Indkøbsordning til visiterede borgere

Transkript

1 Indkøbsordning til visiterede borgere Info Version 2 URL Udbudstype Udbud Betalingsbetingelser Netto pr. 0 dage (kontant) Dato for offentliggørelse :41 Slutdato :00 Dokumentfrist :00 Ændret dato :41 Åbnings dato :00 Leveringsbet. DDP Delivered Duty Paid Indkøber Firma Holbæk Kommune Addresse Strandstrædet 5 Postnr/By 4300 Holbæk Danmark Versions ændringer Korrektion af tilbudsfrist Side 1 af 8

2 Beskrivelse Holbæk Kommune ønsker tilbud på indkøbsordning til visiterede hjemmeboende borgere. Udbuddet omfatter den del af praktisk bistand, der vedrører det egentlige indkøb af dagligvarer til borgere, der er visiteret til indkøb. Det vil sige den praktiske del af indkøb fra forretning til borgernes hjem. Ydelsen omfatter således ikke kostvejledning, bank- apotek- og postærinder mv. Udbyder ønsker at indgå aftale med den tilbudsgiver (hovedleverandør), der lever op til ovenstående kvalitetskrav og kvalitetsmål samt mindstekravene i kravspecifikationen, bilag 2, og som afgiver den laveste pris. Hertil kommer at tilbudsgiver i kontraktperioden skal kunne overholde de forpligtelser, som er angivet i 6 i kontraktudkastet. Da udbuddet sker efter ovennævnte bestemmelser, dvs. udbud inden for godkendelsesmodellens rammer, skal den tilbudsgiver, der vinder udbuddet (hovedleverandør), acceptere, at kontrakten mellem kommunen og hovedleverandøren er offentlig, jf. Lov om social service 91, stk. 8 samt Bekendtgørelse om kvalitetsstandarder og frit valg af leverandør af personlig og praktisk hjælp m.v., 15 stk. 3. Dette vil medføre, at efter udbuddet er afgjort, kan øvrige kvalificerede leverandører blive godkendt til levering af ydelsen, hvis de lever op til de kvalitets- og priskrav, der bliver fastsat i kontrakten med hovedleverandøren. Der er pt. 503 borgere i Holbæk Kommune, som er visiteret til praktisk hjælp i form af indkøb. Aftaleperioden løber fra til og med med mulighed for forlængelse i 2 x 12 mdr. Tilbudsfristen er den klokken Procedure: For at deltage i opgaven indsættes dette link i din internet browser: Her tilmelder du dig opgaven ved at trykke på ikonet foroven: Meld din interesse. Herefter skal du udfylde en registrering af dit firma, hvis du ikke er licenshaver hos Mercell Danmark A/S. Denne registrering er nødvendig for videre deltagelse og er uden omkostninger. Efter du har meldt din interesse skal du først godkendes og oprettes i systemet dette sker indenfor normal arbejdstid og er ikke en automatisk proces. Herefter modtager du login koder til Når du er logget ind skal du trykke på My Mercell for at se/downloade alle informationer om opgaven. Du kan stille spørgsmål omkring opgaven direkte til Holbæk Kommune samt afgive tilbud og uploade tilbudsdokumenter. Spørgsmål skal stilles herigennem under fanen "Kommunikation". Svar fra Holbæk Kommune afgives i anonymiseret form og kan ses under fanen "Ekstra Info" efter at der er publiceret svar. Alle dokumenter i tilbuddet til indkøber skal uploades og sendes igennem Mercell Sourcing Service inden tidsfristen udløber og er omkostningsfrit for leverandører. Bemærk at der til afsendelse af tilbuddet kan anvendes digital signatur. Digital signatur kan bestilles her: 3 dage før tilbudsfristen udløber vil du modtage en påmindelse omkring opgaven på din . Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til support.dk@mercell.com" target="_blank">support.dk@mercell.com eller ring på Hvis du er kunde/har prøvelicens kan du under fanen My Mercell og derefter under menupunktet Support finde en vejledning til hvordan du afgiver tilbud. Den hedder Guide til afgivelse af tilbud. Hvis du ikke er kunde, sender du en mail til support.dk@mercell.com" target="_blank">support.dk@mercell.com med ønske om at få tilsendt vejledning. Al kommunikation med ordregiver skal foregå igennem udbudsværktøjet Mercell Sourcing Service. CPV koder Kode Beskrivelse Fødevarer, drikkevarer, tobak og beslægtede produkter Madudbringning Hjemmelevering af dagligvarer. Informationer Side 2 af 8

3 Dato Navn Beskrivelse :56 Endelig afgørelse af udbuddet Kære Tilbudsgiver Det politiske niveau i Holbæk Kommune har nu endeligt godkendt Torvet som hovedleverandør af Indkøbsordningen til Holbæk Kommunes visiterede ældre borgere. Udbuddet er gennemført som et udbud inden for godkendelsesmodellen, ifølge Servicelovens 91 samt Bekendtgørelse om kvalitetsstandarder og frit valg af leverandør af personlig og praktisk hjælp m.v., 15 stk. 3. Dette betyder, at øvrige, kvalificerede leverandører også kan blive godkendt til levering af ydelsen, hvis de lever op til de kvalitets- og priskrav, der bliver fastsat i kontrakten med hovedleverandøren. Hvis andre leverandører skulle ønske at blive oplyst om det kontraktgrundlag og de priser, det kræves for at blive godkendt som leverandør i ordningen, bedes disse tage skriftlig kontakt til Indkøbs- og udbudskonsulent, på mail elira@holb.dk :54 Rettelse til udbudsmaterialet - Kontraktperioden Kære Tilbudsgivere Der er opstået problemer med at få den politiske behandling af udbuddets resultat gennemført i oktober måned, hvilket betyder at vi er nødt til at rykke aftalstart med en måned, fordi udbuddet først bliver politisk behandlet i november måned. Således hedder det nu at: Kontraktperioden løber fra til , med 2 optioner på 12 måneder. Første levering i kontraktperioden finder sted i uge 5, 2010, og borgerne skal således have besked om den nye ordning i uge 1, 2009, og afgive første bestilling i uge 4, Forventet tilbudsvurdering / beslutning om leverandørvalg uge Det forventes således, at der kan indgås aftale i uge 49 eller umiddelbart efter. Vi beklager, hvis dette måtte forvolde forvirring, men det ændrer ikke på tilbudsfristen eller på kontraktperiodens længde. PS: Hvis der skulle være ekstraordinære spørgsmål vedrørende denne ændring, bedes I i uge 39 rette skriftlig henvendelse til min kollega Morten Holm på morho@holb.dk, idet jeg har ferie i næste uge. Side 3 af 8

4 :44 Svar på spørgsmål til udbudsmaterialet Der er modtaget endnu et spørgsmål til udbudsmaterialet: Spørgsmål til Tildelingskriterier (punkt 2.16) (Definition af formuleringen pris pr. call-funktion per uge ) Skal denne pris angives som: en samlet pris pr. uge totalt pris pr. opkald pr. borger pris pr. ordre pr. borger Svar på sidste spørgsmål er : Pris pr. call-funktion, per uge, som omfatter al nødvendig kontakt til borgeren for at sikre bestilling, betaling reklamation og leverance (ydelsen er en fast pris og omhandler de opkald/samtaler, der er nødvendige i forbindelse med den aktuelle ugentlige leverance). Det er altså pr. borger pr. ugentlig leverance / afgivet ordre Side 4 af 8

5 :51 Svar på spørgsmål til udbudsmaterialet Kære tilbudsgivere Ved spørgefristens udløb var modtaget nedenstående spørgsmål til udbudsmaterialet. Holbæk Kommunes svar er skrevet med kursiv. Der er modtaget yderligere et spørgsmål, som vil blive besvaret i indeværende uge. 1. Generelt Når vi skal planlægge den bedste rute og geografiske opdeling for Holbæk Kommune, er adresselisten et utroligt godt værktøj. Nogle af vejene er meget lange, og vi kan derfor ikke se, om borgerne bor i den ene ende eller den anden ende af vejen. Det kan i sidste ende have indflydelse på ruteplanlægningen samt den geografiske opdeling, som vi kan tilbyde Holbæk Kommune og dermed øve indflydelse på økonomien i samarbejdet. Er det derfor muligt at få husnr. på de adresser, som er fremsendt? Vi vil helst ikke udlevere de eksakte adresser på borgerne, som er tilmeldt ordningen, for at sikre deres anonymitet her i udbudsfasen. Desuden bemærkes det, at leveringsstederne kan ændres afhængigt af, hvilke borgere, der har behov fremover, og hvor de bor. Den pris leverandøren giver, skal derfor ikke være så konkret at den udelukkende går på nuværende kunder. Leverandøren vil naturligvis få oplyst de eksakte adresser, så snart der indgås kontrakt. Skulle der alligevel være husnumre i den nuværende adresseliste, som tilbudsgiver mener, er afgørende for at afgive tilbud, kan vi oplyse et nummerinterval for de konkrete adresser, der efterspørges. Denne anmodning bedes fremsendes hurtigst muligt, hvis vi skal kunne nå at levere numrene i rimelig tid inden tilbudsfristen. 1. Bilag 2 - kravspecifikationen side 2 - Bestilling og afbestilling af varer - bullit 3 Der står, at vi skal vedlægge varekatalog og forslag til tilbudsavis. Tilbuddet skal afgives elektronisk, hvorfor det ikke er muligt at vedlægge varekatalog og tilbudsavis. Vi kan tilbyde et link, hvor I elektronisk kan se begge dele. Er det tilfredsstillende? Kun hvis det ikke kan vedlægges som pdf fil, kan man vedlægge det som link. Vi ønsker dog, at se et konkret eksempel på det materiale, som borgerne får. Dette for at kunne vurdere det materiale, som leverandøren leverer til borgeren. Begge dele kan, i papirform, fremsendes, i to eksemplarer, per post til, hvis ikke det kan fremsendes elektronisk: Økonomi og Indkøb, Kanalstræde 2, 4300 Holbæk. 1. Bilag 2 - kravspecifikationen side 2 - Bestilling og afbestilling af varer - bullit 6 Er det en fejl, at der i dette afsnit står, at fristen for bestilling af varer senest er dagen før levering kl Den formulering der er angivet omkring dette emne er ikke en fejl. Der står, at bestillingsfristen skal være så kort som muligt før levering, dog senest dagen før levering kl , og at tilbudsgiver bedes redegøre for, hvordan denne løsning vil være udformet. Der står altså ikke at man skal kunne bestille indtil kl. 15 dagen før levering, men at man ikke kan bestille efter dette tidspunkt. Dette af hensyn til leverandøren. Det har dog stor betydning for borgeren, og for fleksibiliteten i aftalen, at der er så kort tidsrum mellem leveringstidspunktet og bestillingsfristen. 1. Bilag 2 - kravspecifikationen side 4 - udbringning og levering - sidste bullit Ønsker Holbæk Kommune, at vi beskriver vores eget tomgangsregulativ Side 5 af 8

6 eller en beskrivelse af, hvordan vi vil leve op til Holbæk Kommunes? Såfremt det sidste er gældende, så vil vi gerne have fremsendt Holbæk Kommunes tomgangsregulativ. Det er virksomhedens tomgangsregulativ, der efterspørges. Side 6 af 8

7 :38 Svar på spørgsmål til udbudsmaterialet - 2 Der skete en fejl ved første udsendelse af svar, så hermed endnu et forsøg. Der er dags dato modtaget 3 spørgsmål til udbudsmaterialet, som lyder: 1. Under punktet Tilmelding/afmelding/ændringer står der at tilbudsgiver skal registrere købsprocent. Hvad ønskes der købsprocent af? 1. Er det et ufravigeligt krav at alle chauffører skal have bestået kursus i livreddende førstehjælp? 1. Er der leverancer til ikke brofaste øer? Svarene på spørgsmålene er som følger: Ad 1) Købsprocent er forholdet mellem, hvor mange der er tilsluttet ordningen og hvor mange der rent faktisk får leveret hver uge. Ad 2) Ja Ad 3) Ja, i Holbæk Kommune ligger en ø, Orø, som ikke er brofast. Der er to færger til Orø: Den ene er Orø-Holbæk færgen, som sejler mellem Orø og Holbæk, overfartstid ca. 30 min. Den anden er Østre Færge, som er en kabelstyret færge mellem Orø og Hammer-Bakke, overfartstid ca. 7 min. Bemærk venligst, at fristen for at stille uddybende spørgsmål til udbudsmaterialet udløber den klokken Spørgsmål, som modtages efter fristens udløb kan ikke garanteres svar inden tilbudsfristen :09 Svar på spørgsmål til udbudsmaterialet :57 Rettelse til udbudsmaterialet Der er følgende fejl i udbudsmaterialet vedr. 1. levering i aftaleperioden: I udbudsmaterialet står der, at første levering skal finde sted i uge 2, Dette er en fejl. Første levering skal finde sted i uge 1, Vi beklager fejlen. Produkter Kategori Beskrivelse Leveringsdato Antal Enhed Indkøbsordning Call funktion 1,00 Stk Indkøbsordning Udbringning 1,00 Stk Side 7 af 8

8 Side 8 af 8