Konkurrencebetingelser. Udarbejdelse og gennemførelse af udviklingsforløb for ledere med toplederpotentiale i den danske stat

Transkript

1 Konkurrencebetingelser Udarbejdelse og gennemførelse af udviklingsforløb for ledere med toplederpotentiale i den danske stat Version: 17. december 2015

2 Indholdsfortegnelse Side 1 af 16 1 INDLEDNING UDBUDSMATERIALETS BESTANDDELE KUNDEN OVERORDNET OPGAVEBESKRIVELSE PROCES OG AFLEVERING AF TILBUD GENERELT UDFORMNING AF TILBUDSGIVERENS TILBUD SPØRGSMÅL AFLEVERING AF TILBUD FØRSTE FORHANDLINGSTILBUD OG FORHANDLINGSMØDER EVENTUELLE YDERLIGERE TILBUD (HVIS RELEVANT) ENDELIGT TILBUD ALTERNATIVE BUD OG FORBEHOLD FORTROLIGHED ÅBNING AF TILBUD MODERNISERINGSSTYRELSENS VURDERING AF TILBUD EGNETHEDSKRITERIER RETLIG FORM PERSONLIGE FORHOLD ØKONOMISK OG FINANSIEL KAPACITET KRITERIER FOR VURDERING AF TILBUD UNDERKRITERIET KVALITET (VÆGT 75 %) UNDERKRITERIET PRIS (VÆGT 25 %) ORIENTERING OM RESULTATET AF UDBUDSFORRETNINGEN, VEDSTÅELSE MV TIDSPLAN FOR UDBUDDET FORVENTET TIDSPLAN TJEKLISTE I FORBINDELSE MED AFLEVERING AF TILBUD... 14

3 1 Indledning Side 2 af 16 Nærværende udbud vedrører indgåelse af kontrakt med staten v/moderniseringsstyrelsen om udarbejdelse og gennemførelse af et uddannelsesog udviklingsforløb for ledere med toplederpotentiale i staten. Udbuddet sker som en frivillig konkurrenceudsættelse af ydelser i henhold til udbudsdirektivets bilag II B. Der er således ikke tale om et EU-udbud, og Moderniseringsstyrelsen er ikke bundet af procedurereglerne i udbudsdirektivet ved gennemførelsen af denne konkurrenceudsættelse. Processen for gennemførelsen af konkurrenceudsættelsen ligner på en del områder gennemførelsen af et udbud med konkurrencepræget dialog. Tilbudsgiveren bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet. 1.1 Udbudsmaterialets bestanddele Udbudsmaterialet indeholder følgende dokumenter: Nærværende konkurrencebetingelser Udkast til kontrakt med følgende bilag: - Bilag 1: Opgavebeskrivelse og kravspecifikation o Underbilag 1A: Forventning til forløb o Underbilag 1B: Departementschefprofil - Bilag 2: Udkast til udviklingsforløb, (udarbejdes af tilbudsgiver) - Bilag 3: Tids- og aktivitetsplan, (udarbejdes af tilbudsgiver) - Bilag 4: Leverandørens bemanding (udarbejdes af tilbudsgiver) - Bilag 5: Samarbejdsorganisation (udfyldes kun af den vindende tilbudsgiver efter tildeling af opgaven) - Bilag 6: Samfundsansvar - Bilag 7: Priser og betalingsplan (inkl. vejledning til beregning af pris) o Underbilag 7A: Beregning af pris (udfyldes af tilbudsgiver) Skabelon til brug for tro og love-erklæring Skabelon til brug for tro og love-erklæring på engelsk English Form for Solemn Declaration Skabelon til brug for referencer Skabelon til brug for støtteerklæring Skabelon til brug for støtteerklæring på engelsk English Form for the declaration of support 1.2 Kunden Udbuddet gennemføres af: Staten v/moderniseringsstyrelsen Landgreven 4 Postboks 2193

4 1017 København K Side 3 af 16 Kontaktperson I forbindelse med udbuddet er følgende kontaktperson: Navn: Trine Dahl Titel: Chefkonsulent Telefon: / udbudaflederudvikling@modst.dk 2 Overordnet opgavebeskrivelse Der skal udarbejdes og gennemføres et uddannelses- og udviklingsforløb (herefter kaldt udviklingsforløb) for ledere med toplederpotentiale i staten. Det grundlæggende mål for udviklingsforløbet er at sikre flere og bedre egnede kandidater ved besættelse af offentlige topstillinger. Udviklingsforløbet skal således udvælge og udvikle gruppen af statslige ledere med toplederpotentiale til at blive helstøbte ledere, der på sigt kan stå i spidsen for sunde organisationer og være med til at udvikle en mere effektiv, produktiv og resultatorienteret offentlig sektor. Udviklingsforløbet skal tænkes ind i en dansk statslig kontekst og skræddersys til målgruppen. Opgaven vedrører overordnet følgende fire faser: 1. Udarbejdelse af udviklingsforløb inkl. udvælgelsesproces. 2. Gennemførelse af udvælgelsesproces. 3. Gennemførelse af udviklingsforløb for udvalgte ledere. 4. Eftermåling og evaluering af udviklingsforløbet. Der skal som udgangspunkt afvikles et udviklingsforløb af ca måneders varighed fra udvælgelsen af deltagere til afslutning af forløbet. Der er dog i kontrakten givet staten v/moderniseringsstyrelsen option på et yderligere udviklingsforløb. Opgavens fulde omfang, herunder kvalitetskrav og øvrige krav, samt de vilkår som vil være gældende for leverancen, er beskrevet i de følgende punkter samt i Kontrakt og kontraktbilag 1-7A.

5 3 Proces og aflevering af tilbud Side 4 af Generelt Moderniseringsstyrelsen forventer at afholde forhandlingsmøder med fire tilbudsgivere på baggrund af indgivne forhandlingstilbud forudsat, at der er indleveret fire egnede tilbud. Er der indgivet færre end fire egnede forhandlingstilbud, afholdes der forhandlingsmøder med disse tilbudsgivere. Hvis Moderniseringsstyrelsen finder det hensigtsmæssigt, forbeholder styrelsen sig ret til at springe forhandlingsmøderne over og anse de modtagne første forhandlingstilbud som endelige tilbud og indgå kontrakt på baggrund heraf. Tilbudsgivers første forhandlingstilbud bør derfor være gennemarbejdet og af høj kvalitet. Det er tilbudsgivers ansvar løbende via Moderniseringsstyrelsens hjemmeside: at holde sig orienteret om spørgsmål/svar og eventuelle ændringer til udbudsmaterialet. 3.2 Udformning af tilbudsgiverens tilbud Tilbudsgiveren udarbejder sit tilbud ved udarbejdelse af bilag 2 og 3 samt udfyldelse af bilag 4 og underbilag 7A. Herudover vedlægges dokumentation for virksomhedens/virksomhedernes betaling af sociale sikringsordninger, skatter og afgifter, jf. pkt nedenfor, dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet, jf. pkt nedenfor og dokumentation for referencer, jf. pkt nedenfor. Der skal herudover vedlægges en erklæring om, at alle mindstekrav er opfyldt. Anvisning om udfyldelse af bilagene fremgår af de enkelte bilag. Den vedlagte kontrakt skal ikke udfyldes eller underskrives, før styregruppen har valgt den leverandør, der vil blive indgået kontrakt med. Moderniseringsstyrelsen anbefaler nedenstående disposition til tilbuddet: 1. Tilbudsbrev 2. Bilag 2: Udkast til udviklingsforløb. 3. Bilag 3: Tids- og aktivitetsplan. 4. Bilag 4: Leverandørens bemanding. 5. Underbilag 7A: Beregning af pris. 6. Dokumentation for virksomhedens/virksomhedernes betaling af social sikringsordninger, skatter og afgifter, jf. pkt nedenfor. 7. Dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet, jf. pkt nedenfor. 8. Dokumentation for referencer, jf. pkt nedenfor. 9. Erklæring om at alle mindstekrav er opfyldt

6 3.3 Spørgsmål Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og den udbudte ydelse ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Side 5 af 16 Spørgsmål skal fremsættes skriftligt på enten dansk, engelsk, svensk eller norsk til: udbudaflederudvikling@modst.dk. Spørgsmål fremsendes pr. med angivelse af følgende: Udbud - udarbejdelse og gennemførelse af udviklingsforløb for ledere med toplederpotentiale i staten, att. Trine Dahl. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive offentliggjort på Besvarelse af spørgsmål sker på dansk. Moderniseringsstyrelsen opfordrer til, at spørgsmål stilles så tidligt som muligt. Spørgsmål, der modtages senest den 15. januar 2016, vil blive besvaret senest den 22. januar Spørgsmål modtaget efter ovennævnte spørgefrist, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest den 22. januar Spørgsmål, der er modtaget senere end 5 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af første forhandlingstilbud, kan ikke forventes besvaret. 3.4 Aflevering af tilbud Moderniseringsstyrelsen ser gerne, at tilbud fremsendes i tre papirversioner samt i en elektronisk udgave, gerne som pdf-version (f.eks. på usb-stik). Ved eventuel uoverensstemmelse mellem den elektroniske version og papirversionen har papirversionen forrang. Dog kan Moderniseringsstyrelsen vælge at tage bilag i betragtning, der måtte være indeholdt i den elektroniske version, men som mangler i papirversionen. Tilbuddet skal sendes til eller afleveres på følgende adresse: Moderniseringsstyrelsen Att. Trine Dahl Landgreven 4, Postboks København K Tilbud kan således ikke afleveres pr. mail. Tilbudsgiver bør være opmærksom på, at det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbud afleveres på den korrekte adresse inden for den fastsatte frist for afgivelse af tilbud.

7 Indholdet af tilbuddet forbliver uåbnet og fortroligt indtil udløbet af den fastsatte frist. Tilbud modtaget senere end de af Moderniseringsstyrelsen fastsatte tilbudsfrister er ikke konditionsmæssige. Side 6 af 16 Tilbud bedes mærket: "Udbud om udviklingsforløb for ledere med toplederpotentiale i staten - tilbud - må ikke åbnes i poståbningen." Tilbuddet skal som udgangspunkt være på dansk. Dele af tilbuddet kan dog afgives på engelsk, svensk eller norsk, hvis det vurderes hensigtsmæssigt i forhold til forståelsen af den relevante del. Såfremt en tilbudsgiver vurderer det relevant at afgive store dele af tilbuddet på et af disse tre sprog i forhold til forståelsen af de relevante dele, vil Moderniseringsstyrelsen ikke anfægte denne vurdering. 3.5 Første forhandlingstilbud og forhandlingsmøder Fristen for afgivelse af første forhandlingstilbud er onsdag den 27. januar 2016, kl De rettidigt indkomne tilbud vil herefter blive gennemgået med henblik på vurdering af, hvorvidt tilbudsgiveren er egnet og kvalificeret til videre deltagelse. Moderniseringsstyrelsen forventer at afholde forhandlingsmøder med fire tilbudsgivere på baggrund af indgivne forhandlingstilbud forudsat, at der er indleveret fire egnede tilbud. Er der indgivet færre end fire egnede forhandlingstilbud, afholdes der forhandlingsmøder med disse tilbudsgivere. Hvis Moderniseringsstyrelsen finder det hensigtsmæssigt, forbeholder styrelsen sig ret til at springe forhandlingsmøderne over og anse de modtagne forhandlingstilbud som endelige tilbud og indgå kontrakt på baggrund heraf. Tilbudsgivers første forhandlingstilbud bør derfor være gennemarbejdet og af høj kvalitet. Kvalificering af de bedste tilbud, vil ske ud fra de kriterier, der fremgår af nedenstående punkt 4 i nærværende konkurrencebetingelser. Resultatet af vurderingen af, hvorvidt tilbudsgiveren er egnet og kvalificeret til videre deltagelse, vil blive meddelt den enkelte tilbudsgiver per . For tilbudsgiver, der er fundet egnet og kvalificeret, indeholder meddelelsen også en invitation til at deltage i forhandling. Forhandlingsmøderne forventes at finde sted i perioden fra den marts Forud for forhandlingsmøderne vil der blive udsendt en invitation til hver tilbudsgiver med angivelse af det specifikke mødetidspunkt og en dagsorden for mødet. Den endelige deltagerkreds fra Moderniseringsstyrelsens side vil blive oplyst, inden forhandlingerne indledes.

8 Fra tilbudsgivers side forventer Moderniseringsstyrelsen som minimum, at der deltager en eller flere relevante personer med indsigt i tilbuddet, som er kompetente til at træffe beslutninger på tilbudsgivers vegne. Side 7 af 16 Forhandlingsmøderne vil som udgangspunkt foregå på dansk. Tilbudsgiverne vil have mulighed for at kommunikere på dansk, svensk eller norsk. Tilbudsgiver vil for så vidt angår enkelte emner kunne kommunikere på engelsk. Formålet med forhandlingsmøderne er, at tilbudsgiverne efter forhandlingerne med Moderniseringsstyrelsen kan optimere deres tilbud således, at de bedst muligt opfylder Moderniseringsstyrelsens behov. Forhandlingsmøderne har desuden til formål at få tilbudsgivernes kommentarer til Moderniseringsstyrelsens opgavebeskrivelse og udbudsmaterialet i øvrigt med henblik på en eventuel efterfølgende optimering af udbudsmaterialet. Under forhandlingerne kan alle aspekter ved udbudsmaterialet drøftes med tilbudsgiverne. Det skal dog understreges, at det er Moderniseringsstyrelsen, der beslutter, hvilke emner der skal gøres til genstand for forhandling. Forhandlingerne vil have fokus på styrker og svagheder i tilbudsgivernes forhandlingstilbud og vil være baseret på de i punkt 4 nedenfor beskrevne kriterier for vurdering af tilbud. Også tilbudsgivernes mulige forbehold over for elementer i udbudsmaterialet vil blive drøftet. På forhandlingsmøderne vil tilbudsgiverne have mulighed for at præsentere deres første forhandlingstilbud nærmere og at svare på opklarende spørgsmål om tilbuddet fra Moderniseringsstyrelsen. Tilbudsgiverne vil desuden blive informeret om styrker og svagheder ved deres første forhandlingstilbud. Denne gennemgang af forhandlingstilbuddene har til formål at øge Moderniseringsstyrelsens forståelse af tilbudsgivernes forslag, men vil ikke indgå i vurderingen af de endelige tilbud. Forhandlingsmødet har desuden til formål at få tilbudsgivernes kommentarer til opgavebeskrivelsen og udbudsmaterialet i øvrigt med henblik på en eventuel efterfølgende optimering af det endelige udbudsmateriale. Endvidere vil mulige forbehold blive drøftet, og Moderniseringsstyrelsen vil gøre tilbudsgiverne opmærksomme på elementer i forhandlingstilbuddene, som Moderniseringsstyrelsen betragter som forbehold over for mindstekrav, jf. afsnit 3.8. Moderniseringsstyrelsen vil udarbejde et kort referat af hvert forhandlingsmøde, som vil blive sendt pr. til den tilbudsgiver, der har deltaget i mødet. Moderniseringsstyrelsen vil også have mulighed for at stille skriftlige spørgsmål til tilbudsgiverne som led i dialogen. Når den første forhandlingsrunde (hvis relevant) er afsluttet, vil Moderniseringsstyrelsen sende en opfordring til tilbudsgiverne om afgivelse af yderligere forhand-

9 lingstilbud (hvis relevant) eller endeligt tilbud og med angivelse af frist for afgivelse heraf. Side 8 af 16 Samtidig vil Moderniseringsstyrelsen eventuelt udsende et revideret udbudsmateriale baseret på erfaringerne fra første forhandlingsrunde, herunder tilbudsgivernes tilkendegivelser om udbudsmaterialet. Moderniseringsstyrelsen vil angive alle ufravigelige mindstekrav i det endelige udbudsmateriale. 3.6 Eventuelle yderligere tilbud (hvis relevant) Moderniseringsstyrelsen kan om nødvendigt anmode tilbudsgiverne om yderligere forhandlingstilbud. Der vil i så fald blive gennemført yderligere forhandlingsrunder (2. forhandlingsrunde, 3. forhandlingsrunde osv.), og bestemmelserne ovenfor om forhandlingstilbud finder tillige anvendelse på disse forhandlingstilbud. De relevante tilbudsgivere vil blive underrettet om nye (eventuelle tentative) tidsplaner. Efter hver forhandlingsrunde kan Moderniseringsstyrelsen udsende et revideret udbudsmateriale baseret på erfaringerne fra forhandlingsrunden. Moderniseringsstyrelsen vil angive alle ufravigelige mindstekrav i det endelige udbudsmateriale. 3.7 Endeligt tilbud Fristen for aflevering af endeligt tilbud vil efter de gennemførte forhandlingsrunder blive meddelt tilbudsgiverne. Fristen forventes fastsat til ca. 2 uger efter Moderniseringsstyrelsens anmodning om endeligt tilbud. Det bemærkes i den forbindelse, at Moderniseringsstyrelsen, hvis styrelsen finder det hensigtsmæssigt, forbeholder sig ret til at springe forhandlingsmøderne over og anse de modtagne første forhandlingstilbud som endelige tilbud og indgå kontrakt på baggrund heraf. Moderniseringsstyrelsen vil afvise endelige tilbud, der ikke er afleveret inden for den fastsatte frist, og som ikke opfylder mindstekravene i det endelige udbudsmateriale. Det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at det endelige tilbud opfylder alle udbudsmaterialets mindstekrav, og eventuelle drøftelser, tilkendegivelser eller afvejninger foretaget af Moderniseringsstyrelsen undervejs i forhandlingsforløbet kan ikke tages til indtægt for, at mindstekrav ikke skal opfyldes. Hvis Moderniseringsstyrelsen modtager tilbud, som ikke opfylder de formelle krav, der følger af udbudsmaterialet, kan Moderniseringsstyrelsen afvise tilbuddene. Moderniseringsstyrelsen kan dog også under overholdelse af ligebehandlingsprincippet vælge at: se bort fra fejlen eller manglen, såfremt Moderniseringsstyrelsen i forvejen er i besiddelse af de krævede oplysninger eller dokumentationer, selv indhente de krævede oplysninger eller dokumenter, såfremt disse er offentligt tilgængelige, eller

10 anmode de pågældende tilbudsgivere om inden en fastsat frist at berigtige fejlen eller manglen. Side 9 af 16 Moderniseringsstyrelsen vil herefter evaluere tilbuddene i henhold til de i punkt 4 beskrevne kriterier. 3.8 Alternative bud og forbehold Hver tilbudsgiver er kun berettiget til at afgive ét endeligt tilbud. Det er ikke tilladt at afgive alternative tilbud. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet indeholder en række mindstekrav (markeret med M i bilag 1: Opgavebeskrivelse og kravspecifikation). Et mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Hvis der i det endelige tilbud tages et forbehold over for sådanne mindstekrav, anses tilbuddet for at være ikke-konditionsmæssigt. I det omfang tilbudsgiver ikke specifikt forholder sig til mindstekravene, anses disse uden videre som opfyldt. Hvis der i et forhandlingstilbud og/eller i det endelige tilbud tages forbehold over for krav, der ikke er mindstekrav, jf. bilag 1, skal dette anføres i tilbudsgivers løsningsbeskrivelse i bilag Fortrolighed Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med gennemførelsen af nærværende udbud. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenter i udbuddet, herunder de indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af Moderniseringsstyrelsen. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Moderniseringsstyrelsen vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.

11 3.10 Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Side 10 af 16 4 Moderniseringsstyrelsens vurdering af tilbud 4.1. Egnethedskriterier Tilbuddet vurderes først i forhold til tilbudsgivers egnethed, jf. nærværende punkt. Hvor egnethedskravene er opfyldt, vurderes tilbuddet derefter efter tildelingskriterierne, jf. punkt 4.2 ff Retlig form Der kræves ingen særlig form. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal deltagerne i sammenslutningen påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget Personlige forhold Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt: Følgende dokumentation skal indgå i forhandlingstilbuddet: - Enten en tro og love erklæring om, at: a) Virksomheden har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor virksomheden er etableret, og i Danmark; og b) Virksomheden har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor virksomheden er etableret, og i Danmark. Moderniseringsstyrelsen har udarbejdet en skabelon for erklæringen, som kan downloades fra: Skabelonen kan findes i både en dansk og engelsk version. - Eller en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen indeholdende samme oplysninger. - Eller en serviceattest fra en tilsvarende udenlandsk myndighed indeholdende samme oplysninger. Bemærk, at det kan være nødvendigt at supplere den udenlandske attest med en tro og love-erklæring om forhold, der ikke måttet være omfattet af attesten (f.eks. om virksomhedens opfyldelse af sine forpligtelser i Danmark). Det er vigtigt, at tro og loveerklæringen/serviceattesten vedrører netop den juridiske enhed (f.eks. selskab), der afgiver anmodningen. Ved sammenslutninger af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal tro og loveerklæringen/serviceattesten afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.

12 4.1.3 Økonomisk og finansiel kapacitet Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt: 1. Erklæring om virksomhedens samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Ved sammenslutninger af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. 2. Virksomhedens balance eller uddrag heraf, såfremt offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor leverandøren er etableret, eller anden dokumentation for soliditetsgradens størrelse. Ved sammenslutninger af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Side 11 af 16 Bemærk, at virksomheden (eller konsortiet), der indgiver tilbud, selv skal opfylde mindstekravene til økonomisk og finansiel kapacitet og således ikke kan basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen. Mindstekrav til det niveau, der kræves: 1. Som mindstekrav kræves en samlet årlig omsætning på mindst DKK i det seneste disponible regnskabsår. Ved sammenslutninger af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedens samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. 2. Som mindstekrav kræves en soliditetsgrad på mindst 8 % i det seneste disponible regnskabsår. Soliditetsgraden beregnes som ansøgerens samlede egenkapitalsværdi i forhold til ansøgerens samlede aktiver, udregnet i procent. Soliditetsgraden udregnes således som (samlede egenkapitals værdi/samlede aktiver) x 100 = Soliditetsgrad. Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, beregnes soliditetsgraden som virksomheden og de andre enheders samlede egenkapitals værdi i forhold til deres samlede aktiver. Ved sammenslutninger af virksomheder (f.eks. konsortier) beregnes soliditetsgraden som virksomhedernes samlede egenkapitals værdi i forhold til virksomhedernes samlede aktiver, udregnet i procent. 4.2 Kriterier for vurdering af tilbud Tildeling sker på grundlag af tildelingskriteriet Økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra følgende underkriterier: Kvalitet: 75 % Pris: 25 % Underkriteriet Kvalitet (vægt 75 %) Underkriteriet Kvalitet belyses ved følgende delelementer:

13 Side 12 af 16 Løsningsbeskrivelse i forhold til den udbudte opgave. Det vurderes herved, i hvilket omfang og med hvilket indhold den tilbudte løsning lever op til kravene i opgavebeskrivelsen og kravspecifikationen (Bilag 1). Bilag 2 bedes anvendt til udarbejdelse af løsningsbeskrivelse. Leverandørens bemanding. Hermed forstås en vurdering baseret på bilag 4 af de tilbudte personers kvalifikationer i relation til den udbudte opgave, jf. bilag 1, herunder punkt 1.5.1, samt hvorledes de anførte kvalifikationer vil blive inddraget og nyttiggjort i relation til de konkrete opgaver, som den pågældende skal udføre. Bilag 4 bedes anvendt. Det bemærkes, at Moderniseringsstyrelsen forbeholder sig ret til at kontakte de i bilaget anførte virksomheder/institutioner. Øvrige: o Tilbudsgivers referencer. Det vurderes herved, i hvilket omfang de angivne referencer er relevante i forhold til den udbudte opgave. Det vil ved vurderingen blandt andet indgå, om der er erfaring med topledelsesniveau og med ledelsesudvikling i offentlig kontekst. Der bedes vedlagt en oversigt over virksomhedens mest relevante og omfattende referencer i forhold til de ydelser, som opgaven omfatter. Der kan maksimalt angives 10 referencer, som skal være udført i løbet af de seneste 3 år. Moderniseringsstyrelsen ser gerne, at tilbudsgiver anvender den af styrelsen udarbejdede skabelon for referenceliste, som kan downloades fra: Ved sammenslutninger af virksomheder (f.eks. et konsortium) kan oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Der kan dog stadig maksimalt angives 10 referencer i alt. Bemærk, at virksomheden (eller konsortiet), der indgiver tilbud, kan basere sig på andre enheders tekniske og/eller faglige kapacitet (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem ansøgeren og disse andre. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, f.eks. ved at fremlægge en erklæring eller anden dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. Ordregiver har udarbejdet en skabelon for erklæringen, som kan downloades fra:

14 Skabelonen findes i både en dansk og en engelsk version. Side 13 af 16 Det bemærkes, at Moderniseringsstyrelsen forbeholder sig ret til at kontakte de angivne referencer. o Projektstyring af den udbudte opgave. Det vægtes positivt, i det omfang der fremlægges en overskuelig og realistisk tids- og aktivitetsplan, hvor væsentlige aktiviteter i udviklingsforløbet fremgår Underkriteriet Pris (vægt 25 %) Evalueringen vil ske på baggrund af den evalueringstekniske pris i bilag 7A, som er nærmere beskrevet i bilag 7. 5 Orientering om resultatet af udbudsforretningen, vedståelse mv. Når det er vurderet, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af de ovenfor anførte kriterier, træffes der beslutning om, med hvilken tilbudsgiver der ønskes at indgå kontrakt. Moderniseringsstyrelsen underretter herefter samtidigt samtlige tilbudsgivere om denne beslutning. Underretningen af de tilbudsgivere, der ikke tildeles kontrakten, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Underretningen sker samtidigt til alle tilbudsgiverne ved . Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgivers tilbud er det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter. Moderniseringsstyrelsen anser ikke udbuddet for afsluttet, før kontrakten er underskrevet, og forbeholder sig adgang til med saglig begrundelse at aflyse udbudsforretningen. Tilbudsgiver skal vedstå sit endelige tilbud i fire måneder fra den endelige tilbudsfrists udløb. Uanset om kontrakten tildeles andre tilbudsgivere, er tilbudsgiveren bundet af sit tilbud, indtil Moderniseringsstyrelsen har indgået kontrakten, men dog ikke længere end vedståelsesfristen. Efter kontrakten er underskrevet, vil Moderniseringsstyrelsen sende en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentliggørelse på TED. Herved afsluttes udbuddet. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er Moderniseringsstyrelsen uvedkommende, herunder også såfremt Moderniseringsstyrelsen med saglig

15 begrundelse måtte aflyse udbudsforretningen uden ordretildeling. Moderniseringsstyrelsen er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiverne. Side 14 af 16 6 Tidsplan for udbuddet 6.1 Forventet tidsplan Aktivitet/begivenhed Tidsangivelse Bemærkninger Vejledende frist for indsendelse 15. januar 2016 Alle spørgsmål, der indsendes af spørgsmål til udbudsmaterialeret. senest denne dato, vil blive besva- Alle spørgsmål indsendt efter denne dato vil blive søgt besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret Frist for udsendelse af svar på spørgsmål Frist for indsendelse af første forhandlingstilbud Vejledende frist for indsendelse af spørgsmål til udbudsmaterialet efter forhandlingsmøderne Forventet tilbudsfrist - endeligt tilbud senest den 22. januar. 22. januar 2016 Spørgsmål, der er modtaget senere end 5 dage før fristen for indlevering af forhandlingstilbud kan ikke forventes besvaret. 27. januar 2016 For sent indleveret forhandlingstilbud medfører, at tilbuddet ikke tages i betragtning. Spørgsmål ses gerne indsendt senest 10 dage inden fristen for indsendelse af endeligt tilbud Primo april 2016 Forventet ordretildeling Maj 2016 Forventet kontraktindgåelse Maj 2016 Spørgsmål, der er modtaget senere end 5 dage før fristen for indlevering af endeligt tilbud kan ikke forventes besvaret For sent indleveret tilbud medfører, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt 7 Tjekliste i forbindelse med aflevering af tilbud Forud for aflevering af det endelige tilbud bør tilbudsgiver tjekke at: o Samtlige bilag, der skal udarbejdes og udfyldes (bilag 2, 3, 4, underbilag 7A, dokumentation for de økonomiske aktørers personlige forhold, herunder krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregister, dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet og dokumentation for leverandørens referencer) er udfyldt i overensstemmelse med kravene. o Tilbuddet er vedlagt et tilbudsbrev. o Tilbuddet indeholder en erklæring om, at alle mindstekrav er opfyldt. o Tilbuddet er vedlagt i tre papirversioner samt en elektronisk udgave.

16 o Der er angivet korrekt adresse, og kuverten er mærket korrekt o Tilbuddet afleveres inden fristens udløb Side 15 af 16 Det skal bemærkes, at det er tilbudsgivers eget ansvar at sikre, at alle krav og formalia er opfyldt, hvorfor tjeklisten ovenfor kun kan betragtes som vejledende.