I EazyProject er det muligt selv at definere hvad et projekt/projektfase skal kaldes i systemet. Dette sættes op ved systemets oprettelse.

Transkript

1

2 Introduktion Formålet med denne vejledning Vi har udarbejdet denne korte vejledning for at hjælpe dig i gang med at afprøve EazyProject. Vejledningen indeholder kun de nødvendige skridt du skal igennem, for at få et hurtigt overblik over systemet, uden at skulle sætte dig ind i hvordan hele systemet fungerer. Guiden indeholder: 1. Projektoprettelse 2. Tidsregistrering 3. Gantt 4. Planlægning 5. Rollestyring Før at du går i gang Du skulle gerne have modtaget et link, et brugernavn og en adgangskode til vores demosystem, samtidig med at du modtog denne vejledning. Hvis du ikke har modtaget ovenstående information pr. mail, bedes du venligst kontakte os på tlf Projekter I EazyProject er det muligt selv at definere hvad et projekt/projektfase skal kaldes i systemet. Dette sættes op ved systemets oprettelse. I denne guide anvendes begreberne projekt, fase og opgave, som beskrivelse af et projekts opbygning/struktur. Projektopbygningen ser derfor således ud: Projekt Fase 1 Opgave 1.1 Opgave 1.2 Fase 2 Opgave 2.1 Opgave 2.2 Vis projekter Under menupunktet Projekter Projekter - alle kan du arbejde med projekter og opgaver (figur 1). Du kan redigere eksisterende projekter og du kan oprette nye. Nye projekter kan oprettes via en projekt-kopi eller helt forfra. Figur 1 Alle projekter Side 1 af 5

3 Opret projekt Når du skal oprette et nyt projekt kan du gøre dette helt forfra, eller du kan benytte et af de eksisterende projekter uanset status, som skabelon. Et projekt oprettes ved som minimum at udfylde de tre første faneblade: - Stamdata (figur 2) - Medlemmer - Allokering Hvis du i stedet vælger at kopiere et projekt medtages både datoer, faser og medlemmer. Benyt menupunktet Opret projekt kopi for at oprette et projekt på denne hurtigere måde. Flyt et projekt med opgaver Du kan nemt flytte et kopieret projekt frem til den ønskede startdato under fanebladet Stamdata Flyt faser & opgaver til højre i skærmbilledet. Vælg start ved Hele projektet og vælg datoen du vil flytte projektet frem til. Klik på knappen Flyt og projektet inklusiv alle tilhørende faser og opgaver flyttes nu automatisk frem til den valgte dato. Figur 2 Opret projekt, fanebladet stamdata Side 2 af 5

4 Tidsregistrering - ugeseddel Du kan allerede nu registrere timer, kørsel og udlæg på nogle af de test-projekter der ligger i systemet eller på de projekter du selv har oprettet. Skærmbilledet Ugeseddel anvendes til indtastning af timeforbrug og kørsel. Ugesedlen viser en liste over de projekter og opgaver en medarbejder er tilknyttet. Gå til menupunktet Timer, km og udlæg Ugeseddel. Se Figur 3. Du kan taste dit timeforbrug udfor de dage og opgaver hvor du har udført arbejdet. Hvis du ønsker at tilføje en kommentar til din timeregistrering, kan du klikke på det lille øre til højre for feltet hvor timerne tastes. Bemærk! Timeforbruget gemmes automatisk når du hopper ud af et timefelt Det er muligt at godkende sin ugeseddel pr. dag eller pr. uge. Godkendes ugesedlen kan der ikke foretages yderligere ændringer. Figur 3 Ugeseddel Side 3 af 5

5 Rapporter Gantt Under menupunktet Gantt & grafer finder du oversigter over projekter og ressourcer. Projekter & opgaver viser projekter i valgte dato interval. Detaljer kan vælges for at vise faser, opgaver, fremgang, nøgletal m.m.. I denne oversigt er det muligt at flytte hele projekter i forhold til hinanden samt flytte og ændre opgaver. Figur 4 Gantt-kort Planlægning af ressourcer EazyProject ressourcestyring giver brugeren mulighed for at planlægge projekter og ressourcer på en helt ny og banebrydende måde. EazyProject giver mulighed for 4 typer planlægning: 1. Detailplanlægning - hvor der planlægges i timer eller dage pr. medarbejder. Der kan planlægges på dags- eller ugeniveau. 2. Grovplanlægning - hvor der planlægges i timer eller dage pr. afdeling 3. Planlægning med jævn fordeling af timer (20 timers arbejde af 5 dages varighed = 4 timer pr. dag.) 4. Kalenderplanlægning med grafisk overblik, valg af start- og sluttid samt hurtig flytning og ændring af opgaver Side 4 af 5

6 Figur 5 Planlægning Rollestyring? Menuerne i EazyProject er bygget op omkring hvad hver brugerrolle skal kunne se. Det betyder at alle menupunkter kan vælges til og fra, på hver brugerrolle i systemet. Hver bruger/medarbejder kan få tildelt en eller flere roller. Der er nogle standard roller i systemet som f.eks. Almindelig bruger, Projektleder og Administrator. Standard rollerne kan frit ændres efter behov og der kan tilføjes lige så mange nye roller som man har behov for. Brugen af roller gør systemet meget enkelt at gå til for den enkelte bruger. Næste skridt Præsentation og implementering Kontakt EazySoft for en uddybende præsentation af EazyProject. Vi kan præsentere produktet på jeres eller vores adresse eller via en online-præsentation. Tak for din interesse i EazyProject. Side 5 af 5