Enhedslistens guide til kasserere og interne revisorer i afdelinger og regioner

Transkript

1 Enhedslistens guide til kasserere og interne revisorer i afdelinger og regioner Indholdsfortegnelse: Kassererens opgaver og ansvar Kassererens arbejdsredskaber Regnskabssystem Mellemregningskonto på landskontoret Afdelingens egen bankkonto Kontantkasse Indtægter Partistøtte (ikke relevante for københavnske afd.) Partiskat Kontingenttilskrivning Udgifter Merchandise (bolsjer, krus, balloner m.m.) Materialer (plakater, foldere m.m.) Andre udgifter Regnskabsaflæggelse Rejserefusion Budgetlægning Intern revisor (også kaldet kritisk revisor)

2 Kassererens opgaver og ansvar Kassereren har ansvaret for afdelingens økonomi. Afdelingskasseres opgaver er: Løbende o at bogføre indtægter og udgifter og gemme alle bilag/kvitteringer o at samarbejde med Landskontorets regnskabsafdeling Før generalforsamlingen o at afslutte årsregnskab o at overdrage regnskab og bilag til den interne revisor til godkendelse o at lægge næste års budget sammen med bestyrelsen På generalforsamlingen o at fremlægge regnskabet til forsamlingens godkendelse o sammen med bestyrelsen at fremlægge budget til forsamlingens godkendelse Efter generalforsamlingen o at sikre offentliggørelse af det godkendte og underskrevne regnskab Kassererens arbejdsredskaber Regnskabssystem Landskontoret kan tilbyde et gratis, let tilgængeligt regnskabssystem, baseret på excel og også hjælp til at bruge det! I er selvfølgelig også velkomne til selv at stille et regnskab op, men hvis vi selv skal sige det, så er det system, vi tilbyder, rigtig godt og brugervenligt. Mellemregningskonto på landskontoret Hver afdeling har en mellemregningskonto på landskontoret. Det er på denne konto, kontingenttilskrivningen føres ind. Og det er fra denne konto, at betaling for merchandise og deltagergebyrer (ved seminarer, årsmøder m.m.) trækkes. Det er kort sagt en intern mellemregningskonto mellem afdelingen og landskontoret. Saldo og posteringer på mellemregningskontoen kan ses i webkartoteket nederst på fanebladet Om

3 Hvis afdelingen har oprettet en indsamling, så kan det indsamlede beløb også ses der. Skriv til hvis I ønsker at lave jeres egen lokale indsamling. Når I vil have overført penge til jeres egen bankkonto, så skriv til oekonomi@enhedslisten.dk. Vi kan overføre penge til jeres konto i løbet af højst 10 hverdage. Afdelingens egen bankkonto Hvis afdelingen modtager partistøtte, er bankkonto, cvr- nummer og NemID et krav. Men også øvrige afdelinger bør have en bankkonto for nemheds skyld. Kontoen bruges til at betale udgifter og modtage støtte. Vi anbefaler, at kassereren sammen med et bestyrelsesmedlem har adgang til kontoen med NemID. Både af hensyn til sygdom/fravær og af hensyn til tilliden, er det godt, at to personer har adgang til at se saldo og posteringer på kontoen. Man kan også aftale med banken, at der ved udbetaling fra kontoen skal være to personer, der godkender udbetalingen. Kontantkasse Det kan være praktisk at have et mindre beløb liggende i kontanter, således at en aktivist, der lægger ud for småkager og mælk til kaffen, kan få sine penge med det samme, når hun/han afleverer kvitteringen til kassereren. Indtægter Partistøtte (ikke relevante for københavnske afd.) Det er afdelingens ansvar at søge partistøtte (også kaldet stemmepenge) hos kommunen hvert år. Glemmer man at søge, går pengene tabt. Partistøtten udregnes på baggrund af stemmetallet ved sidste kommunalvalg. Der gives 6,75 kr. pr. stemme både i 2014 og i 2015, dog skal man have fået mindst 100 stemmer. Pengene skal bruges på politiske aktiviteter i det pågældende regnskabsår, dvs. de må ikke hensættes til fx næste kommunalvalg. Det skal fremgå af regnskabet, at partistøtten er brugt efter reglerne, så læs grundigt på reglerne herunder. Hyppigt stillede spørgsmål: stillede- spoergsmaal- om- partistoette.aspx#ko mmunal Orientering om tilskud efter partistøtteloven: kandidatlister- partistoette- KV2013.pdf

4 Partiskat I Enhedslisten betaler man ⅓ af bruttobeløbet i partiskat, når man har indkomster fra hverv, hvor man repræsenterer eller er udpeget af Enhedslisten. Det afhænger af hvervet, om det er afdelingen, regionen eller landsorganisationen, der modtager partiskatten. Modregnes en del af indtægten i anden indkomst, betales der dog ikke partiskat af denne del. Hverv, som afdelingen modtager partiskatten fra (i København er dog det københavnskontoret): Kommunalbestyrelsesmedlemmer Domsmænd Medlemmer af råd og nævn Tilforordnede/valgstyrere/brevstemmemodtagere ved kommunal- og regionsrådsvalg Hverv, som regionen modtager partistøtten fra: Regionsrådsmedlemmer Hverv, som landsorganisationen modtager partistøtten fra: Tilforordnede/valgstyrere/brevstemmemodtagere ved folketingsvalg, eropaparlamentsvalg og folkeafstemninger Husk at være opmærksom på at få partiskatten opkrævet hos byrådsmedlemmer, domsmænd o.lign. Vi anbefaler, at der afregnes hver måned el. kvartal, så ingen medlemmer skal af med penge for hele året i december. Landsorganisationen opkræver dog partiskatten ved kommunal- og regionsrådsvalg og indsætter beløbet på afdelingens mellemregningskonto. Domsmænd bliver udvalgt for fire år adgangen. Næste gang er i Husk at opfordre jeres medlemmer til at melde sig som domsmand. Pt. får en domsmand 1100 kr. pr. dag, hun/han møder frem i retten. Kontingenttilskrivning Afdelingen får 100 kr. pr. betalende medlem i kontingenttilskrivning to gange om året, ca. den 15. april og 15. oktober. (I princippet er det 1. april og 1. oktober, men vi lader der gå nogle bankdage, så vi er sikre på, at I får refusion for alle betalende medlemmer - også hvis de har betalt 31. marts.) Der er ikke kontingentrefusion for medlemmer, der kun har betalt introtilbud på 100 kr. Det er årsmødet, der beslutter kontingenttilskrivningsreglerne. Seneste beslutning er fra årsmødet 2014 og kan læses her: Der kommer en mail til kassereren, når der er foretaget kontingenttilskrivning fra Landskontoret.

5 Det er en årsmødebeslutning, at afdelingerne får 100 kr. pr. betalende medlem. Derfor kan denne beslutning kun ændres af årsmødet. Udgifter Merchandise (bolsjer, krus, balloner m.m.) Når afdelingen bestiller merchandise - forstået som ting, der ikke er af papir - på landskontoret, sker afregningen via afdelingens mellemregningskonto. Materialer (plakater, foldere m.m.) Materialer - forstået som ting af papir - vil næsten altid være gratis for afdelingerne. I de få tilfælde, hvor der skal betales, vil landskontoret trække beløbet på afdelingens mellemregningskonto. Andre udgifter Afdelingen vil have udgifter til møder og aktiviteter i løbet af året. Alt skal bogføres, og alle bilag og kvitteringer skal gemmes. Regnskabsaflæggelse Regnskabet skal give et overskueligt og retvisende billede af indkomster, udgifter og balance. Det er vigtigt, at afdelingens regnskab fremstår klart og tydeligt, så der ikke er tvivl om afdelingens økonomi. Der er lovkrav om, at støtte på kr. og derover skal offentliggøres. Og i Enhedslisten har vi besluttet, at vi offentliggør al støtte på kr. og derover. Læs evt. mere her: Som kasserer skal du være opmærksom på, at det gælder alt, hvad der tilsammen i løbet af året beløber sig til en værdi af kr. eller mere. Det kan være: Partiskat, der udgør kr. eller derover i alt i løbet af året Værdien af lånte lokaler (fx hvis en fagforening eller andre har ladet jer låne lokaler gratis eller billigt, og dermed indirekte støttet med kr. eller derover). Hvis det

6 ikke kan lade sig gøre at fastsætte værdien, så skriv i stedet en note til regnskabet, hvori I forklarer, hvad I har modtaget). Har I store bidragydere, så huske at regne sammen, om nogle af dem skulle have bidraget med kr. eller derover. Bidragydere (med kr. eller derover) skal anføres med navn og beløb. Når regnskabet er godkendt af først intern revisor og derefter generalforsamlingen, skal det offentliggøres. Det kan gøres på mange måder. Som minimum kan man skrive i referatet fra generalforsamlingen, at regnskabet kan rekvireres hos kassereren. Men vi anbefaler, at afdelingen lægger det på hjemmesiden, fx under et menupunkt, der hedder Om afdelingen (el. lign.). Læs Forretningsudvalgets beslutning om regnskabsaflæggelse (kræver login til Netforum - kontakt landskontoret, hvis du har mistet din kode). Rejserefusion Rejsefusion er et mellemværende mellem den rejsende medlem og landskontoret. Den lokale kasserer har ikke noget med den landsdækkende rejserefusion at gøre. Vi nævner det udelukkende, fordi det er noget, der ofte stilles spørgsmål om. Princippet er, at medlemmer ikke skal have rejseudgifter ved at deltage i landsdækkende aktiviteter som årsmøde, konferencer, seminar, kurser eller møder i udvalg/netværk. Reglerne kan læses under Medlemsservice på hjemmesiden. Budgetlægning Budgettet og arbejdsplanen skal hænge sammen. Hvis der i arbejdsplanen står, at afdelingen skal lave tre offentlige møder i kulturhuset, så skal der også i budgettet sættes penge af til lokaleleje, annoncer til opreklamering og evt. honorar til oplægsholderne. Hvis man i afdelingen ikke skriver en egentlig arbejdsplan, så er det i høj grad i budgettet, at man sætter retningen for, hvad afdelingen skal lave. I budgettet skal de forventede indtægter fordelt på forskellige kilder (kontingenttilskrivning, partiskat m.m.) fremgå. De forventede udgifter afspejler den forventede aktivitet; valgkampsaktiviteter (herunder indkøb af masonitplader, stiger m.m.), lokale kampagner, annoncering, mødeforplejning, køb af merchandise, lokaleleje m.m. Det er vigtigt også at huske en post til deltagergebyrer, så afdelingen har råd til at sende delegerede til årsmøde og aktivister på kursus. Overvej også, om der i ikke- valgkampsår kan opspares penge til valgkampsår. Det er muligt for små afdelinger og afdelinger uden byrådsmedlemmer at søge støtte til lokale aktiviteter via landskontoret, send en ansøgningen til: landskontoret@enhedslisten.dk

7 Intern revisor (også kaldet kritisk revisor) En intern revisor/kritisk revisor er som oftest valgt på afdelingens generalforsamling og er ikke en del af bestyrelsen/arbejdsudvalget. Den interne revisor er medlemmernes garant for, at regnskabet er gået grundigt igennem og at eventuelle fejl er rettet inden generalforsamlingen. Revisorens opgave er at godkende regnskabet før generalforsamlingen. Det sker ved at kontrollere bilagene, udgifter, indtægter og evt. kassebeholdning samt underskrive regnskabet. Det er samtidigt også en godkendelse af kassererens arbejde.