Dette er et værktøj for dig, som vil: Dette værktøj indeholder: Herunder et arbejdspapir, der indeholder:

Transkript

1 360 evaluering af din kommunikation Dette er et værktøj for dig, som vil: have feedback på dine kommunikationsevner forbedre din kommunikation afstemme forventninger med dine medarbejdere omkring din måde at kommunikere på have indsigt i dine kommunikationsroller og dit ansvar som leder Dette værktøj indeholder: En beskrivelse af evalueringen Herunder et arbejdspapir, der indeholder: Evalueringsskema Skabelon til invitation (til evaluering) Sammenligningsskema Handlingsplan Powerpoint-præsentation Sidst opdateret

2 Hvad er dit ansvar som kommunikativ leder? Som leder er du virksomhedens vigtigste kommunikationskanal. Derfor er det meget vigtigt, at du har et overblik over, hvilket ansvar det indebærer, og hvordan du lever op til dette ansvar i din kommunikation. Det kan dette evalueringsværktøj hjælpe dig med. Værktøjet tager udgangspunkt i Lederhjulet og lægger op til, at du evaluerer dig selv og får dine medarbejdere til at evaluere dig i forhold til dine primære kommunikationsroller. Værktøjet er let at anvende og hjælper dig med at fokusere på din udvikling som kommunikativ leder. Lederhjulet Lederhjulet vist nedenfor giver et samlet syn på lederens forskellige kommunikationsroller. Inderst i hjulet er angivet fire centrale roller, som du indtager som leder: Rollen som visionær strateg, rollen som forandringsagent, rollen som driftsleder samt rollen som coach. For hver af de fire roller er angivet vigtige kommunikationsopgaver, man skal løse for at kunne udfylde lederrollen effektivt. Lederen som strateg visionær Denne del af hjulet fokuserer på dit ansvar i forhold til at kommunikere visioner, mål og strategier. Afhængig af hvilket ledelsesniveau du befinder dig på, handler en større eller mindre del af din kommunikation om de overordnede budskaber. Disse budskaber er du samtidig ansvarlig for at oversætte til dit område eller til din afdeling/team for at skabe forståelse, accept og motivation blandt dine medarbejdere. Der hvor medarbejderne ikke ser den røde tråd mellem deres arbejde og virksomhedens mål, vil du ofte finde en resignerende og uforstående holdning til ledelsen ideer. Løsningen tegner sig klart i form af grundig kommunikation om strategier, visioner og mål på både overordnet og lokalt niveau. Det handler om at inddrage og involvere medarbejderne i udviklingen af deres eget område, og at du som leder er i stand til at Sidst opdateret

3 formidle, hvor virksomheden er på vej hen, hvorfor og hvordan på en måde, som alle forstår. Først der vil de føle sig motiverede for at arbejde hen imod visionen. Lederen som forandringsagent I de seneste år er forandring blevet hverdag i mange organisationer. Det medfører en stor risiko for, at organisationen sættes under stress. For mange er det meget stressende og nedslidende ikke at kunne forudse, hvad der skal ske i fremtiden og ikke at have tid til at vænne sig til forholdene før de ændres. Med det høje forandringsniveau der hersker i dag, er arbejdet med at motivere medarbejderne i forandringen en helt central opgave for tidens ledere. I rollen som forandringsagent er det din opgave at forklare, hvad forandringen består i og at forankre ideen om forandringen (hvorfor). Derudover er det din opgave gennem dialog at skabe energi og motivation for, at medarbejderne selv skaber forandring i form af forbedringer (hvordan). Som forandringsagent er det også din opgave at skabe en vis nødvendig grad af tryghed for medarbejderne. Det gør du ved at lytte til eventuelle bekymringer og modstand. Lederen som driftsleder Ofte er det her, der bliver lagt meget energi i hverdagen. I rollen som driftsleder er din kommunikation vigtig for at få de daglige arbejdsprocesser til at glide så smertefrit og effektivt som muligt. De handler i høj grad om at kommunikere klart og tydeligt om målet for dit område, så der ikke hersker tvivl om, hvad der forventes, at I skal nå, eller hvem der er ansvarlig for hvad. Opfølgning er et vigtigt delelement i dette, da det skaber fokus og bevarer momentum. Samtidig er det din opgave at være tilgængelig, så medarbejderne kan få den information, der skal til fra dig, for at de kan udføre deres opgaver. Som driftsleder er du ansvarlig for at have overblikket over situationen, og din opgave er at synliggøre de udfordringer, der måtte være i forhold til at nå målene. En god driftsleder forstår at udnytte de kanaler (møder, s, nyhedsbreve etc.) vedkommende har til rådighed i sit kommunikationssystem på bedst mulig måde i dette arbejde. Lederen som coach Coachrollen handler i høj grad om, at lederen skal være i stand til at give både individuel og kollektiv feedback. Ideen med feedback er grundlæggende at sikre, at den ansattes eller afdelingens arbejde er på rette kurs. Feedback er med andre ord helt centralt, når det gælder om at sikre, at der er overensstemmelse mellem medarbejderens opgaver og præstationer, og de forventninger og krav der stilles fra både medarbejderens og arbejdspladsens side. Sidst opdateret

4 I rollen som coach er det vigtigt at tænke på, at medarbejderen selv har det potentiale, der skal til for at løse en opgave med mere eller mindre grad af vejledning/instruktion fra dig. I hvor høj grad du kun skal stille et par gode spørgsmål til medarbejderen, så vedkommende selv finder en løsning, eller i hvor høj grad du skal være mere instruerende afhænger af, hvad du lytter dig frem til i dialogen med vedkommende. Som coach opmuntrer du desuden til formelle og uformelle samtaler, som skaber ejerskab og engagement hos dine medarbejdere samt opmuntrer til samarbejde og videndeling. Sidst opdateret

5 Sådan gør du! Værktøjet er en evaluering, hvilket betyder, at du får indsigt i såvel din egen som dine medarbejderes opfattelse af dine evner til at kommunikere som leder. Evalueringen består af 30 udsagn om din måde at kommunikere på. 1. Udfyld dit eget evalueringsskema 2. Inviter dine medarbejdere til at udfylde et evalueringsskema 3. Sammenlign resultater i sammenligningsskemaet 4. Handlingsplan 5. Tilbagemelding og forventningsafstemning med medarbejder I arbejdspapiret finder du evalueringsskemaet, en skabelon til invitation, et sammenligningsskema og en handlingsplan. 1. Udfyld dit eget evalueringsskema Når du udfylder evalueringsskemaet, bør du tænke over din egen måde at kommunikere på som leder. Du skal først overveje opgavernes vigtighed for dernæst at overveje din evne til at løse dem. Efterfølgende beregner du forskellen mellem vigtigheden og dine evner i forhold til de forskellige opgaver. Du kan give karakterer fra = meget vigtig/meget god 4= ret vigtig/ret god 3=hverken vigtig/god eller uvigtig/dårlig 2=ret uvigtig/dårlig 1= meget uvigtig/meget dårlig Udfyld evalueringsskemaet (1), som du finder blandt arbejdspapirerne 2. Inviter din medarbejder til at udfylde et evalueringsskema I evalueringsskemaet bør din medarbejder tænke over din måde at kommunikere på som leder. Medarbejderen skal først overveje opgavernes vigtighed for dernæst at overveje din evne til at løse dem som leder. Efterfølgende beregner medarbejderen forskellen mellem vigtigheden og dine evner i forhold til de forskellige opgaver. Din medarbejder kan give karakterer fra = meget vigtig/meget god 4 = ret vigtig/ret god 3 = hverken vigtig/god eller uvigtig/dårlig 2 =ret uvigtig/dårlig 1= meget uvigtig/meget dårlig Sidst opdateret

6 Print evalueringsskemaet ud (1), som du finder blandt arbejdspapirerne og giv det til din medarbejder sammen med invitationen (2) Invitation til evaluering af min kommunikation Når du beder dine medarbejdere om at evaluere din kommunikation, så er det vigtigt at understrege, at du er åben for såvel negativ som positiv feedback. Formålet med at udfylde skemaet er, at du på baggrund af den feedback, du får har mulighed for at udvikle dig. Den enkelte medarbejder skal opleve, at du tager evalueringen seriøst. I arbejdspapiret finder du et eksempel på en invitation. Den kan du bruge til inspiration. Udarbejd en invitation i arbejdspapiret under (2) Skabelon til invitation og kald den fx Invitation til evaluering af min kommunikation 3. Sammenlign resultater i sammenligningsskema Når du har samlet dit/dine evalueringsskema/er, kan du sammenligne din egen evaluering med dine medarbejderes i sammenligningsskemaet. 1. Tag alle medarbejdernes evalueringsskemaer. For hvert af de 30 udsagn- tæl da forskelskolonnen sammen. Hvis du har flere medarbejdere, dividerer du udsagnets samlede forskel med antallet af medarbejdere. 2. Plot derefter resultatet ind i sammenligningsskemaet. 3. Tegn medarbejdernes graf op. 4. Plot derefter dit eget resultat ind i sammenligningsskemaet. 5. Tegn din egen graf op. 6. Sammenlign de to grafer Hvis du ønsker at sammenligne mere specifikt, kan du gøre det samme for opgavens vigtighed og evne til at løse den. Sammenlign dine medarbejderes og din egen evaluering i (3) sammenligningsskemaet og overvej, hvor der er u/overensstemmelser Sidst opdateret

7 4. Handlingsplan Afslutningsvis udarbejder du en handlingsplan, som hjælper dig med at fokusere på din personlige udvikling som kommunikativ leder. Du skal nu se på resultatet af evalueringen. Tænk over, hvad du ønsker at forbedre nu og her, og hvad du ønsker at forbedre på længere sigt. Skriv ét forbedringsforslag per ledelsesrolle. Prioriter derefter forbedringsforslagene efter, hvad du selv synes, der er vigtigst for dig at arbejde videre med (1-4), - både på lang og kort sigt. Udfyld (4) handlingsplanen 5. Tilbagemelding og forventningsafstemning med din medarbejder Når du inviterer din medarbejder til at evaluere din kommunikation, er du forpligtet til at give en tilbagemelding efter endt evaluering. Denne tilbagemelding kan foregå på mange måder. Hvis antallet af medarbejdere der har givet dig feedback er højt, så har du måske ikke tid til personligt at gennemgå resultaterne. Her kan du forfatte en mail, hvor du siger mange tak for feedback og evt. beskriver, hvad dit næste skridt er/hvad du har tænkt dig at udvikle. Hvis du har overskud til at give en tilbagemelding personligt, så har du også en chance for at afstemme, de forventninger der måtte være med den enkelte medarbejder. Medarbejderen har måske vurderet en bestemt opgave som rigtig vigtig og dine evner til at løse den som mangelfulde. Her må du se på virksomhedens situation lige nu og prioritere at udvikle dine evner derefter. Dialogen omkring disse forhold og forventninger kan være givende, idet den skaber en fælles forståelse for, hvilke kommunikationsopgaver, som er vigtige at prioritere lige nu. Sidst opdateret