ÅRSBERETNING 2011 (bemærkninger til årsnøgletal) Retten i Århus

Transkript

1 ÅRSBERETNING 2011 (bemærkninger til årsnøgletal) Retten i Århus - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2012

2 2 1. Indledning kort præsentation af retten Der skete i perioden 2007 til 2010 en markant ophobning af retssager ved Retten i Århus. Der var fortsat ved udgangen af 2011 en stor overbeholdning af sager. Det er afgørende, at der i 2012 bliver afviklet bunker. Det er aftalt ved embedet, at vi i det første halvår af 2012 på alle niveauer sætter ind på at bekæmpe bunker. Heldigvis har vi i anden halvdel af 2011 kunnet glæde os over, at det er gået rigtig fint med skiftesager. Det er også en stor glæde, at kurven er knækket for retssagerne, og at udviklingen nu går den rigtige vej. For fogedsagernes vedkommende er der kæmpet hårdt for, at Retten i Århus igen i 2011 ligesom i kom ud som en af de mest produktive retter. Og det lykkedes. Der er i årene tilført Danmarks Domstole ekstra ressourcer, der svarer til ca. 200 årsværk til bunkebekæmpelse landet over. Reformen af Danmarks Domstole, som trådte i kraft den 1. januar 2007, medførte bunker af varierende størrelse ved de 24 nye byretter. Mange af embederne har været i stand til at komme af med bunkerne og har nu en normal drift. Retten i Århus er ved indgangen til 2012 fortsat et problem-embede, der får tilført bunkemidler, og som skal hjælpes. Budgetforhandlingerne for Danmarks Domstole for 2012 resulterede i, at Retten i Århus også i 2012 fortsat modtager en væsentligt øget bevilling, som gør, at vi i år kan yde en ekstra målrettet indsats for at slippe af med bunkerne. Forklaringen på, at der er sket så stor en sagsophobning ved Retten i Århus, ligger sandsynligvis i, at gruppen af øvrige jurister i de første år efter reformen stort set ikke deltog i retssagsarbejdet. Retten i Århus har p.t. ca. 13 øvrige jurister tilknyttet embedet. Hvis vi tager udgangspunkt i, at alle 13 jurister hver har en retsdag om ugen, vil det i en periode på f.eks. 4 uger betyde, at der kan afvikles retssager 52 dage. Dette har imidlertid ikke været tilfældet, idet gruppen af øvrige jurister kun i mindre omfang deltog i retsarbejdet, så selv over en kort periode svarer det til rigtig mange retsdage, der ikke er blevet realiseret.

3 3 KURVEN ER KNÆKKET Det er dejligt at vide, at vi ved en målrettet indsats i 2011 har været i stand til at finde koden og komme i den rigtige retning. Vi har det håb, at vi gennem vores strategi om at komme i bund med straffesagerne kan sikre, at embedet får de ressourcer, vi har krav på. Det ser nemlig ud, som om vores ophobning af straffesager betyder, at vi får for dårlige sagsvægte for mange af vore straffesager.

4 Strategi og planlægning God ressourceudnyttelse Fogedret Strafferet Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Samarbejdsrelationer 4 2. Resultater i 2011 Kort om DOMHUS-modellen DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Neden for beskrives resultaterne for 2011 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen. DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFHÆNGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Driftsledelse og organisering Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet)

5 5 Den samlede produktivitet ved Retten i Århus faldt fra 2010 til 2011 fra 96,7 til 96,3. Produktiviteten ved embedet ligger markant under gennemsnittet for alle Danmarks Domstole. Der har været en bedring i produktiviteten for kontorfunktionærerne, mens produktiviteten for jurister er faldet fra 93,7 til 88,7. Der er sket en stigning i juristbemandingen på ca. 1 årsværk og et fald i kontorfunktionærbemandingen på 3,5 årsværk. Nedgangen i antal medarbejdere har haft en gunstig indvirkning på produktivitetstallene for kontorfunktionærerne. Stigningen i antal årsværk for jurister forklarer imidlertid ikke alene det ikke tilfredsstillende resultat. Det er derfor vigtigt hele tiden at holde fokus på, hvordan det sikres, at juristerne udfører de opgaver, de er særligt uddannet til at udføre, og at der ekspederes så mange sager som muligt inden for kortest mulig tid. Der arbejdes i hele organisationen på at forbedre sagsgange og sikre en bedre effektivitet i sagernes gennemløb herunder at få opgaverne placeret, hvor de løses mest hensigtsmæssigt. Jeg henleder opmærksomheden på de særlige initiativer, der er taget, og som er nærmere beskrevet nedenfor vedrørende domsmandssager. Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid Straffesager Civile sager Resultaterne for gennemførelsen af embedets civile sager lever ikke op til målsætningerne for Danmarks Domstole. Der er enighed ved embedet om, at dette resultat skal forbedres. Der har været gjort en bevidst indsats på at forbedre gennemløbstiden for forældreansvarssager og ægteskabssager, hvilket har resulteret i, at disse sagers gennemløbstid i 2012 lever op til målsætningerne for Danmarks Domstole.

6 6 Fogedsager Resultaterne for almindelige fogedsager og særlige fogedsager lever i høj grad op til målsætningerne for Danmarks Domstole og er alene under målsætningen for almindelige fogedsager under 4 måneder. På grund af en vis overkapacitet i fogedafdelingen blev betalingspåkravene pr. 15. marts 2012 flyttet fra Fællessekretariatet til Fogedretten. Ved udgangen af marts måned var der sket en væsentlig reduktion i antallet af de verserende betalingspåkrav, og gennemløbstiden ligger nu inden for målsætningerne både for 2 måneder og 4 måneder. Skiftesager Gennemløbstiden i skiftesager ligger pænt sammenlignet med gennemsnittet af byretter. Resultat 3: Faglig kvalitet Der er i løbet af efteråret 2011 foretaget en målrettet indsats i forhold til at sætte fokus på kvalitet i arbejdet hos gruppen af øvrige jurister. Udgangspunktet var problematisk, da repræsentanter for gruppen af øvrige jurister i foråret 2011 havde anmodet Arbejdstilsynet om bistand. Problemerne blev imidlertid løst til alle parters tilfredshed i løbet af efteråret 2011, og der er nu enighed om at arbejde sammen for at opnå gode resultater. Der er taget udgangspunkt i landsretternes vejledninger om den gode ankedom og om den praktiske behandling af straffesager ved landsretterne. Endvidere er brugt Vestre Landsrets vejledning om Praktiske vink om domsskrivning. Også i dommerkollegiet er der arbejdet intenst på at opnå enighed om fremgangsmåder i retssagsbehandlingen, og om hvordan dommerkollegiets ressourcer bruges bedst. 3. Udviklingsaktiviteter i 2012 En gennemgang af afsluttede straffesager for september, oktober og november 2011 sammenlignet med tilsvarende tal for Retten i Horsens i november 2011, viser, at der i mere end 36 % af straffedommene ved Retten i Århus er tillæg til anklageskrifter og retsmødebegæringer, mod 17 % ved Retten i Horsens. Desuden er der rigtig mange af de tiltalte ved Retten i Århus, der har et andet sprog end dansk som deres primære modersmål, hvilket gør, at sagerne tager længere tid at gennemføre.

7 7 Hvis vi kan opnå at få sagerne sluttet hurtigere for på den måde at undgå de mange tillæg, der i stedet for ville udmønte sig i nye sager, vil det alt andet lige give yderligere ressourcer til embedet, og dem har vi hårdt brug for. Som en særlig indsats til at bekæmpe bunkerne har Retten i Århus ansat to midlertidige administrative medarbejdere. Desuden har en retsassessor været beskikket som midlertidig dommer i 3 måneder og en anden retsassessor er beskikket i 6 måneder. Endvidere er der ansat en bunkebekæmpelsesdommer frem til 15. juli 2012, og Retten i Horsens bistår embedet med 2 dommere hver i to måneder. Det er nødvendigt at tænke anderledes I 2011 er Retten i Århus på en række punkter begyndt at tænke anderledes. I 2011 igangsatte Retten i Århus en proces med at videreudvikle Retten i Århus som en digital domstol, og den udvikling er fortsat i Det har givet bonus på driftsbudgettet, at vi nu sender rigtig meget post digitalt. Det er glædeligt, at den digitale udvikling har bragt os i øjenhøjde med verden uden for Danmarks Domstole. Det er embedets politik, at der skal deles viden for at udvikle kompetencer hos alle rettens ansatte. Det sker både ved intern og ekstern undervisning og erfaringsudveksling for at sikre, at de arbejdsformer, vi bruger, så vidt muligt lever op til anbefalingerne om bedste praksis. Det er vigtigt, at vi hele tiden arbejder med, at vi alle har og viser en høj respekt for hinanden (og måske især for hinandens arbejde), og at vi har en anerkendende tilgang i den måde vi samarbejder og kommunikerer på i hverdagen. Det er samtidig vigtigt, at vi alle ser Retten i Århus som en fælles arbejdsplads, hvor det er en naturlig ting, at man samarbejder på tværs uanset uddannelsesmæssig baggrund. De fysiske rammer ved Retten i Århus Det er vigtigt for at kunne yde god service til rettens brugere, at også Retten i Århus kan tilbyde, at sager bliver afviklet i tidssvarende og gode fysiske rammer, hvor vi kan imødekomme de behov, vore brugere har f.eks. for at kunne være trygge ved at møde i retten. Der vil i 2012 ske fortsatte forbedringer af lokalerne i Kannikegade, der allerede nu giver gode og tidssvarende rammer om de mange aktiviteter, der finder sted. Tinghuset, hvor hovedparten af retssagerne behandles, skal moderniseres. Der er et akut behov for dette. F.eks. er der pt. end ikke et lokale, hvor forsvareren og tiltalte kan tale uforstyrret. Der er heller ikke installeret elevator, så bevægelseshæmmede skal bæres op ad trapperne for at møde i retten. Den 7. februar 2012 blev det første møde vedrørende gennemførelsen af moderniseringen af Tinghuset holdt. Det første egentlige byggemøde fandt sted den 10. april 2012, hvor lokalebehovet er søgt afdækket. Det næste møde fandt sted den 24. april Det tilstræbes, at ombygningen igangsættes så hurtigt, det er muligt. Det ser vi, der har Tinghuset som daglig arbejdsplads, frem til, og det ser vore brugere frem til.

8 8 Tinghuset lever ikke op til moderne standarder for en retsbygning, hvilket står meget klart, når man ser de nye retsbygninger, der er blevet opført rundt omkring i landet. Vi glæder os over, at ombygningen af Tinghuset kan ske med bevarelse af de værdige rammer om retssagsbehandlingen, som Tinghuset har stået for i de sidste mere end 100 år. Gode ledere Det er meget glædeligt, at der er sket en markant positiv udvikling på den evaluering, lederne ved Retten i Århus har fået ved Ledelsesevalueringen 2011 i forhold til en tilsvarende undersøgelse i Gode ledere har afgørende betydning for de resultater, embedet kan levere, og på trivslen ved embedet. Sygefravær Retten i Århus har i 2011 haft et for højt sygefravær. Der er udarbejdet en handlingsplan for at nedbringe sygefraværet. Medarbejderne ved Retten i Århus er meget opmærksomme på, det påvirker vore resultater i negativ retning, hvis vi er syge.

9 9 Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Kvalitetsarbejde Det er vigtigt, at vi leverer resultater af høj kvalitet til vore brugere. I en tid med bunker og begrænsede ressourcer drejer det sig først og fremmest om, at embedets slutprodukter skal være af højeste kvalitet. Det gælder i første række domme og kendelser og andre afgørelser, der ikke kan omgøres. Det er her den største opmærksomhed bør skænkes, og det er vigtigt, at vi ikke går på kompromis. Det betyder ikke, at andre produkter ikke skal gives den nødvendige opmærksomhed. Derfor analyserer vi løbende på vore driftsresultater og vurderer, om de initiativer, der er sat i værk, virker efter formålet både med hensyn til sagsbehandlingstider og den ønskede kvalitet i sagsbehandlingen. Der er ved Retten i Århus enighed om, at aftaler baseret på dialog og opfølgning samt på åbne og gennemsigtige resultatmålinger er effektive instrumenter til at skabe et godt arbejdsmiljø og en høj produktivitet. Samtidig er der enighed om, at aftaler og målemetoder altid kan justeres og forbedres, og at den dialogbaserede aftalemodel løbende skal forbedres. Dialogen giver mulighed for at identificere de elementer i aftaler eller målepunkter, der ikke fungerer optimalt, og så justere dem samtidig med, at det vedtagne aftalegrundlag stadig fungerer. Det giver en tryghed i dagligdagen og en sikkerhed for, at aftaler holdes og målepunkter er fornuftige, forståelige og gennemsigtige. Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Vi fortæller meget gerne om arbejdet ved Retten i Århus. Vi er åbne for samarbejde med pressen, politi- og anklagemyndighed, advokater, universitetet, skoler og foreninger, som vi regelmæssigt holder møder med og udveksler informationer og synspunkter med. Det er vigtigt, f.eks. for advokaternes forståelse af lange sagsbehandlingstider, at vi tør tale åbent om, hvad der har forhindret de gode tal, og hvad vi nu tror på, kan gøre dem bedre. Afslutning Det går den rigtige vej, men det tager kræfter og tid at forandres fra et problem-embede til et succes-embede. Men ingen tvivl om, at vi har ambitionerne og viljen til at lykkes. Jeg er overbevist om, at når jeg skriver årsrapporten for 2012, vil budskaberne være meget bedre end dem, som fremgår af denne rapport. Det vil jeg og - er jeg sikker på alle ansatte ved Retten i Århus være meget stolte over at kunne vise.

10 10 Med venlig hilsen Bodil Ruberg Præsident for Retten i Århus Den 1. maj 2012, version 2