1. Godkendelse af dagsorden CJE. 2. Godkendelse af referat fra sidste møde CJE

Transkript

1 Offentligt referat Bestyrelsesmøde den 8. januar 2013 kl Deltagere Carsten Jensen (CJE) Carsten Bach (CB) Kaj Bækgaard (KB) Anders Stampe (AS) Christian Alstrup (CA) Lissi Bank Lassen (LBL) Viggo Mølholm (VM) Leif Kjeldsen (LK) Michael Handberg (MH) Jørgen Munk (JMP) forretningsfører Karsten Påske (KP) chefgreenkeeper Jesper Skoubo Kjeldsen (JK) - cheftræner 1. Godkendelse af dagsorden CJE Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra sidste møde CJE Referatet fra sidste møde den 6. december 2012 blev godkendt a. Underskrift af vedtægter De nye vedtægter fra generalforsamlingen blev underskrevet af samtlige medlemmer i bestyrelsen. 3. Orientering fra ledergruppen Greenkeeper: På greenkeepergården er der p.t. kun Karsten og Henrik. Der er bl.a. fokus på vedligehold af maskiner. Den store udfordring i efteråret var, at vandstanden var unormalt høj, og dele af banen var oversvømmet til tider. Der er god gennemstrømning i åen, men vandstanden va ofte langt højere end normalt op i mod 140 cm., hvor det normale er 40. Den gode nyhed er, at så snart vandstanden sænker sig i åen, er banen forholdsvist hurtig til at komme sig. Situationen med hul 8 er, at der p.t. er ved at blive lagt køreplader ud, så gravearbejde for den nye sø kommer til at foregå i januar og februar måned. Der er fjernet græslag hvor den nye hul 8 skal være, og der er klar til at blive etableret vækstlag m.m. Sekretariat: Der er travlt med forberedelse af kontingentopkrævninger, opsætning af økonomisystem, sponsorarbejde, planlægning af den kommende sæson, årsskrift med meget mere. Det er til tider en udfordring at få tilstrækkelig sammenhængende tid til at gøre planlægningen af den kommende sæson ordentlig. Der er mange henvendelser dagligt til golfklubben omkring alt mulig forskelligt, og vi kan kun opfordre medlemmerne til at respektere de

2 åbningstider, som sekretariatet har, og anvende mail i videst mulig omfang, så vi kan sikre, at sekretariatet i åbningstiden kan give medlemmerne den bedst mulige service. Der er fra bestyrelsens side opbakning til, at der tænkes kreativt omkring mulige løsninger også omkring åbningstiden til kontoret og telefonen. Vi vil i det kommende nyhedsbrev udarbejde en nyhed, hvor der sættes fokus på temaet Anders laver oplægget. Træner: Der er fokus på indsamling af forventninger til træning i 2013 fra de forskellige udvalg. Der er en række nye tiltag på vej i den kommende sæson på træningssiden, bl.a. muligheden for at anvende video noget mere i træningen. Der arbejdes videre i ledergruppen på anskaffelse af et trackmann-anlæg til klubben, til gavn for alle klubbens medlemmer i hele sæsonen, og som kan integreres i træningen af bl.a. juniorer og elite. Jesper kommer med et oplæg til næste møde. 4. Økonomi KB a. Regnskab og likviditet Indtægter I december blev der faktureret yderligere medlemsskaber som følge af den medlemskampagne, som kørte frem til Udgifter Administrationsomkostningerne følger stort set både sidste års omk. og budgettet, afvigelsen skyldes bl.a. et tilgodehavende lønrefusion, som endnu ikke er modtaget. Den lille negative afvigelse på banedrift på 25 tkr. skyldes nok mere en tilfældig forskydning af nogle omkostninger. I forhold til sidste år har vi faktisk brugt 50 tkr. mindre. Træner omkostningen følger budgettet. Afvigelsen på klubhus og restaurant skyldes primært en omkostning til køb af en ny opvaskemaskine til køkkenet på 41 tkr. Denne post var ikke budgetteret. Likviditet Likviditeten ser stadig fornuftig ud og er på niveau med sidste år. Vi har fået commitment fra Handelsbanken, hvis vi får behov for at trække lidt på kassekredit sidst på måneden. Konklusion Stadig ikke de store kommentarer til de første 3 måneders regnskab. Vi mangler at modtage nogle løn- og sygdomsrefusioner på 66 tkr., som ikke er indtægtsført i resultatet. Tager man højde for dem, rammer vi præcist budgettet for de første 3 måneder. I forhold til sidste års 3 første måneder, gør vi det en smule bedre. b. Budget Budgetterne for 2012/13 er nu stort set periodiseret, der mangler dog en total afstemning af budgettet, men dette giver ikke den store indflydelse på budgetsammenligningen i denne rapport. c. Status kontingentopkrævning Den 18. januar bliver der udsendt kontingentopkrævninger via PBS og manuelt til betalingsfrist 1. februar Samarbejdsklubber CJE

3 a. Brande På generalforsamlingen var der et indlæg vedr. vores naboaftaler, hvor det forlød, at det er muligt at være fleksmedlem i Herning og anvende tilbuddet om naboaftaler i andre af vore naboklubber. Dette har sekretariatet undersøgt nærmere, og det viser sig at omfanget er knap så stort som det måske lød til, men at problemet er til stede. Det drejer sig om ca. 20 hverdagsmedlemmer og ingen fleks- eller 9-huls medlemmer. Vi er enige om, at vi ikke vil gøre noget ved problemet i denne sæson, men har været i dialog med Brande Golfklub omkring en ny praksis fra næste sæson. Det skal præciseres, at vi i Herning Golf Klub har 3 typer fleks medlemmer (det er det F, der fremkommer efter medlemsnummeret i tidsbestillingen), fleks-, 9-huls og hverdagsmedlemmer. I DGU terminologi er alle, der ikke betaler det samme som andre i aldersgruppen fleks medlemmer. b. Andre klubber Der er enighed i bestyrelsen om, at vi: - holder fast i vores nuværende strategi med at etablere frit-spils ordninger med op til 4 samarbejdsklubber, som passer godt sammen med vores klub, og som ligger i en afstand af mellem ½ og 1 times kørsel. En sådan aftale har vi hidtil indgået med Tange Sø, og vi undersøger muligheden for at etablere tilsvarende aftaler med andre klubber. - Undersøger mulighederne for at etablere samarbejdsaftaler med naboklubber, som giver merværdi for såvel medlemmerne som klubberne. 6. DGU rep. møde CJE Lørdag den 23. marts er der repræsentantskabsmøde i DGU. Om fredagen starter det med et temamøde. Jørgen og Carsten J. deltager som repræsentanter fra Herning Golf Klub. Jesper deltager som repræsentant for PGA. a. Forslag fra os Vi har ingen forslag til repræsentantskabsmødet. b. Golfers Only kortet I samarbejde med Dansk Golf Unions nye hovedsponsor GE Money Bank lancerer Dansk Golf Union i februar 2013 et fordelsprogram til de danske golfspillere ved navn Golfers Only. Til fordelsprogrammet er tilknyttet et MasterCard, der hedder et Golfers Only-kort. Målet er at gøre aktive golfspillere endnu mere aktive og derigennem øge omsætningen både i de danske golfklubber og i den danske golfindustri generelt. Dansk Golf Union har valgt kun at tilbyde Golfers Only-kortet til fuldtidsmedlemmer i de danske golfklubber for at give fuldtidsmedlemskabet endnu større værdi. Vi skal i Herning Golf Klub overveje hvorvidt vi ønsker at tilslutte os denne mulighed. Ledergruppen overvejer og kommer med en indstilling. 7. Klubbens jubilæum 2014 CJE a. Nedsættelse af eventudvalg. I anledning af klubbens 50 års jubilæum i 2014, ønsker vi at markere dette med forskellige aktiviteter i jubilæumsåret. Dette ansvar forankrer vi i et jubilæumsudvalg, som i første omgang har til opgave at komme med et oplæg, incl. budget, til jubilæumsaktiviteter, der kan være med til at festliggøre året og øge relationen medlemmerne imellem.

4 Den 2. juni 1964 blev de første slag slået på klubbens daværende nyanlagte 5-hullers golfbane, og men Herning Golf Klub blev officielt stiftet den 11. maj 1964, hvilket er den dag vi tager udgangspunkt i omkring klubbens jubilæum. Af vores hjemmeside fremgår det, at det var i 1965, men det er en fejl, som vil blive rettet. Forslag til udvalget: - Lissi Bank-Lassen (tovholder) - Ester Simonsen (har givet tilsagn) - Jonna Nielsen (har givet tilsagn) - Lissi kontakter potentielle emner - 1 person fra ledergruppen Vi tager emnet op i et nyhedsbrev (Anders), hvor vi efterlyser frivillige til at gå ind i jubilæumsarbejdet. 8. Til orientering Alle a. Fra udvalg o Juniorudvalget Det nye juniorudvalg mødtes for første gang den 7. januar Udvalget består p.t. af 5 medlemmer; Carl Zacho, Christian Østergård, Allan Changtrakul, Brian Kaspersen og med Leif Kjeldsen som formand. Der er sket en stor udskiftning i udvalget, og der er i udvalget fokus på, at der så vidt muligt sker en videnoverdragelse fra det tidligere udvalg. Vi er enige om, at bakke op om juniorernes ønske om en samlet fredagsturnering for alle juniorer og reserverer derfor den nødvendige tid fredag eftermiddag til juniorerne. o Kommunikationsudvalget - Årsskrift Der er etableret en produktions- og tidsplan for årsskriftet, og artiklerne er i fuld gang med at blive skrevet. Vi forventer fortsat at have årsskriftet klar 1. marts o Samarbejde med Heart Vi har i længere tid været i dialog med Heart for at undersøge samarbejdsmuligheder omkring såvel kunst på golfbanen som øvrige muligheder. b. Fra administrationen o Sponsorkonference Vestjysk Bank Der afholdes sponsorkonference lørdag den 2. februar 2013 kl , med det formål at give ny inspiration til klubber og foreninger omkring sponsorarbejdet og foreningsarbejdet. Anders deltager i arrangementet, Jesper undersøger muligheden for også at deltage. 9. Næste møder - Onsdag den 20. februar - Torsdag den 7. marts - Torsdag den 4. april - Mandag den 6. maj - Tirsdag den 11. juni - Torsdag den 8. august - Onsdag den 11. september

5 - Torsdag den 26. september (Budget) - Mandag den 21. oktober - Tirsdag den 12. november - Torsdag den 28. november (Generalforsamling) - Tirsdag den 10. december 10. Eventuelt Følgende blev drøftet: Der er blevet foretaget hcp-reguleringer i årsrevisionen. Hele 506 af de 1007 medlemmer der var med i årsrevisionen har afleveret 3 eller færre scorekort i hele 2012, og har dermed mistet deres EGA-hcp. Mere orientering om dette til medlemmerne i nyhedsbrevet. Formandsmøde vi skal afholde et møde med alle udvalgsformænd inden sæsonstart. Christian og Jørgen arbejder videre. Klubben deltager igen i år på Ferie For Alle fra februar 2013 i MCH. Vi sætter fokus på at være synlige på messen, snakke med medlemmer om klubben og baneforhold, snakke med potentielle greenfee gæster om greenfee og frokost i sommerferien, samt promovere vores gruppetilbud til større og mindre grupper af besøgende på messen.