Udarbejdet af Center for personale og HR-udvikling april For ledere i Næstved Kommune

Transkript

1 For ledere i Næstved Kommune 1

2 Indledning I forbindelse med besparelser foreligger et forløb, der kan være vanskeligt som leder at have overblik over samt håndtere. Derfor har Center for personale og HR-udvikling udviklet denne drejebog, hvilket skal fungere som en guideline for de involverede ledere ved afskedigelser. Formålet med drejebogen er, hvordan du som leder planlægger og vender et kritisk forløb til en mere positiv proces. Succeskriteriet for denne besparelsesrunde skal være, at den uansøgte afskedigede føler sig fair behandlet, og at kollegaer til den afskedigede har samme opfattelse, derved undgår vi samtidig badwill-ambassadører. Som illustreret i nedenstående figur kan det kommende forløb inddeles i tre faser, hvor hver fase har stor betydning for forløbets konklusioner og proces. Derfor er det væsentlig at anvende denne guide som udgangspunkt for værdige afskedigelser. Besparelser Afskedigelsesproces Første fase Forløbet op til opsigelsesdagen Anden fase Opsigelsesdagen Tredje fase Forløbet efter opsigelsesdagen Det er vigtigt, at alle møder og fridage både for ledere og medarbejdere aflyses/inddrages, hvis der skal afskediges flere. Alle chefer og medarbejdere skal med andre ord være på deres arbejdsplads. Første fase forløbet op til opsigelsesdagen Skemaet skal være med til at hjælpe organisationen og ledere til at skabe klarhed gennem forløbet indtil dagen, hvor de berørte medarbejdere får meddelelse om deres opsigelse. Som leder skal du afklare følgende: 2

3 Jeg skal afklare: Kommentar Min forberedelse Antallet af opsigelser Hvor mange medarbejdere, det er nødvendigt at fyre? Muligheder for naturlig afgang Dette kan indeholde pension, naturlig afgang, ferie, ønsker om deltid vær dog obs. på om nogen føler sig presset, og hvordan I skal tackle det? Hvilke medarbejdere? Kriterier for opsigelsen. Hvem skal deltage i opsigelsessamtalen? Hvilke personer, der skal være i lokalet i forbindelse med samtalen? Hvordan koordineres tidspunkter ift. TR, faglige org. etc. Efter navne er givet til personalekonsulenterne, koordineres tidspunkter med TR og tidsplanen udarbejdes af personalekonsulenterne. Vurder hensyn til udsatte medarbejdere Beskyttede medarbejdere: Gravide, ansatte på barselsorlov, ansatte som er TR-beskyttede, TR, TRsuppleant, SR, MED medlem og suppleanter, (TR, faglig repræsentant eller kollega fra medarbejdersiden, HRkonsulenter, personalekonsulenter på ledersiden) Dog max. 1 ekstern deltager på ledersiden og 1 ekstern deltager på medarbejdersiden. I alt 4 deltagere. Nærmeste leder afskediger egne medarbejdere. Der er både forbud mod forskelsbehandling og krav om ligebehandling. Der må ikke træffes beslutninger eller gennemføres processer, der kan give anledning til klager i forhold til: 3

4 koordinationsudvalgsmedlem (på medarbejdersiden), diskrimination, der må ikke kun afskediges i gruppen af ældre ansatte og f.eks. kvinder. Juridiske krav og begrænsninger Overhold overenskomstaftaler, ansættelseskontrakter, love Medarbejdernes tilknytning til arbejdspladsen efter opsigelsesdagen Hvordan skal den opsagte være tilknyttet enheden efter opsigelsesdagen, og hvornår er sidste dag? Udgangspunktet er, at de afskedigede arbejder i hele opsigelsesperioden. Hvornår informeres de tilbageblevne medarbejdere, og hvordan tackles situationen efter? Udgangspunktet er, at alle samles efter opsigelsessamtalerne med følgende dagsorden: giv plads til de tilbageblevnes reaktioner, begrundelse for - hvad der er sket, hvordan arbejdet kan organiseres fremadrettet?, hvordan de tilbageblevne kan støtte de uansøgte afskedigede? Husk igennem processen både før, under og efter at informationsniveauet skal højt. Informer medarbejderne løbende. Hvad er din handlingsplan for opsigelsesdagen? alder, hudfarve, handicaps, religion/tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, national eller social oprindelse. 4

5 Overvej, hvordan du selv ville foretrække at blive uansøgt opsagt. Det kan være en god ide at inddrage kolleger som omsorgspersoner i forhold til at være tilknyttet den afskedigede på opsigelsesdagen. Hvordan forholder jeg mig til min forberedelse til opsigelsessamtalerne mv. at fortælle en medarbejder, at vedkommende mister sit job er en af de mest ubehagelige opgaver for en leder, derfor kan det lette opgaven, hvis lederen er så forberedt som mulig. Hvordan indkaldes medarbejdere, der skal opsiges? Udgangspunktet er, at samtalerne foregår så tidligt på dagen som muligt. Efterlev NKs værdier i praksis! Hvornår udarbejdes den skriftlige opsigelse? De medarbejdere, der skal opsiges bør både ud fra personlige og juridiske betragtninger modtage en skriftlig opsigelse. Opsigelsesbrevet udarbejdes af personalekonsulenterne efter indstilling af leder Vær forberedt på følgende reaktioner: vrede, tavshed, gråd, angreb, overgearet. Vær klar til at besvare ønsker om konkrete begrundelser af skøn. Det kræver forberedelse. Eksempelvis spørgsmål som - hvorfor lige mig? Aftal på et personalemøde, hvordan medarbejderne vil foretrække indkaldelsen. Der er to muligheder: 1. Lederen henter selv den medarbejder, der skal afskediges. 2. Lederen ringer til den pågældende, og medarbejderen går selv hen i mødelokalet. Informer om deltagelse af HR- eller personalekonsulenter samt TR. 5

6 med de udarbejdede kriterier. I første omgang udarbejdes en påtænkt opsigelse. Vurder den praktiske afslutning Hvornår skal medarbejdernes adgang til databaser og vigtige oplysninger ophøre? Hvordan og hvornår afleveres nøgler, Id-kort mv.? Hvordan overdrages ansvarsområder? Hvordan tages der afsked? Overvej at udarbejde egen minidrejebog 6

7 Anden fase Opsigelsessamtalen Skemaet lægger i høj grad op til overvejelser omkring, hvordan opsigelsessamtalen skal foregå. En samtale af sådanne karakter vil altid være uforudsigelig, derfor er det som nævnt tidligere vigtigt som leder at forberede sig bedst mulig. Du skal kunne informere og besvare de fleste spørgsmål for den afskedigede. Skemaet skal være med til at give dig et overblik over selve samtalen og dens indhold. Derfor bør du som leder forberede følgende: Medarbejder: Ansvarlig leder: Tid og sted: Samtalens forløb (ca. 15 min.) Hvordan vil du indlede? Forbered medarbejderen på, at det bliver en alvorlig samtale. Baggrund for opsigelsen: Hvordan vil du konkret forklare og begrunde opsigelsen? Vær kort og præcis i forhold til de valgte kriterier. Din mundtlige begrundelse skal være identisk med den skriftlige begrundelse. Giv plads til reaktioner og spørgsmål. Hvilke praktiske oplysninger bør du fortælle? Hvad der skal ske resten af dagen for den afskedigede? Her handler det om at tage stilling til, hvordan du håndterer og giver plads til de følelsesmæssige reaktioner (gråd, vrede, tavshed, kæk) for både de afskedigede og de tilbageblevne. Hvilke tilbud kan du give den afskedigede? Kommentar Efter samtalen kan det være en god ide at afsatte ca. 15 min. til, at medarbejderen kan tale med TR inden den eventuelle næste samtale. Gå direkte til opsigelsen. Jeg har valgt at opsige dig, og forklar derefter. Budgetreduktion i administrationen. Vær klar til at forklare konkret skøn og vær kort og præcis. Forvent ikke stor effektivitet denne dag. Giv plads til, hvad den opsagte har brug for. Fortæl, hvordan du kan kontaktes, muligheder for omplacering (omplaceringspligt) og vær åben over for at give anbefalinger. OBS. Vær sikker på, at medarbejderen har nogle at snakke med efterfølgende (god kollega, familie). Min forberedelse 7

8 Som leder bør du overveje at give uansøgt afskedigede tilbud om eksempelvis: Uddannelse/selvstudie for at medarbejderen kan dygtiggøre sig og opkvalificere sig i opsigelsesperioden. Individuel aftale om outplacement. Et eksternt konsulentfirma kan være i et aftalt omfang behjælpelig med at finde et nyt job til den afskedigede. Samtale med en psykolog, herunder rådgivning og afklaring i forhold til jobskifte. Det kan så være op til den afskedigede medarbejder, om vedkommende vil gøre brug af tilbuddet. Aftale med Jobcentret om informationsmøde. Kontakt eksempelvis jobkonsulent Anette Rock Larsen på tlf eller via mail på arlar@naestved.dk og bestil tid. Anette kan tilbyde individuel rådgivning og vejledning om uddannelse/kurser og beskæftigelsesmuligheder. Give mulighed for at den afskedigede kan drøfte opsigelsen med den faglige organisation. Fastlæg nyt møde, hvor du informerer om krav mv. Hvad har den opsagte af krav på løn, ferie, fratrædelsesgodtgørelse mv., hvilket du som leder skal være indstillet på at skulle informere om. Informer om tid og sted til samtalen. Her kan du igen fortælle om de Forklar hvordan forløbet i opsigelsesperioden skal foregå? - Frihed til uddannelse - Frihed til jobsøgning Udgangspunktet er, at den uansøgte afskedigede fortsat skal passe sit arbejde i opsigelsesperioden. 8

9 forskellige tilbud. Medarbejderen bør kvittere på den påtænkte opsigelse. Efter samtalerne er holdt, bør alle samles til et kort personalemøde med følgende dagsorden: giv plads til de tilbageblevnes reaktioner, begrundelse for - hvad der er sket, hvordan arbejdet kan organiseres fremadrettet, hvordan de tilbageblevne kan støtte de uansøgte afskedigede? Det er afgørende for hele processen, at lederen har opfølgende møder efter selve opsigelsessamtalen både med den afskedigede og de tilbageblevne. Tjekliste til de praktiske foranstaltninger Opgave Kommentar Status/Tjek De fysiske rammer Indkalde til møde som aftalt på personalemøde (face to face eller via telefonopkald). Den uansøgte opsagte skal have en individuel begrundelse med det samme. Anbefal medarbejderen at tage en TR med til samtalen. TR skal være klar. Sørg for lokaler. Brug ikke dit eget kontor, find et mere neutralt sted. Sørg for kaffe/te/vand, hav kleenex på kontoret. Sørg for ikke at blive forstyrret. Omstil telefon, aflys møder/ferier mv. for dig selv og dine medarbejdere. Sørg for papirer/kuglepenne. Materialer til samtalen Skema til samtale/talepapir Evt. tilbudspapir (jobcentret, tilbud om rådgivning ift. videreuddannelse Høringsbrev vedr. uansøgt afsked. 9

10 Tredje fase forløbet efter opsigelsessamtalerne Perioden efter afskedigelserne kan være en lang og sej proces for de afskedigede medarbejdere, de tilbageværende medarbejdere og for jer som ledere. Dette efterfølgende forløbs betydning bliver ofte glemt, og derfor er det vigtigt også at fokusere på denne periode. Det er i kritiske situationer, at virksomheders personalepolitikker vurderes og måles, og hvis vi som ledere formår at skabe god proces, kan det have rigtig mange positive effekter, men hvis processen ikke forløber positivt kan det medføre mange negative konsekvenser. Derfor er der i nedenstående skema skitseret opmærksomhedspunkter for at undgå de negative effekter, der kan forekomme i perioden efter afskedigelsesrunden. Opmærksomhedspunkter Åbenhed omkring situationen Som leder bør du være personlig, nærværende og åben omkring processen. Arbejdsmiljø/trivsel/arbejdsglæde/motivation Ofte har afskedigelsesrunder en negativ effekt på det psykiske arbejdsmiljø. Er der noget, jeg skal være særlig opmærksom på? Troværdighed/Klarhed Erfaringer viser, at lederes troværdighed kan blive sat på prøve ved afskedigelser, derfor skal du som leder ikke bryde det, du har lovet, og tænk over, hvad du lover i fremtiden. Opsigelser fra andre medarbejdere Afskedigelsesrunder kan få andre medarbejdere (evt. nøglepersoner) til at forlade organisationen. Kommentar Ofte brydes (både konkrete og mere indforståede) aftaler mellem medarbejdere og ledere. Er der noget fra MUS/GRUS, du skal være særlig opmærksom på? Påvirkning af sygefravær Afskedigelsesrunder kan påvirke sygefraværsprocenten negativt forsøg at forbyg. Brug MED Til at aftale udvikling af organisationsstruktur og opgavefordeling. Psykologiske reaktionsmønstre Afskedigelsesrunder kan give følelse af usikkerhed/utryghed, og mennesker reagerer forskelligt i kriser, anerkend frustrationen, og derefter forsøg at påvirke stemningen på arbejdspladsen positivt. Kommende personalemøder Følg op på processen og giv plads til spørgsmål og efterreaktioner. 10

11 Hvis du som leder formår at skabe en positiv proces i en ellers alvorlig situation, og er åben og imødekommende overfor spørgsmål kan den negative effekt mindskes eller helt undgås. Derfor er forberedelse afgørende. Du skal være opmærksom på dit personale ved afskedigelsesrunder, fordi der er risiko for at medarbejdere, der oplever et belastende arbejdsmiljø, har en tilbøjelighed til at konkludere, at organisationen ikke behandler dem godt. En potentiel manglende tilknytning til Næstved Kommune som arbejdsplads kan være afgørende i forhold arbejdspræstationer. Der ses også en tydelig sammenhæng mellem negativt arbejdsmiljø og negativ omtale i og uden for organisationen. Endvidere er der juridisk pligt til omplacering ved besparelsesrunder som dem, Næstved Kommune skal igennem. Derfor skal du som leder melde til personalekonsulenterne, hvis der er ledige stillinger, så dem der er blevet uansøgt opsagt har mulighed for at blive omplaceret. Omplacering er en god mulighed for ikke at sende dygtige medarbejdere ud i arbejdsløshed, og derfor er det væsentlig i denne drejebog også at fokusere på den gode omplacering. Den gode omplacering En god omplacering Når en medarbejder bliver overflyttet er det vigtigt, at der tages godt imod vedkommende. Det handler både om praktiske og sociale forhold samt at forberede en medarbejdergruppe på modtagelse af en omplaceret medarbejder.. Den professionelle modtagelse Modtagelsen skal fungere, som det var en nyansat medarbejder både ledelsesmæssigt og kollegamæssigt. Giv den nye medarbejder et godt indtryk og lyst til at være på arbejdspladsen. Alle har et ansvar for, at vedkommende føler sig godt til rette. Det handler om små ting som at fortælle om kultur og traditioner og tage den nye med til frokost. Opfølgningssamtale efter 3 måneder Her er en oplagt mulighed for at have en dialog om arbejdsopgaver, samarbejde med kolleger, samarbejde med leder, arbejdsmiljø, uddannelse/udvikling efter de første 3 måneder. Du har som leder mulighed for at forventningsafstemme samt få en fornemmelse af, hvordan den nye medarbejder trives. Kommentar Samtale mellem gammel leder, ny leder og den omplacerede, hvor der forventningsafstemmes. 1. Planlæg første dag (velkomst, præsentation, rundvisning) 2. De praktiske forhold (nøgler, koder, arbejdstid, kurser mv.) 3. Introduktion til arbejdsopgaver, regler og værdier, kultur mv. Lav gerne et introprogram til den omplacerede, hvor kollegaer inddrages. Min forberedelse 11

12 Som afsluttende kommentar er det altid en god ide at evaluere et forløb som dette i jeres afdeling, så brug lidt tid efter opsigelsesdagen på at evaluere processen Spørgsmål som: Hvad fungerede i processen, og hvad kunne forbedres, kan være givende til uddybende refleksioner omkring egen praksis. Kontakt Center for personale og HR-udvikling for uddybning eller spørgsmål i forbindelse med afskedigelser. Personalechef Poul Erik Sehested Kristensen Personalekonsulenter Birte Christensen Ulla Jensen HR-konsulenter Anne Fossing Birger Hansen Sarah Bøgh Thyssen Helene Lind Kryger Nielsen