Samarbejdsaftaler på kulturområdet Arbejdsgruppe under Sundheds- og kulturforvaltningen

Transkript

1 Samarbejdsaftaler på kulturområdet Arbejdsgruppe under Sundheds- og kulturforvaltningen Oversigter, kulturpolitiske mål, forslag til nyt koncept og proces for implementering Januar

2 Indhold Opsummering... 3 Status aftalerne og deres indgåelse og opfølgning...3 Forslag nyt aftalekoncept...4 Forskel på det nuværende og det foreslåede koncept...5 Selvejende kulturinstitutioner og Aalborg Kommune... 6 Kulturinstitutionerne og kommunale tilskud...6 Kommunalfuldmagten...6 Samarbejde, råderum og styring...6 De nuværende samarbejdsaftaler... 7 Nuværende samarbejdsaftaler, Kommunale driftstilskud, Dokumentation og krav ift. aftalerne...9 Den politiske involvering i aftalerne Anbefalinger Kulturpolitiske mål i Aalborg Kommune Kulturpolitiske mål og forventningsafstemning Anbefaling Forslag til nyt koncept for samarbejdsaftalerne Samarbejdsaftalernes formål Kulturpolitik og samarbejdsaftaler Den politiske proces og samarbejdsaftaler Indgåelse af aftale Opfølgning på aftale Aftalens udviklingsdel Aftalens driftsdel Mere om nøgletal, besøgstal og aktivitetstal Bilag til aftalerne Forslag til proces for realisering af nyt koncept Dialog om konceptet Udmøntning af konceptet

3 Om notatet Der er et politisk og administrativt ønske om at udvikle samarbejdsaftaler på kulturområdet. De skal i højere grad medvirke til at realisere kommunens kulturpolitiske mål, styrke grundlaget for at følge aftalens realisering og styrke muligheden for styre og prioritere på kulturområdet 1. Det vil bl.a. sige, at samarbejdsaftalerne i højere grad skal understøtte mål- og resultatopfyldelse. En arbejdsgruppe er blevet bedt om at redegøre for følgende: At skabe overblik over bl.a. nuværende aftaleholdere, deres tilskud, tidspunkt for kontraktindgåelse og fornyelse og kontrakternes indhold. At udpege elementer i kulturpolitikken, som er relevante ift. aftaler, herunder inddrage overvejelser om aftaleholdernes forskellighed. At udvikle nyt koncept bl.a. med fokus på aftalernes opbygning, kobling til kulturpolitikken, mål, administrative årshjul, armslængdeprincippet og formelle forhold. At foreslå en proces for implementering af ny kontrakt, herunder politisk beslutning og implementering, og inddragelse og dialog om nyt koncept med kontraktholderne. Notatet afspejler kommissoriet med følgende afsnit: Opsummering (side 3) Selvejende kulturinstitutioner og Aalborg Kommune (side 6) De nuværende samarbejdsaftaler (side 7) Kulturpolitiske mål i Aalborg Kommune (side 10) Forslag til nyt koncept for samarbejdsaftalerne (side 11) Forslag til proces for realisering af nye aftaler (side 15) Opsummering Opsummeringen er et udtræk af centrale nedslag i notatet. Status aftalerne og deres indgåelse og opfølgning En samarbejdsaftale indgås af kommune og større foreningsdrevne eller selvejende kulturorganisationer 2, der modtager over 0,5 mio. kr. årligt i kommunalt tilskud. Det er en aftale mellem to (eller flere) selvstændige juridiske enheder, og bygger på gensidig interesse i aftalen. Aalborg Kommune har p.t. aftaler med 13 store kulturaktører i Aalborg Kommune. De kommunale tilskud varierer og udgør mellem 13 og 78 % af aktørernes budget. 1 Jf. Kommissorium, som er forelagt Sundheds- og kulturudvalget i august Når der i det følgende bruges benævnelser som aktør, institution, selvejende e.l., så er det i betydningen større foreningsdrevne eller selvejende kulturorganisationer. 3

4 Aalborg Kommune indgår bl.a. aftaler for at støtte og anerkende aktørens værdi og betydning for Aalborgs kulturprofil, og med respekt for kulturaktørens autonomi. Der ligger en politisk prioritering bag tilskuddets størrelse og tildeling, og aftalerne godkendes politisk. Kulturaktøren afleverer forskelligt dokumentation som opfølgning på aftalen. Der er politisk deltagelse i bestyrelser, men der er ikke stor tradition for en tæt politisk involvering i aftaleformulering mm. Der er dog ikke noget til hinder herfor. Aftalerne bygger i varierende grad på kulturpolitiske mål og økonomiske nøgletal, besøgstal mm. og følger individuelle kadencer. På det administrative niveau er der løbende kontakt med aftaleholderne dialog, sparring, tilsyn mm. Aftalerne skal også kunne fungere som styringsværktøj internt i kommunen og i kulturinstitutionerne, og åbne for øget politiske involvering. Administrativt skal der fortsat være løbende dialog og opfølgning på aftalens udvikling og drift. Der foreslås et koncept med en stringent struktur, der tydeligt viser, at aftalernes står på to ben: udvikling og drift, jf. figuren. Forslag nyt aftalekoncept Aftaler skal i højere grad fungere som et styringsværktøj i dialogen og samarbejdet mellem kommune og aktør. Derfor foreslås det, at kommunale kulturpolitiske mål skal være obligatorisk afsæt, og at alle aftaleholdere skal aflevere oplysninger om besøgstal, aktivitetstal og økonomiske nøgletal til kommunens ledelsesinformation efter fast model. Det foreslås også, at årsberetningen indgår i de politiske drøftelser, bl.a. i budgetlægningsfasen og at de økonomiske nøgletal indgår i SUNvirksomhedsrapporteringen. samarbejdsaftale udvikling drift Udviklingsdelen har særligt fokus på kommunens og aktørens aftale om at realisere relevante kulturpolitiske mål, arrangementer, opgaver mm. Udviklingsdelen følger en fælles skabelon, men indholdet formuleres individuelt i dialog mellem kommune og aktør. Driftsdelen har særligt fokus på aftalens administrative og økonomiske forhold, herunder krav om besøgs-, nøgle- og aktivitetstal som ledelsesinformation. Driftsdelen følger en fælles skabelon og indeholder diverse hjælpeværktøjer. Samarbejdsaftalen kan vedlægges bilag ved behov fx ved justering af mål. 4

5 Det foreslås, at kulturpolitikken og samarbejdsaftaler følger samme kadence, for at sikre at aftalerne bygger på aktuelle politiske mål mm. En parallelitet vil indebære politisk beslutning og at nuværende aftaler opsiges eller forlænges. Det foreslås også, at der igangsættes en proces dels for dialog med relevante kulturledere og dels for udmøntning af et nyt koncept. Forskel på det nuværende og det foreslåede koncept Sammenligningen her viser bl.a. hvad det nye i forslaget er: Sammenligning af det nuværende koncept og forslag til nyt Fokus Det nuværende koncept Det nye i forslaget til nyt koncept Formalia Kommunalfuldmagt, adm. forskrift nr. 26 Aftalernes formelle grundlag tydeliggøres, fx de politiske / administrative roller Struktur Et samlet dokument, et flet af mål, formalia, drift mm. En mere stringent struktur, opdelt i udvikling og drift Værdier Udvikling, samarbejde, armslængdeprincippet mm. Øget fokus på politisk indflydelse og målog resultatopfyldelse Kulturpolitiske mål mm. Kulturpolitiske mål kan inddrages Kulturpolitiske mål skal inddrages og politisk forventningsafstemning øges Politisk kobling Temadrøftelser for hhv. museer og zoo, musik og scenekunst. I bestyrelsesarbejde, i dialog mm. Nøgletal og aktivitetstal fremlægges til de indledende budgetmøder. Øget dialog mellem politisk niveau og aktør ved behov ved indgåelse og opfølgning af aftaler mm. Gyldighedsperiode Aftaler følger egen kadence Aftaler og kulturpolitik bør følge samme kadence Nøgletal og aktivitetstal Indgår, men ikke stringent. Indsamles efter fast model. Nøgletal og aktivitetstal operationaliseres konkret i forhold til hver enkelt aktør. 5

6 Selvejende kulturinstitutioner og Aalborg Kommune Kulturinstitutionerne og kommunale tilskud De selvejende kulturinstitutioner, der modtager kommunal støtte, udgør en stor del af de lokale kulturinstitutioner. De er bl.a. karakteriseret ved, at de har egne vedtægter og formål, de har en selvstændig og uafhængig ledelse, eget budget og er en selvstændig juridisk enhed. Ofte har de også en stærk lokal forankring med stærke rødder, og kan være baseret på lokalt indsamlede midler. En kommunes støtte til en kulturinstitution økonomisk vil være omfattet af forventninger og krav til tilskudsmodtageren. Jo større det offentlige tilskud er, jo mere omfattende vil tilskudsgiverens krav og forventninger typisk også være 3. Kommunalfuldmagten Kommunalfuldmagten regulerer kommunens mulighed for at påtage sig opgaver, som ikke er lovhjemlet og giver mulighed for, at kommunen kan stille visse ydelser til rådighed for borgere. Fx støtte til arrangementer eller aktører, som fremmer kommunens kulturliv. Kommunens tilskud skal gå til formål, der ligger geografisk i kommunen og er almennyttige. Kommunen skal føre tilsyn med de tilskud, den giver. Samarbejde, råderum og styring Aalborg Kommune indgår samarbejdsaftaler med de kulturinstitutioner, som modtager tilskud på over 0,5 mio.kr. om året 4. Aftalen handler bl.a. om at definere samarbejdet om bestemte mål og opgaver, og at sikre ejerskab og engagement i opgaveløsningen. Samarbejdsaftalerne handler også er også om at synliggøre krav og forventninger til mål- og resultatopfyldelsen. Aftalerne skal derfor også balancere modtagerens råderum med kommunens behov for at styre hvad pengene anvendes til, hvordan de forvaltes og hvilke resultater, der opnås. Aalborg Kommunes administrativ forskrift nr. 26 sætter kommunens rammer for indgåelse af aftaler med selvejende og foreningsdrevne aktører. Det indeholder bl.a. krav om, at aktøren har vedtægter, følger overenskomster og god forvaltnings- og bogføringsskik samt at tilskudsmodtageren skal aflevere regnskab, årsberetning og virksomhedsplan til kommunen. 3 Jf. også God ledelse i selvejende institutioner, Kulturstyrelsen, Jf. Aalborg Kommunes administrativ forskrift nr

7 De nuværende samarbejdsaftaler Nuværende samarbejdsaftaler, 2014 Det fremgår af skemaet nedenfor, at der i 2014 er 13 større kulturaktører med udviklingsaftale med Aalborg Kommune, og de fordeler sig på musik, teater, museer og øvrige kulturelle aktiviteter. Status over udviklingsaftaler på kulturområdet i 2014 Institution Aftaleperiode Aftalekreds Lovgrundlag KUNSTEN AK og KUNSTEN Museumsloven, kommunalfuldmagten Nordjyllands Historiske Museum Aalborg, Rebild og Mariagerfjord kommuner og NHM Museumsloven, kommunalfuldmagten Springeren AK og Springeren Kommunalfuldmagten Studenterhuset AK, Statens Kunstråds Musikudvalg og Studenterhuset Musikloven, Kommunalfuldmagten Skråen AK og Skråen Kommunalfuldmagten Musikkens Hus AK og Musikkens Hus Kommunalfuldmagten Symfoniorkestret AK, Kulturministeriet og ASO Musikloven, kommunalfuldmagten 1000Fryd AK og 1000fryd Kommunalfuldmagten Teater Nordkraft AK, Kulturministeriet, Statens Kunstråds Scenekunstudvalg og Teater Nordkraft. Teaterloven, kommunalfuldmagten Det Hem lige Teater AK og Det Hem lige Teater Kommunalfuldmagten Aalborg ZOO AK og Aalborg ZOO ZOO-loven, kommunalfuldmagten Huset AK og Huset Kommunalfuldmagten Aalborg Karneval AK og Aalborg Karneval Kommunalfuldmagten Oversigten viser, at det er forskelligt, hvornår aftalerne er indgået/udløber, og der er ikke parallelitet med kulturpolitikkens gyldighedsperiode som er

8 Flere har andre tilskudsydere end kommunen, som også er bestemmende ift. mål og opgaver osv. Det betyder også, at aftaler med kommunen i visse tilfælde skal i høring hos anden instans, det gælder fx på Teaterområdet og for Symfoniorkestret. Kommunale driftstilskud, 2013 Her er en oversigt over kommunale tilskud set i forhold til aftaleholdernes regnskab for 2013: Tilskud til aktører med udviklingskontrakt i 2013 Institution Kommunale tilskud netto Kommunale tilskud brutto Regnskab/udgifter Det kommunale tilskud, andel i % Netto Brutto KUNSTEN % 28 % Nordjyllands Historiske Museum % 29 % Springeren % 37 % Studenterhuset % 18 % Skråen % 13 % Musikkens Hus % 51 % Symfoniorkestret % 54 % 1000Fryd 6 Teater Nordkraft % 79 % Det Hem lige Teater % 78 % Aalborg Zoo % 26 % Huset % 60 % Karneval 8 De kommunale tilskud til kulturaktørerne varierer fra 0,5 mio. kr. til 28 mio. kr. årligt (brutto efter momsafløftning), og det kommunale tilskuds andel af regnskabet varierer fra 13% til 79%. Det er således forskelligt, hvilken tyngde det kommunale tilskud har. Aktørernes budgetter afhænger også af anden finansiering fx statslige tilskud, sponsorater, billetsalg, salg af merchandise og fundraising. Nedenfor er en oversigt over de statslige tilskud: 5 Musikkens Hus var ikke i fuld drift i 2013 hvorfor regnskab var væsentlig mindre end i et år med fuld drift. Derfor er der angivet samlede indtægter for Det forventede regnskab når musikkens hus er i fuld drift er ca mio. kr Fryd har først fået en udviklingsaftale i 2014, og er derfor ikke med i oversigten. Tilskuddet var kr. i Bruttobeløb er inkl. et statsligt tilskud til Aalborg Kommune på kr. 8 Karnevallet har først fået udviklingsaftale i 2014, og er derfor ikke med i oversigten. Tilskuddet var kr. i

9 Statslige tilskud til selvejende kulturaktører, der også modtager kommunalt tilskud Kulturaktør Statsligt bidrag Bidragets karakter 2013 Aalborg Symfoniorkester Statsstøtte, jf. lovgivning Aalborg Zoologisk Have Statsstøtte, jf. lovgivning Musikkens Hus Statsstøtte, jf. lovgivning Teater Nordkraft Statslig refusion Nordjyllands Historiske Museum Statsstøtte, jf. lovgivning Kunsten Statsstøtte, jf. lovgivning Huset Statslig honorarstøtte Musikforeningen Skråen Statslig honorarstøtte Det Hem lige Teater Studenterhuset Statsstøtte, jf. lovgivning 1000fryd Statslig honorarstøtte Springeren Aalborg Karneval 13 I alt Dokumentation og krav ift. aftalerne En aftale mellem Aalborg kommune og en kulturaktør understøttes af forskellige dokumenter: 9 Fusion af Jomfru Ane Teatret (etableret 1967) og Jako-Bole Teatret (etableret 1978) 10 Inkl kr. øremærket Huset som rytmisk spillested tal fryd har først fået en udviklingsaftale i 2014, og der foreligger derfor ikke regnskab for Springeren har først fået en udviklingsaftale i 2014, og der foreligger derfor ikke regnskab for

10 Status for dokumentation og krav ift. aftalerne en oversigt Element Bevillingsbrev Uddybning bl.a.: Udarbejdes af kommunen og sendes til kulturaktøren. Tilskuddet meldes ud årligt og udbetales typisk månedligt forud. Virksomhedsplan Udarbejdes af aftaleholder. Skal indeholde formål, aktuelle kvalitets- og kvantitetsmål, konkrete tiltag, fremtidsplaner, økonomi, nøgletal og evt. særlige vilkår. Skal udarbejdes min. 1 gang i hver byrådsperiode og forelægges politisk. Forskrift nr. 26 og samarbejdsaftalen Forskriften kræver bl.a., at aftalemodtagernes vedtægter er fyldestgørende, at god forvaltningsskik og overenskomster overholdes mm., at aftaler er tilknyttet en kontaktperson, og der er løbende dialog og tilsyn. Regnskab Udarbejdes af kulturaktøren og skal være revideret, bestyrelsesgodkendt og overholde god bogføringsskik. Afleveres årligt, senest 3 mdr. efter regnskabsafslutning. Regnskab forelægges udvalget. Årsberetning Udarbejdes af kulturaktøren, og tager afsæt i regnskab og virksomhedsplan. Den skal redegøre for status på mål, om vilkårene for tilskud er opfyldt, de økonomiske resultater, bemærkninger til regnskabet og nøgletal for aktiviteter og økonomi. Den afleveres årligt sammen med regnskab, og årsberetning og regnskab foreligges samlet for udvalget. Der er ikke krav om, at aftalerne skal baseres på kulturpolitiske mål. En vue over aftalerne viser dog, at de refererer til kulturpolitikken i varierende grad. Der er heller ikke krav om aftalens indgåelsestidspunkt og -længde eller aftalens struktur. Aftalerne er derfor forskellige i opbygning og indhold, bl.a. ift. dokumentationen af fx nøgletal, aktivitetstal samt mål- og resultatopfølgning. Den politiske involvering i aftalerne Der er ikke en formel proces for den politiske involvering i aftalernes forhandling og indgåelse. Det er et politisk valg om tilknytning skal være tæt eller løsere. Aftalerne er på budgettet, og budgettet prioriteres af byrådet. Aftalerne godkendes af Sundheds- og Kulturudvalget, og udvalget modtager diverse dokumentationer for tilskuddets anvendelse, bl.a. i forbindelse med årlige temamøder. Der er politisk repræsentation i de selvejende aftaleinstitutioners bestyrelse som er udpeget af byrådet. På administrativt niveau er alle aftaleholdere tilknyttet en kontaktperson, og der er løbende dialog, sparring, tilsyn mm. og evt. afvigelser fra aftalen følges op. 10

11 Anbefalinger Aftalerne indgås med store, betydende kulturaktører og aftalerne bidrager til at understøtte et rigt og varieret kulturudbud i kommunen. Aktørerne har andre forpligtelser end dem, der er formuleret i samarbejdsaftalen med Aalborg Kommune og de leverer en række dokumentation om deres virksomhed, aktiviteter og resultater. Aftaler bør derfor grundlæggende bygge på dialog og samarbejde, og det er vigtigt med en individuel tilgang. Aftalerne kan præciseres, fx ift. en mere stringent inddragelse af kulturpolitikken, større krav om målog resultatopfyldelse samt en tætter kobling til det politiske niveau. Der kan med fordel udvikles en fælles skabelon og et fælles niveau for aftalernes indhold og ramme. Kulturpolitiske mål i Aalborg Kommune Kulturpolitiske mål og forventningsafstemning Aalborg Kommunes gældende kulturpolitik er for , og derudover er der andre politiske indsatsområder og temaer på kulturområdet: Eksempler på kommunale kulturpolitiske mål og strategier mm. Kulturpolitikkens værdier og principper Vilje og vovemod mangfoldighed kort vej synlighed midlertidighed kvalitet i kunst og kultur samarbejde tværæstetik samspil mellem kultur, fritid og sundhed talenter og vækstlag helhed og vækst Kulturpolitikkens målsætninger I Aalborg kan man møde alsidig og nyskabende kunst og kultur på højt nationalt og internationalt niveau. Flere skal bruge kulturlivet. Kulturlivet skal involvere flere i at skabe kunst og kultur. Kulturpolitikkens seks indsatsområder Åbne og inviterende tilbud Nye kulturelle udtryk og samarbejder Kulturlivet i lokale miljøer Talenter Vækst i erhvervslivet Offensive fortællinger Andre relevante og aktuelle temaer, fx Skolereform Tværgående partnerskaber og samarbejder Politiske forventninger og krav kan også formuleres konkret i forhold til bestemte eller alle kulturaktører, som modtager over 0,5 mio. kr. Konkrete politiske forventninger mm. kan fx være ønsket om at fremme bestemte retninger, satsninger, udvikling e.l. 11

12 Anbefaling Aalborg Kommunes kulturpolitiske mål er varierede og kan kobles tæt med samarbejdsaftalerne så det er meningsgivende for både kommune og den enkelte kulturaktør. Fx indeholder kulturpolitikken konkrete forventninger under hvert indsatsområde til de professionelle kulturaktører og deres rolle i udmøntningen af kulturpolitikken. Ligeledes kan politiske forventninger tydeliggøres i dialog e.l. med aktørerne ved fx kontraktindgåelse. Dette kan ske på flere forskellige måde, fx ved møde med udvalget, politisk repræsentation til møder eller via mandat. Det er dog vigtigt, at aftalernes udviklingsmål er operationaliseret konkret sammen med / af den enkelte aktør for derved bl.a. at sikre ejerskab og kulturfaglig relevans. Forslag til nyt koncept for samarbejdsaftalerne På baggrund af overfølgende status følger her arbejdsgruppen forslag til nyt aftalekoncept. Samarbejdsaftalernes formål Det foreslås, at samarbejdsaftalerne tjener flere formål, bl.a.: At understøtte et rigt og varieret kulturliv i Aalborg Kommune At præcisere dialogen mellem kommune og kulturaktører, politisk og administrativt At synliggøre samarbejdet og resultaterne heraf At sikre et smidigt og udviklingsorienteret fokus At sikre en styring af aftalerne, både for kommune og aktør At styrke mål- og resultatopfyldelse Det er vigtigt, at samarbejdsaftaler formuleres individuelt for den enkelte aktør og med fokus på at forene kommunens kulturpolitiske ønsker med kulturaktørens formål mm. Kulturpolitik og samarbejdsaftaler Der bør være parallelitet mellem ikrafttrædelse af ny politik og aftaler, således at aftalerne formuleres på baggrund af aktuelle kulturpolitiske mål. En tidsmæssig sammenhæng mellem politik og aftaler indebærer, at nuværende aftaler enten forlænges eller opsiges. Dette kræver politisk beslutning. Den politiske proces og samarbejdsaftaler Mulighederne for politisk involvering tydeliggøres i konceptet, som opsummeret i skemaet her: 12

13 Den politiske proces - tydeliggørelse Element Rammesætte Uddybning bl.a.: Via budgettet, kulturpolitikken og andre kulturpolitisk strategier og retning sættes den politisk ramme for at indgå aftaler. Mandatet Den politiske forventningsafstemning kan præciseres i dialog med kommende aftaleholdere, for alle eller for udvalgte aktører. Fx ved møde med udvalget, ved repræsentation fra udvalget i bestyrelse eller via mandat til administrativt niveau. Indgåelse af aftale Forud for indgåelse af aftale er der forhandling mellem Sundheds- og Kulturforvaltningen / forvaltningen og kulturaktørens ledelse / bestyrelse. Opfølgning på aftale Når aftalen er indgået kan den politiske opfølgning og styring ske bl.a. via den årlige dokumentation og temamøder, samt via den politiske repræsentation i bestyrelsen. Opfølgningen kan også ved behov udvides med andre tiltag, fx halvårlige dialogmøder med alle / udvalgte kulturaktører eller øget orientering til udvalget. Der er løbende dialog administrativt om aftalerne. I tilfælde af, at aftalen ikke realiseres som forventet vil udvalget blive orienteret herom, og der er forskellige reaktionsmuligheder fx øget tilsyn, ændringer i aftalen, ændringer i tilskud mm. Indgåelse af aftale Der er forskellige skridt på vejen til at indgå en aftale, som er skitseret nedenfor: Proces for indgåelse af udviklingsaftaler forslag Fase Opstart Fokus Politikerne udtrykker forventninger til aktørerne - konkret eller via politiske mål og strategier i kulturpolitikken mm. Dialog Indledende møde, hvor politiske ønsker og kommunens kulturpolitiske mål, prioriteringer mm. for kommende aftale fremlægges. Oplæg Kulturaktør udarbejder forslag til aftalens indhold, inkl. mål og nøgletal. Aftale Formel drøftelse mellem kommune og kulturaktør om ny aftales indhold og rammer, evt. med politisk deltagelse. Godkendelse Forslag til udviklingsaftale fremlægges til drøftelse og beslutning i politisk udvalg. Forslag til aftale drøftes / besluttes i kulturaktørens bestyrelse/ledelse e.l. Evt. efterfølgende justeringer indarbejdes. Aftalen underskrives politisk, og træder i kraft, når den er underskrevet af begge parter. 13

14 Opfølgning på aftale Opfølgningen handler om at føre tilsyn med, hvordan det går med at realisere aftalen, herunder målog resultatopfyldelsen. Opfølgningen har forskellige niveauer som vist her: Opfølgning på udviklingsaftaler forslag Elementer Årsberetning Fokus Aftaleinstitutionerne afleverer årligt regnskab og årsberetning. Dialog og sparring Der er løbende dialog om aftalens realisering, som en del af det almindelige samarbejde. Herved skabes mulighed for sparring, korrektioner e.l. Politisk dialog og sagsbehandling ved behov. Tilsyn og årlig temamøde Der er tilsyn med den samlede samarbejdsaftale. Usikker / mangelfuld realisering følges op med korrektioner, politisk beslutning mm. En årlige opfølgning finder sted som temadrøftelser i Sundheds- og Kulturudvalget. Afsluttende opfølgning Før samarbejdsaftalens udløb udarbejdes en afsluttende opfølgning af aftalens resultater, samarbejdet mm. i forbindelse med fremlæggelse af årsrapporten. Aftaleopfølgning er både en afrapportering og indgår i evt. dialog om fornyet aftale. Aftalens udviklingsdel Samarbejdsaftalens udviklingsdel har fokus på at realisere udvalgte udviklingsmål, som har afsæt i kulturpolitiske krav og forventninger: Indhold i aftalens udviklingsdel - forslag Elementer Politiske mål, krav mm. Uddybning Aftalen indeholder et antal udviklingsmål med afsæt i kulturpolitiske mål mm. Udviklingsmål Aftalen udviklingsmål formuleres individuelt sammen med / af den enkelte aktør, og operationaliseres så de er konkrete og målbare. Aftalens driftsdel Aftalens driftsdel har forskellige administrative forhold, herunder formalia og dokumentation af besøgstal, nøgletal og aktivitetstal til ledelsesinformation: 14

15 Indhold i aftalens driftsdel - forslag Elementer Formalia Uddybning Tilskuddets formelle ramme præciseres iht. dansk og EU lov, adm. forskrift mm. Bevillingsbreve Der fremsendes årligt (efter kommunens budgetforlig) bevillingsbreve til aftaleholderne. Bevillingsbrevet består af tilsagn om tilskuddets størrelse og udbetaling. Nøgletal / ledelsesinformation Alle aftaleaktører afkræves årligt oplysninger om: Budget og regnskab (inkl. omsætningsparametre) Besøgstal (betalende og andre, opgjort på aktivitet fx udstilling og café) Relevante aktivitetstal (fx arrangementer) Tallene defineres i dialog med kulturaktøren, og de skal muliggøre sammenligning for den enkelte institution. Regnskab og årsberetning Regnskab og årsberetning fremsendes samlet med afsæt i virksomhedsplanen, målenes realisering, aktiviteter og indsats, bemærkninger til regnskabet osv. Årsberetning indeholder også særskilt afsnit med status på udviklingsmålenes realisering og økonomiske nøgletal. Virksomhedsplan Virksomhedsplanen formuleres af kulturaktøren og bør så vidt muligt samme gyldighedsperiode som aftale og kulturpolitik. Mere om nøgletal, besøgstal og aktivitetstal Aftalerne skal via relevante nøgletal medvirke til en styrket mål- og resultatopfølgning: Nøgletal, der indhentes for alle institutioner - forslag Elementer Besøgstal Uddybning Besøgstal opgøres som hhv. betalende gæster og gratister. Besøgstal er et vigtigt mål for, hvor mange borgere, kulturaktøren når. Aktivitetstal Aktiviteter er forskellige afhængigt af, om aktøren arrangerer koncerter, driver en zoologisk have eller et museum. Aktiviteter defineres derfor i dialog med aktøren og kan være antal årlige udstillinger, koncerter, nye målgrupper eller presseomtale. Aktivitetstal skal kunne sammenlignes ift. den enkelte institution. Budget og regnskab Aktøren redegør for årets budget og regnskab, herunder specifikt ift. tilskuddets anvendelse. Dette er vigtigt ift. dokumentation af anvendelse af kommunale midler. 15

16 Bilag til aftalerne Der kan ved behov knyttes bilag til samarbejdsaftalen fx: Bilag til samarbejdsaftalen (udvikling og / eller drift) forslag Eksempel Hjælpeværktøjer Uddybning Fx årshjul med deadlines ift. diverse afrapporteringer Fx skemaer til registrering af udviklingsmålenes realisering, nøgletal og aktivitetstal Fx e-skemaer til indsamling af nøgletal vedr. udviklingsmål, besøgstal og aktiviteter Tillæg Fx ændringer i mål Fx ændringer i tilskud fra kommune eller anden finansieringskilde Fx nye beslutninger i aftaleperiode Forslag til proces for realisering af nyt koncept Konceptet fremlægges til politisk behandling i Sundheds- og Kulturudvalget februar 2015 og efterfølgende indledes dialog med relevante kulturledere om konceptet og de politiske behov og ønsker. Dialog om konceptet Dialog om nyt koncept Hvad Hvem Hvornår Fremlæggelse i SUN-udvalget Notat om status på nuværende aftaler, forslag til nyt koncept og proces for implementering fremlægges til drøftelse og beslutning. Februar 2015 Fremlæggelse for relevante kulturledere Konceptet præsenteres og drøftes i for en kreds af relevante kulturledere Konceptet drøftes i kulturaktørers bestyrelser / ledelser. Marts 2015 Dialog mellem udvalg og kulturaktører Konceptet drøftes mellem Sundheds- og Kulturudvalget og relevante kulturaktører April 2015 Godkendelse Ajourført koncept fremlægges til godkendelse i SUN-udvalget Maj 2015 Udmøntning Konceptet udmøntes (se nedenfor) 2. halvår

17 Udmøntning af konceptet Udmøntningen af konceptet kan påbegyndes ved politisk godkendelse. Udmøntningen foreslås koordineret med processen for ny kulturpolitik. Udmøntning af nyt koncept i 2. halvår af forslag Hvad Kulturpolitikken Uddybning Kulturpolitikken skal fornys, og i den proces er det hensigtsmæssigt bl.a. at skabe grundlag for, at kommende aftaler kan bygge på kulturpolitiske mål mm. En ny aftaleskabelon Skabelon skal struktureres så den lever op til gældende lov og administrative forskrifter, samt adskiller udvikling og drift samtidig med at der sikres sammenhæng mellem disse. Skabelonen udvikles administrativt i samarbejde mellem kulturområdet, juridisk kontor og økonomi og IT samt repræsentanter fra relevante kulturledere 14. Hjælpeværktøjer Der skal bl.a. udarbejdes e-skemaer til registrering af økonomiske nøgletal og aktivitetstal samt årshjul. Disse udvikles administrativt i samarbejde mellem kulturområdet, økonomi og IT, samt repræsentanter fra relevante kulturledere. Aftalers fornyelse Der skal evt. igangsættes en politisk proces for at koordinere kulturpolitikkens og aftalernes gyldighedsperiode. Operationalisering af mål og nøgletal Der skal lægges fælles niveau mm. for operationalisering 15 af udviklingsmål, besøgstal, nøgletal og aktivitetstal, så de kan anvendes i den administrative / budgetmæssige logik og ikke skaber unødig bureaukrati for kulturaktørerne. Operationaliseringen sker administrativt i samarbejde mellem kulturområdet, økonomi og IT, samt repræsentanter fra relevante kulturledere. Individuel dialog Der skal ift. hver af de større kulturaktører gennemføres et arbejde med at finde og operationalisere individuelle udviklingsmål og aktivitetsmål, herunder muligheder eller nødvendige tiltag for registrering af bl.a. besøgstal. 14 Dvs. ledere fra selvejende institutioner med samarbejdsaftaler. 15 Jf fx SMARTmodellen: Mål bør være Specifikke, Målbare, Accepterede, Realiserbare og Tidsafgrænsede. 17