ÅRSBERETNING Retten i Hjørring. - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen

Transkript

1 ÅRSBERETNING 2011 Retten i Hjørring - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2012

2 1. Indledning kort præsentation af retten 2 Retten i Hjørring blev etableret den 1. januar 2007 som en fusion af retterne i Frederikshavn, Hjørring, Sæby og Brønderslev samt dele af retterne i Aalborg og Fjerritslev, der omfatter Brønderslev kommune, Frederikshavn kommune, Hjørring kommune, Jammerbugt kommune og Læsø kommune med et befolkningsgrundlag på godt indbyggere. Retten har i 2011 haft et provenu på retsafgifter på kr. og på boafgifter på kr. Rettens lønbudget var i 2011 på kr. Til øvrig drift, herunder udgiften til husleje, havde retten i 2011 et budget på kr. Læs mere på rettens hjemmeside 2. Resultater i 2011 Kort om DOMHUS-modellen DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Nedenfor gennemgås resultaterne for 2011 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen. DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFHÆNGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Strategi og planlægning Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet God ressourceudnyttelse Fogedret Driftsledelse og organisering Strafferet Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Samarbejdsrelationer

3 3 Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Indenfor alle sagsområder har retten i 2011 afsluttet flere sager end vi har modtaget. Antallet af verserende fogedsager, straffesager og civile sager er nu nede på niveauet fra før domstolsreformen i Antallet af verserende skiftesager ligger på et højere niveau, hvilket må tilskrives finanskrisen. I 2011 har retten afsluttet over flere sager end i AKTIVITET VED RETTEN MÅLT SOM VÆGTEDE AFSLUTTEDE SAGER Ret Samlet Straffesager Civile sager Fogedsager Skiftesager Notarialforretninger SAMLET BYRETTERNE Retten i Hjørring Retten har i 2011 forbedret produktiviteten væsentligt, og den samlede produktivitet er den højeste i Danmark. Indenfor alle sagsområder har retten i 2011 forbedret produktiviteten i forhold til Den mest markante forbedring er i foged- og skiftesager. I efteråret 2010 gennemgik samtlige medarbejdere et LEAN-kursus. Målet med kurset var at sikre et fortsat fokus på forbedring af arbejdsprocesser og få fjernet det, der ikke skaber værdi for brugerne og for sagen. Den forberede produktivitet må tilskrives en ganske særlig engageret, målrettet og ansvarsbevidst indsats af medarbejderne og en øget fokus på forenkling af processer, hvor den enkelte medarbejder har bidraget med forslag og ideer. Rettens produktivitet har nu nået et niveau, hvor yderligere forbedringer vil kræve anden teknologi i form af nye sagsbehandlingssystemer. PRODUKTIVITETSINDEKS SAMLET FOR RETTEN Ret Samlet Retssager Straffesager Civile sager Fogedsager Skiftesager 5. BEDSTE RET 103,6 104,4 109,2 104,4 112,3 110,0 105,6 104,9 112,4 117,1 118,2 118,6 SAMLET BYRETTERNE 100,0 101,7 100,0 99,5 100,0 103,9 100,0 93,9 100,0 106,3 100,0 106,1 Retten i Hjørring 92,1 110,8 92,5 104,3 92,3 112,4 94,8 97,9 79,1 110,5 100,0 127,7 Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid) Der er på landsplan fastsat en række konkrete mål for sagsbehandlingstider ved byretterne. Rettens målopfyldelse indenfor de enkelte sagsområder fremgår af nedenstående tabeller. Der er endvidere oversigter over den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i dage. I straffesager har retten forbedret sagsbehandlingstiderne, og er meget tæt på målopfyldelsen. Retten ligger over landsgennemsnittet og ligger indenfor flere områder blandt de 5 bedste.

4 4 MÅLOPFYLDELSE STRAFFESAGER (PROCENT) Ret Nævningesager Domsmandssager Sager uden domsmænd Tilståelsessager Voldssager Voldtægtssager <4 MDR. <6 MDR. <3 MDR. <6 MDR. <2 MDR. <6 MDR. <2 MDR. <6 MDR. <37 DG. <2 MDR. <37 DG. <2 MDR. MÅL (procent) SAMLET BYRETTERNE BEDSTE RET Retten i Hjørring I 2011 har retten nedbragt antallet af verserende civile sager med over 200 sager. Sagsbehandlings-tiderne for de civile sager er ikke tilfredsstillende, og de skal ses i lyset af, at der er afsluttet mange gamle sager i I 2012 er der fokus på nedbringelse af sagsbehandlingstiden for civile sager. MÅLOPFYLDELSE CIVILE SAGER (PROCENT) Ret "Tunge" almindelige sager Øvrige almindelige sager Alle almindelige civile sager Ægteskabssager Forældreansvarssager <15 MDR. <18 MDR. <12 MDR. <15 MDR. <6 MDR. <12 MDR. <4 MDR. <6 MDR. <6 MDR. <8 MDR. MÅL (procent) SAMLET BYRETTERNE BEDSTE RET Retten i Hjørring Fogedretten har i 2011 forbedret sagsagsbehandlingstiderne generelt, og ligger meget tæt på målopfyldelsen. MÅLOPFYLDELSE FOGEDSAGER (PROCENT) Ret Alm. fogedsager Særlige fogedsager Betalingspåkrav <2 MDR. <4 MDR. <2 MDR. <4 MDR. <2 MDR. <4 MDR. MÅL (procent) SAMLET BYRETTERNE BEDSTE RET Retten i Hjørring GENNEMSNITLIG SAGSBEHANDLINGSTID STRAFFESAGER (DAGE) Ret Nævningesager Domsmandssager Sager uden domsmænd Tilståelsessager BEDSTE RET 101,0 85,0 96,0 89,0 60,0 46,0 77,0 65,0 SAMLET BYRETTERNE 153,9 176,0 156,0 135,0 98,9 75,4 141,1 110,0 Retten i Hjørring 62,0 101,0 96,0 93,0 60,0 52,0 87,0 94,0

5 GENNEMSNITLIG SAGSBEHANDLINGSTID CIVILE SAGER (DAGE) 5 Ret Hovedforhandlede almindelige sager Hovedforhandlede boligretssager Hovedforhandlede småsager Alle civile sager m. forhandlingsmaksime Alle ægteskabssager Alle forældre- ansvarssager 5. BEDSTE RET 479,5 492,7 348,6 406,0 256,8 251,3 163,0 180,0 113,0 100,0 155,0 144,0 SAMLET BYRETTERNE 552,4 580,9 532,3 536,9 327,7 315,0 195,4 201,5 149,9 136,1 182,8 170,6 Retten i Hjørring 541,0 588,7 301,6 430,6 287,9 299,5 208,0 196,0 110,0 114,0 162,0 178,0 GENNEMSNITLIG SAGSBEHANDLINGSTID FOGEDSAGER (DAGE) Ret Alm. fogedsager Særlige fogedsager Betalingspåkrav Tvangsauktioner BEDSTE RET SAMLET BYRETTERNE Retten i Hjørring GENNEMSNITLIG SAGSBEHANDLINGSTID SKIFTESAGER (DAGE) Ret Boudlæg Uskiftet bo Privat skifte Forenklet privat skifte BEDSTE RET SAMLET BYRETTERNE Retten i Hjørring Resultat 3: Faglig kvalitet Retten har et kvalitetsudvalg, hvor alle personalegrupper er repræsenteret. Udvalget stod i 2010 i spidsen for projektet Mange bække små. Dette projekt blev videreført i 2011, som en opfølgning på selvevalueringen efter Domhus-modellen. Hver medarbejder valgte et projekt fra pluklisten med forbedringsområder, der kunne gennemføres med få ressourcer, men med stort effekt. I starten af 2011 har vi reorganiseret kvalitetsudvalget, således at udvalget bedre kan understøtte rettens arbejde med kvalitet ved blandt andet at igangsætte kvalitetsprojekter, synliggøre kvalitetsarbejdet i hverdagen og sikre, at der følges op på projekterne. Formålet med kvalitetsarbejdet er at sikre en struktureret kvalitetssikring og kvalitetsudvikling, og målet er at sikre: Rettens og dommernes uafhængighed, borgernes retssikkerhed, at brugerne oplever kvalitet og sammenhæng i rettens sagsbehandling, at personalet er informeret og oplært, så de kan varetage deres opgaver optimalt, at retten har et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø, samt at fejl undgås i forhold til såvel kunderne som personale.

6 6 Kvalitetsprojekter og initiativer i 2011: Vidensdeling bland rettens jurister. Projekt Den gode domsmandssag. Målet har været, at der foretages færre omberammelser. Udfærdigelse af en vidensbog i rettens afdelinger, som skal gøre det lettere for rettens medarbejdere at finde information og vejledninger. Fælles projekt omkring rettens hjemmeside, hvor flere oplysninger skal være tilgængelige for rettens brugere. Målet har bl.a. været at reducere antallet af telefonopkald. Vejledning til behandling af insolvente bobestyrerboer. Kvalitetsprojekter og initiativer i 2012: Fortsættelse af kvalitetsudvalgets arbejde. Rettens jurister overværer på skift hinandens retsarbejde, og giver feedback. LEAN-projekt i fogedretten med henblik på gennemgang af sagsgange og systemopbygning. Videreudvikling af FAQ (frequently asked questions) på skifterettens hjemmeside. Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet I december 2009 blev der gennemført en brugerundersøgelse. Tilfredsheden med retten generelt ligger på 88 %, og tilfredsheden med rettens medarbejdere ligger på 92 %. Det er vigtige områder, som vi også i 2011 har gjort en indsats for at fastholde. Brugerundersøgelsen viste også, at vi havde en udfordring med forbedring af sagsbehandlingen, hvor det især var brugernes mulighed for at træffe den rette sagsbehandler, der skabte utilfredshed. I efteråret har sekretærerne i retsafdelingen fået egne sager, og deres kontaktoplysninger er videregivet til vores brugere. Endvidere viste brugerundersøgelsen, at vi skulle forbedre telefonservicen. De tekniske problemer, der var på daværende tidspunkt, er nu løst. Vi holder jævnlige møder med advokater, anklagemyndigheden, kriminalforsorgen, statsforvaltningen og andre nære samarbejdspartnere, hvor det daglige samarbejde bliver drøftet. Danmarks Domstole har stadig en udfordring med at udvikle den digitale kommunikation. Vi kan kommunikere med brugerne digitalt, men den valgte løsning forekommer besværlig for vores brugere. Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Trivselsundersøgelsen fra 2008 for Danmarks Domstole blev i 2010 fulgt op af en ny trivselsundersøgelse. Generelt viste resultaterne af den seneste trivselsundersøgelse, at trivslen er markant forbedret fra 2008 til Resultatet for temaet motivation og tilfredshed var steget fra 5,5 til 6,0, og resultatet for temaet engagement var steget fra 5,9 til 6,1, hvor resultatet 7 er det højeste. Det er en fortsat udfordring, at fastholde og forberede medarbejdernes motivation og trivsel. I ledelsesevalueringen, der blev gennemført ved alle retter i 2011, modtog retten et tilfredsstillende til meget tilfredsstillende resultat fra medarbejderne. Det gennemsnitlige resultat var på 5,8 hvor 7 er det højeste. Den enkelte leder har på baggrund af det individuelle resultat, fundet frem til forbedrings-områder. Retten i Hjørring har oplevet en stigning i det gennemsnitlige antal sygedage pr. ansat i forhold til Flere langtidssygemeldinger har været årsag til den relativt store stigning i sygefraværet.

7 7 UDVALGTE HR-NØGLETAL Ret Gnst. antal sygedage pr. ansat Personaleomsætning (%) Lønsumsforbrug (mio.) BEDSTE RET 8 7 SAMLET BYRETTERNE Retten i Hjørring ) Tallene er ekskl. ansatte under socialt kapitel. Deltidssygdom, barns sygdom, omsorgsdage og særlige feriedage indgår ikke. 2) Lønsumsforbruget inkluderer egentlig løn, over- og merarbejde, stævningsmænd, refusioner og pensionsbidrag og er i faste priser. Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR- indsats) I 2011 har det været et indsatsområde, at styrke lokalområdets kendskab til domstolene og retspraksis gennem pressen, folkeoplysning og PR. I 2011 har retten Afholdt temadag med juristerne fra retten i Aalborg. Møder med den lokale presse. Deltaget Open By Night/kulturnatten i Hjørring i juni. Tættere kontakter med skolerne Mere dækkende beskrivelse af straffesager på retslisten. Underretning til pressen om grundlovsforhør. 3. Udviklingsaktiviteter i 2012 I handlingsplanen for 2012 har retten særlig fokus på følgende indsatsområder: Sagsbehandlingstider. Optimal ressourceudnyttelse i og mellem afdelingerne. Projektet Danmarks Domstole værdier og mål prioriteres højt, og de skal gøres nærværende for rettens personale. Medarbejderne skal forberedes til modtagelse af nye IT-systemer, og sikre en koordineret indsats i forbindelse med implementering og uddannelse.