Integrationsmanual. Campus faktureringsløsning til Navision Stat. Brugervejledning til udviklere

Transkript

1 Integrationsmanual Campus faktureringsløsning til Navision Stat Brugervejledning til udviklere Moderniseringsstyrelsen Navision Stat fakturering

2 1. Indholdsfortegnelse Nyt kapitel 1. Indholdsfortegnelse Introduktion Campus Marked Arbejdsgange i Campus Brugere/kursister Betalingsoplysninger Egenhandel Varenumre Faktureringssted Hvilke data overføres til Navision stat? Opdaterings frekvens Afstemningsrapport Moderniseringsstyrelsen Navision Stat fakturering 2016

3 Introduktion 2. Introduktion Nyt kapite Denne vejledning beskriver Campus faktureringsløsning, som kan benyttes i forbindelse med Campus marked eller i forbindelse med intern fakturering af egne læringsaktiviteter. Tillige understøttes egenhandel som i denne forbindelse betyder, at der ikke dannes banktransaktioner. Vejledningen er tænkt som et overblik til katalogadministratorer og bogholdere der skal arbejde med Campus faktureringsløsning samt andre som ønsker et indblik i Campus faktureringsløsning. Denne vejledning beskriver udelukkende specielle forhold og problematikker, som gør sig gældende for Campus fakturering og således ikke ting som anses for almen Campusviden. Forudsætninger For at kunne benytte Campus faktureringsløsning skal en række forudsætninger være opfyldt. Er disse forudsætninger opfyldt er der i princippet tale om en plug and play løsning. Navision Stat Navision Stat 5.1 eller større er pt. En forudsætning for, at kunne benytte Campus faktureringsløsning. GIS/NS opsætning GIS = Generisk Integrationssnitflade Inden faktureringsløsningen kan benyttes, kræves lidt GIS opsætning det er på nuværende tidspunkt ikke helt klart hvem denne opsætning foretages af, men Moderniseringsstyrelsen vil under alle omstændigheder være behjælpelige. Moderniseringsstyrelsen Navision Stat fakturering

4 Introduktion Andre økonomisystemer Hvis man ikke køre Navision Stat er der mulighed for at benytte sig af Campus SAP faktureringsløsning, som er en webservicebaseret løsning dette er beskrevet i en anden vejledning. Omfattet af campusløsningen eller anden aftale For at kunne benytte en af faktureringsløsningerne skal institutionen være omfattet af Campusløsningen hvilket som hovedregel vil sige alle statsinstitutioner. Selvejende institutioner kan vælge at tilslutte sig. Alle andre skal have en anden aftale med Moderniseringsstyrelsen fx omkring Campus Marked. 4 Moderniseringsstyrelsen Navision Stat fakturering 2016

5 Campus Marked 3. Campus Marked Nyt kapite For at blive tilsluttet til Campus Marked skal der underskrives en standard-kontrakt som er udarbejdet af Moderniseringsstyrelsen. Der vil tillige være en engangsbetaling pt Kr. for tilslutning. Opbygning af Campus Marked Dette afsnit er kun interessant hvis man ønsker at benytte faktureringsløsningen i forbindelse med Campus Marked. Markeds domæne(r) og organisation(er) Lige som den øvrige del af Campus er også Marked opbygget af domæner og organisationer. Domæner er først og fremmest en måde at afgrænse rettigheder på og organisationer er en måde at opdele brugerne på. Institutioner som ønsker, at benytte Campus Markeds løsningen vil udover det/de domæner som institutionens medarbejdere allerede er oprettet i (såfremt institutionen er omfattet af Campus), få tildelt et specielt markedsdomæne, hvori læringstitler og læringsaktiviteter placeres. Institutionens katalog administratorer og undervisere placeres i en organisation i yderligere et domæne. Marked Udbyder Markeds brugere 1 Markeds domæne 1 Markeds domæne 2 Marked domæne: Læringstitler, læringsaktiviteter Marked brugere: Markeds adm., undervisere, dummybrugere World Markeds brugere 2 Marked Kunder Offentlig DK Privat DK Offentlig DK: Kursister fra offentlige danske virksomheder Privat DK: Private kursister Udland Udland: Udenlandske kursister Virksomhed DK Virksomhed DK: Kursister fra private danske virksomheder Stat Central Ministerområde 1 Ministerområde: Interne brugere, lokale administratore Ministerområde 2 Moderniseringsstyrelsen Navision Stat fakturering

6 Campus Marked Campus interne marked Campus interne marked er det sted hvor de enkelte institutioner kan dele og sælge kurser på tværs af ministerområder for at kunne benytte denne løsning skal man bl.a. have oprettet en særlig administrator bruger. Faktureringsløsningen understøtter fakturering af kurser på Campus interne marked. Adgang til kurser på Campus interne marked kan begrænses til et enkelt eller enkelte ministerområder ved brug af publikumstyper. 6 Moderniseringsstyrelsen Navision Stat fakturering 2016

7 Arbejdsgange i Campus 4. Arbejdsgange i Campus Nyt kapite Kursister oprettes i Campus. Katalogadministratorer opretter læringsaktiviteter. Kursister tilmelder sig læringsaktiviteter. Læringsaktiviteter afholdes. Katalogadministratorer lukker læringsaktiviteter. Fakturagrundlag sendes til Navision Stat. Afstemningsrapport sendes til katalogadministratorer. Katalogadministratorer afstemmer afstemningsrapport. Katalogadministratorer sender afstemningsrapporter til bogholdere. Bogholdere bogfører faktura grundlag. Faktura udsendes fra Navision. Bogholder Katalog administrator Kursister Katalog administrator Opretter vare Opretter kontakt Opretter læringsaktiviteter Tilmelder sig Lukker læringsaktiviteter Campus Campus Katalog administrator Bogholder Afsender fakturingsgrundlag Afsender Afstemningsrapport Afstemmer Fakturere Moderniseringsstyrelsen Navision Stat fakturering

8 Brugere/kursister 5. Brugere/kursister Nyt kapite Interne brugere Brugere i Campus kan komme fra en institution som er omfattet af Campus og dermed automatisk være oprettet via webservice eller SLS integrationen disse brugere kaldes for interne brugere og adskiller sig bl.a. fra de eksterne brugere derved, at de har adgang til statens fælles E- læring. Interne brugere vil altid være oprettet i en organisation som er oprettet af Moderniseringsstyrelsen. En sådan intern organisation vil altid indeholde adresse, EAN-nummer, CVRnummer og evt. P-nummer, som i forbindelse med fakturering vil blive medtaget fra organisationen, med mindre brugeren har personligt EAN-nummer, som så vil blive medtaget i stedet for organisationens EAN. Eksterne brugere Brugere som ikke kommer fra en institution, som er omfattet af Campus kan selv oprette sig via SignUp applikationen - disse brugere kaldes for eksterne brugere. Eksterne brugere vil ikke kunne tilgå interne kurser, men udelukket kurser som ligger på Campus Marked. Eksterne brugere opdeles, af hensyn til fakturering og markedsføring i 4 undergrupper, som er: 1. Offentlig DK, 2. Private virksomheder DK, 3. Private personer DK og 4. International. Offentlig DK behandles faktureringsmæssigt som interne brugere. Dvs. faktureres elektronisk til et EAN nummer. Private virksomheder DK faktureringsoplysninger hentes fra organisationen og fremsendes på papirfaktura. Private personer DK faktureringsoplysninger hentes fra brugeren og fremsendes på papirfaktura. International faktureringsoplysninger hentes fra brugeren og fremsendes på papirfaktura. 8 Moderniseringsstyrelsen Navision Stat fakturering 2016

9 Brugere/kursister Katalogadministratorer/markedsadministratorer Administratorer oprettes af Moderniseringsstyrelsen og placeres i Markeds brugere domænet. Institutionen aftaler i samråd med Moderniseringsstyrelsens forretningskonsulent hvor mange katalogadministratorer der er behov for. Yderligere markeds-administratorer kan efterfølgende bestilles af den kontaktansvarlige i institutionen. Bestillingen foregår ved, at den kontaktansvarlige sender mail til modstlon@modst.dk hvor der skrives Campus - bestilling af markedsadministrator i emnefeltet i mailen skrives navn og på alle de administratorer som ønskes oprettet. Undervisere Undervisere oprettes af Moderniseringsstyrelsen og placeres i markeds bruger domænet. Moderniseringsstyrelsen Navision Stat fakturering

10 Betalingsoplysninger 6. Betalingsoplysninger Nyt kapite Ud over de betalingsoplysninger der hentes fra kursistens organisation og/eller kursistens egne oplysninger har kursisten, i henhold til lov om offentlige betalinger, mulighed for, at indtaste kontostreng, rekvisitionsnummer og rekvirent. Kursisten eller registrator har mulighed for, at indtaste disse oplysninger i forbindelse med ordre afgivelsen/tilmeldingen. En katalogadministrator har tillige mulighed for, at indtaste/rette oplysningerne efterfølgende. Bemærk! Felterne må max udfyldes med 50, tegn da det ellers vil give en fejl under overførsel til Navision Stat. Katalogadministrator har mulighed for at indtaste betalingsoplysningerne ved at klikke på holdliste og efterfølgende klikke på noter og betalingsoplysninger ud for den pågældende kursist. Hvor efter der klikkes på Tilføj Note og Betalingsoplysninger. Her kan kategori, som skal være kontostreng, rekvisitionsnummer eller rekvirent, vælges og oplysningerne indtastes. Bemærk at oplysningerne ikke kan slettes eller redigeres. I tilfælde at en fejlindtastning oprettes en ny betalingsoplysning hvorefter den sidst indtastede gælder, men man vil fortsat kunne se dem begge. Link til: Bekendtgørelse om elektronisk afregning med offentlige myndigheder Specielt omkring Eksterne kursister i forbindelse med betalingsoplysninger. Til ét ordrenummer kan der kun være et sæt af Rekvisitionsnummer, Rekvirent og Kontostreng. Hvis hensigten når man tilmelder sig er, at de skal være forskellige pr. tilmeldt læringsaktivitet, må man tilmelde sig et enkelt kursus af gangen dette giver, under flere samtidige tilmeldinger, den fordel, at man ikke skal taste det ind flere gange. Hvis man alligevel taster forskellige oplysninger på hvert enkelt læringsaktivitet vil det være den sidste, der slår igennem på alle tilmeldte læringsaktiviteter inden for samme ordrenummer. Specielt omkring Interne Kursister i forbindelse med betalingsoplysninger. Interne kursister kan kun tilmelde sig en læringsaktivitet pr ordre, så betalingsoplysningerne vil derfor altid kun gælde for en læringsaktivitet af gangen. 10 Moderniseringsstyrelsen Navision Stat fakturering 2016

11 Betalingsoplysninger Specielt omkring masse-tilmelding i forbindelse med betalingsoplysninger. Hvis en registrator laver en masse-tilmelding får hver kursist hvert deres ordrenummer og der følges samme logik med et sæt Rekvisitionsnummer, Rekvirent og Kontostreng pr ordre/tilmelding. Specielt omkring rekvireret hold i forbindelse med betalingsoplysninger. Her får hver tilmelding hvert sit ordrenummer og der følges samme logik med et sæt Rekvisitionsnummer, Rekvirent og Kontostreng pr ordre/tilmelding. Forretningsbetingelser Salg af kurser på Campus Marked samt Campus interne marked er omfattet af en række forretningsbetingelser som kan findes på info-campus.dk Moms Alle beløb i Campus er uden moms, momsen tillægges i Navision Stat. Det er muligt, at opsætte det således, at der for bestemte institutioner ikke tillægges moms fx inden for samme ministerområde som normalt ikke tillægges moms. Dette kræver oprettelse af en ekstra skabelon i GIS sen, samt noget opsætning i Navision Stat idet der skal oprettes en ekstra momsproduktbogføringsgruppe. Moderniseringsstyrelsen Navision Stat fakturering

12 Egenhandel 7. Egenhandel Nyt kapite Med egenhandel menes i denne forbindelse, at kursister køber kurser af egen institution. Faktureringsløsningen kan opsættes til ikke at lave banktransaktioner i de tilfælde hvor der er tale om egenhandel dvs. der dannes kun en intern transaktion mellem to konti. Betalingsformskoden med modkonto skal på forhånd være oprettet i Navision. Nedenfor ses et eksempel på betalingsformskode i Navision Stats. 12 Moderniseringsstyrelsen Navision Stat fakturering 2016

13 Varenumre 8. Varenumre Nyt kapite Hvis man ønsker at benytte varenumre skal disse på forhånd være oprettet i Navision Stat. Varenummeret kan indtastes på læringstitlen og/eller læringsaktiviteten. På læringstitlen er det påkrævet at udfylde varenummer-feltet. Hvis man ikke benytter varenumre skal feltet udfyldes med et 0, hvorimod feltet er valgfrit på læringsaktiviteten. En værdi tastet på læringsaktiviteten overruler altid en værdi på læringstitlen. Hvis feltet ikke er udfyldt på læringstitlen er det værdien fra læringstitlen der slår igennem. Nedenfor ses et eksempel på udfyldelse af varenummer i læringstitel og læringsaktivitet. Læringstitel Læringsaktivitet Overført til Navision Moderniseringsstyrelsen Navision Stat fakturering

14 Faktureringssted 9. Faktureringssted Nyt kapite Faktureringssted kan indtastes på læringstitlen og/eller læringsaktiviteten. På læringstitlen er det påkrævet at udfylde Faktureringssted som dog kan udfyldes med et 0 hvis kurset ikke skal faktureres. Selve værdien der skal indtastes i faktureringssted-feltet, enten på læringstitlen eller læringsaktiviteten, vil blive oplyst fra Moderniseringsstyrelsen. Udfyldelse af faktureringssted på læringstitel og læringsaktivitet følger samme logik som beskrevet ovenfor i varenumre. Kontaktoplysninger på faktura Det er muligt at medsende kontaktoplysninger med fakturaen dette kræver at man indtaster kontaktoplysningerne i Udvidede tekster på varekontoret i Navision Stat. Automatisk debitoroprettelse Alle debitorer bliver automatisk oprettet og vedligeholdt i Navision. Debitoren vil få samme navn som organisationen i Campus. Debitornumre Debitornummeret vil blive dannet ud fra bogstaverne CAM efterfulgt af et b eller et c efterfulgt af organisationsiid i Campus. Fx CAMb eller CAMc b = intern organisation c = ekstern organisation Alle debitorer vil således få samme navn og debitornummer på tværs af alle Navision Stat regnskaber. Såfremt en kursist på sin profil har et EAN nummer der afviger fra organisationens default EAN nummer vil han blive oprettet med et debitornummer som for de første 12 tegn svare til organisationens efterfulgt af et unikt 8 cifret tal fx CAMb Moderniseringsstyrelsen Navision Stat fakturering 2016

15 Faktureringssted Fakturering Alle interne samt alle eksterne offentlige organisationer indeholder EAN-nummer og vil i Navision Stat blive oprettet med E-doc partner oprettelse og dermed faktureret elektronisk. Alle private virksomheder, privat personer samt udlændinge vil fra Navision Stat blive papirfaktureret. For private virksomheder gælder det at adresseoplysningerne vil blive taget fra organisationen som igen stammer fra CVR-registret. For privat personer og udlændinge gælder det at adresseoplysningerne tages fra brugernes profil i Campus. Moderniseringsstyrelsen Navision Stat fakturering

16 Hvilke data overføres til Navision stat? 10. Hvilke data overføres til Navision stat? Nyt kapite Debitornummer Organisationsnavn (Debitornavn) Adresse (Vej + Nr) Postnummer Bynavn Landekode EAN-nummer CVR-nummer P-nummer Nummerseriekode?? SFAK Betalingsformskode Posteringsdato Afholdelsesdato Kundens person reference (Rekvirent) Kundens ordrenummer Kundens kontostreng Kursist navn Varenummer Læringsaktivitet navn (Udvidet tekst ja/nej) (Moms Ja/Nej) Pris Ordrelinjenummer 16 Moderniseringsstyrelsen Navision Stat fakturering 2016

17 Opdaterings frekvens 11. Opdaterings frekvens Nyt kapite Faktureringsdata overføres til Navision Stat hver søndag kl. 22. Læringsaktiviteter som ønskes faktureres skal således være lukket forud for dette tidspunkt. Afstemningsrapport over fakturagrundlag som er sendt til Navision Stat, fremsendes i løbet af natten til mandag. Moderniseringsstyrelsen Navision Stat fakturering

18 Afstemningsrapport 12. Afstemningsrapport Nyt kapite Der kan abonneres på en afstemningsrapport over hvilke fakturagrundlag der fremsendes til Navision Stat. Denne rapport sendes i løbet af natten til mandag der kan i princippet oprettes ubegrænset abonnenter, men den vil først og fremmest være interessant for katalogadministratorer, hvor den normale arbejdsgang vil være, at katalogadministratoren afstemmer rapporten med Campus og herefter videresender den til bogholderen som bogfører posterne i Navision Stat. Såfremt der ikke er nogen faktureringsposter for den pågældende periode fremsendes en tom afstemningsrapport. Afstemningsrapportens opbygning og data Afstemningsrapporten fremsendes som nævnt på natten til mandag og vil indeholde faktureringsposter fra den foregående uges lukkede læringsaktiviteter, samt poster fra eventuelle frameldinger der har givet anledning til dropfee. Afstemningsrapporten vil have teksten Afstemningsrapport i ens emnefelt og teksten Afstemningsrapport fra Prod. XXX. regnskabet. (XXX = faktureringssted). Derudover vil selve afstemningsrapporten være vedhæftet mailen i pdf. Format. Rapport hoved Afstemningsrapportens rapport-hoved vil indeholde en faktureringsperiode i amerikansk datoformat (fra MM/DD/ÅÅÅÅ til MM/DD/ÅÅÅÅ) begge dage inkl. og kan fx se således ud Faktureringsperiode: 6/3/2013 til 6/9/2013 hvilket skal læses fra og med 03/ til og med 09/ altså fra og med mandag til og med søndag. 18 Moderniseringsstyrelsen Navision Stat fakturering 2016

19 Afstemningsrapport Derudover vil rapporthovedet indeholde antal fakturaer i alt: som er antallet af fakturalinjer for perioden. Sidst vil rapporthovedet indeholde Total: som er det samlede faktureringsbeløb for perioden ekskl. Moms. Rapportens gruppering Rapporten er grupperet efter varenummer og derefter efter holdnummer. Gruppehovedet indeholder Varenummer, læringstitel og antallet af faktureringslinjer samt totalbeløb for holdet. Rapportens data Rapportens data består øverst af en overskrift og derunder af de enkelte poster adskilt af stiplede linjer. Organisationsnavn: Navnet på kursistens organisation i Campus Debitor Nr: Det af Campus autogenererede debitornummer som via automatisk debitoroprettelse vil være oprettet i Navision Stat. Deltager: Kursistens fulde navn Debitor CVR: Debitors CVR nummer som hentes fra organisationen i Campus. Feltet vil være tomt for kursister af typen Private DK og Internatonal Pnummer: Debitors P-nummer, som hentes fra organisationen i Campus. Feltet vil være tomt for kursister af typen Private DK og Internatonal og kan være udfyldt for kursister af typen Offentlig DK og Private virksomheder DK FakturaDato: Den dato hvor fakturalinjen med succes er overført til Navision Stat. Er feltet ikke udfyldt betyder det at fakturaen enten ikke er overført til Navision Stat eller er overført med fejl (Se afsnittet Afstemningsrapport fejlmeddelelser ) FakturaLinjeNr: Navision Stat midlertidigt fakturanummer Status: Bør altid indeholde værdien Succes alt andet vil være udtryk for en fejlsituation (Se afsnittet Afstemningsrapport fejlmeddelelser ) Beløb: Beløbet ekskl. moms for den pågældende fakturalinje. Moderniseringsstyrelsen Navision Stat fakturering

20 Afstemningsrapport Hold Nr: Læringsaktivitetsnummer Titelnr: Læringstitel-nr. Ordre Nr: Campus ordrenummer Slut dato: Læringsaktivitetens slutdato Transferdato: Den dato hvor ordrelinjen er overført eller forsøgt overført til Navision Stat (Er kun interessant i forbindelse med fejl i overførslen) BatchId: Fortløbende nummer genereret af faktureringsløsningen (Anvendes i forbindelse med fejlfinding) Kundens_OrdreNr: Kursistens ordrenummer indtastet af kursist eller katalogadmin/registrator Bemærk! Max 50 tegn (se afsnittet Betalingsoplysninger) Kundens_kontostre: Kursistens kontostreng indtastet af kursist eller katalogadmin/registrator Bemærk! Max 50 tegn (se afsnittet Betalingsoplysninger) Kundens_PersonRef: Kursistens person reference indtastet af kursist eller katalogadmin/registrator. Bemærk! Max 50 tegn (se afsnittet Betalingsoplysninger) Nedenfor ses et eksempel på en Campus afstemningsrapport. 20 Moderniseringsstyrelsen Navision Stat fakturering 2016

21 Afstemningsrapport Afstemningsrapport fejlmeddelelser I tilfælde af fejl i forbindelse med overførslen af de enkelte fakturalinjer vil fejlmeddelelsen fremgå af afstemningsrapporten som en ekstra linje skrevet med rødt derudover vil der i statusfeltet stå Fejl eller Timeout se nedenstående eksempel på fejl. Ovenstående fejl er opstået fordi man i Kundens kontostreng har indtastet en tekst større end de 50 tegn der tillades. Der findes ikke en udtømmende liste over mulige fejl da fejlene i nogle tilfælde genereres af Navision Stat, men en typisk fejl kan være, at man på læringstitlen eller læringsaktiviteten har indtastet et varenummer som ikke eksistere i Navision de fleste fejl vil dog i nogen grad være selvforklarende, men er man i tvivl kan man rette henvendelse til Moderniseringsstyrelsen modstlon@modst.dk og skrive Campus faktureringsfejl i emnefeltet. Hvis statusfeltet er tomt dvs. der hverken står Succes, Fejl eller Timeout vil det altid være udtryk for en fejl på Campus siden da dette betyder, at fakturalinjen end ikke har været forsøgt sendt. Manglende faktureringslinjer I tilfælde af at der mangler faktureringslinjer i rapporten vil det formentlig være fordi man enten har glemt at indtaste faktureringssted på læringstitel eller læringsaktivitet eller har stavet det forkert. Det løses ved at indtaste/rette faktureringsstedet i Campus hvormed det vil blive overført næste søndag. Moderniseringsstyrelsen Navision Stat fakturering

22 Afstemningsrapport Fakturering af pakker Der dannes en fakturalinje for hver læringsaktivitet i en pakke ordrenummeret vil være det samme for alle fakturalinjer/læringsaktivitet, men ordrelinjenummeret vil være unikt for hver fakturalinje. Pristyper Der findes to pristyper for pakker som bestemmer hvordan pakken faktureres de to typer er Prisniveau for pakke og Prisniveau for element Prisniveau for pakke Hvis der sættes markering i Prisniveau for pakke vil pakkens samlede pris blive delt med antallet af vare/læringsaktiviteter i pakken, som vil blive faktureret efterhånden som de enkelte læringsaktiviteter lukkes i Campus. Prisniveau for element Hvis der sættes markering i Prisniveau for pakke faktureres der for hver vare/læringsaktivitet i pakken efterhånden som disse lukkes prisen tages fra den konkrete vare/læringsaktivitet der lukkes. Fakturering af læringsforløb Der dannes en fakturalinje for hver læringsaktivitet i et læringsforløb ordrenummeret vil være det samme for alle fakturalinjer/læringsaktivitet, men ordrelinjenummeret vil være unikt for hver fakturalinje. Fakturering af masseordre Der dannes en fakturalinje for hver kursist men alle fakturalinjer faktureres til den der laver masseordren, hver fakturalinje får unikt ordrenummer og ordrelinjenummer 22 Moderniseringsstyrelsen Navision Stat fakturering 2016

23 Afstemningsrapport Test Moderniseringsstyrelsen stiller testmiljø til rådighed hvor udviklere og testere efter aftale kan få adgang til at prøve løsningen af. Support Teknisk support til faktureringsløsningen skal rettes til Slutbruger support skal for interne kursister på interne kurser rettes til egen support der findes en liste på info-campus.dk med kontakt oplysninger for de enkelte ministerområder. Support på kurser på Campus marked og Campus interne marked skal rettes til kursudbyderen. Moderniseringsstyrelsen Navision Stat fakturering