SAMARBEJDSUDVALGET I HVISSINGE

Transkript

1 GLOSTRUP BOLIGSELSKAB Bryggergårdsvej 2B, 2600 Glostrup Telefon: , CVR nr.: SAMARBEJDSUDVALGET I HVISSINGE Referat fra SU torsdag den 28. april 2016 kl på driftskontoret. Til stede var Hvissinge den 16. maj fra afdelingerne: Afd. 20 Rødkælkevej Allan, afd. 29 Stenager Peter, afd. 30 Granskoven Lars, afd. 31 Gadager Bjarne, afd. 32 Lindeskoven Louise, afd. 33 Birke-/Bøgeskoven Rikke, afd. 37 Egeskoven Eva, afd. 49 Stenager 6 Kurt. - fra administrationen: Robert Roll, Jimmi Eibye og Johnny Petersen. Referat Mødet startede med besøg fra udvalget vedr. Gårdmandsfesten og juletræsfesten samt fra kulturcentret. Der var enighed om, at drøftelsen med udvalgene for aktiviteterne var en god måde at gøre det på. Det medfører, at de ansvarlige personer for udvalgene har mulighed for at drøfte ansøgningen med SU. Henviser til punktet budget SU Godkendelse af dagsorden. Dagsorden blev godkendt. 2. Sager til behandling. a) Regnskab for SU Regnskab for afd Kurt nævnte, at han har skrevet til administrationen for at få udleveret et kontoudtog på fællesdriften, men fik et svar retur fra Robert, at det ikke udleveres. Kurt mener det er kritisabelt, at kontoudtoget ikke kan udleveres og Kurt meddelte, at han har skrevet til John Møller om dette. Kurt meddelte også, at afd. 31 og afd. 49 ikke underskriver regnskabet før der er givet indsigt. Allan mener, at det er en voldsom overskridelse på forbruget i driften. Allan spørger ind til funktionærbolig kontoen og hvor mange funktionærer der er tilbage, som får funktionærtilskud til boligen. Allan mener, at der er en skævvridning i lønningerne blandt ejendomsfunktionærerne pga. af funktionærboligerne. Det er op til flere tusind kroner hver måned i husleje be- Glostrup Boligselskab Glostrup Boligselskab Glostrup Boligselskab Hovedkontoret Driftskontor Glostrup Driftskontor Hvissinge Bryggergårdsvej 2B Stubben 5 Bøgeskoven Glostrup 2600 Glostrup 2600 Glostrup Tlf.: Tlf.: Tlf.: gb@gb.dk drift.glostrup@gb.dk drift.hvissinge@gb.dk man.-tors. 10:00-14:00 man.-fre. 09:00-09:30 (kun telefonisk henv.) man.-fre. 09:00-09:30 (kun telefonisk henv.) tors. tillige 15:30-17:30 man.-fre. 09:30-11:30 man.-fre. 09:30-11:30 fredag 10:00-13:00 tors. tillige 16:00-17:30 tors. tillige 16:00-17:30

2 sparelser for dem der har funktionærboliger. Kurt nævnte, at frugtordningen for medarbejdere er alt for dyr. Den koster over 3.000,- om måneden. Johnny nævnte, at der er lavet nye aftaler for begge områder og det er til den halve pris. Robert meddelte, at han har revurderet Kurts forespørgsel om udsendelse af kontoudtog og at Robert udarbejder budgetkontrol, som udsendes til alle formænd og det sker hurtigst muligt. Robert nævnte, at de ejendomsfunktionærer der har funktionærbolig er indeholdt i deres ansættelseskontrakt og huslejen reguleres via en max. m2 pris som de skal betale og det kan kun ændres når en medarbejder stopper hos os. Der er lige bortfaldet 3 funktionærboliger og der bliver ikke ansat medarbejdere med funktionærbolig. Bjarne nævner, at det at revisionen har revideret regnskaberne, men det er ikke ensbetydende med, at de ser alt. Robert orienterede om, at revisionen har adgang til alle fakturaer. Allan mener, at Glostrup Boligselskab har oplysningspligt om hvor mange der har funktionærbolig og hvor stort beløbet er. Robert nævner, at dette kan godt oplyses. Kurt spørger ind til hvor bidraget fra Glostrup Boligselskab er henne. Robert oplyser, at det er ført over i afdelingerne og at det fra næste regnskab kommer tilbage i fællesdriften. Kurt nævnte, at SU og afdelingsbestyrelserne skal have besked før der sker en evt. overskridelse af en konto. Johnny meddelte, at driften skal give besked før der sker en overskridelse og Johnny udarbejder en forretningsgang for området. Kurt nævner, at han er godt tilfreds med, at Robert har ændret holdning vedr. udsendelse af budgetkontrol. Allan nævner, at opstillingen på løn ikke stemmer. Robert forklarer, at løn til assistenter indbefatter løn til kontormedarbejderne og at ejendomsfunktionærerne, driftsassistenterne og driftslederassistenterne ligger under løn til ejendomsfunktionærer. Endelig godkendelse af regnskabet afventer udsendelse af budgetkontrol fra Robert. Regnskab for afd Under dette punkt blev det drøftet hvordan organisationen skal være i Paraplyen. I dag er der en bestyrelsen for projektet, en bestyrelse for cafeen, en bestyrelse for Paraplyen og så er der SU. Den fremtidige sammensætning af bestyrelser skal drøftes på næste møde og hvilken rolle de Kommunale aktiviteter skal have fremover. Kommunen ønsker forsat at give tilskud til paraplyen. Robert meddelte, at administrationsbidraget kun opkræves for fællesdriften fremover og dvs. at det bortfalder i afd og 930. I forbindelse med ombygningen af Paraplyen tjekkes forsikringen for dækning. Bjarne nævner, at det er for dyrt at leje fælleshusene på timebasis. Det drøfter SU på næste møde. Der skal opsættes bi-måler på el, vand og varme i afd.970, 929, 930, 932. Johnny er kontakt person for afd Der blev spurgt ind til hvordan fordelingen af omkostningerne til bookingsystemet er fremkommet. Afdeling 6 har trukket sig og derfor skal omkostningen fordeles på de 3 huse i Hvissinge samt beboerhuset på Diget 78. Endelig afventer udsendelse af budgetkontrol fra Robert. Regnskab for afd. 929, 930 og 932. Der udarbejdes en statistik for udlejningen af fælleshusene og den bliver fremsendt til SU hvert kvartal. ( 1. april, 1. juli, 1. september og 1. december.) Ingen bemærkninger til regnskabet. Der var en drøftelse omkring energioptimering af de 3 huse. 2

3 Endelig godkendelse af regnskabet afventer udsendelse af budgetkontrol fra Robert og at der afsættes ,- til energioptimering af de 2 fælleshuse samt ,- til aktivitetshuset alle med en afskrivning på 10 år. b) Budget for SU De forskellige aktiviteter, Kulturcentret, HvissingeNyt, gårdmandsfesten og juletræsfesten var inviteret til mødet, så de havde mulighed for at fremlægge deres ansøgning til midler for Kim Thulin var mødt op for Gårdmandsfesten og juletræsfesten. De har ansøgt om ,- kr. og det blev godkendt. Ernst Iversen fra Kulturcentret fremlagde deres ønsker og Ernst fortalte, at de i 2017 har søgt ,- kr. til aktiviteter og det er ,- mere end tidligere. De vil satse på busture mv. SU godkendt tilskuddet til Kulturcentret på ,- kr. Eva har på vegne af HvissingeNyt ansøgt om ,- i tilskud og det godkendte SU også. Eva ansøgt om ,- til Paraplyen og det godkendte SU også. I forlængelse af dette blev Paraplyens fremtidige aktiviteter drøftet. Der var enighed om, at der skulle afsættes ekstra penge til nye aktiviteter og der var enighed om, at der afsættes kr ,- ( ,- fra henholdsvis Kommunen, selskabet og afdelingerne). De ,- som Eva søger er indeholdt i den samlede pulje på ,- kr. Budget for afd Allan forslår, at der afsættes penge til en medarbejder mere, så der er afløsning for vinterberedskabet. Medarbejderne har til sammen pt. 571 overarbejdstimer. Jimmi og Johnny kommer med et oplæg på behovet. Der var også en drøftelse om, at materialegårdene skal indgå under fællesdriften, men det gælder kun de materialegårde, som skal benyttes fremover og de skal lægges ind under fællesdriften. Beslutning: Driften fremkommer med et oplæg til næste SU møde og det indbefatter leasing eller indkøb af maskiner samt ombygning af materialegård og hvilke materialegårde driften ønsker at inddrage i fællesdriften. Endvidere skal driften også komme med en indstilling til om der skal tilføres flere resurser til driften. Budget for afd Der skal indsættes ,- kr. til rengøring i aktivitetshuset for Budget for afd Der er indsat penge til opsætning af LED i fælleshuset Granskoven. Budget for afd Der skal indsættes ,- kr. til aktiviteter for ,- fra selskabet, ,- fra Kommunen og ,- fra afdelingerne. Endvidere skal der indsættes kr ,- kr. til møderne. Der var en drøftelse af hvor redaktionsudvalget for HvissingeNyt skal være fremover. Administrationen nævnte, at sikkerhedsforholdene ikke er i orden, så der må ikke være ophold i rummet i Stenager. Brandtilsynet kan ikke godkende rummet til ophold. Udvalget rykkes til Paraplyen. Der blev givet en orientering om ombygningen af Paraplyen og at budgettet for ombygningen holder. 3

4 Det var stemning for, at man finder nogle unge m/k under 18 år i hver afdeling, som kan omdele eksempelvis HvissingeNyt og poser til alle lejemål for det kunne spare medarbejderne, så de kan lave flere ting i boligerne. Det arbejdes der videre med. Der var Ros til Michael for at være hurtig ude med markvandringsnotaterne efter gennemgangen. Leif i Michael yder en stor indsats og det sammen gør Jimmi. 3. Meddelelser: a. fra driften. Der blev givet en kort orientering om hvordan udviklingen se ud i driften ved årsskiftet. b. fra hovedkontoret. Ingen bemærkninger. c. fra afdelingerne. Afd. 20. Allan fortalte om fjernvarmesagen på Rødkælkevej og den utilfredshed der har været med rådgiveren på sagen. Projektet er blevet forsinket 2 måneder. Organisationsbestyrelsen har behandlet ansøgningen om opsætning af solceller på Rødkælkevej og det blev nedstemt 4 imod og 4 for og 3 undlod at stemme og derved blev formanden stemme afgørende og den var imod. Allan har fremsendt et forslag til John Møller og det går ud på, at afdelingerne kan opnå et tilskud fra dispositionsfonden til grønne tiltag i afdelingen. Afd. 32. Afdeling 33 har søgt Kommunen om udvidelse af parkeringsarealet med 18 p- pladsen. Der afventes svar fra kommunen. Afd. 33. Styregruppen på helhedsplanen har holdt deres første møde og det gik godt. Der bliver udsendt nyhedsbreve til alle beboere i den kommende uge og der sættes sedler op på lamper, skilte osv. Afd. 31. Solcelle projektet har været en dårlig oplevelse. Det skyldes primært firmaet Munk/Bolind og deres planlægning samt ubehøvlede medarbejdere. Der bliver lavet en udbedring i 17 boliger hvor der er 22 ovenlysvinduer der er defekte. Endvidere bliver der lavet en total gennemgang af alle boliger før 5 års gennemgangen. Afd. 37. Der bliver et farveskifte på vinduer, døre og skure i Egeskoven. Farven bliver koksgrå og arbejdet gennemføres i sommer. Der bliver lavet en indvielse i juni 2016 af arbejdet. Der udsendes en invitation til afdelingsbestyrelserne vedr. en rundtur i afdelingerne og det sker den 29. maj. Afd. 30. Der bliver også lavet en total gennemgang af alle ovenlysvinduer i alle boliger før 5 års gennemgangen. Afdelingen har fået godkendt egen trækningsret til badeværelser. Der skal findes en rådgiver som kan hjælpe med udbuddet. Der er ved at blive opført en ny legeplads i Granskoven. Afd

5 Afdeling 29 har et projekt omkring trappetårne hvor det trækker ind og det har Lindeskoven får egen trækningsret til. Det skal igangsættes hurtigst muligt. Med venlig hilsen Johnny Petersen Forvaltningschef 5