UDBUDSBETINGELSER VEJEN KOMMUNE

Transkript

1

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Retsgrundlag Offentligt udbud Udbudsmateriale Fortrolighed Ordregiver Ordregiver Kontaktinformation Anskaffelsens omfang Delaftaler Basisdækning Supplerende dækninger Tilkøbsdækninger Afgifter Forsikringspolicer Tilbudsprocedure Tilbud Alternative tilbud Vedståelse Accept eller afslag af tilbud Korrespondance Omkostninger Tilbudsgivers forhold Forbehold Spørgsmål Evalueringsprocedure Tildelingskriterier for ordren Underkriteriet Størrelsen af den årlige forsikringsudgift Underkriteriet Supplerende dækninger og generelle betingelser Præcisering af tildelingskriterier Transaktionsomkostninger Forsikringsmæglerydelser Mæglerfuldmagt Forhandling Tilbudsåbning Gennemgang af indkomne tilbud Tildeling Annullation Tidsplan Side 2 af 11

3 1. Retsgrundlag 1.1 Offentligt udbud Der afholdes offentligt udbud i henhold til Udbudsloven 56 i overensstemmelse med de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres under udbudsprocessen. 1.2 Udbudsmateriale Om det samlede udbudsmateriales indhold henvises til opfordringsskrivelsen. Tilbudsgiver skal kontrollere, at udbudsmaterialet er komplet ifølge opfordringsskrivelsen. Bemærk dog, at eventuelle rettelser samt spørgsmål/svar løbende bliver udsendt i tilbudsfasen. Såfremt tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver straks gøre ordregiver opmærksom herpå, således at ordregiver får mulighed for at afhjælpe forholdet gennem udsendelse af rettelsesblad. Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelse eller kontrakt. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet. Ordregiver vil oprette link med rettelsesblade om eventuelle ændringer i udbudsmaterialet på udbudsportalen, og det er tilbudsgivers ansvar at holde sig opdateret og tjekke udbudsportalen løbende. 1.3 Fortrolighed Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud, jf. udbudsloven 5, stk. 2. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiver er uberettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i enhver anden sammenhæng. Efter afslutning af udbuddet er ordregiver berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og tilbudsgiveret er i så fald forpligtet til at tilintetgøre/slette enhver kopi heraf. Såfremt en tilbudsgiver ikke ønsker, at afgive tilbud, er tilbudsgiver forpligtet til at tilintetgøre udbudsmaterialet samt enhver kopi heraf. 2. Ordregiver 2.1 Ordregiver Vejen Kommune Rådhuspassagen Vejen Yderligere information om ordregiver findes i udbudsmaterialets generelle oplysninger. Side 3 af 11

4 2.2 Kontaktinformation Alle henvendelser om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til den af ordregiver udpegede forsikringsmægler, der er: Willis Towers Watson Willis I/S Rundforbivej Nærum Tlf Henvendelser skal ske skriftligt via . Opstår der uoverensstemmelser mellem ordregivers skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, skal de skriftlige angivelser til enhver tid gælde forud. 3. Anskaffelsens omfang 3.1 Delaftaler Der ønskes tilbud på én eller flere af nedenstående delaftaler efter kriteriet om det økonomisk mest fordelagtige bud ud fra bedste forhold mellem pris og kvalitet: 1) Bygnings-, løsøre- og årsentrepriseforsikring 2) Kunstforsikring 3) All-risks forsikring for mobile enheder 4) Køle-/frys forsikring 5) Erhvervs- og produktansvarsforsikring forsyning 6) Erhvervs- og produktansvarsforsikring - catering 7) Motorkøretøjsforsikring 8) Arbejdsulykkesforsikring, katastrofedækning 9) Kollektiv ulykkesforsikring 10) Rejseforsikring 11) Passageransvarsforsikring 12) Kommunal ledelsesansvarsforsikring Der henvises nærmere til de respektive kravspecifikationer i udbudsmaterialet. Tilbud skal afgives separat for hvert af de nævnte delaftaler. 3.2 Basisdækning I kravspecifikationernes afsnit 2 er oplistet en række ufravigelige mindstekrav, der skal opfyldes. Der skal således afgives tilbud på en basisdækning, der er obligatorisk. Det er vigtigt, at der afgives tilbud på de ufravigelige mindstekrav, idet forsikringstilbud, som ikke opfylder disse, vil blive betragtet som ikke konditionsmæssige, og vil dermed blive afvist. 3.3 Supplerende dækninger I kravspecifikationerne afsnit 3 er oplistet en række supplerende dækninger, som tilbudsgiver opfordres til at imødekomme. Manglende imødekommelse vil ikke medføre afvisning. Ordregiver vil ud fra et samlet skøn af tilbudsgiverens opfyldelse af supplerende dækninger under de tilbudte forsikringsaftaler vurdere, hvilket til- Side 4 af 11

5 bud, der samlet set sikrer den bedste opfyldelse af de nævnte punkter ifølge udbudsmaterialets tildelingskriterium. Manglende imødekommelse vil ikke medføre afvisning. 3.4 Tilkøbsdækninger I kravspecifikationerne afsnit 4 er oplistet en række tilkøbsdækninger, som tilbudsgiver opfordres til at afgive tilbud på. Manglende imødekommelse vil ikke medføre afvisning. 3.5 Afgifter Der betales afgifter i henhold til gældende lovgivning og disse afgifter faktureres separat i forbindelse med opkrævninger. 3.6 Forsikringspolicer Forsikringspolicer skal være skrevet på dansk. Antal policer pr. delaftale henvises til kravspecifikationerne. Policerne opbygges i henhold til kravspecifikationerne og tilbudsgivers tilbud. Ordregiver har pligt til at medvirke til at dokumentere den aktuelle mængde af forsikrede ejendomme, m2 og øvrige aktiver. Kontraktuelle forhold beskrevet i medsendte aftalevilkår kan ikke fraviges til ugunst for ordregiver i forsikringspolicen. I forbindelse med etablering af forsikringerne ønskes korrekt og hurtig policeudstedelse. Tilbudsgiver bedes derfor i tilbuddet oplyse hvorvidt det kan forventes at policer, præmieopkrævninger m.m. kan udstedes senest 30 dage fra modtagelsen af alle relevante oplysninger til brug for policeudstedelsen. Såfremt dette ikke kan garanteres, bedes tilbudsgiver oplyse den forventede ekspeditionstid samt årsagen. 4. Tilbudsprocedure 4.1 Tilbud Tilbud inklusive bilag skal være skrevet på dansk og afgivet elektronisk. Tilbudsmaterialet returneres ikke. Endvidere bedes tilbuddet tydeligt mærket med tilbudsgivers navn og adresse. Tilbuddet skal fremsendes til: Elektronisk til Willis I/S på mailadressen dk-udbud@willis.com Att.: Michael B. Bom Tilbud, der modtages efter fristen, vil ikke blive taget i betragtning. 4.2 Alternative tilbud Der kan ikke gives alternative tilbud. Side 5 af 11

6 4.3 Vedståelse Tilbudsgiver er bundet af tilbuddet til og med den 31. december Såfremt tilbudsgiver får meddelelse om, at ordregiver har identificeret tilbudsgiverens tilbud som det vindende tilbud, er ordregiver indtil udløbet af vedståelsesfristen berettiget til ved afgivelse af skriftligt påkrav at forlænge vedståelsesfristen med indtil 4 uger. 4.4 Accept eller afslag af tilbud Forventes at ske senest den 1. november Korrespondance Korrespondance skal være skriftlig, jf. udbudsloven 5, stk. 3 og skal være på dansk. 4.6 Omkostninger Hver part afholder egne omkostninger forbundet med tilbudsafgivelse samt indgåelse af nærværende aftale. 4.7 Tilbudsgivers forhold Som anført i udbudsbekendtgørelsen skal tilbudsgiver med sit tilbud indsende oplysninger og materiale vedr. sine egne forhold. I henhold til bekendtgørelse nr af 15/12/2015 om brug af det fælles europæiske udbudsdokument og i henhold til udbudslovens 148, stk. 1., må ordregiver ikke antage tilbud fra en tilbudsgiver, der ikke har udfyldt og underskrevet bilag 2: Standardformular for det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) senest ved tilbudsafgivelsestidspunktet. Bilag samt Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning om brug af det fælles europæiske udbudsdokument ligger som et link på internettet sammen med det øvrige udbudsmateriale. 4.8 Forbehold EU s udbudsregler betyder, at et tilbudsforbehold - dvs. en reservation i tilbuddet over for et udbudsvilkår - ofte vil føre til, at ordregiveren er forpligtet til at afvise tilbuddet. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at begrænse forbehold og til i stedet at søge evt. uklarheder mv. opklaret ved at stille spørgsmål. Ordregiver vil efter udbudsreglerne være forpligtet til at afvise: Tilbud, som indeholder forbehold vedr. grundlæggende udbudsforhold/-vilkår. Tilbud, som indeholder andre forbehold, der ikke kan prissættes med tilstrækkelig sikkerhed til at sikre, at tilbudsgiveren ikke ved sit forbehold opnår en fordel på de øvrige tilbudsgiveres bekostning. Endvidere forbeholder ordregiver sig ret til at afvise tilbud, der indeholder andre forbehold. 4.9 Spørgsmål Side 6 af 11

7 Forinden afgivelse af tilbud kan der rettes skriftlig forespørgsel vedrørende supplerende oplysninger til Willis I/S, til nedenstående adresse: Elektronisk til Spørgsmål skal stilles på dansk og alle tilbudsgivere vil samtidig få tilsendt spørgsmål og svar skriftligt i anonymiseret form. Spørgsmål der modtages efter den oplyste spørgefrist, vil også blive besvaret, med mindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. 5. Evalueringsprocedure 5.1 Tildelingskriterier for ordren Delaftalerne bygnings-, løsøre- og entrepriseforsikring, erhvervs- og produktansvarsforsikring, kollektiv ulykkesforsikring, rejseforsikring, all-risks forsikring, køle-/frys forsikring og kommunal ledelsesansvarsforsikring tildeles det økonomisk mest fordelagtige bud ud fra bedste forhold mellem pris og kvalitet med følgende underkriterier og med den anførte vægtning: Størrelsen af den årlige forsikringsudgift 65 % Supplerende dækninger 35 % For delaftalerne arbejdsulykkesforsikring katastrofedækning, passageransvar og motorkøretøjsforsikring tildeles det økonomisk mest fordelagtige bud ud fra bedste forhold mellem pris og kvalitet med følgende underkriterier og med den anførte vægtning: Størrelsen af den årlige forsikringsudgift 80 % Supplerende dækninger 20 % Hver delaftale vurderes efter ovennævnte kriterier med henblik på at finde det mest fordelagtige tilbud under hver delaftale. 5.2 Underkriteriet Størrelsen af den årlige forsikringsudgift Ved størrelsen af den samlede årlige forsikringsudgift skal forstås den årlige forsikringspræmie, selvrisiko, ikke dækkede skader, egen-omkostninger for ordregiver i forbindelse med administration samt ordregivers forventede udgifter til opfyldelse af tilbudsgivers sikringskrav. Beregningen vedr. dette underkriterium kan skematisk opstilles således: Årlig forsikringsudgift = + årlig præmie for minimumsdækning + værdien af selvrisici + værdien af ikke dækkede skader + evt. omkostninger i forbindelse med administration + evt. omkostninger til opfyldelse af sikringskrav Såfremt der ønskes sideordnede tilbud med differentierede selvrisici, vil dette specificeres i kravspecifikationen afsnit 5 for de enkelte delaftaler. Ved vurdering af tilbud med differentierede selvrisici vil der tillægges en Side 7 af 11

8 fiktiv merudgift / fratrækkes en fiktiv udgiftsbegrænsning på forventede egenbetaling af ikke dækkede skader ved ændret selvrisiko samt et fastsat sikkerhedstillæg / fradrag til dækning af den ubekendte budgetrisiko. Evaluering af tilbudsgivers tilbudte årlige forsikringsudgift for hver enkelt delaftale vil blive vurderet ud fra en target pointmodel i forhold til den forventede årlige forsikringsudgift, som estimeres ud fra forsikringsmæglerens kendskab til forsikringsbranchens prissætning. Ordregiver forbeholder sig retten til at tage højde for outliers for at gøre evalueringen af tilbudsgiverne mere retvisende. 1. Bygnings-, løsøre- og årsentrepriseforsikring kr Kunstforsikring kr All-risks forsikring for mobile enheder kr Køle-/frys forsikring kr Erhvervs- og produktansvarsforsikring forsyning kr Erhvervs- og produktansvarsforsikring - catering kr Motorkøretøjsforsikring kr Arbejdsulykkesforsikring, katastrofedækning kr Kollektiv ulykkesforsikring kr Rejseforsikring kr Passageransvarsforsikring kr Der foretrækkes den lavest mulige forsikringsudgift. Den anvendte pointskala er Underkriteriet Supplerende dækninger og generelle betingelser Ordregiver vil ud fra et samlet skøn af tilbudsgiverens opfyldelse af supplerende dækninger under den enkelte tilbudte forsikringsaftale vurdere, hvilket tilbud, der samlet set sikrer den bedste opfyldelse af de enkelte dækninger, som tilbudsgiveren tilbyder jf. kravspecifikationerne, afsnit 3.0. Ordregiver vil ud fra et samlet skøn af tilbudsgiverens generelle betingelser under de tilbudte forsikringsaftaler vurdere, hvilke betingelser, der samlet set sikrer den bedste opfyldelse af dækning af ordregivers forsikringsbehov. Der foretrækkes en ubegrænset dækning fremfor delvis dækninger med forbehold eller begrænsninger samt ingen dækning. Den anvendte pointskala er Præcisering af tildelingskriterier Forsikringspræmie Ved forsikringspræmie forstås den årlige nettoforsikringspræmie på den i kravspecifikationen afsnit 2.0 nævnte ufravigelige minimumsdækning samt evt. policepenge. Selvrisiko Ved selvrisiko skal forstås de kalkulerede, sandsynlige selvrisikoomkostninger, som ordregiver må forventes at afholde på baggrund af historiske erfaringer, nævnt i kravspecifikationen afsnit 5.0. Med henblik på at lette tilbudsgivernes tilbudsgivning vedlægges skadeshistorik som regneark. Ikke dækkede skader Side 8 af 11

9 Ved ikke dækkede skader forstås omkostninger til hændelser, der efter forsikringstilbuddets betingelser ikke vil være dækket, eller alene dækket med mindre end 100 % af skadesomkostningen. Disse omkostninger vil blive sammenholdt efter samme princip som vedr. selvrisiko. Ved manglende skadeshistorik vil der blive tillagt et sikkerhedstillæg med hensyntagen til den maksimale egen-omkostning over en 5-årig periode. Egen-omkostning for ordregiver i forbindelse med administration Ved ordregivers egen-omkostning til administration skal forstås de omkostninger som ordregiver må forventes at skulle påtage sig som følge af tilbudsgivers organisering af skadesadministration, indberetning af ændringer i porteføljen. Sikringskrav Hermed forstås de udgifter som ordregiver må forvente, for at opfylde tilbudsgivers sikringskrav fordelt over kontraktperioden. Alternativ opsigelse Den årlige forsikringspræmie tillægges 5 %, såfremt tilbudsgiver tilbyder opsigelse jf. Aftalevilkårene pkt Valg af selvforsikring Ordregiver forbeholder sig ret til at forkaste et område for at være selvforsikret. 5.5 Transaktionsomkostninger Ordregiver anvender forsikringsmægler, hvis honorar betales af udbyder jf. lov om forsikringsformidling 14A stk. 2, der bestemmer, at en forsikringsmægler ikke må modtage provision fra forsikringsselskabet i forbindelse med offentligt udbud. Såfremt et forsikringstilbud indeholder omkostninger til hel eller delvis dækning af ordregivers transaktionsomkostninger ved udarbejdelse af udbudsmateriale, løbende servicering af forsikringsforholdet i den aftalte periode m.v., og som kan godtgøres ordregiver, bedes de bydende selskaber i bekræftende fald at angive, hvilken procent af den årlige præmie, som ordregiver kan fratrække i den aftalte forsikringspræmie. 5.6 Forsikringsmæglerydelser Ordregiver benytter Willis I/S som forsikringsmægler. Willis I/S vil derfor forestå: Implementering af nyt forsikringsprogram Kontrol af policer og præmieopkrævninger Udarbejdelse og fremsendelse af policemapper, forsikringsoversigter og informationsskrivelser Undervisning i, samt information om, det nye forsikringsprogram Besvarelse af forespørgsler om forsikringsdækninger og skader Registrering af samtlige hændelser, såvel forsikringsdækkede, som ikke forsikringsdækkede Udarbejdelse af skadestatistikker omfattende såvel dækkede som ikke dækkede hændelser, men specifik angivelse af skadested, udbetalte og reserverede beløb, samt selvrisikoandele Udarbejde forslag til skadeforebyggende aktiviteter som resultat af de registrerede skader I øvrigt at deltage i skadeforebyggende aktiviteter, herunder indberette forslag til ændringer til ordregiver Korrektioner i forsikringsprogrammet i h. t. de løbende opgørelser over eventuelle ændringer i porteføljen 5.7 Mæglerfuldmagt Der vedlægges mæglerfuldmagt. Ved forsikringsselskabets afgivelse af tilbud betragter Willis dermed fuldmagten som værende noteret og accepteret. Side 9 af 11

10 5.8 Forhandling Ordregiver har ikke mulighed for at forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Dette følger af det EUudbudsretlige forbud mod forhandling. På den baggrund opfordres tilbudsgiverne til at sørge for, at det afgivne tilbud er fyldestgørende, behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, og at det er præcist i enhver henseende, således at der kan indgås kontrakt uden forudgående forhandlinger. 5.9 Tilbudsåbning Tilbud registreres ved deres modtagelse, og rettidigt modtagne tilbud åbnes samlet umiddelbart efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære ordregivers åbning af tilbud eller til at få oplysninger om andre tilbudsgiveres tilbud Gennemgang af indkomne tilbud De indkomne tilbud vil i første omgang blive gennemgået med henblik på fastlæggelse af, dels om hvert tilbud indeholder de efterspurgte oplysninger og det efterspurgte materiale, dels om hver tilbudsgiver er egnet til at udføre den/de tilbudte delopgaver. Tilbud, som ikke opfylder disse betingelser, vil blive forkastet og kommer dermed ikke i betragtning til opgaven. De tilbud, som opfylder betingelserne, vil derefter blive gennemgået med henblik på fastlæggelse af, om hvert tilbud indeholder forbehold, som angår grundlæggende forhold, herunder de ufravigelige vilkår, eller som ikke kan prissættes med tilstrækkelig sikkerhed. Hvis tilbuddet indeholder sådanne forbehold, vil det blive afvist. Tilbud, der ikke indeholder sådanne forbehold, vil - efter en evt. kapitalisering af andre forbehold, som ordregiver i øvrigt kan acceptere - blive vurderet efter tildelingskriteriet Tildeling Tilbudsgivere kan tildeles en eller flere delaftaler, jf. udbudsloven 49, stk. 3, nr. 2. Alle deltagere i udbudsforretningen vil hurtigst muligt og samtidig få skriftligt underretning om tildelingsbeslutningen. Underretning om tildelingsbeslutningen til den vindende tilbudsgiver er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren, men alene underretning om, at tilbudsgiver efter ordregivers vurdering har afgivet det vindende tilbud. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af alle parter. Kontrakt kan først indgås efter udløbet af stand still-perioden, jf. håndhævelseslovens 3. Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra forpligtelserne efter tilbuddet, der fortsat er bindende i overensstemmelse med pkt Annullation Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet af ordregiver kunne annulleres, hvis årsagen ikke er usaglig. Side 10 af 11

11 7. Tidsplan Udbuddet forventes gennemført efter følgende tidsplan. 17. juni 2016 Skriftlige spørgsmål der modtages senest denne dag, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter denne dag, vil også blive besvaret, med mindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Alle spørgsmål skal være skriftlige og på dansk. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. 6. juli 2016 Tilbudsfrist kl november 2016 Forventet accept til vindende tilbudsgiver. Side 11 af 11