Manual til opsætning af Jit-klient version 2.0. Opsætning. Copyright Jit-Danmark ApS Find mere information på

Transkript

1 Opsætning 1

2 Indholdsfortegnelse Sådan finder du indstillingerne...3 Generelt...5 Brugerstyring...6 Brugerstyring Enkeltbruger-system(standard)...7 Brugerstyring Flerbruger-system med Logon...8 Brugervedligeholdelse Logon...9 Brugerstyring Flerbruger-system med Single-SignOn...10 Brugervedligeholdelse Single-SignOn...11 Dataopsamling (JDF)...12 Opsætning af søgeord...13 Opsætning af søgeord fortsat...14 Udseende...15 Oprydning...16 Licens

3 Sådan finder du indstillingerne Du finder indstillingerne til Jit-klienten under menuen Funktioner Indstillinger. Du har dog kun adgang til indstillingerne hvis du er administrator i JitKlienten. Figur 1 viser dialogen til indstillingerne. 3

4 På de følgende sider, gennemgås de enkelte faneblade under indstillinger. 4

5 Generelt Benyt leveringsrapport Med denne boks afkrydset, får du en bekræftelse på at den sendte besked er leveret til modtagerens mobiltelefon. Læs mere i Besked status. Benyt intelligent nummerkontrol Her bestemmes om JitKlienten skal validere det enkelte telefonnummer for at se om det er et mobil-nummer eller et fastnet-nummer. I visse versioner af klientprogrammet, er denne funktion altid slået til. Gør opmærksom på korrespondance inden for xx Med denne funktion aktiveret, vil klienten advare hvis nogle forsøger at sende en besked til en person der allerede er blevet kontaktet inden for det angivne tidsrum. Det kan fx bruges til at sikre at to medarbejdere ikke begge skriver til en kunde om det samme emne. Check om modtageren har afventende noter Denne funktion er endnu ikke tilgængelig. Fanebladet Generelt Benyt alternativt logo Hvis du ønsker det, kan du anvende dit eget firma-logo i JitKlienten. Logo et skal være 180 * 70 og i formatet BMP. Hvis du ønsker noget af logo et gennemsigtigt, er mask-farven 0xFF00FF. Karantæne JitKlienten kan hjælpe dig med at markere telefonnumre der ikke længere er gyldige. Betragt en hurtig afvisning som ugyldigt nummer. En hurtig afvisning (inden for 1 time) indikerer ofte at modtagernummeret ikke længere eksisterer. Sæt en person i karantæne efter xx. Efter fx 3 afvisninger kan du vælge at lade JitKlienten markere modtageren som værende ugyldig. På den måde undgår du at sende beskeder der alligevel ikke når frem. 5

6 Brugerstyring Her styres hvordan JitKlienten håndterer brugere. Der kan vælges mellem 3 opsætninger alt efter hvilken konfiguration man ønsker. Mulighederne inden for hver af opsætningerne gennemgås på de følgende sider. Mulighederne er: Enkeltbruger-system (standard) Dette er standard-indstillingen som gælder når JitKlienten installeres. Her er der som udgangspunkt kun én bruger på systemet, og man er derfor administrator fra begyndelsen og har adgang til alt. Dette vil ofte være nok til en privat-bruger, og til virksomheder hvor kun én bruger skal sende beskeder. Flerbruger-system med Logon Som navnet antyder, er man her flere brugere om systemet. Med Logon-varianten præsenteres man for et login-billede, hvor man så vælger den bruger man ønsker at logge ind som. Denne konfiguration gør det muligt for flere brugere at dele den samme maskine, men stadigvæk på hver deres setup. Enkeltbruger-system Det er Jit-administratoren der opretter de personer der skal have adgang til systemet. Flerbruger-system med Sigle-SignOn Her knyttes Jit-brugeren rent teknisk sammen med Windows-brugeren, og man er på Jit, uden at skulle afgive kodeord. Det betyder at flere brugere ikke kan deles om den samme PC, i hvert fald ikke uden at logge af og lade en anden logge på. En bruger der starter Jit-Klienten for første gang vil automatisk blive oprettet som profilen bruger, og det er så op til administratoren eventuelt at ændre rettigheder til fx superbruger. Flerbruger-system med Logon Flerbruger-system med Sigle-SignOn 6

7 Brugerstyring Enkeltbrugersystem(standard) Med denne opsætning har du følgende muligheder: Kodeordsbeskyttelse Der er 4 muligheder for at styre adgangen til klientprogrammet. Indstilling Ingen skal afgive kodeord Den enkelte bestemmer selv Let sikkerhed (min. 4 tegn) Normal sikkerhed (min. 6 tegn) Her er programmet åbent og tilgængeligt at alle der har adgang til maskinen. Her kan man vælge at sætte kodeord på hvis man synes, og kan til en hver tid fjerne det igen (bruges hovedsageligt under flerbrugerstyring). Her skal man benytte et kodeord, men det kan være et relativt enkelt et. Her skal kodeordet have en vis kvalitet for at blive godkendt. Der skal indgå mindst ét tal, og man må ikke bruge sit navn. Lister I enkeltbruger-mode, benyttes der kun fælles lister. 7

8 Brugerstyring Flerbruger-system med Logon Med denne opsætning har du følgende muligheder: Kodeordsbeskyttelse Der er 4 muligheder for at styre adgangen til klientprogrammet. Indstilling Ingen skal afgive kodeord Den enkelte bestemmer selv Let sikkerhed (min. 4 tegn) Normal sikkerhed (min. 6 tegn) Her er programmet åbent og tilgængeligt at alle der har adgang til maskinen. Her kan man vælge at sætte kodeord på hvis man synes, og kan til en hver tid fjerne det igen (bruges hovedsageligt under flerbrugerstyring). Her skal man benytte et kodeord, men det kan være et relativt enkelt et. Her skal kodeordet have en vis kvalitet for at blive godkendt. Der skal indgå mindst ét tal, og man må ikke bruge sit navn. Lister I flerbruger-mode, kan administratoren vælge hvordan personerne i systemet skal vises. Personer der ligger en den fælles liste, kan ses og benyttes af alle brugere af sytemet. Alle kan ligeledes se historikken for andre personer, og se de beskeder der er sendt. Personer der ligger på en privat liste, kan kun ses af den bruger der er logget på. Historikken og dermed de beskeder der er sendt, kan ikke ses af andre*. Der er 3 muligheder: Indstilling Benyt fælles og private lister Benyt kun fælles liste Benyt kun private lister Der opereres med én fælles liste, og hver bruger der derudover sin egen private liste til personer. Her er der kun fælles listen, og alle kan se al kommunikation ved at kigge i historikken. Her har hver bruger sin egen liste, og al kommunikation holdes adskilt. * Bemærk dog at administratoren stadig kan se alt via funktionen Fuld historik. Oprettelse af brugere I Logon-mode, skal administratoren selv oprette de brugere der skal have adgang til systemet. Højreklik på vinduet og vælg punktet Opret.... 8

9 Brugervedligeholdelse Logon Når man benytter flerbrugersystem med logon, er det administratoren der opretter, retter og sletter brugerene på systemet. En bruger oprettes ved at højre-klikke i bruger-vinduet og vælge Opret.... På brugerbilledet angives foruden navn den rolle/status den enkelte bruger har. Der er 3 roller: Rolle Bruger Superbruger Administrator Kan sende beskeder og alle alle almindelige funktioner. Som Bruger men har også adgang til Import og export funktionen. Som Superbrugeren men har også adgang til at se fuld sende-historik, samt indstillingerne. Med hotswap funktionen aktiveret, kan du tildele en shortkey (genvej) til op til 10 brugere. Via sådan en taste-kombination, kan flere brugere deles om samme PC, og hurtigt skifte mellem de individuelle opsætninger. Vedligehold af en bruger. Hvis du ønsker at forhindre en person i at benytte Jitbesked, kan du blokerer denne ved at sætte status til blokeret. Alt efter hvilken sikkerhed systemet kører med, kan du som administrator sætte, skifte eller fjerne en brugers kodeord. 9

10 Brugerstyring Flerbruger-system med Single-SignOn Med denne opsætning har du følgende muligheder : Kodeordsbeskyttelse Ideen med Single-SignOn er at lade Windows styre sikkerheden, så derfor kan der ikke vælges kodeordbeskyttelse. Lister I flerbruger-mode, kan administratoren vælge hvordan personerne i systemet skal vises. Personer der ligger en den fælles liste, kan ses og benyttes af alle brugere af sytemet. Alle kan ligeledes se historikken for andre personer, og se de beskeder der er sendt. Personer der ligger på en privat liste, kan kun ses af den bruger der er logget på. Historikken og dermed de beskeder der er sendt, kan ikke ses af andre*. Der er 3 muligheder: Indstilling Benyt fælles og private lister Benyt kun fælles liste Benyt kun private lister Der opereres med én fælles liste, og hver bruger der derudover sin egen private liste til personer. Her er der kun fælles listen, og alle kan se al kommunikation ved at kigge i historikken. Her har hver bruger sin egen liste, og al kommunikation holdes adskilt. * Bemærk dog at administratoren stadig kan se alt via funktionen Fuld historik. I takt med brugerene logger på systemet, vil administratoren kunne se og administrere disse fra dette billede. Man kan fx. blokere (udelukke) visse brugere, eller ændre profil fra bruger til superbruger. Få adgang til funktionerne ved at højreklikke på en bruger. 10

11 Brugervedligeholdelse Single-SignOn Når man benytter flerbrugersystem med Single-SignOn, bliver en bruger automatisk oprettet med rollen Bruger når denne starter JitKlienten. Som standard oprettes en bruger med navnet Anonym, men kan selv rette deres informationer via menupunktet Om dig... under Funktioner. For at administratoren skal have en chance for at se hvem der er hvem, vises domæne-brugeren i parantes bag en brugers navn på selve oversigtsbilledet. På brugerbilledet angives foruden navn den rolle/status den enkelte bruger skal have. Der er 3 roller: Rolle Bruger Superbruger Administrator Kan sende beskeder og alle alle almindelige funktioner. Som Bruger men har også adgang til Import og export funktionen. Som Superbrugeren men har også adgang til at se fuld sende-historik, samt indstillingerne. Vedligehold af en bruger. Hvis du ønsker at forhindre en person i at benytte Jitbesked, kan du blokerer denne ved at sætte status til blokeret. Da ingen benytter kodeord i Single-SignOn mode, er der ikke adgang til kodeordsmetoderne. 11

12 Dataopsamling (JDF) JDF (Jit Data Feed) er en teknik til at opsamle data (personer) via en hjemmeside. Læs mere om mulighederne og se eksempler på JDF på jitbesked.dk. Hvis klienten skal indsamle data, skal du afkrydse check-boksen og angive det logiske navn du har angivet ved opsamlingspunktet. Hvordan hentes afventende data Du kan bestemme hvordan afventende data behandles. Indstilling Manuelt - spørg Automatisk Hvis der er afventende data, spørger klienten om disse skal hentes. Klienten henter data automatisk. Angiv virkemåde hvis en person opretter sig flere gange Indstilling Behold original og ignorer ny Flet ny med original Skab ny ved siden af original En person kan kun oprette sig én gang. Anden gang ignoreres vedkomne. Rettelser skal ske via klient-programmet. Der gives lov til at opdatere oplysningerne for en given person. Den samme person kan oprette sig flere gang i systemet og fx tilmelde sig flere kurser. 12

13 Opsætning af søgeord Søgeord er, som navnet antyder, ord der knyttes til de personer du har i dit kartotek. Ved hjælp af disse kan du finde enkelte personer, eller grupper af personer du ønsker at kontakte. Muligheder og begrænsninger Med Jit-klienten kan du knytte op til 5 søgeord til hver enkelt person. Et søgeord er en tekst, et nummer eller en kombination heraf, som kendetegner den enkelte person. Et oplagt eksempel er cpr-nummer. Det er vigtigt at forstå at selve overskriften du giver et søgeord, ikke har nogen teknisk betydning i sig selv. Det er kun et ord der beskriver indholdet af et felt. Du kan altså skrive præcis hvad du vil i et søgefelt, selvom overskriften fx er Cprnummer. Gør du det, ødelægger du dog muligheden for at finde og gruppere personerne senere. En søgning i klienten kigger kun i de felter der er aktiveret. Hvis du de-aktivere et søgefelt der indeholder informationer i databasen, fremkommer en advarsel. Data bliver aldrig slettet eller ændret, så du kan roligt slå felter fra og til. Hvilke søgeord skal jeg bruge? I de fleste tilfælde er det ret enkelt at finde på søgeord. Du skal blot spørge sig selv Hvordan kender jeg den enkelte kunde? og Hvordan vil jeg gerne gruppere mine kunder?. Er du bilforhandler, kunne det være registreringsnummeret på kundens bil der var søgeord. Er du læge, vil det nok være personens cpr-nummer, eller et tildelt kundenummer. Andre eksempler kunne være varenummer, medlemsnummer, elevnummer og bestillingsnummer. Ovenstående eksempler, bruges til at finde en bestemt person, men ofte vil det også være fordelagtigt at kunne gruppere personer, og her bruger man også søgeord. I eksemplet med bilforhandleren, kunne man forestille sig endnu et søgeord (husk man kan have op til 5), hvor bilens mærke var registreret. Med en sådan registrering ville man kunne skrive en bestemt besked til alle der fx kører Ford Focus. En uddannelsesinstitution ville kunne sende en besked til alle på Hold 5, og en idrætsforening kunne skrive til alle Instruktører. Mere om søgeord Et enkelt søgefelt, kan sagtens indeholde flere informationer. Et eksempel kunne være idrætsklubben der har et søgeord kaldet Virke. En given person kunne både være formand, bestyrelsesmedlem og instruktør, hvorfor feltet så ville indeholde Formand/Bestyrelsesmedlem/Instruktør. Personen ville så dukke op ved søgninger på et af disse ord. Man behøver i øvrigt ikke at skrive det fulde ord, et søgning på mand vil også finde Formand, og systemet skelner ikke på store og små bogstaver. 13

14 Opsætning af søgeord fortsat Ting man skal passe på Fleksibiliteten i søgeordene gør, at du skal tænke lidt over hvilke søgedata der lægges i søgeordene. Tager vi eksemplet med bilforhandleren, kunne der være endnu et søgeord med en tekniske kode i, fx FO. En søgning på denne tekniske kode, ville sammen med den person man forventede at finde, vise alle kunder der kører Ford Focus fordi bogstaverne FO også indgår heri. Ved at rette den tekniske kode til fx *FO eller F-O, undgår man sådanne tilfælde da bogstaverne F-O ikke normalt fremkommer i almindelig tekst. Tilføjning/nedlægning af søgeord At tilføje et søgeord, er så let som at gå i indstillinger og afkrydse et ledigt søgeord under fanen Søgeord. Ønsker du at fjerne en hel kolonne, fjerner du blot krydset ud for det pågældende søgeord. De data der er tilknyttet den enkelte person, bliver ikke slettet, men indgår ikke længere i en søgning. Ændring af søgeord Hvis ændringen alene går på overskriften, kan denne umiddelbart ændres uden yderligere hensyn. Går ændringen derimod ud på at ændre et søgefelt fra fx Cpr.nummer til Registreringsnummer, er der tale om en anderledes tidskrævende operation. Efter at have ændret overskriften, skal hver enkelt person åbnes, og data manuelt tilrettes. Det er derfor man skal være rimelig sikker i sin sag, inden man tildeler søgeord. 14

15 Udseende Vis landekode foran telefonnummer Hvis du har personer fra flere forskellige lande i din personliste, kan du vælge at tilføje landekoden til telefonnummeret så du umiddelbart kan se nationaliteten. Angiv hvor længe en person er markeret som ny Nye personer markers med en stjerne i personlisten. Du kan vælge hvor længe stjernen skal vises. Indstilling Kun samme dag som personen Stjernemarkeringen sker kun samme oprettes dag som oprettelsen. Oprettes en person kl , vises stjernen kun 1 time. 24 timer fra oprettelsen Stjernemarkeringen vises 24 timer fra oprettelsen. Indtil status manuelt skiftes på Stjernemarkeringen vises indtil man personen manuelt ændrer status via personoplysningerne. Indtil første besked er sendt til personen Stjernemarkeringen vises indtil første besked er sendt til personen. Fanebladet Udseende 15

16 Oprydning Al historik gemmes i mindst Her styres hvor længe historik skal gemmes i systemet. Tøm database Med denne funktion kan du slette alle personer samt al historik i den lokale database. Vær opmærksom på at alle der benytter denne database (fler-bruger miljø) berøres af dette! Handlingen kan ikke fortrydes, så det anbefales at du eksporterer sin personliste for en sikkerheds skyld inden basen tømmes. 16

17 Licens Benyt dette punkt hvis du har behov for at skifte licensoplysninger. 17