Driftsaftale for GAME Streetmekka Esbjerg

Transkript

1 Driftsaftale for GAME Streetmekka Esbjerg Mellem og Esbjerg Kommune Børn og Kultur (herefter kaldet Kommunen) Foreningen GAME (herefter kaldet Foreningen) er indgået følgende aftale om drift og udvikling af en gadeidrætsfacilitet (herefter kaldet GAME Streetmekka) i den gamle DSB remise, Nørrebrogade 1C i Esbjerg for børn og unge i Kommunen. 1. GAME Streetmekkas formål og profil 1.1 GAME Streetmekka skal være en multikulturel arena, der huser et bredt udsnit af streetkulturen og rummer faciliteter til at dyrke streetaktiviteter under tag. Forud for ibrugtagningen vil Foreningen afstemme med det lokale gadeidrætsmiljø, hvilke aktiviteter huset skal rumme. Ændrer behovene sig væsentligt efter ibrugtagning, vil Foreningen vurdere, om der er behov for at tilpasse tilbuddene. Ændringerne aftales med Kommunen. 1.2 GAME Streetmekka har til formål at tilbyde faciliteter og understøtte initiativer, der gør det nemmere og sjovere for unge i Esbjerg at dyrke den fysisk aktive streetkultur. Målet er at gøre gadeidræt og streetkultur tilgængeligt for alle, med særligt sigte på at fremme sundhed samt skabe inklusion og social progression blandt børn og unge. GAME Streetmekka fremmer fysisk aktivitet: I streetkulturen er aktiv udøvelse af aktiviteterne centralt. I GAME Streetmekka kombineres idræt og streetkulturel livsstil - en kombination der stimulerer Esbjergs unge til at bevæge sig. GAME Streetmekka fremmer ejerskab: En af streetkulturens største styrker er, at den tager udgangspunkt i selvorganisering og de unges eget initiativ. GAME Streetmekkas brugere og de foreninger, der laver aktiviteter i GAME Streetmekka (Herefter kaldet Brugerforeninger) skal så vidt muligt indgå som aktive medskabere. GAME Streetmekka fremmer rummelighed: Streetkulturen er et mødested mellem gadekultur og idræt samt unge med forskellig kulturel og social baggrund. GAME Streetmekka skal tilbyde rummelighed til Esbjergs multikulturelle ungdom. GAME Streetmekka skaber en national og global streetkultur-scene: GAME Streetmekka skal udgøre en streetkulturel scene, der styrker den Esbjergensiske street- og ungdomskultur, skaber nationale og globale netværk og profilerer Esbjerg internationalt som en kreativ og dynamisk by. 1

2 2. GAME Streetmekkas målgruppe GAME Streetmekkas primære målgruppe er årige med en interesse for gadeidræt og streetkultur. Den primære målgruppe kan inddeles i tre undergrupper: 1) Selvorganiserede unge, der dyrker streetkulturelle aktiviteter uden for det organiserede foreningsliv, 2) Foreningsaktive unge, som allerede er aktive i streetkulturelle foreningsaktiviteter, og 3) Inaktive unge, der hverken dyrker streetkulturen i selvorganiseret eller foreningsorganiseret form. GAME Streetmekkas sekundære målgruppe er de 5-10 årige og de over 25-årige streetkulturelle rollemodeller, der er en etableret og erfaren del af streetkulturen. 3. Ansvar og forsikring 3.1 GAME Streetmekka er organisatorisk placeret som en lokalafdeling i Foreningen, jfr. Vedtægter for organisationen GAME. Foreningen har ansvar for organisering, administration, drift og udlån/udlejning af GAME Streetmekka. 3.2 Foreningen tegner de nødvendige indbo-, løsøre-, personskade- og ansvarsforsikringer for enhver skade, som brugen af GAME Streetmekka kan medføre herunder også indbrud og hærværk. Kommunen (der ejer bygninger mv.) tegner bygningsforsikring, inklusive brand og vandskade. 4 Tilskud Driftstilskuddet fra Kommunen udgør kr. årligt i driftsaftalens løbetid. Beløbet reguleres en gang årligt den 1. januar efter nettoprisindekset pr. 1. oktober året før, dog maksimalt 3 % per regulering. Hvis Danmarks Statistik ophører med at beregne nettoprisindekset, skal reguleringen fremover ske på grundlag af et andet indeks, der afspejler prisudviklingen. Tilskuddet udbetales i fire rater kvartalsvis forud. Det er, medmindre anden særskilt aftale foreligger, en forudsætning for udbetaling af tilskuddet, at budgetter og regnskaber er indsendt rettidigt, samt at aftalens vilkår i øvrigt er overholdt. Første gang udgør tilskuddet kr. svarende til et kvart driftsbudget for 2015, idet bygningen står færdig til ibrugtagning den 4. december Drift, bygningsvedligehold, husleje og energi 5.1 Driftsaftalen omfatter fuldstændig drift, idet Kommunen ikke dækker evt. driftsunderskud. 5.2 Kommunen har ansvar for indvendig- og udvendig bygningsvedligeholdelse Kommunen har ansvar for vedligehold af udearealer (excl. skateboardbane) samt vinterbekæmpelse på matriklen. Foreningen har ansvar for løbende renholdelse af bygninger og udearealer. Foreningen har ansvar for drift og vedligehold af udvendig skateboardbane. 2

3 5.3 Kommunen dækker alle udgifter til almindelig dagrenovation, el, vand og varme. Der opkræves ikke husleje. 6. Personale Foreningen har den ansættelsesmæssige kompetence, og ansætter en daglig leder af GAME Streetmekka til at varetage driften af GAME Streetmekka. Den daglige leder refererer til Foreningens nationale chef. Den daglige leder kan antage timelønnet personale. Ved ansættelse af øvrigt personale inddrages Foreningens nationale chef. Der indhentes straffe- og børneattester i forbindelse med ansættelser. 7. Budget og virksomhedsplan 7.1 Der udarbejdes et budget for driften af GAME Streetmekka. Budgettet forelægges på Foreningens Generalforsamling jf. Foreningens vedtægter ( 6). Budgettet sendes til Kommunen til orientering senest 15. april. 7.2 Der udarbejdes årligt en virksomhedsplan vedrørende den fremtidige drift, visioner, målsætning mv. Brugerrådet (Se 7) har høringsret af virksomhedsplanen. Virksomhedsplanen skal være Kommunen i hænde senest 1. februar, første gang den 1. februar 2016 for Brugerinddragelse 8. Brugerråd 8.1 For at sikre bruger- og brugerforeningsindflydelse i GAME Streetmekka oprettes et Brugerråd, som konstituerer sig selv, selv fastlægger sin forretningsorden og minimum mødes kvartalsmæssigt. Brugerrådet sammensættes på følgende måde: Et medlem for hver af brugerforeningerne, udpeget af brugerforeningerne To medlemmer, der er brugere af GAME Streetmekka og valgt af GAME Streetmekkas brugere To medlemmer udpeget af Foreningen 8.2 Den daglige leder udarbejder i samarbejde med Brugerrådet regler for brug af og adgang til GAME Streetmekkas aktiviteter og faciliteter. Den daglige leder kan løbende ændre reglerne, såfremt dette bliver nødvendigt. Ændringer i reglerne skal bringes i høring på det førstkommende brugerrådsmøde. 9. Brugerforeninger 9.1 I GAME Streetmekka er der lagt op til samarbejde med en række brugerforeninger, der skal udbyde deres foreningsaktiviteter i GAME Streetmekkas faciliteter. Der kan optages nye brugerforeninger som godkendes af GAME Streetmekkas ledelse. Brugerrådet har høringsret i denne beslutning. I dialog og med udgangspunkt i den enkelte brugerforenings kompetencer og kapacitet udarbejdes en samarbejdsaftale mellem GAME Streetmekkas daglige leder og den enkelte brugerforening, hvor der 3

4 fastlægges mindstekrav og målsætninger for hvordan og i hvilket omfang, den enkelte brugerforening kan bidrage til GAME Streetmekkas overordnede formål. Brugerforeningerne i GAME Streetmekka har følgende forpligtelser: Den enkelte brugerforening benytter de tildelte tider i GAME Streetmekka på en måde, der lever op til indholdet i samarbejdsaftalen. Den enkelte brugerforenings aktiviteter bidrager til GAME Streetmekkas formål. Den enkelte brugerforenings aktiviteter fungerer i positivt samspil med de øvrige aktiviteter i GAME Streetmekka. Den enkelte brugerforenings aktiviteter er åbne for nye deltagere og imødekommer både øvede og nybegyndere. Den enkelte brugerforening arrangerer en ugentlig træning, der er gratis og åben for ikkemedlemmer af den enkelte brugerforening. Den enkelte brugerforening har en kontaktperson i Brugerrådet. Den enkelte brugerforening rydder op efter sine aktiviteter og efterlader faciliteterne i ordentlig stand. 9.2 Hvert år evalueres samarbejdet med den enkelte brugerforening med henblik på at forny, tilpasse eller afbryde dette. I tilfælde, hvor den enkelte brugerforening ikke lever op til forpligtelserne, er det den daglige leders ansvar at beslutte, om brugerforeningens forsømmelse skal føre til justering eller afbrydelse af samarbejdet. Ved uenighed mellem den enkelte brugerforening og den daglige leder om afbrydelse af samarbejdet, orienteres Kommunen om årsag. Kommunen har indsigelsesret. 9.3 GAME Streetmekkas daglige leder er overordnet ansvarlig for den tidsmæssige fordeling af GAME Streetmekkas faciliteter, således at GAME Streetmekka lever op til formål og ydelser, samtidig med at brugerforeningerne får rum og tid til deres aktiviteter. Den endelige fordeling vil blive udformet af GAME Streetmekkas ledelse med høringsret for Brugerrådet. 9.4 GAME Streetmekkas daglige leder har ansvaret for at indberette timeforbruget for de folkeoplysende foreningers benyttelse af faciliteterne til Kommunen. Gebyret opkræves af Kommunen efter de til enhver tid gældende regler på området, idet der ikke opkræves gebyr for de timer, hvor de folkeoplysende foreninger stiller foreningens instruktører til rådighed for aktiviteter i Streetmekka i henhold til driftsaftalens Aktivitet 10.1 For at benytte GAME Streetmekkas faciliteter skal man betale entré. Hvis man er medlem af GAME Streetmekka eller en af brugerforeningerne, vil man kunne opnå rabat. Medlemskab af GAME Streetmekka skal kunne tegnes i GAME Streetmekkas åbningstid uden forudgående aftale. GAME Streetmekka vil desuden være åbent for ikke-medlemmer i forbindelse med events og åbent hus arrangementer. 4

5 10.2 Prisniveauet for entreen skal afspejle, at Foreningen modtager et betragteligt kommunalt tilskud. Kommunen godkender priserne. Eventuelle ændringer af priser skal derfor sendes til godkendelse i Kommunen inden implementering Udlån/udleje Der er mulighed for at udlåne/udleje GAME Streetmekka til events efter to principper. Dette gælder: 1) Gratis udlån til ikke-kommercielle events skabt af GAME Streetmekkas brugere eller brugerforeninger, 2) Betalt udleje til kommercielle eller udefrakommende events. Arrangementer med et streetkulturelt sigte og værdi prioriteres. Arrangementer må ikke stride imod GAME Streetmekka s formål, se 1.2. Eventuelt overskud i forbindelse med events går til at fremme GAME Streetmekkas formål. Omfanget af interne såvel som eksterne events må ikke udgøre en væsentlig begrænsning for de faste brugere, brugerforeningernes virke eller GAME Streetmekkas aktiviteter Sponsorater o.l. Foreningen har mulighed for udvælge og modtage sponsorater, der muliggør aktiviteter ud over den daglige drift og udvikling af GAME Streetmekka. Sponsoraterne må ikke kompromittere GAME Streetmekkas formål og profil (Se 1), og skal overholde Kommunens politikker på området. Ligeledes skal GAME Streetmekka overholde kommunens retningslinjer for reklamering. 11. Regnskab og revision 11.1 Der udarbejdes et selvstændigt regnskab for GAME Streetmekka. Dette regnskab indgår i Foreningens regnskab. Regnskabsåret går fra 1. januar til 31. december i et kalenderår. Regnskabet skal godkendes på Foreningens årlige Generalforsamling. Det godkendte regnskab indsendes til Kommunen med revisionsprotokol underskrevet af Foreningens bestyrelse samt en statsautoriseret eller registreret revisor. Regnskabet afleveres senest 15. april til Kommunen hvert år af driftsaftalens løbetid Der indsendes halvårsregnskab til Kommunen hvert år af driftsaftalens løbetid, senest den 15. august. Kommunen kan på et hvilket som helst tidspunkt kræve at blive orienteret om GAME Streetmekkas økonomi, herunder få udleveret oplysninger og dokumentation efter Kommunens ønske. 12. Overdragelse af rettigheder og forpligtelser Medmindre anden særskilt skriftlig aftale med Kommunen foreligger, kan rettigheder og forpligtelser i henhold til denne aftale hverken helt eller delvis overdrages til tredjemand. 13. Ikrafttræden, gyldighedsperiode, opsigelse og misligholdelse 13.1 Aftalen træder i kraft den 1. oktober 2015 og løber indtil 31. december Aftalen genforhandles i 2024 med henblik på senest pr. 1. oktober at indgå en driftsaftale for en ny periode. 5

6 13.2 Opsigelse Aftalen kan, medmindre anden særlig aftale foreligger, fra Foreningens side opsiges med seks måneders varsel, til udgangen af en måned. Kommunen kan kun opsige aftalen i tilfælde af væsentlig misligholdelse af aftalen fra Foreningens side, eller såfremt Kommunen opfylder kravene i 13 i Partnerskabsaftalen mellem Realdania og Esbjerg Kommune om realisering af et Streetmekka i den gamle jernbaneremise og den relaterede deklaration. Opsigelse skal ske med 6 måneders varsel, til udgangen af en måned Mediation Parterne skal søge alle konflikter løst ved direkte forhandling mellem sig. Hvis parterne ikke kan løse en konflikt ved direkte forhandling mellem sig, kan konflikten efter konkret vurdering løses ved mediation. Hvis ikke parterne inden 14 dage, efter at en af dem har fremsat ønske om mediation, er blevet enig om, hvem der skal være mediator, kan enhver af parterne anmode Mediatoradvokater c/o Advokatsamfundet, Kronprinsensgade 28, 1306 København K. om at bringe en mediator i forslag. Mediation skal finde sted i overensstemmelse med den til enhver tid gældende standardaftale for mediation fastsat af Mediationsadvokater, foreningens etiske regler og reglerne om god advokatskik. Hver part betaler halvdelen af mediators honorar og udgifter i anledning af mediationen Hvis konflikten ikke kan løses ved mediation inden 8 uger efter, at der er fremsat ønske om mediation, er enhver af parterne berettiget til at kræve konflikten afgjort endeligt og bindende i henhold til ovenstående om mediation Tvister Alle uoverensstemmelser vedrørende disse aftaler, der ikke kan løses ved hjælp af mediation skal afgøres efter dansk ret og ved Esbjerg Kommunes hjemting. København, den Esbjerg, den For Foreningen: For Kommunen: Simon Prahm, Direktør Mads Stendorf, Kulturchef 6