Indholdsfortegnelse. 1. Installation af LØN Introduktion til LØN Indtastning af lønseddel Udskrifter...

Transkript

1 Løn til Windows Indholdsfortegnelse 1. Installation af LØN Introduktion til LØN Første start af LØN Ét eller flere distrikter Lønperioder Kartoteker Indtastning i LØN Valg af menupunkter eller funktions-knapper Valgbokse Markering af linier Fortryd Indtastning af lønseddel Opret lønseddel Lønsedlens linier Valg af konto Opslag af standard-værdier Indtastning af timer eller mængde Ferieberettiget løn Find lønseddel Udskrifter Udskrift til skærm eller printer Overførsel af lønberegning fra KUBIK Nøgler til løn-overførsel...11 Eksempel Lønberegning trin for trin Fejl ved lønoverførsel LØN s database... 14

2 Løn til Windows Sidst revideret 15/1 1999

3 Løn til Windows Side 1 1. Installation af LØN LØN installeres ved at indsætte diskette nr. 1 i A-drevet, og starte installationsprogrammet SETUP.EXE der ligger på disketten. Følg derefter installationsprogrammets anvisninger. I Windows 3.1 startes SETUP fra Programstyringen eller fra Filhåndteringen. Vælg menupunkt Filer, og derefter Kør.... Skriv A:SETUP i kommandolinien. I Windows 95 startes SETUP ved at trykke på Start-knappen, vælge Kør og skrive A:SETUP. Tryk Enter eller klik her når installationsprogrammet viser dette billede SETUP opretter et bibliotek med navn KWPLAN\LON på harddiskens C- drev, og kopierer programfiler og datafiler til dette bibliotek. Desuden oprettes en programgruppe med navn LØN, og der oprettes en ikon som henviser til LØN. Programmet kan herefter startes ved at dobbeltklikke på ikonen.

4 Side 2 Løn til Windows 2. Introduktion til LØN LØN er et program til nem og hurtig indtastning og udskrift af lønsedler, samt udskrift af løn-sammendrag, specielt med henblik på skovbrugets behov for håndtering af akkord-lønninger. LØN er opbygget omkring en kontoplan, hvor standardoplysninger (tekst, timesats, styksats, tillæg mv.) kan indtastes, så den enkelte linie i lønsedlen udfyldes blot ved valg af den relevante konto samt en mængde. LØN kan arbejde med et ubegrænset antal distrikter med hver sin uafhængige kontoplan. LØN kommunikerer med opmålingsprogrammet KUBIK. Lønberegning udført i KUBIK på basis af målelisternes oplysninger kan overføres direkte til lønsedler i LØN Første start af LØN Før indtastning af lønsedler kan påbegyndes, skal LØN indstilles til at arbejde med ét eller flere distrikter, og de lønperioder skovdistriktet ønsker at bruge, skal oprettes Ét eller flere distrikter Når LØN startes første gang, er programmet indstillet til at arbejde med ét distrikt. Såfremt man ønsker at udskrive lønsedler, som omfatter flere forskellige distrikter, skal LØN indstilles til flere distrikter før der indtastes data. Det gøres ved at vælge menupunkt: Indstillinger, Flere distrikter. BEMÆRK!: Når der er indtastet data, kan denne indstilling ikke længere ændres, medmindre der åbnes en ny, tom database. Når LØN er indstillet til flere distrikter, vil skærmbilledet være som vist nedenfor. Hvis LØN derimod er indstillet til ét distrikt, vil distriktsfeltet ikke vises.

5 Løn til Windows Side Lønperioder LØN er som standard indstillet til at bruge kalender-månederne som lønperioder. Når en lønseddel oprettes, udfyldes den automatisk med den valgte lønperiodes start- og slutdato. Disse er for fastlønnede medarbejdere hhv. første og sidste dag i måneden. For time- og akkordlønnede medarbejdere vil optjeningsperioden typisk være forskudt i forhold til kalendermåneden. Der skal i så fald angives en startdag for lønperioden, ved at vælge menupunkt Indstillinger, Lønperioder. Hvis august måneds løn f.eks. er optjent fra 16. juli til 15. august, skal lønperiodens start angives til 16: Hvis man bruger andet end kalendermåneder som lønperioder, skal disse oprettes inden indtastning af lønsedler kan påbegyndes. Vælg menupunkt Indstillinger, Lønperioder og tryk Detaljer. Hvis kalendermånederne ikke skal bruges som lønperioder, fjenes afkrydsningen af feltet Benyt måneder som lønperioder

6 Side 4 Løn til Windows Herefter angives periodenavn, periodestart (uge nr.) og periodelængde (antal uger) for hver enkelt lønperiode som vist i eksemplet ovenfor. Man kan bruge både kalendermåneder og f.eks. 14-dages perioder sideløbende. I såfald skal feltet Benyt måneder som lønperioder være afkrydset, og 14-dages perioderne tilføjes efter månederne. BEMÆRK: De første 12 linier i lønperiode-vinduet er reserveret til kalendermånederne. Navnene på disse kan ændres, men de SKAL fortsat være opført i den rigtige rækkefølge i forhold til numrene i venstre kolonne Kartoteker LØN s kartoteker (Kontoplan, medarbejderkartotek, distriktsregister og postnummertabel) er tomme når programmet startes første gang. Da hver lønseddel er knyttet til en bestemt medarbejder, og hver linie i lønsedlen er knyttet til en bestemt konto for et bestemt distrikt, skal der oprettes både medarbejdere, distrikter og konti før lønsedlen kan skrives. Dette kan gøres ved at åbne og udfylde de pågældende kartoteker via menuenpunktet Kartoteksvedligehold. Det er også muligt at oprette nye distrikter, medarbejdere og konti efterhånden som der bliver brug for dem, blot ved at skrive det nye navn eller nummer i det pågældende inddateringsfelt Indtastning i LØN En række indtastnings-funktioner er fælles for de forskellige skærmbilleder i LØN. Ved indtastningen kan man bevæge sig rundt i skærmbilledet vha.

7 Løn til Windows Side 5 mus eller tastatur. Det vil oftest være hurtigst at bruge tastaturet, og det er tilstræbt at indtastning af lønsedler kan foretages med så få tast-tryk som muligt. F.eks. vil tryk på retur-tasten efter indtastning af oplysninger i et felt bringe fokus videre til næste felt. Fokus kan også flyttes mellem felter med tabulator eller piletaster. De data der indtastes i LØN bliver hele tiden gemt automatisk på maskinens harddisk. Det sker f.eks. hver gang fokus flyttes til en ny linie. Brugeren skal derfor ikke selv sørge for at gemme data Valg af menupunkter eller funktions-knapper Sker ved klik med musen, eller vha. genvejstaster (Alt-tast + det understregede bogstav). F.eks. kan den aktuelle lønseddel udskrives fra skærmbilledet til inddatering af lønsedler ved at trykke samtidig på Alt-tast og v. Tilsvarende kan fokus flyttes til Distrikts-feltet ved tryk på Alt+d Valgbokse Valgbokse bruges en række steder i programmet, hvor der skal vælges mellem forskellige muligheder, f.eks. valg af lønperiode når en ny lønseddel påbegyndes eller valg af konto i lønsedlens enkelte linier. En valgboks er et særligt inddateringsfelt med en knap i højre side (se figuren nedenfor). Hvis man klikker på valgboksens pil-knap med musen eller trykker på Alt+pil ned når valgboksen er i fokus, vil man få en liste med de tilgængelige valgmuligheder. Den ønskede tekst kan vælges ved at klikke på den med musen eller flytte fokus til den vha. pil-tasterne og trykke retur. Det hurtigste vil dog ofte være at skrive starten på den tekst eller det kontonummer der skal vælges. Såsnart man har skrevet så mange tegn at det entydigt udvælger en af de eksisterende muligheder, vil programmet selv udfylde resten. Ved valg af lønperiode behøver man f.eks. kun at trykke au efterfulgt af retur for at vælge august. Valgboks Markering af linier Alle LØN s inddateringsvinduer har til venstre for hver linie en vælgerknap, som dels med en sort pil viser hvilken linie der er aktiv, og dels bruges til markering af linien.

8 Side 6 Løn til Windows Hvis en linie skal slettes, gøres det ved at klikke en gang med venstre musetast på vælger-knappen, og derefter trykke på Delete. Knap til markering af linie Flytter fokus én linie tilbage Flytter fokus én linie fremad Flytter fokus til første linie Flytter fokus til sidste linie Fortryd Indtastning i et felt kan fortrydes med ét tryk på Esc-tasten. Indtastning i en linie fortrydes med 2 tryk på Esc. Når en linie forlades, gemmes indholdet på harddisken, og indtastningen kan ikke længere fortrydes. (Indholdet af feltet eller linien kan dog altid ændres ved at indtaste på ny).

9 Løn til Windows Side 7 3. Indtastning af lønseddel Når de nødvendige indstillinger af LØN er foretaget som beskrevet i afsnit 2.1. kan den første lønseddel oprettes Opret lønseddel En ny lønseddel oprettes ved at klikke på knappen Ny lønseddel eller gennem menuen Filer, Ny lønseddel. I dialogboxen der så dukker op vælges medarbejder og løn-periode. Hvis man i medarbejderfeltet skriver et navn, som ikke findes i medarbejderkartoteket, bliver man spurgt om pågældende medarbejder skal oprettes. Svares der ja, åbnes medarbejderkartoteket automatisk, og de resterende oplysninger om den nye medarbejder kan udfyldes. LØN opretter nu en lønseddel, og udfylder den automatisk med navn og adresse på medarbejderen, samt lønperiode og start- og slutdato. Lønsedlens start- og slutdato kan ændres, f.eks. hvis en medarbejder kun har været beskæftiget i en del af lønperioden. Derefter kan de enkelte linier i lønsedlen udfyldes. Hvis der tidligere er oprettet en lønseddel for den valgte medarbejder og lønperiode, vil denne blive åbnet, og der kan rettes og tilføjes nye linier Lønsedlens linier Hvis LØN er indstillet til flere distrikter, skal det rigtige distrikt vælges før de enkelte linier udfyldes. Det gøres ved at angive distriktsnavnet i feltet Distrikt. Hvis Alle distrikter er valgt i dette felt, ses alle lønsedlens linier, men der kan ikke tilføjes nye. Hvis et distrikt er valgt, vises kun linier for dette distrikt Valg af konto For hver linie i lønsedlen skal der vælges en konto fra kontoplanen. Det gøres ved at skrive kontonummeret (eller kontonavnet) eller vælge det i listen af eksisterende konti. Se afsnit om valgbokse. Hvis man skriver et kontonummer (eller kontonavn), som ikke findes i kontoplanen, bliver man spurgt om pågældende konto skal oprettes. Svares der ja, åbnes kontoplanen automatisk, og de resterende oplysninger for den nye konto kan udfyldes Opslag af standard-værdier Når en konto er valgt, udfylder LØN automatisk felterne Tekst, Enhed, Sats og %Tillæg med de standard-værdier der er anført i kontoplanen. Satsfeltet udfyldes med tallet fra den af kontoplanens satser (time eller styk), som har en standard-værdi.

10 Side 8 Løn til Windows Hvis en konto i kontoplanen har standardværdier for både timesats og styksats, vil lønsedlens satsfelt først blive udfyldt med timesatsen. Hvis der derefter skrives et tal i Styk-feltet, erstattes timesatsen af styksatsen. Hvis kontoen hverken har standard time- eller styksats, vil sats-feltet istedet blive udfyldt med det lønbeløb, som er angivet i medarbejderkartoteket for den pågældende medarbejder. De standard-værdier, som automatisk er hentet fra kontoplanen, skal opfattes som forslag, der frit kan rettes i hver enkelt linie. Hvis der vælges en ny konto i en linie, hvor der er udfyldt værdier, vil der ikke blive ændret på disse. Det er derfor muligt at skifte konto uden at skulle gentage indtastning af beløb. Det kan f.eks. være aktuelt ved import af lønberegning fra KUBIK. Har man valgt en forkert konto, og ønsker opslag af de korrekte standardærdier, slettes linien før valg af korrekt konto Indtastning af timer eller mængde Der kan indtastes såvel timetal som mængde i hver enkelt linie i lønsedlen, og lønbeløbet kan beregnes som enten timeløn eller akkordløn: Hvis feltet Styk udfyldes, beregnes en akkordløn som Styk*Sats+%Tillæg. Tallet i feltet Timer indgår så alene i det summerede timetal. Hvis derimod feltet Styk er blankt eller nul, beregnes en timeløn som Timer*Sats+%Tillæg Ferieberettiget løn LØN skelner mellem ferieberettiget løn og ikke ferieberettiget løn. I kontoplanen skal feltet FerieBeret være afkrydset, hvis der er tale om ferieberettiget løn. Ikke ferieberettigede lønbeløb er markeret på lønsedlen med en * til højre for beløbet Find lønseddel Lønsedler, som allerede er indtastet, åbnes ved at klikke på knappen Ny lønseddel eller ved at vælge menupunkt Filer, Ny lønseddel. I dialogboxen der så dukker op vælges medarbejder og løn-periode.

11 Løn til Windows Side 9 4. Udskrifter Menuen Udskrifter indeholder følgende menupunkter: Aktuel lønseddel: Udskriver den lønseddel, som i øjeblikket ses i inddaterings-vinduet. Knappen Udskriv har samme funktion. Alle lønsedler: Udskriver alle lønsedler for en valgt periode. Alle - distriktsvis: Er kun aktuel hvis LØN arbejder med flere distrikter. Udskriver alle lønsedler for en valgt periode, med f.eks. én lønseddel pr. distrikt pr. medarbejder. Det forudsætter, at distrikterne tildeles forskellige numre i feltet Gruppe i distriktsregistret. Det er også muligt at gruppere distrikterne, så f.eks. løn for 2 distrikter er samlet på én lønseddel, mens løn for et tredie distrikt skrives på en lønseddel for sig selv. I så fald skal distrikt 1 og 2 have samme gruppe-nr, mens distrikt 3 skal et andet nr. Redigering af distriktsgrupper sker i Distriktsregistret, som åbnes gennem menuen Kartoteksvedligehold, Distriktsregister. Sammendrag: Kontoplan: Saldoliste: Udskriver kontovist sammendrag af lønsedler for hhv. fastlønnede og timelønnede for en valgt periode. Hvis LØN arbejder med flere distrikter, fås et sæt sammendrag pr. distrikt. Knappen Sammendrag har samme funktion. Udskriver kontoplanen. Ved flere distrikter fås en kontoplan pr. distrikt. Udskriver en liste med saldo indtil dato for hver konto for den valgte periode Udskrift til skærm eller printer LØN kan indstilles til enten at vise alle udskrifter på skærmen før de printes, eller at sende udskrifterne direkte til printeren. Indstillingen ændres via menuen Indstillinger, Udskrift.

12 Side 10 Løn til Windows Hvis man ønsker at ændre printer-indstillinger eller vælge en anden printer end standard-printeren, skal LØN indstilles til at vise udskriften på skærmen. Når en udskrift vises på skærmen, har man adgang til printerindstillinger via menuen.

13 Løn til Windows Side Overførsel af lønberegning fra KUBIK Beregning af skovnings- og udkørselsløn udført på basis af målelister i programmet KUBIK, kan automatisk overføres til lønsedler i LØN. Overførslen forudsætter, at de samme distriktsnavne og medarbejdernavne benyttes i begge programmer, og at LØN s kontoplan er suppleret med nøgler så lønnen kan fordeles til de relevante konti Nøgler til løn-overførsel I kontoplanen kan der på hver konto anføres en nøgle til overførsel af lønberegning fra KUBIK. Kontoplanen åbnes via menuen Kartoteksvedligehold, Kontoplan. En nøgle oprettes/rettes ved først at gøre den pågældende konto aktiv, f.eks. ved at klikke på linien med venstre musetast. Den aktive konto s nøgle ses nu nederst i kontoplanens inddateringsvindue. I kontoplanen vist nedenfor, er konto nr Skovning nål aktiv. (Bemærk den sorte pil til venstre for linien). Nøglen består af tre elementer: Lønart, effekter og træarter. Lønart: kan være skovningsløn, udkørselsløn eller begge. Først når én eller begge muligheder er afkrydset, vises effekt- og træarts-felterne. Effekter: Her skrives en eller flere effekt-betegnelser adskilt af mellemrum. Træarter: Her skrives en eller flere træarter adskilt af mellemrum.

14 Side 12 Løn til Windows Hver enkelt linie i KUBIK s lønberegning har oplysning om lønart, effekt og træart, hvor de to sidstnævnte stammer fra målelistens beskrivelse. Ved overførslen finder LØN linie for linie den konto hvis nøgle indeholder samme kombination af de tre elementer. Overførslen vil derfor kun forløbe korrekt hvis de træarts- og effektbetegnelser, der anføres i nøglen, er præcis de samme som benyttes i KUBIK s listebeskrivelser. Hvis al skovningsløn for en given træart skal overføres til én bestemt konto uanset effekt, behøver man ikke opremse alle effektnavne i nøglen. Istedet kan der skrives en * i feltet Effekter. I træartsfeltet kan * anvendes på tilsvarende vis. Konti med en * i ét af nøglens felter vil kun blive brugt ved overførslen såfremt der ikke findes en konto hvor både effekt og træart er angivet eksakt. Ligeledes vil konti med * i både effekt- og træartsfeltet kun blive brugt, hvis der ikke findes konto med en mere præcis nøgle. Eksempel KONTO Nøgle til overførsel af løn fra KUBIK 1: Skovning Bøg - kævler 2: Skovning Bøg - andre effekter 3: Skovning Andet løv 4: Skovning Nål 5: Udslæbning 6: Udkørsel 7: Anden Skovning/Udkørsel Lønart: Effekter: Træarter: Lønart: Effekter: Træarter: Lønart: Effekter: Træarter: Lønart: Effekter: Træarter: Lønart: Effekter: Træarter: Lønart: Effekter: Træarter: Lønart: Effekter: Træarter: Skovning Kævler Finerkævler Bøg Skovning * Bøg Skovning * Eg Ask Ær Birk Skovning * Rødgran Sitka Douglas Grandis Udkørsel Kævler Tømmer * Udkørsel Brænde Kassetræ Cellulosetræ * Skovning Udkørsel * * Tabellen viser et eksempel på hvordan kontoplanen med nøgler til lønoverførsel kunne se ud Lønberegning trin for trin 1. I KUBIK åbnes en rapport, og i menuen vælges Lønberegning, Skovning. De målelister, som skal indgå i beregningen, udvælges gennem det anførte dato-interval. Undlad i første omgang at markere effekter som lønberegnet. (Se iøvrigt KUBIK s manual). 2. I LØN vælges menupunkt Filer, Overfør løn fra Kubik. LØN spørger nu hvilken lønperiode der skal benyttes. Uanset hvilket dato-interval der er

15 Løn til Windows Side 13 anført i KUBIK, vil den beregnede løn overføres til lønsedler for den periode der vælges i LØN. 3. Hvis overførslen forløber uden fejl gentages punkt 1, men der vælges Udkørsel i stedet for Skovning. Herefter gentages punkt 2. Hvis overførslen også forløber uden fejl denne gang, vil de nødvendige lønsedler være oprettet og udfyldt med skovnings- og udkørselsløn. 4. Kontrollér lønsedlerne. Hvis de er i orden bør man gentage lønberegningen i KUBIK (både skovning og udkørsel), idet man denne gang sørger for at markere effekterne som lønberegnet. Derved sikres det, at der ikke afregnes løn flere gange for de samme effekter Fejl ved lønoverførsel Hvis man ikke har sørget for at distriktsnavne og medarbejdernavne er identiske i LØN og KUBIK, kan lønoverførslen ikke gennemføres. Det samme er tilfældet, hvis de nødvendige nøgler ikke er oprettet i LØN s kontoplan(er). Når en linie i KUBIK s lønberegning af ovenstående grunde ikke kan overføres, vises f.eks. nedenstående fejlmelding: Man kan så vælge enten at fortsætte overførslen uden pågældende linie (tryk OK), eller annullere overførslen (tryk Afbryd/Cancel/Annullér) for at korrigere fejlen. Dersom overførslen gennemføres på trods af fejlmeldinger, vil der altså mangle linier i lønsedler. Efter korrektion af fejl, f.eks. tilføjelse af manglende medarbejder i medarbejder-kartoteket, vælges igen menupunkt Filer, Overfør løn fra Kubik, hvorved de resterende linier overføres. Man skal IKKE gentage lønberegningen i KUBIK.

16 Side 14 Løn til Windows 6. LØN s database De data som indtastes i LØN gemmes i en database, som er en fil på maskinens harddisk. I bjælken over inddateringsvinduet vises filnavnet på den databasefil, programmet benytter. Man kan skifte til en anden database ved at vælge menupunkt Filer, Åbn database. Det er ligeledes muligt at oprette en ny database (menupunkt Filer, Ny database). LØN kan godt have lønsedler fra flere år i samme database, men jo flere data der er indeholdt i samme fil, jo større risiko er der for at programmet vil arbejde langsommere. Når man opretter en ny database har man mulighed for at kopiere kartoteker fra en eksisterende database. Man behøver således ikke indtaste hele kontoplanen påny.

17