REFERAT CAMP SEMINAR 2007 MEDLEMSORGANISATIONER OG SOCIALE MEDIER

Transkript

1 REFERAT CAMP SEMINAR 2007 MEDLEMSORGANISATIONER OG SOCIALE MEDIER Brug integrationen af medlemssystemet og Sharepoint Portalen til at skabe den ultimative administration og vedligeholdelse af de faglige og sociale netværk, der i fremtiden i stigende grad vil være grundlaget for foreningens liv og stedet, hvor nye aktiviteter og ny viden udvikles. CAMP havde inviteret til formiddagsseminar tirsdag d. 11. September, hvor temaet var de udfordringer, medlemsorganisationerne står overfor, når de møder de nye medier de sociale medier eller det man også kalder web2.0. Formiddagen bød på store visionære armbevægelser, demonstration af konkrete systemer og fuld integration mellem backend systemer og webløsning. Som afslutning kom Henrik Amdi Madsen fra Maskinmestrenes Forening og fortalte om de konkrete erfaringer med at implementere en platform, som kunne danne basis for en aggressiv satsning på sociale medier og web2.0. Uformel snak før seminaret begynder. SOCIALE MEDIER HJEMMESTRIK ELLER PLATFORM Gunnar Langemark indledte med at fortælle, hvordan udviklingen på nettet tegner til at overtage en del af de funktioner, foreninger og organisationer hidtil har brugt som deres salgsargumenter, når de skulle redegøre for deres relevans i folks liv. Muligheden for at finde andre med samme interesser og for at mødes til møder, konferencer og kurser er ikke længere uløseligt knyttet til foreningerne, men er fuldkommen til stede på nettet helt uden brug af formelle foreninger. Sociale medier som weblogs, wikis, RSS feeds og mange andre teknologier er udtryk for en forandring af internettet og af samfundet og kulturen. Unge mennesker er i stigende grad individualister, som ønsker at realisere sig selv og knytte sig til interessante netværk via de nye medier. På den måde skaber de sig selv og deres identitet i kraft af de projekter, de deltager i, og det ry de opbygger i deres netværk. Gunnar Langemark, Langemark Social Media

2 Der findes talrige teknologier og medier på internettet, der muliggør den type af aktiviteter og de er lette at have med at gøre og gratis at bruge. Det er derfor en udfordring for de mere traditionelle foreninger og organisationer, at de skal være i stand til at stille værktøjer til rådighed for deres medlemmer, så de kan skabe en tilsvarende form for aktivitet og understøtte medlemmernes sociale og faglige netværk via internettet. Ligeledes er det en udfordring at kunne gøre dette, når lyst og behov opstår helt udenom omstændelige formelle krav. Gunnar Langemark beskrev denne forandring og opfordrede til, at man i organisationerne tager udviklingen alvorligt og forbereder sig på at imødekomme de kommende krav. Han understregede, hvordan valget af en integreret platform vil hjælpe organisationer og foreninger med at løse den tekniske del af opgaven således, at den tekniske opgave ikke spænder ben for det egentlige nemlig de organisatoriske forandringer, der skal gøre foreningerne i stand til at udnytte bl.a. wikis, weblogs, og sociale netværk i arbejdet med at skabe de rigtige rammer for de opvoksende generationer. MOSS 2007 SOM PLATFORM Martin Sams fra ProActive præsenterede MOSS 2007 og dens muligheder for at understøtte sociale medier både på intranet, ekstranet og i webløsningen. Microsoft-platformen rummer så mange muligheder og en så veludviklet brugergrænseflade, at det er næsten overvældende, hvad man kan gøre med en standardinstallation. MOSS 2007 understøtter alt fra det individuelle site, over gruppeværktøjer og branding sites, til portaler og ekstranet. Den dækker både samarbejde, portal, søgning, content management, processstyring/workflows og business intelligence. Martin Sams, ProActive Samarbejdsplatformen sætter den enkelte i centrum og giver mulighed for at arbejde med ad hoc information og opbygge egne små sider med komponenter, der rummer funktionalitet på en intuitiv måde. Kernen i MOSS 2007 er sites, som håndterer indhold - både information og samarbejdskomponenter. På et site kan man fx anvende blogs og wikis. Der er fælles kalenderfunktion. Der er RSS, som kan bruges til at dele informationerne med andre. Blandt de informationstyper, der håndteres, kan blandt andet nævnes billedbiblioteker, opgavelister, links, spørgeskema-undersøgelser og meget andet. Martin Sams viste direkte hvordan MOSS 2007 virker. Han viste blandt andet, hvordan man opretter og redigerer i en wiki. En wiki er et stort dokument, bestående af mange sider, som brugerne selv opretter og vedligeholder. Vi så hvordan Martin Sams oprettede en side alene ved at skrive et ord, markere det med et link, og klikke på det.

3 På samme måde fik vi demonstreret, hvordan man vedligeholder en blog hvordan man nemt opretter og skriver et blogindlæg. En central pointe er, at MOSS 2007 understøtter workflows, roller og rettigheder, således at man som organisation kan bevare styri ngen og kontrollen med systemet, og således at sociale medier ikke løber amok i anarki. En anden meget vigtig pointe ligger i, at det er muligt at sætte nye komponenter ind efterhånden som man er klar til at tage dem i brug. CAMPRIDGE I BACKEND Finn Løye Andersen viste derefter CAMPridge medlemsportalen og lagde specielt vægt på, hvordan medlemsløsningen og de data der ligger i medlemssystemet kan anvendes i administrationen og vedligeholdelsen af de sociale netværk, som en organisation ønsker at knytte til sig. Finn Løye Andersen forklarede, hvordan systemerne understøtter den forandringsproces, hvor kommunikation skifter fra at være énvejs fra foreningerne til medlemmerne til at være flervejs, hvor medlemmerne kan kommunikere fx i netværk eller communities. Han opfordrede organisationerne til at bruge portalen aktivt i foreningen og dermed få medlemmerne aktiveret og få den samlede viden gjort større. Finn Løye Andersen, ComputerCamp a s Vi lader medlemmernes viden blive en del af videnkapitalen hvilket medfører en stærkere forening var hans opfordring. CAMPridge systemet er bygget op omkring medlemmernes stamdata på en sådan måde, at det er let på baggrund af foreningens viden om hvert enkelt medlem at tildele medlemmet adgang til de relevante netværk helt automatisk. I modsætning til de åbne net er det standard at indhold i netværk og i portal er beskyttet af et login. Så ved vi hvem det er vi taler med i den anden ende. Portalen er løsningen på den udfordring, det er at holde styr på alt indholdet og alle brugerne. Det er medlemssystemet der føder portalen med de data, der skal bruges til at give medlemmer og andre de rigtige rettigheder og adgang til netop det, som de skal have adgang til. I CAMPridge systemet er det hele automatiseret gennem medlemssystemet fx ved indmeldelse og udmeldelse. CAMPridge systemet kan bruges til, at skabe brugerstyrede netværk for portalbrugerne. Der er en lang række håndtag at stille på fx i form af hvem der skal have adgang til at oprette netværk, hvem skal styre, hvad der er relevant osv. Systemet er gearet til at styre og undgå kaos ved at lade medlemssystemet levere de data, der bestemmer, hvem der kan hvad.

4 I standardinstallationen oprettes et community ved at medlemmet, der ønsker at lede et netværk eller en interessegruppe, anmoder om et community som godkendes, hvorved et standard netværkssite dannes helt automatisk. Dernæst er det den nye administrator (en foreningsmedarbejder) der tilpasser sitet med forskellige komponenter. En community-bestyrer godkender medlemsanmodninger Der er omfattende standard funktionalitet, der sikrer en flydende og simpel administration af mange forskellige communities. Denne automatik sikrer, at organisationen bevarer overblikket og styringen også selvom der er rigtig rigtig mange netværk. Netværk, der automatisk kan få communities, er fx udvalg, møder, kurser, tillidsmænd, abonnementer osv. Det er grupper af mennesker, der har noget til fælles, og som kan have glæde af at kunne kommunikere og samarbejde omkring deres fælles fokus. MASKINMESTRENES FORENING EN CASE Sekretariatschef Henrik Amdi Madsen gav os til sidst et indblik i, hvad Maskinmestrenes Forening har været igennem i deres projekt, hvor de har implementeret en integreret løsning med MOSS 2007 og CAMPridge 4. Dette store projekt blev til som et led i en veldefineret forretningsstrategi med klare mål og succeskriterier. På baggrund af medlemsundersøgelser foretaget via CAMPridge systemets spørgeskemamodul havde MMF identificeret nogle indsatsområder, der ville give særlig gevinst i forhold til tilfredshed og loyalitet. Henrik Amdi Madsen, Maskinmestrenes Forening På den baggrund kunne Henrik Amdi Madsen sige: Vi tror på at kommunikation med medlemmer og mellem medlemmer kan være med til at forbedre loyaliteten. MMF valgte efter en analysefase at satse på en ambitiøs teknisk løsning, fordi kun denne løsning ville kunne indfri de langsigtede mål. Den valgte løsning består af en total systemopgradering, både i de administrative systemer hvor en CAMPridge løsning baseret på Axapta v. 2.5 blev udskiftet med en Dynamics Ax 4.0 løsning og på webplatformen hvor den eksisterende webløsning, som var baseret på et Axapta-baseret content management system og nogle af ComputerCamps tidligste webmoduler, blev erstattet af den komplette nye CAMPridge løsning integreret med MOSS Med Henrik Amdi Madsens ord har MMF nu en meget stor løsning, som kan en hel masse: Nemlig MOSS Løsningen er det fundamentale grundlag den platform der skal danne baggrund for de kommende års udvikling. MMF vil nu trække vejret i nogle måneder. Platformen er på plads og MMF vil tage de nye muligheder i brug, efterhånden som de magter det. At tage nye medier som de sociale medier i brug er en større organisatorisk udfordring, end det er en teknologisk udfordring, når MMF nu har platformen på plads. Så MMF kan koncentrere sig om, at arbejde med disse udfordringer.

5 DET SAMLEDE BILLEDE Den helt centrale pointe i seminaret var at vise, hvordan de administrative systemer i en organisation kan bruges til at frigøre de nødvendige kræfter, der skal til at vedligeholde et stort antal sociale og faglige netværk og interessegrupper og på den måde sikre muligheden for, at foreningens medlemmer kan og vil bidrage med indhold og aktiviteter i foreningen. Seminaret gjorde det klart, at det er en forudsætning at have en god teknologiplatform på plads, hvis man vil have succes med at virkeliggøre den ambitiøse kommunikationsstrategi. En kommunikationsstrategi, hvor foreningen ønsker at inddrage sociale medier og give sine medlemmer de muligheder for kommunikation, som de kender fra deres øvrige hverdag. For yderligere information, venligst kontakt Salgs chef Ole Nøhr, tlf eller on@computercamp.dk