en af de i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og 2 anførte udelukkelsesgrunde. Oplysning SKAL afgives ved udfyldelse af SKABELON 3 til udbudsmaterialet. - Udfyldt skema med nøgletal sammen med årsrapporter eller revisorpåtegnet erklæring. Oplysning SKAL afgives ved udfyldelse af SKABELON 4 til udbudsmaterialet, og dokumentation vedlægges som anført i vejledningen til SKABELON 4. Page 7 of 13

8 - Udfyldt lister over referencer, som dokumenterer overholdelsen af det tekniske mindstekrav, jf. udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2.3. Oplysning SKAL afgives ved udfyldelse af SKABELON 5 til udbudsmaterialet. - Udfyldt støtteerklæring, såfremt tilbudsgiver støtter sig på en anden økonomisk aktør, for at opfylde de stillede mindstekrav. Erklæring SKAL afgives ved udfyldelse af SKABELON 6 til udbudsmaterialet og udfyldes af den støttende aktør. - Udfyldt konsortieerklæring, såfremt tilbudsgiver er et konsortium eller en anden form for sammenslutning af aktører. Skabelon 1-5 (samt evt. 6) udfyldes i dette tilfælde for hver enkelt deltager i konsortiet og der afgives en fælles konsortieerklæring underskrevet af samtlige deltagere i konsortiet. Konsortieerklæring SKAL afgives ved udfyldelse af SKABELON ORDREGIVERS MINDSTEKRAV Et mindstekrav er et ufravigeligt krav og et krav, der ubetinget skal opfyldes og overholdes, idet der således ikke kan tages forbehold over for krav, der er gjort til mindstekrav Mindstekrav Tilbudsgiver skal respektere følgende mindstekrav, for at tilbud er konditionsmæssigt: Rammeaftalen Bilagenes brødtekst Alle mindstekrav skal overholdes, for at tilbud er konditionsmæssigt, og Tilbudsgiveren kan ikke tage forbehold over for disse. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ukonditionsmæssigt, og tilbuddet vil ikke blive taget i betragtning Forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold for Rammeaftalerne eller bilagenes brødtekst. Rammeaftale og bilag skal således alene udfyldes i henhold til vejledningen ovenfor og vejledningerne i selve bilagene. Forbehold over for mindstekrav vil medføre, at Ordregiver er berettiget og forpligtet til at erklære tilbuddet for ukonditionsmæssigt med den følge, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsevalueringen. 11. FORHOLD VEDRØRENDE AFGIVELSE AF TILBUD 11.1 Form- og procedurekrav Tilbudsgiver skal afgive tilbud på grundlag af nærværende udbudsbetingelser. Ved udarbejdelse af tilbuddet skal tilbudsgiver nøje iagttage de form- og procedurekrav, der fremgår under nærværende punkt. Page 8 of 13

9 11.2 Alternative tilbud I overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen punkt II.1.9) anførte accepterer Ordregiver ikke alternative bud Tilbudsfrist Tilbud skal være Ordregiver i hænde senest: Den 9. september 2014 kl Tilbud, der afleveres efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning, og vil blive returneret uåbnet Aflevering af tilbud Tilbud skal afleveres eller fremsendes til følgende adresse: Bird & Bird Advokatpartnerselskab Kalkbrænderiløbskaj København Ø Att: Adv.fm. Cecilie Hald Andersen Det samlede tilbudsmateriale skal indleveres i en lukket kuvert mærket Udbud af revisorbistand. Tilbudsgiver kan, efter anmodning, få udleveret en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for afleveringen. Tilbuddet skal afleveres i én underskreven original samt 2 kopier. Original såvel som hver kopi skal omfatte det fulde og komplette tilbudsmateriale. Tilbuddet skal desuden være vedlagt en elektronisk kopi af alle dokumenter på en USB-nøgle eller lignende medie i Microsoft Word, Microsoft Excel, Adobe eller andet udbredt format Sprog Tilbud inklusive bilag skal affattes på dansk. Dokumentation, der ikke foreligger på dansk, kan dog være på engelsk Honorar Tilbudsgiverne modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning, herunder honorar for udarbejdelse af tilbud. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsgivning og eventuel efterfølgende kontrahering er Ordregiver uvedkommende Vedståelsesfrist Tilbud skal være bindende i 3 måneder regnet fra tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiveren er bundet af sit tilbud indtil Ordregiver har indgået aftale, dog mindst Page 9 of 13

10 indtil vedståelsesfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at tilbudsgivere allerede pr. dette tidspunkt er frigjort fra deres tilbud Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller få oplysninger om konkurrenternes tilbud Returnering af tilbud Modtagne tilbud vil ikke blive returneret til tilbudsgiverne. 12. EVALUERING AF TILBUD 12.1 Tildelingskriterium Ordregiver foretager en tilbudsevaluering på grundlag af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige vurderet på grundlag af følgende underkriterier: Tilbudte revisorer 50 % Timepriser 50 % Indholdet af underkriterierne er uddybende beskrevet i hvert bilag, der indeholder en angivelse af, hvad der vægtes positivt ved Tilbudsgivers besvarelse af det enkelte bilag. Der vil blive indgået kontrakt (Rammeaftale) med den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud Tilbudte revisorer (50 %) Ved vurderingen af tilbud i forbindelse med underkriteriet Tilbudte revisorer vil der blive lagt vægt på Tilbudsgivers besvarelse af følgende dokumenter: - Bilag A: Leverandørens revisorer - Underbilag A.1, Vedlagte CV er Tilbudsgiver skal angive en primær revisor, som tilbudsgiver tilbyder at stille med ved opgavens opstart, samt en suppleant med tilsvarende kvalifikationer. Der må maksimalt afleveres to CV er (ét CV for den fasttilknyttede revisor og ét CV for suppleanten). Besvarelse af bilag A inklusive CV for den primære revisor vægter 70 %, mens besvarelse af bilag A inklusive CV for suppleanten vægter 30 % ved evalueringen af tilbuddene i tilknytning til dette underkriterium. Ved vurdering af tilbud i forhold til underkriteriet Leverandørens revisorer vil der blive lagt vægt på Tilbudsgivers besvarelse af bilag A. Det fremgår af bilagets instruks, hvad Ordregiver vægter positivt i denne forbindelse. Page 10 of 13

11 12.3 Timepriser (50 %) Ved vurdering af tilbud i forhold til underkriteriet Timepriser sker på grundlag af Tilbudsgivers besvarelse af Bilag B. De tilbudte timepriser vil blive udregnet som et vægtet gennemsnit, hvor timeprisen for den primære revisor vægter 80 %, mens timeprisen for suppleanten vægter 20 %. Den tilbudsgiver, hvis vægtede, gennemsnitlige timepris er lavest, opnår den bedste evaluering i tilknytning til dette underkriterium. 13. FORTROLIGHED, ANONYMITET OG TAVSHEDSPLIGT Nærværende udbudsmateriale og eventuelt supplerende materiale skal behandles fortroligt. Tilbudsgiveren skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgiverens kendskab i forbindelse med tilbudsgivning. Ordregiver er underlagt de generelle regler om offentlighed i forvaltningen, herunder forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. Ordregiver meddeler ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den som oplysningen vedrører adgang til at udtale sig herom. Beslutning om helt eller delvist at imødekomme en anmodning om aktindsigt påhviler dog i sidste ende Ordregiver. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagt, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til at videregive dem til andre offentlige myndigheder. 14. SPØRGSMÅL Med henblik på at sikre, at tilbuddet udformes i overensstemmelse med de stillede krav, er det muligt at stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål skal rettes skriftligt pr. til administrator af udbuddet på følgende e- mail adresse: cecilie.andersen@twobirds.com. Spørgsmål skal være modtaget af ovennævnte senest den 1. september Ovennævnte frist er angivet af praktiske årsager. Spørgsmål skal dog under alle omstændigheder være stillet i så god tid, at Ordregiver kan besvare dem senest 6 dage inden udløbet af den fastsatte tilbudsfrist. Såfremt nogle af de stillede spørgsmål giver anledning til en tydeliggørelse, justering eller supplering af udbudsmaterialet, vil tilbudsgiverne modtage orientering herom med besvarelsen af de stillede spørgsmål. Ordregiver vil løbende og senest 6 dage inden tilbudsfristen udsende spørgsmål og svar i anonymiseret form og evt. supplerende materiale til tilbudsgiverne på følgende internetadresse: Page 11 of 13

12 Ordregiver vil bestræbe sig på at besvare indkomne spørgsmål løbende og inden for 5 arbejdsdage. 15. MEDDELELSE OM RESULTAT OG STANDSTILL-PERIODE Når Ordregiver har identificeret det tilbud, der er det økonomisk mest fordelagtige i henhold til de fastsatte underkriterier, sendes der hurtigst muligt en fyldestgørende begrundelse for valget til alle tilbudsgivere, jf. lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. (lov nr. 425 af 12. maj 2010 med senere ændringer). Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i Den Europæiske Unions Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler. I henhold til lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. underskriver Ordregiver først kontrakten med den valgte leverandør efter udløbet af standstill-perioden, der er 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregiver giver meddelelse til tilbudsgiverne om den trufne tildelingsbeslutning. 16. ANNULLATION AF UDBUDSFORRETNINGEN Indtil udbudsforretningen er afsluttet med indgåelse af en endelig kontrakt, vil udbudsforretningen kunne annulleres af Ordregiver, såfremt der er en saglig grund hertil. 17. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN Udbudsforretningen forventes gennemført efter nedenstående vejledende tidsplan: Tidsfrist Aktivitet 29. juli 2014 Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse samt udbudsmateriale. 1. september 2014 kl Frist for modtagelse af spørgsmål 3. september 2014 Frist for besvarelse af spørgsmål 9. september 2014 kl Uge 37/ Uge Frist for afgivelse af tilbud Meddelelse af resultat (vejledende) Indgåelse af kontrakt (vejledende) Page 12 of 13

13 18. DOKUMENTOVERSIGT OG CHECK-LISTE Nedenstående skema indeholder alle aftaledokumenter, som danner grundlag for tilbudsevalueringen med oplysninger om udfyldning, brug af skabelon fra ordregiver og om besvarelsen indgår i tilbudsevalueringen. Navn på dokument Udfyldes eller udarbejdes af tilbudsgiver? Brug af ordregivers skabelon? Skal vedlægg es tilbud? Tilbudsbrev (Skabelon 1) JA NEJ JA Egnethedsskabeloner samt støtte- og konsortieerklæring (skabelon 2-7) JA JA, der skal vedlægges årsrapporter eller revisorerklær ing for de økonomiske nøgletal JA Rammeaftale Ja (navn, adresse, CVR.nr.) JA JA Bilag A: Leverandørens Anvendelsesområde og revisorer inklusive CV-er JA JA, dog skal tilbudsgiver selv udarbejde CV er JA Bilag B: Timepriser JA JA JA Bilag C: Bestillingsskabelon NEJ NEJ NEJ Page 13 of 13