Udbud på levering af brændstoffer Version 7. marts 2014

Transkript

1 Udbud på levering af brændstoffer Version 7. marts 2014 Nr. Dato for modtagelse af spørgsmål Dato for besvarelse af spørgsmål Spørgsmål Delaftale 2 kontokortordning til tankstationer ID 5 Leverandøren skal tilbyde onlineløsning, hvor Udbyder helt ned til afdelingsniveau kan monitorere forbruget af brændstof for det enkelte køretøj. Dette skal sikres, bl.a. ved, at det ved tankning er muligt at indtaste kilometertal for det pågældende køretøj. Spørgsmål: På nuværende tidspunkt er det ikke muligt, at taste km, men vi arbejder på en fremtidig løsning. Vil dette accepteres af HHO, således vi har mulighed for, at byde på nærværende udbud? Delaftale 2 kontokortordning til tankstationer ID 6 Der skal tilbydes adgang til online-løsningen for så mange brugere som nødvendigt, afhængig af hvordan den enkelte afdeling er organiseret. Det er dog forventningen, at antallet af brugere der skal tilgå systemet er begrænset til en eller to pr. afdelingen Spørgsmål: På nuværende tidspunkt har vi mulighed for, at tilbyde jer en onlineløsning med fælles brugernavn og password. Vi arbejder på et selvstændigt login pr. bruger. Vi antager, at dette vil være fyldestgørende i henhold til kravspecifikationen Bilag 2 Delaftale 1 Positionsnr Fyringsolie Svar ID 5 ændres således, at det ikke er et krav ved kontraktstart, men at de vindende leverandører senest 3 måneder efter kontraktstart kan give mulighed for, at kunder kan indtaste kilometertal ved tankning. Det accepteres, at der oprettes login, således der blot er ét brugerlogin. Det vil ikke være aktuelt, at hver eneste bruger skal kunne tilgå onlineløsningen. Den tilbudte fyringsolie skal være standardkvalitet, jf. ID 38 i.

2 Spørgsmål: Hvilken kvalitet fyringsolie ønsker udbyder? Basis (standard) eller Plus produkt? Bilag 2 Delaftale 1 Positionsnummer 9 Fyringsolie Spørgsmål: Der står noteret 35 leveringer under 700 ltr. Et det pga. små tanke og/eller graddage/interval levering? Bilag 2 Delaftale 1 Positionsnummer 10 Fyringsolie Spørgsmål: Der står noteret 52 leveringer mellem ltr. Er det pga. små tanke og/eller gradedage/interval levering? Bilag 2 Delaftale 1 Positionsnummer 20 Option leje af standere inkl. terminaler Spørgsmål: Hvilke dataudtræk ønsker udbyder at kunne trække ud fra terminalen? Bilag 3 Delaftale 1 ID 41 Efterspurgt motorolie i tilbudslistens pos. 16 skal være egnet til brug i dieselmotorer og iht. SAE opfylde klassifikationen 10w-40. Syntetisk. Spørgsmål: Hvad skal olien præcis bruges til? Der findes 5 forskellige 10w-40 olier Bilag 3 - Kravspecs produktkrav [Indledende kommentar] Udbudsmaterialet lader til at indeholde kravspecs baseret på én udbyders produkt portefølje, hvilket efter vores opfattelse begrænser antallet af mulige tilbudsgivere. Vi må erkende, at vi med nedenstående krav, næppe vil være i stand til at byde på dette udbud. - [a] I pkt 35 på side 7 oplyses der et maksimum tilladt svovlindhold på 50 ppm. Samtidig nævnes der i pkt 36, at Disse skyldes, så vidt Udbyder kan vurdere, en kombination af mindre tanke samt graddage kombineret med aftaler om intervalleveringer. Disse skyldes, så vidt Udbyder kan vurdere, en kombination af mindre tanke samt graddage kombineret med aftaler om intervalleveringer. Følgende data skal kunne udtrækkes fra terminalen: Dato for tankning Klokkeslæt for tankning Tankstationens stednavn eller andet ID Brændstoftype på tankning Volumen (antal liter) på hver tankning Køretøj-ID eller person-id brugt til at identificere brugeren Listepris minus rabat (for seneste levering af brændstof til Udbyders tank) Følgende data ønskes at kunne udtrækkes fra terminalen: Kilometerstand (hvis indtastet) Den efterspurgte olie anvendes i dag både til større entreprenørmaskiner såvel som personbiler. Ad. spørgsmål [a] De specificerede produkter skal som udgangspunkt overholde de specifikationer der angives i de nævnte ISOstandarder eller tilsvarende. Såfremt der andetsteds i kravspecifikationen fremgår krav der er strengere end de ovenfor nævnte er det de strengeste krav der gælder.

3 produktet skal overholde specifikationer iht ISO Disse foreskriver dog et max svovlindhold på op til ppm. Denne grænse er den alment udbredte marinegasolie på det danske marked som så også opfylder gældende Marpol/SECA krav. Kan Ordregiver bekræfte, at det tilstrækkeligt at opfylde den alment udbredte marinegasolie specifikation som foreskriver max ppm svovlindhold og som overholder et flammepunkt på min. 60 grader C? - [b] I pkt 39 på side 7 oplyses der et max indhold på 50 ppm svovlindhold i fyringsolien. Den danske standard for svovlindhold i fyringsolie foreskriver op til 500 ppm. Kan Ordregiver bekræfte, at det tilstrækkeligt at opfylde den alment udbredte danske standard for fyringsolie produkter? Bilag 3 - Kravspecs generelle krav til service Udbudsmaterialet angiver mindstekrav til materiel/standere, og der skal i tilbudlisten angives en lejepris pr. år pr. stander. Udbudsmaterialet angiver dog ikke hvilken lejeperiode, lejen skal udregnes efter. [a] Er det korrekt opfattet at denne skal udregnes ud fra en 2 årig periode svarende til kontraktslængden? Såfremt ordregiver vil afkøbe evt. udlånte standere efter kontraktsudløb vil det med stor sandsynlighed medføre lavere årlig lejeomkostning. [b] Har ordregivet overvejet at afkøbe udstyr til en aftalt værdi efter aftalens udløb? Således også for kravet om maksimalt tilladt svovlindhold på 50ppm, som Udbyder således fastholder. Ad. spørgsmål [b] Den angivne grænse for svovlindhold på maks. 50ppm fastholdes. Ad. [Indledende kommentar], samt de to besvarede spørgsmål [a] og [b]: De nævnte produkter fremstår i de angivne specifikationer i flere leverandørers (min. 3) produktblade, hvorfor Udbyder må stille sig uforstående overfor spørgerens indledende kommentar. Så vidt Udbyder kan vurdere er spørgsmålet besvaret ved ovenstående; såfremt svarene måtte efterlade ønske om uddybende eller yderligere spørgsmål til de efterspurgte produkter, opfordres spørgeren til at benytte sig af denne mulighed, og gerne med et meget konkret spørgsmål. Ad. spørgsmål [a] Lejeperioden følger som udgangspunkt kontraktens varighed, hvorfor der som udgangspunkt vil være tale om to år, der dog kan forlænges såfremt Udbyder vælger at benytte denne option. Ad. spørgsmål [b] Tilbudsgiver må gerne angive enten en absolut værdi eller en afskrivnings-/udregningsformel der angiver hvilken værdi Udbyder vil kunne afkøbe udstyret til efter endt kontraktperiode. Den angivne værdi eller udregningsmetode vil dog ikke indgå i vurderingen af de indkomne tilbud ligesom Udbyder ikke forpligter sig til at købe evt. lejet udstyr ved endt kontraktperiode Erstatning og Forsikring Det er ikke et krav i udbudsmaterialet, at der fremvises gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring ved

4 Hvad er årsagen til at vor selvrisiko ikke må overstige kr. pr skade og er det eventuelt diskvalificerende hvis dette er tilfældet? Fakturering Delaftale 1 & 2 Med hensyn til faktura indhold og specielt punktet UNSPSC-Koder der hører vi gerne om det kan accepteres at vi har en tredje part til at omformulere vor produktkoder til UNSPSC koder på fakturaen? Vedr. Benzinleverancer til tank Vi tillader os at gå ud fra, at når der refereres til 200L leverancer, [a] da menes der tromler og i øvrigt, [b] at de to nævnte tanke på henholdsvis 5.900L og 1.500L er godkendt af de lokale myndigheder? tilbudsafgivelse. Efter tildeling af kontrakt vil evt. forsikringsoplysninger der ikke svarer til det i materialet angivne blive afklaret mellem Udbyder og den valgte leverandør. Udbyder har revideret betingelserne for fakturering og frafalder kravet om, at fakturering skal indeholde UNSPSC-koder. Ad. spørgsmål [a]: Udbyder antager, at det der spørges til er forbruget i Bilag 2 Tilbudsliste Delaftale 1 pos. 6, hvor der har været et samlet forbrug på liter fordelt på 7 leveringer. De angivne forbrugsmængder skal ikke tages som udtryk for, at samtlige leveringer har været af samme størrelse, men som udtryk for, at der er brug for en prissætning indenfor intervallet for bestillingsmængde ( Liter). Det har ikke været muligt mere præcist at angive størrelsen på de enkelte leveringer, men Udbyder henleder Tilbudsgivers opmærksomhed på muligheden for at opkræve gebyr ved bestemte leveringer, som angivet i kravspecifikationens ID10. Ad. spørgsmål [b]: Sikring af godkendelser af tanke påhviler Udbyder og ikke tilbudsgiver Vedr. udstyr bilag 2 I tilbudslisten i positions nr. 20 og 21, [a] da bedes venligst oplyst hvor mange pumper med tilhørende terminaler der muligvis ønskes lejet og nøjagtigt hvor disse skal placeres? Ad. spørgsmål [a]: Det har været hensigten, at det estimerede antal fremgår af Tilbudslistens kolonne b, historisk årligt forbrug, hvor der er anført hhv. 1 og 5 for pos. 20 og 21. Placeringerne af standerne vil i givet fald være på materiale- og driftsgårdene i Hedensted og Horsens kommuner. Fordelingen er pt. Som følger: Hedensted: Tre lokationer med hver 1 enkeltstander til diesel. Horsens: Én lokation med 1 dieselstander.

5 Det forventes ligeledes at der skal være indbygget GSM-modul, således at integration med gængse overvågningsløsninger er mulige. [b] Hvad menes der specifikt med at dette skal kunne integreres med gængse overvågningsløsninger. Er det video overvågning, pejleudstyr, tankalarmer m.v.? Vedr. nummerering af bilag I udbudsmaterialet forefindes der IKKE bilag 6, men i stedet bilag 7, som indeholder leveringsadresser og fakturering. Derfor ved underskrift af Tro og Love erklæring (bilag 1) er de noterede bilags numre forkerte. Skal dette ses bort fra, og derved blot antages at bilag 7 er bilag 6, eller fremsendes der nye bilag hvor bilagsnumrene passer til talrækkefølgen? Delaftale 1 Levering af brændstof til udbyders egne tanke ID20 De efterspurgte terminaler skal kunne læse RFID brikker eller magnetkort til brug for dataopsamling og intern afregning ID21 Dobbeltstandere skal være med udgang på hhv. min. 80L/min og min. 60/L min ID22 Enkeltstandere skal være med udgang på min. 60L/min. Spørgsmål: - [a] Er standerene til benzin eller diesel? - [b] Betyder dobbeltstander, at der skal kunne tankes med 2 pistoler samtidigt eller er det bare 2 udleveringshastigheder? - [c] Hvorfor er prisen inkl. betalingsterminal? En terminal kan håndtere flere standere. Én lokation med 1-2 enkeltstandere til benzin og 1 dobbeltstander til diesel (pos. 20). På denne lokation kan der således påregnes, at én terminal vil være tilstrækkelig. Ad. spørgsmål [b]: Med gængse overvågningsløsninger menes der mulighed for dataudtræk/udveksling, som specificeret i svar 6. Der er ved en fejl ikke blevet indført det korrekte bilagsnummer på bilaget omkring leveringsadresser og fakturering såvel som på bilaget omkring aktindsigt i tilbud. Dette vil snarest blive rettet ved opdatering til ny version. Opdateret: Opdatering er sket mandag 10. marts. Skulle man anvende det oprindelige bilag kan det hermed bekræftes, at navnene på bilagene står til troende. Ad. spørgsmål [a]: Der er tale om 4 enkeltstandere til diesel og 1 enkeltstander til benzin. Derudover er dobbeltstanderen til diesel. Ad. spørgsmål [b]: Betegnelsen dobbeltstander er anvendt i betydningen, det skal være muligt at foretage to tankninger fra standeren samtidig med 2 forskellige udleveringshastigheder. Ad. spørgsmål [c]: Kun for én lokation er der tale om flere standere på samme lokation, jf. svar 13.